XRechnung oder ZUGFeRD: Die E-Rechnungsformate im Vergleich


XRechnung oder ZUGFeRD? Beide Formate erfüllen die Anforderungen an strukturierte elektronische Rechnungen, unterscheiden sich jedoch in Aufbau und Lesbarkeit: XRechnung besteht ausschließlich aus strukturierten XML-Daten, ZUGFeRD kombiniert diese mit einer lesbaren PDF-Datei. Welches Format passt, hängt vor allem vom Rechnungsempfänger und von Ihren technischen Voraussetzungen ab. Zeitdruck entsteht durch den Stichtag 1. Januar 2027: Dann müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr E-Rechnungen ausstellen. In diesem Beitrag erfahren Sie, worin sich die beiden Formate unterscheiden, welche Pflichten und Fristen gelten und was Sie bei Verarbeitung und Archivierung beachten sollten.

Wiki-Beitrag XRechnung oder ZUGFerD.
Wiki-Beitrag XRechnung oder ZUGFerD.

Was sind ZUGFeRD und XRechnung?


ZUGFeRD und XRechnung sind standardisierte Formate für elektronische Rechnungen. Beide basieren auf der europäischen Norm EN 16931 und ermöglichen es, Rechnungsdaten strukturiert zu übermitteln und automatisiert weiterzuverarbeiten. Sie unterscheiden sich vor allem darin, wie die Rechnungsinformationen aufgebaut und dargestellt werden.

Was ist ZUGFeRD?

ZUGFeRD steht für „Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland“. Das Format wurde vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) entwickelt und kombiniert eine visuell lesbare PDF-Datei mit eingebetteten strukturierten Rechnungsdaten im XML-Format.

Diese Kombination macht ZUGFeRD zu einem hybriden Rechnungsformat: Menschen können die Rechnung als PDF lesen, während geeignete Softwaresysteme die enthaltenen XML-Daten automatisiert auslesen und weiterverarbeiten können. Voraussetzung dafür ist, dass die eingesetzte Software das jeweilige ZUGFeRD-Profil unterstützt. Rechtlich maßgeblich ist dabei allein der XML-Teil, das PDF dient nur der Darstellung.

Was ist XRechnung?

XRechnung ist ein XML-basiertes Format für elektronische Rechnungen. Es enthält strukturierte Rechnungsdaten, die von geeigneten Softwaresystemen maschinell verarbeitet werden können. Eine zusätzliche PDF-Darstellung ist im Format selbst nicht enthalten.

Der Standard wird von der Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) im Auftrag des IT-Planungsrats betrieben und weiterentwickelt. XRechnung ist insbesondere für den Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern in Deutschland relevant.

Warum sind strukturierte Rechnungsdaten wichtig?

Eine herkömmliche PDF-Rechnung enthält in der Regel visuell dargestellte Informationen, die eine Software nicht ohne Weiteres strukturiert auslesen kann. Bei einer E-Rechnung im gesetzlichen Sinn müssen die Rechnungsdaten dagegen in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen.

Formate wie ZUGFeRD und XRechnung ermöglichen es, Rechnungsinformationen automatisiert zu erfassen, zu prüfen und in Buchhaltungs- oder ERP-Systeme zu übernehmen. Das kann manuelle Arbeitsschritte reduzieren und die digitale Verarbeitung von Rechnungen vereinfachen.

Was ist der Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung?


Der wichtigste Unterschied zwischen ZUGFeRD und XRechnung liegt im Aufbau der Rechnung. Beide Formate ermöglichen die elektronische Verarbeitung von Rechnungsinformationen, unterscheiden sich jedoch in ihrer Darstellung und ihren typischen Einsatzbereichen.

ZUGFeRD vs. XRechnung im Überblick

MerkmalZUGFeRDXRechnung
FormatHybridformat aus PDF und XMLStrukturiertes XML-Format
Rechtlich maßgeblicher TeilEingebettete XML-Daten, das PDF dient der AnsichtXML-Daten
Lesbarkeit für MenschenÜber die PDF-Datei direkt lesbarXML-Daten sind ohne geeignete Darstellung nicht ohne Weiteres lesbar
Maschinelle VerarbeitungÜber die eingebetteten XML-DatenÜber die strukturierten XML-Daten
Typischer EinsatzbereichRechnungsverkehr zwischen Unternehmen und weiteren GeschäftspartnernInsbesondere Rechnungsstellung an öffentliche Auftraggeber in Deutschland
Technische VoraussetzungenSoftware zur Verarbeitung der XML-Daten und des unterstützten ZUGFeRD-ProfilsSoftware zur Verarbeitung und gegebenenfalls Darstellung der XML-Daten
Darstellung der RechnungPDF-Ansicht mit eingebetteten RechnungsdatenKeine PDF-Ansicht als Bestandteil des Formats

Lesbarkeit und Verarbeitung

ZUGFeRD bietet den Vorteil, dass die Rechnung als PDF angezeigt und von Menschen gelesen werden kann. Gleichzeitig stehen die eingebetteten XML-Daten für die automatisierte Verarbeitung zur Verfügung. Das kann den Austausch zwischen Geschäftspartnern erleichtern, die sowohl eine visuelle Darstellung als auch strukturierte Daten benötigen.

Bei XRechnung stehen die strukturierten Daten im Vordergrund. Für die Verarbeitung werden geeignete Softwaresysteme benötigt, die das XML-Format auslesen und die Rechnungsinformationen beispielsweise in einem Buchhaltungs- oder ERP-System bereitstellen können. Eine zusätzliche PDF-Datei kann außerhalb des Formats erstellt werden, gehört aber nicht automatisch zur XRechnung.

Welches Format eignet sich für welchen Zweck?

Im Rechnungsverkehr mit Geschäftskunden ist ZUGFeRD häufig die praktikable Wahl, weil Mitarbeitende die Rechnung wie gewohnt als PDF lesen und die Software gleichzeitig die XML-Daten verarbeitet.

XRechnung ist die richtige Wahl, wenn Sie öffentliche Auftraggeber beliefern. Welche Vorgaben im konkreten Fall gelten, richtet sich nach dem jeweiligen Auftraggeber. Verlangt ein Geschäftspartner ein bestimmtes Format, geht seine Vorgabe vor.

Beide Formate können die digitale Rechnungsverarbeitung unterstützen. Entscheidend ist deshalb nicht allein das Format, sondern auch, ob die eingesetzte Software die Rechnungsdaten korrekt auslesen, prüfen, weiterverarbeiten und für die Archivierung bereitstellen kann.

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Welche gesetzlichen Pflichten gelten für ZUGFeRD und XRechnung?


Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnung im Geschäftsverkehr zwischen inländischen Unternehmen (B2B). Dabei ist zu unterscheiden: Empfangen können müssen seit 2025 alle inländischen Unternehmen, bei der Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen. Vorgeschrieben ist dabei die E-Rechnung als solche, nicht ein bestimmtes Format. Die geltenden Regelungen erläutert das Bundesfinanzministerium in seinen FAQ zur E-Rechnung.

Welche Fristen gelten für Unternehmen?

ZeitpunktWas gilt
Seit 1.1.2025Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Ein E-Mail-Postfach genügt.
Bis 31.12.2026Übergangsregelung für die Ausstellung: Papierrechnungen oder, mit Zustimmung des Empfängers, sonstige elektronische Rechnungen wie einfache PDF-Dateien bleiben erlaubt.
Ab 1.1.2027Ausstellungspflicht für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr (2026).
Bis 31.12.2027Unternehmen mit höchstens 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr dürfen die Übergangsregelung weiter nutzen.
Ab 1.1.2028Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze, sofern keine Ausnahme greift.

Der Umsatz des Jahres 2026 entscheidet also darüber, ob Ihr Unternehmen schon ab Januar 2027 E-Rechnungen ausstellen muss. Maßgeblich ist der Gesamtumsatz, nicht nur der B2B-Anteil. Zwischen Jahresabschluss und Stichtag bleibt keine Vorlaufzeit, deshalb sollten Software und Prozesse jetzt vorbereitet werden. Für Rechnungen im EDI-Verfahren gilt 2027 zusätzlich eine Übergangsregelung mit Zustimmung des Empfängers.

Für wen gibt es Ausnahmen?

Die Pflicht betrifft Umsätze zwischen inländischen Unternehmen. Rechnungen an Privatkunden oder ins Ausland sind davon nicht erfasst. Von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen sind außerdem:

  • Kleinunternehmer
  • steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
  • Kleinbetragsrechnungen (bis 250 Euro)
  • Rechnungen über Fahrausweise

Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen aber seit dem 1. Januar 2025 empfangen können. Auch für sie braucht es einen geeigneten Empfangsweg und eine ordnungsgemäße Bearbeitung eingehender Rechnungen.

Welche Formate erfüllen die gesetzlichen Anforderungen?

Nicht jede digital versendete Rechnung ist eine E-Rechnung im gesetzlichen Sinn. Eine einfache PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, gilt seit dem 1. Januar 2025 als sonstige Rechnung, weil sie keine strukturierten Rechnungsdaten enthält.

ZUGFeRD und XRechnung erfüllen die Anforderungen an eine E-Rechnung, sofern die jeweilige Ausführung den Vorgaben entspricht. ZUGFeRD gibt es in fünf Profilen mit unterschiedlichem Datenumfang: MINIMUM, BASIC-WL, BASIC, EN 16931 und EXTENDED. Nach Angaben des Bundesfinanzministeriums genügen ab Version 2.0.1 alle Profile außer MINIMUM und BASIC-WL. Diesen beiden Profilen fehlen die Rechnungspositionen, sie sind nur als Buchungshilfe gedacht. Als Standardwahl für den Geschäftsverkehr gilt das Profil EN 16931.

Prüfen Sie deshalb, welches Profil Ihre Software erzeugt. Eine technische Validierung hilft, Formatfehler sowie fehlende oder unplausible Pflichtangaben frühzeitig zu erkennen.

Was gilt bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber?

Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gelten eigene Regeln, unabhängig von den umsatzsteuerlichen Fristen. Auf Bundesebene müssen Rechnungssteller seit dem 27. November 2020 elektronisch abrechnen, grundsätzlich als XRechnung oder in einem anderen Format nach EN 16931. Die Rechnung muss die Leitweg-ID enthalten, die Sie von Ihrem Auftraggeber erhalten. Eingereicht wird über die E-Rechnungsplattform des Bundes, per Peppol, E-Mail oder manuellem Upload. Die Länder regeln Details selbst, etwa ab welchem Auftragswert eine Pflicht für Lieferanten besteht. Klären Sie deshalb vor der ersten Rechnung, was Ihr Auftraggeber verlangt.

Wie werden ZUGFeRD und XRechnung erstellt und verarbeitet?


Damit E-Rechnungen reibungslos verarbeitet werden können, müssen Unternehmen die passenden technischen Voraussetzungen schaffen.

Welche Software benötigen Unternehmen?

Für die Erstellung und Verarbeitung von ZUGFeRD und XRechnung ist eine Software erforderlich, die das jeweilige Format unterstützt. Sie muss die Rechnungsdaten korrekt strukturieren und die erforderlichen Angaben berücksichtigen.

Je nach eingesetztem Format und Prozess unterscheiden sich die Anforderungen:

  • ZUGFeRD: Die Software muss das verwendete ZUGFeRD-Profil unterstützen und die strukturierten XML-Daten korrekt erstellen beziehungsweise auslesen können.
  • XRechnung: Die Software muss XML-Rechnungen gemäß den geltenden Anforderungen erzeugen, empfangen und verarbeiten können.

Unternehmen sollten außerdem prüfen, ob sich die Software in ihre bestehende Buchhaltung, ihr ERP-System oder ihre Software für Dokumentenmanagement integrieren lässt. So können Rechnungsdaten möglichst ohne Medienbrüche zwischen den beteiligten Systemen übertragen werden.

Wie lässt sich die Rechnungsverarbeitung automatisieren?

E-Rechnungen enthalten strukturierte Daten, die geeignete Softwaresysteme automatisiert auslesen können. Dadurch lassen sich verschiedene Arbeitsschritte digital unterstützen: vom Rechnungseingang, über die Prüfung, bis zur Freigabe und Übergabe an die Buchhaltung.

Ein digitaler Rechnungsprozess kann beispielsweise folgende Schritte umfassen:

  1. Rechnungseingang: Die E-Rechnung wird über einen geeigneten Übermittlungsweg empfangen.
  2. Datenverarbeitung: Die Software liest die strukturierten Rechnungsdaten aus und übernimmt sie in den vorgesehenen Prozess.
  3. Prüfung: Rechnungsangaben werden kontrolliert. Je nach System können auch formale Prüfungen und Plausibilitätskontrollen automatisiert erfolgen.
  4. Freigabe: Die Rechnung wird an die zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet und entsprechend den internen Regeln geprüft und freigegeben.
  5. Übergabe und Archivierung: Die Rechnungsdaten werden an nachgelagerte Systeme übergeben und die Rechnung wird ordnungsgemäß archiviert.

Wie weit sich diese Schritte automatisieren lassen, hängt von der eingesetzten Software, den vorhandenen Schnittstellen und den internen Abläufen ab. Auch KI-gestützte Verfahren kommen bei der Rechnungsverarbeitung zunehmend zum Einsatz. Mehr dazu lesen Sie in unserem Beitrag „KI in der Buchhaltung„.

Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung?

Die Einführung ist nicht allein eine Frage des Dateiformats. Häufige Hürden sind unterschiedliche Rechnungsformate, fehlende Schnittstellen zwischen Anwendungen und manuelle Prüf- und Freigabeschritte. Unternehmen sollten deshalb nicht nur den Rechnungseingang betrachten, sondern auch Rechnungsstellung, interne Bearbeitung und Archivierung. Voraussetzung ist, dass die technische Lösung zu den Anforderungen des Unternehmens passt und die gesetzlichen Vorgaben berücksichtigt.

Wie müssen ZUGFeRD und XRechnung archiviert werden?


Die Archivierung elektronischer Rechnungen muss die gesetzlichen Anforderungen an die Aufbewahrung erfüllen. Eine visuell lesbare Darstellung allein reicht nicht aus: Zumindest der strukturierte Teil muss unversehrt in seiner ursprünglichen Form erhalten bleiben. Einen wichtigen Rahmen bilden die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD).

Was ist bei der Archivierung von ZUGFeRD zu beachten?

Bei ZUGFeRD ist der strukturierte Teil die eingebettete XML-Datei. Sinnvoll ist es, die gesamte Datei samt PDF-Anteil unverändert abzulegen, damit die Daten jederzeit wieder ausgelesen werden können. Eine reine PDF-Kopie oder ein Ausdruck genügt nicht.

Was ist bei der Archivierung von XRechnung zu beachten?

Bei XRechnung ist die XML-Datei die Rechnung und muss in ihrer ursprünglichen Form aufbewahrt werden. Eine zusätzlich erzeugte PDF-Ansicht erleichtert den Alltag, ersetzt die XML-Datei aber nicht.

Welche Anforderungen muss ein revisionssicheres Archiv erfüllen?

Eine geeignete Archivierungslösung sollte insbesondere folgende Anforderungen unterstützen:

  • Unveränderbarkeit: Archivierte Rechnungen müssen vor unzulässigen Änderungen geschützt sein.
  • Vollständigkeit: Die relevanten Rechnungsdaten und Bestandteile müssen vollständig erhalten bleiben.
  • Verfügbarkeit: Die Unterlagen müssen während der Aufbewahrungsfrist jederzeit auffindbar und zugänglich sein.
  • Nachvollziehbarkeit: Verarbeitungsschritte und relevante Änderungen müssen entsprechend den gesetzlichen Anforderungen nachvollziehbar sein.
  • Lesbarkeit: Die Rechnungsinformationen müssen auch zu einem späteren Zeitpunkt verständlich und auswertbar bleiben.

Die technische Umsetzung muss zum jeweiligen Rechnungsformat und zu den betrieblichen Prozessen passen. Eine Software allein garantiert noch keine GoBD-Konformität: Entscheidend sind auch die ordnungsgemäße Konfiguration, die internen Abläufe und die Verfahrensdokumentation. Weitere Informationen finden Sie in den Beiträgen „GoBD-konforme Archivierung“ und „Digitale Dokumentenablage und revisionssichere Archivierung„.

Wie lange müssen E-Rechnungen aufbewahrt werden?

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Rechnungen betragen seit dem 1. Januar 2025 grundsätzlich acht Jahre, zuvor waren es zehn. Die Frist kann sich verlängern, solange die Unterlagen für noch nicht verjährte Steuern von Bedeutung sind, und für andere Unterlagen gelten abweichende Fristen. Prüfen Sie deshalb Ihre Löschkonzepte, damit Rechnungen nicht zu früh gelöscht werden.

Artikel „Revisionssichere Archivierung mit SharePoint“

Lesen Sie in unserem Gastbeitrag von Markus Olbring, Geschäftsführer der comdatis it-consulting GmbH & Co. KG, wie die revisionssichere Archivierung mit Microsoft 365 und SharePoint Online funktioniert.

ZUGFeRD und XRechnung mit Shareflex verarbeiten


E-Rechnungen bringen erst dann einen Vorteil, wenn Eingang, Prüfung, Freigabe und Archivierung zusammenpassen. Mit Shareflex bietet Portal Systems Lösungen auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint, die sich in bestehende Prozesse integrieren lassen.

Bei der Auswahl einer Lösung sollten Sie prüfen, ob sie die Rechnungsformate und strukturierten Daten unterstützt, Rechnungen validiert, den strukturierten Teil unverändert archiviert und sich an Ihre Buchhaltung oder Ihr ERP anbinden lässt. Wie das mit Shareflex aussieht, zeigen wir Ihnen gern: Erfahren Sie mehr über die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung und darüber, wie sich Rechnungsprozesse in Ihrem Unternehmen effizienter gestalten lassen.

Fazit: XRechnung oder ZUGFeRD?


XRechnung und ZUGFeRD sind zwei etablierte Formate für die E-Rechnung. Welches Format passt, richtet sich nach Geschäftspartner, gesetzlichen Vorgaben und IT-Systemen, bei öffentlichen Auftraggebern nach deren Vorgaben. Wichtiger als die Formatfrage ist, dass Sie E-Rechnungen empfangen, validieren, verarbeiten und archivieren können und rechtzeitig vor Ihrem Stichtag auch ausstellen. Das sollten Sie jetzt tun*:

  1. Empfang sicherstellen: Das ist seit 2025 Pflicht, ein E-Mail-Postfach genügt.
  2. Gesamtumsatz 2026 prüfen: Er entscheidet, ob die Ausstellungspflicht 2027 oder 2028 beginnt.
  3. Ausnahmen prüfen: Gelten für Ihre Umsätze Kleinunternehmerregelung, Steuerbefreiung oder Kleinbetragsrechnung?
  4. Format je Empfängergruppe festlegen: Behörden und Geschäftskunden verlangen oft unterschiedliche Formate.
  5. Software und Prozess prüfen: Kann Ihre Lösung E-Rechnungen erstellen, empfangen, validieren und übergeben?
  6. Archiv prüfen: Wird der strukturierte Teil unverändert und acht Jahre lang aufbewahrt?

Häufige Fragen zu ZUGFeRD und XRechnung


Ist eine E-Rechnung eine ZUGFeRD-Rechnung?

Nein. E-Rechnung ist der Oberbegriff für Rechnungen in einem strukturierten elektronischen Format, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. ZUGFeRD ist eines dieser Formate. Auch XRechnung ist eine E-Rechnung. Eine gewöhnliche PDF-Datei ohne strukturierte Rechnungsdaten gilt dagegen grundsätzlich nicht als E-Rechnung im gesetzlichen Sinn.

Ist eine normale PDF-Rechnung auch eine gültige E-Rechnung?

Nein, sie gilt seit dem 1. Januar 2025 als sonstige Rechnung. Mit Zustimmung des Empfängers darf sie in den Übergangsfristen weiter verwendet werden: bei mehr als 800.000 Euro Gesamtumsatz im Vorjahr noch bis 31. Dezember 2026, sonst bis 31. Dezember 2027.

Wann sollte ein Unternehmen ZUGFeRD und wann XRechnung verwenden?

Entscheidend ist der Empfänger. Bei Behörden und öffentlichen Auftraggebern ist XRechnung meist die richtige Wahl, im Verkehr zwischen Unternehmen wird häufig ZUGFeRD gewählt, weil die Rechnung zusätzlich als PDF lesbar ist. Schreibt Ihr Geschäftspartner ein Format vor, richten Sie sich danach.

Können ZUGFeRD und XRechnung auch ohne spezielle Software geöffnet und gelesen werden?

Eine ZUGFeRD-Rechnung lässt sich über ihre PDF-Komponente in der Regel mit einem geeigneten PDF-Programm anzeigen. Für die Verarbeitung der eingebetteten XML-Daten wird jedoch passende Software benötigt. XRechnung besteht ausschließlich aus XML-Daten und ist ohne eine geeignete Darstellung nicht ohne Weiteres lesbar. Für eine zuverlässige Prüfung und automatisierte Weiterverarbeitung empfiehlt sich eine Software, die das jeweilige Format unterstützt.

Müssen auch Kleinunternehmer ZUGFeRD- oder XRechnungen verwenden?

Kleinunternehmer sind grundsätzlich von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen ausgenommen. Sie müssen seit dem 1. Januar 2025 jedoch grundsätzlich in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Für den Empfang benötigen sie daher einen geeigneten Übermittlungsweg und müssen eingehende Rechnungen ordnungsgemäß verarbeiten und aufbewahren.

Wie müssen ZUGFeRD- und XRechnungen GoBD-konform archiviert werden?

Mindestens der strukturierte Teil muss unverändert und in seiner ursprünglichen Form aufbewahrt werden, bei ZUGFeRD also die XML-Daten, bei XRechnung die XML-Datei. Eine PDF-Ansicht allein reicht nicht. Die Aufbewahrungsfrist beträgt acht Jahre, und die Rechnungen müssen verfügbar, lesbar und nachvollziehbar bleiben.

*Rechtliche Hinweise

Alle Informationen in diesem Artikel dienen lediglich Informationszwecken. Sie stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können insbesondere keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen, welche die Besonderheiten des Einzelfalles berücksichtigt. Soweit wir über Fälle, insbesondere Gerichtsentscheidungen berichten, darf aus deren Ergebnissen nicht auf einen notwendigerweise ähnlichen Ausgang in anderen Fällen geschlossen werden.

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Patrick Carl
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