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Digitalisierung der Rechnungseingangsprüfung bei der SPIEGEL-Gruppe

„Unser großes Glück war es, dass wir zu Beginn des Corona-Lockdowns in Deutschland im April 2020 mit Shareflex Invoice Online produktiv gegangen sind. So konnten wir praktisch von heute auf morgen die Rechnungsprüfung und -genehmigung aus dem Homeoffice heraus durchführen. Rückblickend konnten wir die Projektziele für die Finanzbuchhaltung erreichen: verbesserte Durchlaufzeiten, transparentere Abläufe und eine hohe Nutzerakzeptanz.“

Die Spiegel-Gruppe

Die SPIEGEL-Gruppe ist ein Medienunternehmen mit Sitz in Hamburg. Mit gut 1.100 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in der Redaktion, der Dokumentation, im Verlag und in den Tochterunternehmen sorgt das Unternehmen seit über 70 Jahren für Einordnung, Orientierung und Aufklärung.

In den vergangenen sieben Jahrzehnten hat sich die Gruppe zu einem renommierten, multimedialen Medienunternehmen entwickelt und verfügt heute über verschiedene Tochterunternehmen und Beteiligungen. Ihre Produkte zeichnen sich durch herausragende journalistische Qualität und eine unabhängige Berichterstattung aus.

Das publizistische Flaggschiff — DER SPIEGEL — wurde 1947 gegründet und steht für kritischen und investigativen Journalismus. Heute erreicht die Marke SPIEGEL kanalübergreifend jede Woche über 14 Millionen Menschen.

Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung

Diese vielfältigen Aufgaben führen zu einer Zusammenarbeit mit unterschiedlichsten Partnern und daraus resultierend zu einer großen Anzahl eingehender Rechnungen. Alle Rechnungen werden sachlich und rechnerisch geprüft, freigegeben und anschließend durch die Finanzbuchhaltung in SAP gebucht und archiviert.

Durch den Einsatz der Software Shareflex Invoice Online des Produktherstellers Portal Systems AG war es möglich, eine auf Microsoft 365 / Office 365 basierende Lösung für die Genehmigungsprozesse einer Eingangsrechnungsverarbeitung, inklusive SAP-Integration, für die SPIEGEL-Gruppe und ihre verschiedenen Tochtergesellschaften einzuführen.

Dadurch wurde ein bis dato weitgehend papierbasierter Prozess digitalisiert. So konnten Rechnungsdurchlaufzeiten minimiert und eine bessere Transparenz für die im Umlauf befindlichen Rechnungen geschaffen werden.

Herausforderung: Nahtlose SAP-Integration

Die SPIEGEL-Gruppe setzt schon seit vielen Jahren auf Office 365 und hat die Microsoft-Cloud-Lösung flächendeckend im Einsatz. Dabei werden auch die vielfältigen Möglichkeiten dieser Plattform, wie SharePoint Online, Teams, Office und OneDrive genutzt.

Eine revisionssichere Archivierung der Eingangsrechnungen erfolgte bisher nach der papierbasierten Rechnungsprüfung. Ziel war es, dass die Rechnungsprüfer und -freigeber die Eingangsrechnungen digital prüfen und freigeben können. Da war es naheliegend, eine hybride Lösung auf Basis von Microsoft 365 / Office 365 und SAP anzustreben.

„Im Zuge der weiteren Digitalisierung des Unternehmens, haben wir eine Lösung für die Prüfung und Freigabe der eingehenden Rechnungen gesucht (interner Projektname RESY). Die Lösung sollte sich dabei nahtlos in unsere SAP-Finanzbuchhaltung integrieren. Denn es war uns von vornherein sehr wichtig, dass die Mitarbeiter in der Buchhaltung in ihrer gewohnten SAP-Umgebung bleiben können.“

Lösungsstrategie mit Shareflex Invoice Online

Im Auswahlprozess konnte der Hamburger Microsoft SharePoint- und Office 365-Spezialist Portal Systems AG mit seinem Produkt Shareflex — gemeinsam mit seinem langjährigen und auf Eingangsrechnungsverarbeitung spezialisierten Partner IBTG GmbH — überzeugen und eine schlüssige Lösungsstrategie für die vielfältigen Herausforderungen aufzeigen. Dabei wurde von Anfang an eng mit der SPIEGEL-Fachabteilung, der IT und den dortigen SAP-Spezialisten zusammengearbeitet.

Für das automatische Auslesen der Rechnungsdaten — wie Kreditorendaten, Kopf- und Fußdaten sowie Rechnungspositionen — wurde ein spezialisierter Dienstleister ausgewählt. Dieser digitalisiert die Rechnungen, extrahiert die Daten und liefert diese tagesaktuell, basierend auf vereinbarten SLA’s, an den SPIEGEL-Verlag zurück. Anschließend erfolgt die automatisierte Übernahme der Daten in das neu entwickelte SAP-Rechnungscockpit.

Benutzerfreundliche Integration in die bestehende Finanzbuchhaltungs-Software

Die Mitarbeiter im Rechnungswesen starten aus dem SAP-Rechnungscockpit den Rechnungsprüfungsprozess und haben jederzeit einen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand der im Umlauf befindlichen Rechnungen. Ein von Portal Systems bereitgestelltes Werkzeug sorgt für den Abgleich zwischen dem Rechnungscockpit und Shareflex Invoice Online / SharePoint Online.

Die eigentliche Rechnungsprüfung und -freigabe für die Prozessbeteiligten findet anschließend für alle Rechnungen in der Lösung Shareflex Invoice Online statt. Dabei lässt sich der Prozess über die Shareflex-Konfiguration jederzeit flexibel an die fachlichen Anforderungen anpassen. Über eine zur Verfügung gestellte und in Shareflex integrierte Bearbeiter- und Genehmigermatrix wird immer der richtige Bearbeiter gefunden. Auch bei der Rechnungskontierung wird auf SAP-spezifische Daten zurückgegriffen. Verschiedene Eskalationsmechanismen sorgen für die Einhaltung der vorgegebenen Bearbeitungszeit.

„Wir arbeiten schon seit Jahren mit Microsoft 365 / Office 365 und tauschen uns auch intensiv direkt mit Microsoft über die neuesten Entwicklungen aus. So konnten wir bereits mit den Standardwerkzeugen und -funktionen viele Potenziale für unsere Unternehmensgruppe erschließen. Wir freuen uns, unsere Applikationslandschaft auf der Microsoft 365 -Plattform um die digitale Rechnungsprüfung zu erweitern. Das Produkt Shareflex der Portal Systems AG überzeugt uns sowohl auf fachlicher als auch auf technischer Ebene.“

Mehr Flexibilität mit Shareflex ECM Online

Portal Systems liefert vorkonfigurierte Fachanwendungen auf Basis von Microsoft 365 / Office 365, die sich insbesondere durch ein hohes Maß an Flexibilität auszeichnen. So lassen sie sich jederzeit schnell und einfach an individuelle Kundenanforderungen anpassen.

Shareflex liefert hierfür benutzerfreundliche Oberflächen, unterstützt gleichzeitig aber auch das Back-End für die Automatisierung von Hintergrundprozessen. Dies ist zum Beispiel für komplexe Berechtigungen oder die Umsetzung unterschiedlicher Workflowszenarien zwingend notwendig.

Das Enterprise Content Management Shareflex ECM Online ermöglicht die schnelle und flexible Digitalisierung von Geschäftsprozessen in der Cloud und reduziert den Aufwand sowie die Komplexität gegenüber einer cloudbasierten Individualentwicklung deutlich.

Ergebnisse und Ausblick

Im System RESY sind heute insgesamt 15 Mandanten angeschlossen und es werden ca. 20.000 Eingangsrechnungen pro Jahr von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern in den verschiedenen Gesellschaften der SPIEGEL-Gruppe geprüft und freigegeben.

Auch die IT-Entscheider der SPIEGEL-Gruppe sehen das Projekt als vollen Erfolg. Mit der Kombination aus Microsoft 365 / Office 365 und Shareflex Online als strategische Cloud-Plattform für Geschäftsprozesse wurde eine Lösung gefunden, die voll und ganz in die IT-Strategie passt.

Im nächsten Schritt plant die SPIEGEL-Gruppe den Ausbau der Rechnungseingangslösung hinsichtlich der Abbildung weiterer Freigaberichtlinien. Darüber hinaus wird die Möglichkeit geprüft, zusätzliche Prozesse mithilfe von Shareflex digital umzusetzen und damit einen noch stärkeren Fokus auf den Einsatz von SharePoint Online zu legen.

© Copyright — 2020 Portal Systems AG