Code of Conduct

1 Unsere Werte und Ziele

Die Portal Systems AG ist ein führender Anbieter von Softwarelösungen für die digitale Transformation von Unternehmen. Wir sind stolz auf unsere Innovationskraft, Kundenorientierung und Qualität. Wir sind uns bewusst, dass unser Erfolg auf dem Vertrauen unserer Kunden, Geschäftspartner, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, Aktionärinnen und Aktionäre sowie der Öffentlichkeit beruht. Dieses Vertrauen wollen wir durch die Einhaltung ethischer, rechtlicher und sozialer Standards erhalten und stärken. Unser Verhaltenskodex (Code of Conduct) formuliert die grundlegenden Werte und Prinzipien, die unser Handeln leiten und unsere Verantwortung gegenüber allen Stakeholdern zum Ausdruck bringen. Er gilt für alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der Portal Systems AG und ihrer Tochtergesellschaften.

2 Unsere Verhaltensregeln

Wir erwarten von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass sie sich jederzeit gesetzestreu, ehrlich, respektvoll und integer verhalten. Dies bedeutet insbesondere:

2.1 Wir halten uns an die Gesetze

Wir halten uns an alle geltenden Gesetze, Vorschriften und Richtlinien in den Ländern, in denen wir tätig sind. Wir achten die Menschenrechte und die kulturelle Vielfalt. Jede Form von Korruption, Bestechung, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Radikalismus, Steuerhinterziehung und andere illegale oder unethische Praktiken lehnen wir ab. Wir kooperieren mit den zuständigen Behörden und stellen alle erforderlichen Informationen wahrheitsgemäß und vollständig zur Verfügung.

2.2 Wir schützen unser Ansehen

Es ist uns bewusst, dass unser Verhalten das Ansehen der Portal Systems AG beeinflusst. Wir verhalten uns professionell, kompetent und vertrauenswürdig. Unsere Kommunikation mit unseren Stakeholdern ist offen, transparent und konsistent. Wir schützen das geistige Eigentum, das Markenimage und den Ruf der Portal Systems AG. Wir vermeiden jede Handlung oder Äußerung, die dem Ansehen der Portal Systems AG schaden könnte.

2.3 Wir respektieren einander, sind ehrlich und integer

Unseren Kolleginnen und Kollegen, Kunden, Geschäftspartnern und allen anderen Personen, mit denen wir in Kontakt stehen, begegnen wir mit Respekt, Höflichkeit und Fairness. Wir pflegen eine offene, konstruktive und vertrauensvolle Zusammenarbeit. Mit unseren Stakeholdern gehen wir ehrlich und integer um. Wir halten unsere Zusagen und Verpflichtungen ein. Wir vermeiden Interessenkonflikte und informieren unsere Vorgesetzten umgehend, wenn solche auftreten. Alle uns anvertrauten Informationen behandeln wir vertraulich und verwenden sie nur für den vorgesehenen Zweck.

2.4 Wir führen, verantworten und überwachen

Wir übernehmen Verantwortung für unsere Aufgaben, Entscheidungen und Handlungen. Des Weiteren streben wir nach kontinuierlicher Verbesserung und persönlicher Weiterentwicklung. Zudem unterstützen wir unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in ihrer fachlichen und persönlichen Entwicklung. Wir erkennen gute Leistungen an und geben konstruktives Feedback. Als Führungskräfte sind wir Vorbilder für unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Wir vermitteln ihnen die Werte und Grundsätze unseres Unternehmensleitbildes und achten auf deren Einhaltung. Es ist unser Ziel, ein positives, motivierendes und leistungsförderndes Arbeitsklima zu schaffen. Weiterhin achten wir auf die Gesundheit, die Sicherheit und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

3 Verantwortungsvolle Geschäftspraktiken

Die Portal Systems AG legt Wert auf faire, transparente und nachhaltige Geschäftsbeziehungen zu ihren Kunden, Lieferanten, Dienstleistern und anderen Geschäftspartnern.

Sie hält sich an die geltenden Gesetze und Vorschriften der Länder, in denen sie tätig ist, und erwartet dies auch von ihren Geschäftspartnern.

Die Portal Systems AG verpflichtet sich, das Wettbewerbs- und Kartellrecht zu beachten und zu fördern. Sie lehnt jegliche Vereinbarungen oder Verhaltensweisen ab, die den freien und fairen Wettbewerb behindern oder verzerren.

Die Portal Systems AG verbietet jede Form von Korruption, Bestechung oder unlauterer Einflussnahme auf Geschäftspartner oder Dritte. Sie bietet keine unangemessenen Vorteile an, gewährt keine unangemessenen Vorteile, fordert keine unangemessenen Vorteile und nimmt keine unangemessenen Vorteile an.

Die Portal Systems AG stellt sicher, dass die Vergabe von Aufträgen an Geschäftspartner nach objektiven und nachvollziehbaren Kriterien erfolgt. Sie vermeidet Interessenkonflikte oder den Anschein von Interessenkonflikten.

Die Portal Systems AG unterstützt gemeinnützige oder soziale Zwecke durch Spenden oder Sponsoring, sofern diese mit ihren Werten und Zielen übereinstimmen. Sie stellt sicher, dass diese Spenden oder Sponsorings transparent, angemessen und rechtlich zulässig sind.

4 Unabhängigkeit und Loyalität

Die Portal Systems AG erwartet von ihren Mitarbeitenden, dass sie ihre beruflichen Aufgaben und Entscheidungen unabhängig von persönlichen Interessen oder Beziehungen wahrnehmen. Sie vermeidet Situationen, in denen ein Interessenkonflikt entstehen oder vermutet werden könnte.

Die Portal Systems AG untersagt ihren Mitarbeitenden, mit Geschäftspartnern oder Wettbewerbern in Wettbewerb zu treten oder zu stehen. Sie verlangt von ihren Mitarbeitenden, dass sie keine Geschäftschancen nutzen, die sich aus ihrer Tätigkeit für die Portal Systems AG ergeben.

Die Portal Systems AG gestattet ihren Mitarbeitenden, Nebentätigkeiten oder politische Ämter auszuüben, soweit diese mit den beruflichen Pflichten und dem Ansehen der Portal Systems AG vereinbar sind. Sie verpflichtet ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, solche Nebentätigkeiten oder politischen Ämter vorher schriftlich anzuzeigen und genehmigen zu lassen.

5 Umgang mit Arbeitsmitteln und Informationen

Die Portal Systems AG stellt ihren Mitarbeitenden verschiedene Arbeitsmittel wie Computer, Telefone, Fahrzeuge, Werkzeuge, Maschinen, Büromaterial usw. zur Verfügung. Diese Arbeitsmittel dienen ausschließlich der Erfüllung der dienstlichen Aufgaben und dürfen nicht für private Zwecke missbraucht werden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verpflichtet, die Arbeitsmittel sorgfältig und verantwortungsbewusst zu nutzen und zu pflegen, um Schäden, Verschwendung und Umweltbelastungen zu vermeiden.

Die Portal Systems AG legt großen Wert auf die Richtigkeit, Vollständigkeit und Transparenz ihrer Aufzeichnungen und Berichte, die sowohl intern als auch extern erstellt und veröffentlicht werden. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verpflichtet, alle relevanten Daten und Fakten wahrheitsgemäß und nachvollziehbar zu erfassen und zu dokumentieren, um die Einhaltung gesetzlicher und interner Vorschriften zu gewährleisten. Falsche, irreführende oder unvollständige Angaben sowie Manipulationen sind zu unterlassen.

Die Portal Systems AG schützt die Vertraulichkeit aller Informationen, die sie im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit erhält oder erzeugt, und gibt diese nur an befugte Personen oder Stellen weiter. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind verpflichtet, alle vertraulichen Informationen, die ihnen im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit bekannt werden, geheim zu halten und nicht für eigene oder fremde Zwecke zu verwenden. Dazu gehören z.B. Geschäftsgeheimnisse, Betriebs- und Geschäftsdaten, Kunden- und Lieferantendaten, Mitarbeiterdaten, Verträge, Strategien, Pläne etc. Die Mitarbeitenden müssen alle angemessenen Maßnahmen ergreifen, um den unbefugten Zugriff, die Weitergabe, das Kopieren oder die Vernichtung von vertraulichen Informationen zu verhindern.

6 Datenschutz, Datensicherheit und IT-Sicherheit

6.1 Schutz der Privatsphäre und der personenbezogenen Daten

Die Portal Systems AG verpflichtet sich, die personenbezogenen Daten ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten und sonstigen Geschäftspartner zu schützen und zu respektieren. Sie hält sich an die geltenden Datenschutzgesetze und -vorschriften und stellt sicher, dass Daten nur für die erforderlichen und rechtmäßigen Zwecke erhoben, verarbeitet und genutzt werden. Zudem stellt die Portal Systems AG sicher, dass die Daten nur den Personen zugänglich sind, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen, und dass sie angemessen gesichert werden.

6.2 Datensparsamkeit und Datenqualität

Die Portal Systems AG erhebt, verarbeitet und nutzt nur die personenbezogenen Daten, die zur Erfüllung ihrer Geschäftszwecke erforderlich sind. Sie vermeidet die Erhebung und Speicherung überflüssiger oder irrelevanter Daten. Die Portal Systems AG löscht oder anonymisiert die Daten, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

6.3 Transparenz und Betroffenenrechte

Die Portal Systems AG informiert die betroffenen Personen über Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung sowie über ihre Rechte auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Widerspruch und Datenübertragbarkeit. Die Portal Systems AG stellt sicher, dass die betroffenen Personen ihre Rechte jederzeit wahrnehmen können und ihre Anliegen rasch und angemessen bearbeitet werden.

6.4 IT-Sicherheit und Risikomanagement

Die Portal Systems AG misst der Sicherheit ihrer informationstechnischen Systeme und Netzwerke einen hohen Stellenwert bei. Sie ergreift geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um die Daten vor unberechtigtem Zugriff, Verlust, Manipulation, Diebstahl, Zerstörung oder sonstigen Gefährdungen zu schützen. Zudem befolgt die Portal Systems AG interne Richtlinien und Standards zur IT-Sicherheit und aktualisiert diese regelmäßig. Die Portal Systems AG sensibilisiert und schult ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Fragen der IT-Sicherheit und erwartet von ihnen die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften.

6.5 Meldung und Behebung von Datenschutzverletzungen

Die Portal Systems AG nimmt Datenschutzverletzungen sehr ernst und geht diesen nach. Sie meldet Datenschutzverletzungen, die zu einem Risiko für die Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen führen können, unverzüglich der zuständigen Datenschutzbehörde und informiert die betroffenen Personen, soweit dies gesetzlich vorgeschrieben oder erforderlich ist. Des Weiteren ergreift sie angemessene Maßnahmen, um die Auswirkungen von Datenschutzverletzungen zu minimieren und deren Wiederholung zu vermeiden.

7 Verantwortung für die Umwelt

Die Portal Systems AG ist sich ihrer Verantwortung gegenüber der Umwelt bewusst und verpflichtet sich, die Auswirkungen ihrer Geschäftstätigkeit auf die natürlichen Ressourcen und das Klima zu minimieren. Es ist uns ein wichtiges Anliegen, die durch geltende Gesetze, Verordnungen und Branchenrichtlinien vorgegebenen Umweltstandards einzuhalten oder zu übertreffen. Um dies zu erreichen, fördern wir eine Kultur des Umweltbewusstseins und der kontinuierlichen Verbesserung bei unseren Mitarbeitenden, Geschäftspartnern und Kunden.

Wir vermeiden oder reduzieren den Verbrauch von Energie, Wasser und anderen Ressourcen durch den Einsatz effizienter und nachhaltiger Technologien und Prozesse.

Außerdem vermeiden oder reduzieren wir den Ausstoß von Treibhausgasen, Luftschadstoffen und Lärm, indem wir unsere Fahrzeuge und IT-Systeme regelmäßig warten und optimieren.

Wir berücksichtigen Umweltaspekte bei der Planung, Entwicklung und Beschaffung von Produkten, Dienstleistungen und Projekten und streben eine Verbesserung der Umweltleistung unserer Lieferkette an.

Wir erfüllen die Anforderungen unserer Kunden und Stakeholder an Umweltinformationen und -berichterstattung und kommunizieren transparent über unsere Umweltziele, Maßnahmen und Ergebnisse.

Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden von uns geschult und dazu motiviert, sich umweltbewusst zu verhalten und sich an den Umweltinitiativen der Portal Systems AG zu beteiligen.

Zudem überwachen und bewerten wir unsere Umweltleistung regelmäßig und ergreifen bei Abweichungen oder Risiken Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen.

Wir erwarten von allen Mitarbeitenden, dass sie sich an diese Unternehmensleitlinien halten und ihre Verantwortung für die Umwelt wahrnehmen. Von unseren Geschäftspartnern erwarten wir, dass sie unsere Umweltstandards respektieren und unterstützen. Und von unseren Kunden erwarten wir, dass sie unsere Umweltleistungen anerkennen und wertschätzen.

8 Unser Umgang mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern

8.1 Wertschätzung und Förderung

Die Portal Systems AG ist sich bewusst, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das wichtigste Kapital des Unternehmens sind. Sie fördert eine Kultur der Wertschätzung, des Vertrauens, der Vielfalt, der Chancengleichheit und der Weiterentwicklung. Sie achtet die Menschenrechte und die Würde aller Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und erwartet von ihnen ein entsprechendes Verhalten.

Die Portal Systems AG verpflichtet sich, die geltenden Gesetze einzuhalten, die Arbeitsbedingungen kontinuierlich zu verbessern und die Gesundheit und das Wohlbefinden der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu schützen. Sie unterstützt die Vereinigungsfreiheit und das Recht auf Kollektivverhandlungen.

Die Portal Systems AG legt Wert auf eine offene und ehrliche Kommunikation mit den Mitarbeitenden und fördert den Dialog auf allen Ebenen. Sie informiert die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter regelmäßig über Ziele, Strategie, Ergebnisse und Herausforderungen des Unternehmens. Sie ermutigt die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ihre Meinungen, Anregungen und Bedenken zu äußern und nimmt diese ernst.

8.2 Sicherheit und Gesundheit

Die Portal Systems AG hat sich zum Ziel gesetzt, ein sicheres und gesundes Arbeitsumfeld für alle Mitarbeitenden zu schaffen. Sie hält die gesetzlichen Vorschriften und die internen Richtlinien zur Arbeitssicherheit und zum Gesundheitsschutz ein. Außerdem identifiziert und minimiert sie Risiken für die Gesundheit und Sicherheit der Mitarbeitenden und ergreift geeignete Präventionsmaßnahmen. Und sie stellt die zur Gewährleistung der Arbeitssicherheit notwendigen Mittel, Ausbildungen und Einrichtungen zur Verfügung.

Die Portal Systems AG erwartet von ihren Mitarbeitenden, dass sie die Regeln der Arbeitssicherheit und die Unfallverhütungsvorschriften einhalten und unsichere Situationen oder Unfälle melden. Sie fördert das Bewusstsein und die Verantwortung für Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz bei allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Zudem unterstützt sie die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter bei der Wiederherstellung der Arbeitsfähigkeit nach einem Arbeitsunfall oder einer Berufskrankheit.

8.3 Beschwerden und Hinweise

Die Portal Systems AG legt Wert auf eine faire und transparente Behandlung von Beschwerden und Hinweisen, die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Zusammenhang mit ihrer Arbeit oder dem Unternehmensleitbild haben. Sie stellt geeignete Kanäle und Verfahren zur Verfügung, um die Beschwerden und Hinweise entgegenzunehmen, zu prüfen und zu bearbeiten. Sie schützt die Identität und die Rechte der Beschwerdeführenden und Hinweisgebenden und vermeidet jede Form von Vergeltung oder Benachteiligung.

Die Portal Systems AG ermutigt die Mitarbeitenden, ihre Beschwerden und Hinweise zunächst mit ihren Vorgesetzten oder den zuständigen Stellen zu besprechen. Wenn dies nicht möglich oder nicht angemessen ist, können die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sich an die Compliance-Beauftragten wenden. Die Portal Systems AG gewährleistet, dass jede Beschwerde und jeder Hinweis vertraulich, unabhängig und zeitnah behandelt wird.

9 Implementierung und Kontrolle

Die Portal Systems AG ist bestrebt, die Einhaltung dieser Unternehmenspolitik sicherzustellen und zu überwachen.

Dazu werden folgende Maßnahmen ergriffen:

Der Vorstand und die Führungskräfte sind für die Vermittlung und Umsetzung der Grundsätze und Verhaltensanforderungen in ihrem Verantwortungsbereich zuständig. Sie sind Vorbild für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und stehen ihnen für Fragen und Anliegen zur Verfügung.

Die Mitarbeitenden sind verpflichtet, sich mit dem Unternehmensleitbild vertraut zu machen und es in ihrem täglichen Handeln zu beachten. Sie sind angehalten, bei Unsicherheiten oder Zweifeln den Rat ihrer Vorgesetzten, der Personalabteilung oder des Compliance-Beauftragten einzuholen.

Die Portal Systems AG ist davon überzeugt, dass die Einhaltung dieser Unternehmensgrundsätze nicht nur eine rechtliche und ethische Verpflichtung, sondern auch ein wesentlicher Faktor für den langfristigen Erfolg und die Reputation des Unternehmens ist.

Wir erwarten, dass sich alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dieser Verantwortung bewusst sind und sie aktiv wahrnehmen.

Der Vorstand der Portal Systems AG