Der Umsatz des Jahres 2026 entscheidet also darüber, ob Ihr Unternehmen schon ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen muss. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz, nicht nur der B2B-Anteil. Zwischen Jahresabschluss und Stichtag bleibt keine Vorlaufzeit, deshalb sollten Software und Prozesse jetzt vorbereitet werden. Für Rechnungen im EDI-Verfahren gilt 2027 zusätzlich eine Übergangsregelung mit Zustimmung des Empfängers.
Für wen gibt es Ausnahmen?
Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden oder ins Ausland sind davon nicht erfasst. Von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen sind außerdem:
- Kleinunternehmer
- steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
- Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro)
- Rechnungen über Fahrausweise
Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Auch für sie braucht es einen geeigneten Empfangsweg und eine ordnungsgemäße Bearbeitung eingehender Rechnungen.
Welche Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen?
Nicht jede digital versendete Rechnung ist eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, gilt seit dem 1. Januar 2025 als sonstige Rechnung, weil sie keine strukturierten Rechnungsdaten enthält.
ZUGFeRD und XRechnung erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung, sofern die jeweilige Ausführung den Vorgaben entspricht. ZUGFeRD gibt es in fünf Profilen mit unterschiedlichem Datenumfang: MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums genügen ab Version 2.0.1 alle Profile außer MINIMUM und BASIC-WL. Diesen beiden Profilen fehlen die Rechnungspositionen, sie sind nur als Buchungshilfe gedacht. Als Standardwahl für den Geschäftsverkehr gilt das Profil EN 16931.
Prüfen Sie deshalb, welches Profil Ihre Software erzeugt. Eine technische Validierung hilft, Formatfehler sowie fehlende oder unplausible Pflichtangaben frühzeitig zu erkennen.
Was gilt bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber?
Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln, unabhängig von den umsatzsteuerlichen Fristen. Auf Bundesebene müssen Rechnungssteller seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen, grundsätzlich als XRechnung oder in einem anderen Format nach EN 16931. Die Rechnung muss die Leitweg-ID enthalten, die Sie von Ihrem Auftraggeber erhalten. Eingereicht wird über die E-Rechnungsplattform des Bundes, per Peppol, E-Mail oder manuellem Upload. Die Länder regeln Details selbst, etwa ab welchem Auftragswert eine Pflicht für Lieferanten besteht. Klären Sie deshalb vor der ersten Rechnung, was Ihr Auftraggeber verlangt.