Partner Success Story
„Jeder ERP-Kunde ist auch ein potenzieller Shareflex-Kunde“: Seit mehr als zwei Jahren vertreibt die Kumavision DMS GmbH erfolgreich Shareflex als DMS auf Microsoft-Basis an ihre Kunden.
Schon lange bevor die Henrichsen4msd GmbH im Januar 2023 zur KUMAVISON DMS GmbH wurde, war der Name Portal Systems im Unternehmen ein Begriff. „Wir waren vorher schon seit vielen Jahren Partner von Portal Systems, und als wir dann zur KUMAVISION AG kamen, hatten auch dort schon einige Kunden Shareflex im Einsatz“, erklärt Sascha Bippus, Vertriebsleiter der KUMAVISION DMS GmbH.
Bippus erklärt die zentralen Gedanken hinter der erneuten Partnerschaft mit Portal Systems so: „Weil wir als Microsoft-Partner im Business-Central-ERP-Bereich die ganze Microsoft-Palette anbieten, war Shareflex für uns das richtige Produkt, um unsere Produktpalette zu erweitern.
Und was haben sich Sascha Bippus und die KUMAVISION DMS GmbH von einer Partnerschaft versprochen? „Eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe“, sagt Bippus, „wodurch Partner auch aktiv in Neuerungen und Prozesse eingebunden werden.“ Der direkte Austausch, ergänzt er, ermöglicht es, schnell Antworten auf Fragen zu erhalten und gezielt Unterstützung zu bekommen. Diese enge Partnerschaft sorgt für eine optimale Marktanpassung und eröffnet zusätzliche Unterstützungsmöglichkeiten. „Insgesamt bestätigt sich die Erwartung, dass Portal Systems der ideale Partner für uns ist.“
Die KUMAVISION DMS GmbH ist seit dem 1. Januar 2023 ein Teil der KUMAVISION AG, die 1998 gegründet wurde und auf die Bereitstellung von ERP- und CRM-Lösungen für mittelständische Unternehmen spezialisiert ist. Die Unternehmensgruppe beschäftigt rund 1100 Mitarbeitende an 29 Standorten in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Italien und zählt zu den größten Implementierungspartnern für Microsoft Dynamics weltweit. Das Tochterunternehmen KUMAVISION DMS GmbH mit 26 Mitarbeitenden konzentriert sich auf Enterprise Content Management (ECM) sowie digitale Prozesslösungen und bietet Dienstleistungen wie Prozessoptimierung und Compliance-Beratung an. Außerdem gehören sämtliche DMS-Themen innerhalb und außerhalb der KUMAVISION Gruppe zum Aufgabenspektrum.
Mit mehr als 2.500 vorhandenen Kunden, die die gesamte KUMAVISION-Gruppe im Microsoft-Umfeld bereits hatte, schaute sich die KUMAVISION DMS GmbH gezielt nach einer DMS/ECM-Lösung auf Microsoft-Basis um. Die gewählte Cloud-Lösung ergänzt das bestehende Portfolio, in dem bereits zwei weitere DMS-Produkte vorhanden sind. Diese Erweiterung vervollständigt nicht nur das Angebot, sondern stärkt es strategisch für die Zukunft. Dadurch ergeben sich langfristig vielversprechende Geschäftsmöglichkeiten. „Shareflex ist die Lösung, die unsere Palette an Lösungen vervollständigt“, sagt Sascha Bippus zufrieden.
„Ein zentraler Aspekt unserer Entscheidung war die enge Ausrichtung auf den Microsoft-Technologie-Stack, den wir im Unternehmen konsequent nutzen und weiterentwickeln“, erklärt der Vertriebsleiter. „Dabei war es uns wichtig, Lösungen zu finden, die nahtlos auf dieser Basis aufbauen und unsere bestehende Systemlandschaft optimal ergänzen.“
Neben den klassischen partnerschaftlichen Überlegungen spielte dabei auch die Konsolidierung der Lieferanten eine große Rolle. „Wir hatten uns schon auch zwei, drei andere Produkte angeschaut“, sagt Bippus, „aber nachdem wir sowieso bereits Lösungen von Portal Systems im Einsatz hatten, war es für uns eine logische Konsequenz, diesen Weg weiterzugehen und unsere Strategie gezielt darauf auszurichten.“
Vor der Entscheidung für eine Partnerschaft mit Portal Systems hatte die KUMAVISION DMS GmbH vor der Frage gestanden, ob sie nicht vielleicht doch besser eine eigene Intellectual Property (IP) entwickeln sollten, um ein eigenes Produkt für ihre Kunden zu schaffen, oder ob sie eine Lösung von einem Partner einkaufen, bei dem sie hinter dem Produkt stehen können. Obwohl das Unternehmen eigenes Know-how auf der Microsoft-Plattform besitzt, entschieden sie sich, als Partner die Lösung von Portal Systems zu vertreiben.
Und wie verliefen die Gespräche mit Portal Systems zu Beginn? „Die ersten Gespräche waren geprägt von einem vertrauten Wiedersehen, da bereits eine langjährige Beziehung bestand“, blickt Sascha Bippus zurück. Schnell wurde klar, dass eine gute Basis für eine Partnerschaft existierte. „Wir hatten eben eine große Zahl an Interessenten, weil jeder bestehende ERP-Kunde bei uns auch ein potenzieller Portal-Systems-Neukunde ist“, erklärt Bippus.
„Das waren halt so die Themen, die wir am Anfang besprochen haben.“ Im Fokus stand dabei die Frage, wie beide Seiten sich gegenseitig bestmöglich unterstützen können. Zudem wurden konkrete Themen wie Technologie-Know-how, Schnittstellenentwicklung und die optimale Gestaltung des Wissenstransfers diskutiert, um eine langfristig erfolgreiche Zusammenarbeit zu ermöglichen.
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Die Zusammenarbeit gliedert sich in zwei wesentliche Bereiche: Vertrieb und Technologie. „Aus vertrieblicher Sicht besteht ein enger Austausch zwischen mir als Vertriebsleiter und Portal Systems, um Verkaufschancen zu identifizieren und kundenspezifische Konditionen auszuhandeln“, legt Sascha Bippus dar. Gleichzeitig arbeitet das Marketingteam daran, die notwendigen Materialien wie Logos und weitere Werbemittel bereitzustellen.
„Auf der technologischen Seite findet ein regelmäßiger Wissenstransfer zwischen Entwicklern und dem technischen Support statt, um Lösungen effizient zu implementieren und weiterzuentwickeln.“ Hinzu kommen Experten-Talks im Bereich KI/AI. „Es ist ein super Austausch, vertrieblich und technologisch“, betont Sascha Bippus.
Die Hauptaufgabe der KUMAVISION DMS GmbH als Partner besteht im Vertrieb der Portal-Systems-Lösung Shareflex, wobei die gesamte Installation eigenständig durchgeführt wird. „Der direkte Kontakt mit Portal Systems ist selten erforderlich, da der Prozess weitgehend intern abgewickelt wird“, sagt Sascha Bippus. „Lediglich bei speziellen Rückfragen oder besonders großen Präsentationen wird der Hersteller hinzugezogen, um seine Expertise einzubringen und Sales Support zu leisten.“ So bleibt die Zusammenarbeit schlank und effizient, während der Vertrieb und die Implementierung aus einer Hand erfolgen.
Besonders an der Zusammenarbeit mit Portal Systems schätzt Sascha Bippus „die norddeutsche Gelassenheit und die pragmatische Herangehensweise – ohne viel Reden, sondern mit direkter Lösungsorientierung.“ Die Zusammenarbeit ist partnerschaftlich und stets darauf ausgerichtet, für beide Seiten die bestmögliche Lösung zu finden. „Auch wenn ein anderer Portal-Systems-Partner mit einem Interessenten in Kontakt steht, gelingt es, unkompliziert und auf kurzem Dienstweg eine faire Lösung zu finden.“ Diese Flexibilität und der offene Austausch stärken die vertrauensvolle Kooperation.
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Und wie lange hat es gedauert, sich auf die Vertragsdetails zu einigen? „Die Modalitäten standen in kurzer Zeit fest, da die Einkaufsleitung und das Legal Department den Prozess effizient abgewickelt haben“, weiß Bippus. „Nach Klärung der Konditionen und Preislisten konnte die Zusammenarbeit sofort starten.“ Da die Lösung bereits im Unternehmen vorhanden war und alle Artikel angelegt waren, gestaltete sich die Umsetzung besonders unkompliziert. Dadurch verlief der gesamte Prozess reibungslos und ohne größere Verzögerungen.
Die einzige Herausforderung im Prozess des Partnerwerdens bestand in diesem Punkt: „Wie so oft bei vertraglichen Vereinbarungen zog sich der Prozess ein wenig, bis alle Parteien den Vertrag final unterzeichnet hatten“, blickt Sascha Bippus zurück. „Das lag vor allem daran, dass einzelne Klauseln noch angepasst und von den jeweiligen Rechtsabteilungen geprüft werden mussten.“ Solche Abstimmungen mit Anwälten und juristischen Teams nehmen Zeit in Anspruch und verzögern den Abschluss. „Allerdings war dies eine übliche Herausforderung, bei der beide Seiten gleichermaßen involviert waren.“
Seit Beginn der Partnerschaft mit Portal Systems hat sich bei der KUMAVISION DMS GmbH einiges getan. „Aktuell entfallen bereits 60% der DMS-Angebote auf Shareflex, während die restlichen 40% weiterhin andere Produkte umfassen“, verrät Sascha Bippus.
„Das Interesse an Shareflex ist stark gewachsen, und täglich gibt es neue Anfragen und Gespräche zu diesem Produkt.“
Ein wichtiger Schritt sei es gewesen, das Vertriebsteam im ERP-Bereich auf die Vorteile von Shareflex zu sensibilisieren und ihnen durch Materialien wie eine Battle Card zu helfen, das richtige Produkt für die jeweiligen Endkunden zu wählen. „Das hat dazu beigetragen, dass wir in diesem Jahr bereits mehrere Neukunden im Shareflex-Umfeld gewinnen konnten.“
Die erforderlichen Shareflex-Schulungen erfolgen heutzutage vor allem durch Remote-Trainings, sowohl im Consulting- als auch im technischen Bereich. „Im Sales-Umfeld werden die Mitarbeiter darin geschult, wie sie die Software präsentieren können, indem sie die wichtigsten Features und Funktionen vorstellen“, erklärt Sascha Bippus. Ein großer Teil des Lernens erfolgt dabei durch „Learning by Doing“, indem Präsentationen gehalten und das Wissen direkt angewendet wird. Portal Systems wird bei Bedarf hinzugezogen, um die Schulung zu ergänzen und spezifische Features hervorzuheben. „Zudem wurden wir hervorragend mit Marketingmaterialien und PowerPoint-Präsentationen unterstützt, die wir effektiv bei unserer Arbeit nutzen können.“
Auch in Zukunft bleibt Portal Systems ein wichtiger Partner für die KUMAVISION DMS GmbH, da die Lösung für das Unternehmen hervorragend funktioniert und der Markt sehr positiv darauf reagiert. Auch wenn immer wieder die Frage aufkommt, ob es sinnvoll ist, in bestimmten Bereichen eigene Lösungen zu entwickeln, hat man sich klar dazu entschieden, weiterhin mit Portal Systems zu arbeiten. „Wir schätzen die Zusammenarbeit sehr, insbesondere wegen der schnellen Reaktionszeiten, der partnerschaftlichen Kommunikation und der positiven Marktresonanz“, resümiert Sascha Bippus. „Insgesamt ist Shareflex eine großartige Lösung mit einem tollen Produkt und einem starken Team dahinter.“
Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de
