Shareflex® Documents


Dokumentenmanagement mit SharePoint und Microsoft 365

Mit Shareflex Documents erhalten Sie eine maßgeschneiderte Lösung für das Vorgangs- und Dokumentenmanagement mit SharePoint und Microsoft 365.

  • ✯ Dokumente effizienter verwalten
  • ✯ Zugriff vereinfachen und Suche beschleunigen
  • ✯ Produktivität steigern und Kosten sparen

Shareflex® Documents – Alle Dokumente immer im Blick


Shareflex Documents und auch alle anderen Shareflex-Lösungen verstehen sich als maßgeschneiderte DMS-Lösungen und stellen durchgängige, dokumentenzentrierte Fachanwendungen zur Verfügung. Die Standard-Dokumentenmanagement-Funktionen von SharePoint bleiben in Shareflex innerhalb der jeweiligen Fachanwendung verfügbar. Über den SharePoint-Standard hinaus bietet Shareflex jedoch weitere DMS-Funktionen, wenn diese aus Sicht der jeweiligen Fachanwendung erforderlich sind. Dazu gehören beispielsweise das Verlinken von Akten und Dokumenten, das Kopieren und Verschieben von Akten und Dokumenten oder die Wiedervorlage-Funktion für Akten und Dokumente.

Diese und zahlreiche weitere Unternehmen verwalten ihre Dokumente bereits erfolgreich mit Shareflex®


Portrait von Mareike Schmid.
„Viele Dokumente schicken wir gar nicht mehr per Post an die Eigentümer, sondern laden sie im DMS hoch und können sie über eine Schnittstelle im Kundenportal mit den Eigentümern teilen.“

Portrait von Rashu Singla, IT Project Manager bei der Schleich GmbH.
„Falls Probleme auftreten, können wir uns direkt an Portal Systems wenden, um diese zu beheben. Das ist ein großer Vorteil, weil man sehr schnell Rückmeldung vom Hersteller bekommt. Dieses Gesamtpaket hat uns überzeugt.“

DMS-Funktionen


  • ✓ Benutzerfreundliche Oberflächen
  • ✓ Microsoft 365 Office-Integration (z.B. gemeinsames Bearbeiten von Dokumenten)
  • ✓ Versionierung von Akten und Dokumenten
  • ✓ Wiederherstellung vorheriger Versionen
  • ✓ Multi-Format-Viewer (über 300 Formate)
  • ✓ Aufgaben- und Wiedervorlagefunktion
  • ✓ Ablage per Outlook, Hochladen und „Drag-and-drop”
  • ✓ Verlinkung von Akten und Dokumenten, Akten und Akten, Dokumenten und Akten sowie Dokumenten und Dokumenten
  • ✓ Mandantentrennung möglich
  • ✓ Kopieren und Verschieben von Akten und Dokumenten
  • ✓ Kombinierte Metadaten- und Volltextsuche
  • ✓ Speicherung von Favoriten und Suchfiltern
  • ✓ Excel-Export von Trefferlisten
  • ✓ Dokumentenablage erfolgt im Microsoft 365 Tenant des Kunden

Digitale Akten / Dossiers


  • ✓ Vorkonfigurierte Akten- und Dokumentarten
  • ✓ Digitales Vorgangsmanagement
  • ✓ Manuelle und automatische Aktenanlage (ERP- / CRM-Integration)
  • ✓ 360°-Navigation über Strukturansicht
  • ✓ Konfiguration über Formulareditor (No-Code)

ERP-Anbindung & Integrationen


  • ✓ ERP-Integration (Dynamics 365, SAP, …) für Belegablage/ Archivierung
  • ✓ Microsoft Teams / Power Platform / Syntex
  • ✓ Reporting über Microsoft Power BI
  • ✓ Web-Services per REST/Microsoft Graph
  • ✓ Azure Open AI (ChatGPT)
  • ✓ Outlook
  • ✓ Stammdatenabgleich mit Drittsystemen
  • ✓ Digitale Signatur (DocuSign, Adobe Sign)
  • ✓ DMS-Suche über Microsoft Bing

DMS-Services


  • ✓ OCR und Volltext-Indizierung
  • ✓ Format-Wandlung (z.B. Word nach PDF)
  • ✓ Splitten, Zusammenführen, Barcodeverarbeitung
  • ✓ Dokumenten-Generierung über Office-Vorlagen
  • ✓ Scannen & Erkennen

Prozesse und Workflows


  • ✓ Dokumentenzentrierte Workflows
  • ✓ Regelbasierte und Ad-hoc-Workflows
  • ✓ Genehmigungsprozesse
  • ✓ Grafische Workflow-Konfiguration
  • ✓ Zusammenarbeit mit Power Automate

KI-Funktionen


  • ✓ Automatische Zusammenfassung von Daten
  • ✓ Automatische Übersetzung

Analyse & Reporting


  • ✓ Listen, Gruppierungen, Summen
  • ✓ Grafische Ansichten und Diagramme
  • ✓ Excel-Export
  • ✓ Individuell konfigurierbar

Archivierung


  • ✓ GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung
  • ✓ Konfiguration über Microsoft Purview
  • ✓ Verfahrensdokumentation möglich
Ein Filmprojektor unter dem Firmenlogo von Portal Systems und daneben das Logo von Shareflex Documents, dem Dokumentenmanagement für SharePoint und Microsoft 365.

Jetzt Shareflex Documents kennenlernen und live erleben


Sie möchten sich ein eigenes Bild von Shareflex Documents machen? Dann buchen Sie am besten gleich einen Termin für Ihre persönliche Live-Demo. Dort erfahren Sie alles Wissenswerte über das Dokumentenmanagement mit SharePoint und Microsoft 365. In ca. 60 Minuten individuell und direkt im System demonstriert von unseren Shareflex-Experten.

Grafik mit Aktenordnern, einem Laptop und Figuren, die Dokumente suchen und verwalten.

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Shareflex® Documents for Dynamics 365 BC


Jetzt neu: Vollständiges Dokumentenmanagement direkt in Microsoft Dynamics 365 Business Central

Kein weiteres Drittsystem: Shareflex als native Microsoft-365-Lösung. Erfahren Sie mehr über die Key Benefits von Shareflex und wie es Ihre bestehende Microsoft-Infrastruktur um professionelle DMS-Funktionen erweitert:

  • ✯ Vorkonfigurierter Aktenplan für sofortigen Start
  • ✯ Abbildung aller Standard-BC-Geschäftsprozesse
  • ✯ GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung
  • ✯ Dexpro BC-Integration: Direkte Einsicht auf Bestellungen und Lieferungen in einer zentralen BC-Maske, u.v.m.

Sie haben Fragen? Ich beantworte sie Ihnen gern persönlich!


Portrait von Patrick Carl, Vorstand Vertrieb der Portal Systems AG.

Patrick Carl
Vorstand Vertrieb

E-Mail: info[at]portalsystems.de