Archivierung
Die digitale Archivierung von Dokumenten ist in der heutigen Zeit ein immer wichtiger werdendes Thema. Die Begriffe „Archivierung“ und „Digitalisierung“ gehen mittlerweile Hand in Hand und machen es für Unternehmen notwendig, sich endlich von aufgehäuften Papierbergen und verstaubten Aktenordnern zu verabschieden. Allerdings scheuen diesen Schritt noch immer viele, da er augenscheinlich Unsicherheiten und Herausforderungen mit sich bringt, zum Beispiel das Thema „Revisionssicherheit“.
Dieser Artikel bringt mehr Licht und Klarheit in das Thema der digitalen sowie revisionssicheren Archivierung und geht auf folgende Punkte ein:
Inhalt
- Was versteht man unter Archivierung?
- Analog vs. Digital: Was ist digitale Archivierung?
- Warum digitale Archivierung?
- Was muss archiviert werden?
- Aufbewahrungsfristen
- Herausforderungen bei der digitalen Archivierung
- Revisionssichere Archivierung nach GoBD
- Archivierung und DSGVO
- Wie funktioniert digitale Archivierung?
- Digitale Archivierung in der Cloud mit Microsoft 365 und SharePoint Online
Was versteht man unter Archivierung?
Der Begriff „Archivierung“ stammt ursprünglich aus der Antike und leitet sich von dem lateinischen Wort „Archivum“ ab, was in etwa den Aufbewahrungsort für Urkunden und Dokumente beschreibt. In der zweiten Hälfte des 15. Jahrhunderts hat der Begriff des Archivs bzw. der Archivierung dann in den Bereich der Kanzleisprache Einzug gehalten und sich weiter etabliert.
Seit damals hat sich der grundlegende Gedanke des Sammelns und Archivierens bewahrt und findet deswegen auch in der heutigen Zeit in vielen Institutionen Anwendung. Das ist allerdings nicht immer nur durch unternehmensinterne Richtlinien zur Archivierung begründet, sondern unterliegt meistens gesetzlichen Vorgaben.
Heute wird Archivierung zumeist als die zeitlich unbegrenzte und unveränderbare sowie in der Regel auch kontrollierte, systematische Speicherung von Dokumenten und Daten definiert. Das kann sowohl analog als auch digital bzw. elektronisch geschehen. Ziel der Archivierung ist es, Daten und Dokumente so zu speichern, dass sie jederzeit zugänglich und abrufbereit sind.
Obwohl bereits archivierte Dokumente für das operative Tagesgeschäft meistens keine hohe Relevanz mehr besitzen, müssen dennoch gewisse Dokumenten-Arten nach bestimmten Richtlinien für eine vorgeschriebene Dauer gespeichert werden. So ist es gesetzlich vorgeschrieben.
Analog vs. Digital: Was ist digitale Archivierung?
Die Archivierung von Dokumenten kann generell auf zwei Arten erfolgen, analog oder digital. Analog beschreibt das physische, materielle Lagern von Akten und Dokumenten in Papierform. Bei der digitalen Dokumentenarchivierung hingegen lagern Informationen und Daten auf einem digitalen Speichermedium. Dabei kommen drei Möglichkeiten in Frage: Weit verbreitet sind Festplattensysteme (NAS – Network Attached Storage), die einen fortwährenden Zugriff ermöglichen. Noch immer im Einsatz befindliche Alternativen speichern die Daten auf einem Tape oder optischen Medien wie CD oder DVD, wodurch sie aber nicht immer zugänglich sind. Eine dritte Variante, die in den letzten Jahren aufgekommen ist, ist der sogenannte Cloud-Storage bzw. cloudbasierter Speicher.
Wer mit Dokumenten und Daten in digitaler Form arbeitet, muss diese aber nicht zwingend in digitaler Ursprungsform vorliegen haben, wie das zum Beispiel bei E-Mails der Fall ist. Auch nachträglich digitalisierte, eingescannte Papierdokumente, wie klassische Briefe, lassen sich so elektronisch archivieren.
Eingeleitet durch die Digitalisierung rücken für Unternehmen generell vermehrt digitalisierte Prozesse in den Fokus, während die klassischen Pendants wie das Papierarchiv in den Hintergrund treten. Dabei tauchen auch vermehrt Begriffe wie Digital Workplace und papierloses Büro auf. Zudem gewinnt mit der Digitalisierung von Dokumenten auch die digitale Dokumentenarchivierung, oft als elektronische Archivierung bezeichnet, immer mehr an Bedeutung.
Bei der Digitalisierung von Dokumenten, insbesondere bei deren Verwaltung und Verarbeitung, werden die beiden Begriffe Dokumentenmanagement-System (DMS) und Dokumentenarchivierung fälschlicherweise oft synonym verwendet oder verwechselt. Ein DMS zielt allerdings in erster Linie auf die strukturierte Ablage von Dokumenten und das Speichern zusätzlicher Dokumenteneigenschaften ab, um ein Wiederauffinden für den Benutzer zu vereinfachen. Die Dokumentenarchivierung hingegen ist in der Regel schon Bestandteil eines Dokumentenmanagementsystems, ebenso wie die Digitalisierung papiergebundener Dokumente oder das Automatisieren von dokumentenbasierten Prozessen. Aufgabe der Dokumentenarchivierung ist die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten. Allerdings verwischt die Grenze von DMS und Archiv zunehmend, sodass Anwender den Unterschied im Arbeitsalltag kaum noch bemerken.
Warum digitale Archivierung?
Die Archivierung von Dokumenten bildet für Unternehmen die Arbeitsgrundlage und rechtliche Sicherheit in Bezug auf Verwaltungsorgane und den Gesetzgeber. Trotzdem ist das Thema „Archivierung“ bei Unternehmern sowie Mitarbeitenden nicht gerade beliebt, da es in erster Linie sehr zeitaufwändig, komplex und mit einem hohen Einsatz an Ressourcen verbunden sein kann, je nach Art der Archivierungsform. Hinzu kommt auch, dass die Archivierung nicht direkt zum Unternehmensgewinn beiträgt.
Um diese Aufwände zu minimieren, lohnt es sich, in eine digitale Archivierungsstrategie bzw. ein Archivierungskonzept zu investieren und von einer analogen auf die elektronische Archivierung umzusteigen. Konkrete Vorteile gegenüber der analogen Variante sind:
Vorteile der elektronischen Archivierung
- Platzeinsparung: Papiere und Aktenordner müssen nicht mehr in einem speziell dafür geschaffenen Archiv physisch gelagert werden, sondern werden datenbankgestützt abgelegt. Besonders vorteilhaft sind hier Cloud-Server.
- Sofortiger Zugriff: (Online-)Dokumente und Akten sind sofort, überall und jederzeit für alle Mitarbeitenden verfügbar.
- Zeitersparnis: Dokumente stehen durch Volltextsuchen sofort zur Verfügung und müssen nicht erst in Archiven manuell von Mitarbeitenden gesucht werden.
- Transparenz & Übersichtlichkeit: Der Datenbestand kann höchstaktuell eingesehen werden, inklusive Berechtigungen. Zudem entstehen durch die Transparenz keine unnötigen Kopien.
- Kosteneinsparung: Sowohl die Mietkosten einer Räumlichkeit als auch Material- und Personalkosten werden deutlich reduziert und sorgen langfristig für Kosteneinsparungen.
- Kontinuität & Einheitlichkeit: Durch die digitale Archivierung aller Medien entsteht kein Medienbruch. Wenn Dokumente in Papierform vorliegen, sollten sie digitalisiert werden.
- Skalierbarkeit: Bei einer guten Archivierungssoftware ist eine Skalierung nach oben problemlos möglich. So können große Datenmengen archiviert werden.
- Rechtssicherheit: Archivierte Dokumente dienen als Referenz und Nachweis, dass gesetzliche Vorschriften wie die GoBD und DSGVO eingehalten wurden und werden.
Ein weiterer Grund, der das elektronische Archivieren nicht nur sinnvoll, sondern auch notwendig macht, ist die deutlich erhöhte Frequenz, in der Dokumente erzeugt und verbreitet werden und das damit einhergehende, exponentiell wachsende Datenaufkommen. Mit einer analogen, manuell verwalteten Lösung ist dieser Arbeitsaufwand besonders in großen Unternehmen kaum noch zu bewältigen. Hinzu kommt, dass durch die Umstellung von einer analogen auf eine digitale Strategie auch die bereits bestehende IT-Infrastruktur modernisiert wird. Dies kommt wiederum ebenfalls dem gesamten Unternehmen zugute.
Was muss archiviert werden?
Unternehmen archivieren die verschiedensten Arten von Dokumenten und Daten. Das kann von Korrespondenzen mit Kunden und Rechnungen bis hin zu Jahresabschlussberichten alles beinhalten, was im Unternehmen anfällt. Allerdings gibt es bei der Archivierung von Geschäftsunterlagen gesetzliche Vorschriften, wo diese Freiwilligkeit der Archivierung entfällt und eine Aufbewahrung zwingend erforderlich ist. Die Aufbewahrungspflicht orientiert sich dabei an den „Grundsätzen der ordnungsmäßigen Buchführung (GoB)“ bzw. bei digitaler Speicherung der Daten an den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)“.
Entscheidend bei der Archivierungspflicht ist, dass die Dokumente eine steuerrechtliche Relevanz besitzen. Allerdings muss nicht jedes Dokument für die gleiche Zeitspanne aufbewahrt werden. Auch hier hat der Gesetzgeber genaue Vorgaben in Form von Aufbewahrungsfristen geschaffen.
Zu den primären Geschäftsunterlagen, die laut Gesetzgeber der Archivierungspflicht unterliegen, gehören:
- Bücher und Aufzeichnungen
- Inventare
- Jahresabschlüsse, bestehend aus Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung
- Lageberichte
- Eröffnungsbilanz
- zum Verständnis dieser Unterlagen erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen
- empfangene Handels- und Geschäftsbriefe (z.B. E-Mail)
- Wiedergaben der abgesandten Handels- und Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
- Unterlagen, die einer mit Mitteln der Datenverarbeitung abgegebenen Zollanmeldung nach Art. 77 Abs. 1 i.V.m. Art. 62 Abs. 2 Zollkodex beizufügen sind, sofern die Zollbehörden auf ihre Vorlage verzichtet oder sie nach erfolgter Vorlage zurückgegeben haben
(Quelle: Handelskammer Hamburg)
Aufbewahrungsfristen
Für Unternehmen, genauso wie für selbstständige Unternehmer, gibt es vorgeschriebene „Mindestlaufzeiten“ der Archivierung für bestimmte Dokumente, sogenannte Aufbewahrungsfristen. Diese betragen für Geschäftsunterlagen in den meisten Fällen sechs oder zehn Jahre. Geregelt sind diese Fristen zur Archivierung sowohl im Handelsgesetzbuch (HGB, § 257), welches das Handelsrecht abdeckt, als auch in der Abgabenordnung (AO, § 147), welche das Steuerrecht behandelt.
Im Folgenden eine beispielhafte Liste der nach HGB und AO definierten Geschäftsunterlagen und ihrer Aufbewahrungsfristen:
6 Jahre
- Frachtbriefe
- Abtretungserklärungen
- Mahnungen & Mahnbescheide
- Lohnlisten für Zwischen-, End- und Sonderzahlungen
- Schriftwechsel
- E-Mails
- Investitionszulagen (Unterlagen)
10 Jahre
- Abrechnungsunterlagen
- Ausgangsrechnungen
- Bankbelege
- Betriebskostenrechnungen
- Bilanzen (auch Eröffnungsbilanz)
- Eingangsrechnungen einschließlich Berichtigungsbelege
- Handelsbücher
Den Startpunkt für die Aufbewahrungsfrist markiert immer der Abschluss des jeweiligen Kalenderjahres. Das heißt, dass ein steuerrechtliches Dokument aus dem Jahr 2022, wie zum Beispiel die Eröffnungsbilanz, bis zum 31.12.2032 archiviert werden muss.
Wichtig: Entscheidend bei der Aufbewahrungsfrist eines Schriftgutes ist die Funktion innerhalb des Betriebes. Nur aufgrund der Bezeichnung allein kann noch keine Aussage über die Aufbewahrung getroffen werden.
Eine ausführliche Übersicht über die wesentlichen Schriftgutarten und ihre Aufbewahrungsfristen finden Sie u. a. hier: Handelskammer Hamburg – ABC der Aufbewahrungsfristen
Eine Aufbewahrungsfrist beginnt erst mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem das jeweilige Dokument entstanden ist. Ein Beispiel: Die Aufbewahrungsfrist einer Rechnung, die Sie am 02.01.2019 geschrieben haben, startet am 01.01.2020 und endet am 01.01.2030.
Herausforderungen bei der digitalen Archivierung
Dass eine strategische Umstellung von analog auf digital nicht sofort umzusetzen ist, sollte jedem klar sein. Neben dem Zeitaufwand ist so ein zukunftsweisender Schritt oft mit vielen Unsicherheiten und Herausforderungen verbunden. Ein Punkt, der für Unternehmen beim Thema „digitale Archivierung“ relevant wird, ist der Schutz vor unbefugten Zugriffen auf das digitale Archivsystem. Auch auf die Lebensdauer der Speichermedien sollte geachtet werden, um die Dokumente gemäß der Aufbewahrungsfristen über viele Jahre archivieren zu können (Langzeitarchivierung). Beide Punkte sind in den GoBD festgehalten.
Des Weiteren ist für die initiale Umsetzung ein nicht unerheblicher Kosten- und Ressourcenaufwand nötig. Die Kosten werden sich durch die Einsparungen schnell amortisieren. Was bleibt, ist jedoch die Anforderung an Know-how und Expertenwissen, da digitales Archivieren komplex und umfangreich sein kann. Besonders die Themen „GoBD-Konformität“ und „revisionssichere Archivierung“ sorgen bei Unternehmern immer wieder für große Unsicherheiten. Aber was ist eigentlich revisionssicheres Archivieren?
Revisionssichere Archivierung nach GoBD
Die revisionssichere Archivierung von Dokumenten stellt einen Sonderfall bei der Dokumentenarchivierung dar. Sie beschreibt das Archivieren aufbewahrungspflichtiger Dokumente (mit handels- und steuerrechtlicher Relevanz) in einem elektronischen Archivsystem mit Berücksichtigung der anfallenden Aufbewahrungsfristen. Das Bundesministerium für Finanzen hat dazu im November 2014 die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) eingeführt, welche am 01.01.2015 erstmals in Kraft getreten sind. Darüber hinaus bestehen für die revisionssichere Archivierung die Anforderungen des HGB und der AO.
Die GoBD gelten für buchführungspflichtige Unternehmen, Freiberufler, selbstständige Unternehmer sowie nicht buchführungspflichtige Kleinunternehmer. Das heißt, dass sich sowohl große Konzerne als auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMUs) hiermit auseinandersetzen müssen.
Die GoBD-Grundsätze gehen dabei nach den folgenden Richtlinien vor:
- Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Die Dokumente und Aufzeichnungen müssen durch Belege nachweisbar und für Dritte verständlich sein.
- Vollständigkeit: Die Geschäftsvorfälle müssen vollzählig und lückenlos aufgezeichnet sein.
- Richtigkeit: Geschäftsvorfälle sind wahrheitsgetreu und nach den tatsächlichen Verhältnissen der Vorgänge richtig abzubilden.
- Zeitgerechte Buchungen und Aufzeichnungen: Es muss ein zeitlicher Zusammenhang zwischen den Vorgängen und ihrer buchmäßigen Erfassung bestehen.
- Ordnung: Bücher und Aufzeichnungen müssen nach bestimmten Ordnungsprinzipien geführt werden.
- Unveränderbarkeit: Eine Buchung oder eine Aufzeichnung darf nicht verändert werden ohne eine exakte Protokollierung und innerhalb der rechtlichen Rahmenbedingungen.
Werden diese Grundsätze zur revisionssicheren Archivierung nicht eingehalten, drohen hohe Strafen. Ein Verstoß stellt einen Mangel der Bilanzierung dar sowie einen Bruch der Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten. Die Strafen reichen dabei von hohen Kosten für das Unternehmen und Bußgeldern bis hin zu persönlichen Haftstrafen*.
Lesen Sie in unserem Gastbeitrag von Markus Olbring, Geschäftsführer der comdatis it-consulting GmbH & Co. KG, wie die revisionssichere Archivierung mit Microsoft 365 und SharePoint Online funktioniert.
Archivierung und DSGVO
Die Datenschutz-Grundverordnung, kurz DSGVO, ist eine Verordnung der Europäischen Union, die die Verarbeitung personenbezogener Daten regelt. Besonders vor dem Hintergrund der Aufbewahrungsfristen bei der Archivierung stellt die DSGVO Unternehmer oft vor Probleme. Viele fragen sich hier, welche Regel Vorrang hat, die DSGVO oder die Aufbewahrungspflicht. Die Antwort lautet: Weder noch, denn beide Regeln gelten nebeneinander. So müssen nach DSGVO Dokumente mit personenbezogenen Daten gelöscht werden, sobald der ursprüngliche Zweck der Archivierung nicht mehr gegeben ist.
Dem gegenüber stehen die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bzw. -fristen der GoBD. Sie stellen den neuen Zweck der Archivierung dar. So können diese Daten weiterhin archiviert werden, müssen nach Ablauf der Frist aber gelöscht werden. Passiert dies nicht, kann das enorme finanzielle Strafen nach sich ziehen*.
Datenschutz und Vertragsmanagement, wie passt das zusammen? In unserem Whitepaper zum Thema „Shareflex Contract und die EU-DSGVO“ zeigen wir, wie Sie unsere Vertragsmanagement-Lösung bei der Umsetzung der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung unterstützt.
Wie funktioniert digitale Archivierung?
Um die revisionssichere Archivierung nach GoBD gewährleisten zu können, werden neben speziellen Archivierungssystemen mittlerweile immer häufiger ganzheitliche Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) mit Archivierungssoftware eingesetzt. Im DMS können dann alle betrieblichen Dokumente wie Rechnungen, Lieferscheine oder Bilanzen digital abgelegt werden. Die Software unterstützt die Anwender bei der Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen, zum Beispiel durch Workflows und entsprechende Erinnerungen zur Löschung von Dokumenten. Oder einfach durch einen Hinweis zur jeweiligen Aufbewahrungsfrist.
Da es eine große Auswahl an digitalen Archivsystemen und DMS auf dem Markt gibt, gilt es bei der Entscheidung zu berücksichtigen, welches System die unternehmenseigenen Bedürfnisse am besten erfüllt. Ein Beispiel für einen bekannten Anbieter cloudbasierter Software ist Microsoft mit seinen Produkten Microsoft 365 und SharePoint Online.
Digitale Archivierung in der Cloud mit Microsoft 365 und SharePoint Online
Microsoft bietet mit seinen „Compliance & Security“-Richtlinien bereits eine große Bandbreite an Sicherheitsvorlagen für Unternehmen, zum Beispiel hinsichtlich der Aufbewahrungspflichten. Geregelt sind diese Sicherheitsvorlagen in Microsoft Purview (ehemals Microsoft 365 Compliance) sowie Microsoft Azure Purview. Dabei werden sowohl die Punkte Massendaten & Performance, Datenschutz sowie Datensicherheit, Verschlüsselung und auch das Thema „Archivierung“ komplett abgedeckt.
Wer ein hierauf aufbauendes DMS nutzt, bekommt somit automatisch ein Archivsystem mitgeliefert. Auch die Revisionssicherheit der Archivierung mit SharePoint Online ist von Microsoft bereits mitgedacht und problemlos möglich. So gibt es unter anderem in der SharePoint Standard-Dokumentenbibliothek die Möglichkeit, Dokumente zur Bearbeitung zu sperren. Unter den dort auswählbaren Compliance-Details wird dann auch die Aufbewahrungsfrist und das Ablaufdatum der Frist angezeigt.
Allerdings stößt man mit Microsoft 365 und SharePoint Online als DMS schnell an seine Grenzen, wenn es um ganzheitliches Enterprise Content Management (ECM) und komplexe Lösungen geht. Dort setzen wir mit der Shareflex ECM Online Produktsuite an. Beispielsweise steht mit Shareflex Documents eine vollständige Lösung für das Dokumenten- und Vorgangsmanagement bereit, die vordefinierte Aktenstrukturen sowie Dokumentarten, die Berechtigungssteuerung, ein Workflowsystem und Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen mitbringt. Die Lösung Shareflex Contract fokussiert sich auf die Verwaltung der speziellen Dokumentenart der Verträge und den kompletten Lebenszyklus eines Vertrags. Shareflex Invoice bietet einen vordefinierten Workflow zur Digitalisierung, Prüfung und Genehmigung von Eingangsrechnungen.
Die Möglichkeit, revisionssicher zu archivieren, wird dadurch gewährleistet, dass alle Shareflex-Lösungen auf SharePoint Online basieren und die umfangreichen Microsoft 365 „Compliance & Security“-Funktionen nutzen. Wenn Sie mehr über uns und unsere Lösungen erfahren möchten, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir helfen Ihnen dabei, die richtigen Lösungen zu finden, um Ihr Unternehmen digital zu unterstützen und voranzubringen.
*Rechtliche Hinweise
Alle Informationen in diesem Artikel dienen lediglich Informationszwecken. Sie stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können insbesondere keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen, welche die Besonderheiten des Einzelfalles berücksichtigt. Soweit wir über Fälle, insbesondere Gerichtsentscheidungen berichten, darf aus deren Ergebnissen nicht auf einen notwendigerweise ähnlichen Ausgang in anderen Fällen geschlossen werden.
Wir bemühen uns, alle in diesem Artikel bereitgestellten Informationen mit Sorgfalt auszuwählen und bei Bedarf zu aktualisieren oder zu ergänzen. Für Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationen in diesem Artikel können wir dennoch keine Gewähr übernehmen. Dies gilt insbesondere bei Änderungen von Rechtsvorschriften oder Rechtsprechung.
Hamburg, 23. Mai 2022
Autorin: Sara Glöckner
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