• Würfel mit den Buchstaben FAQ.
  • Würfel mit den Buchstaben FAQ als Hinweis auf die häufigsten Fragen zu den Produkten der Portal Systems AG.

Portal Systems FAQ


In den Portal Systems FAQ beantworten wir die Fragen, die uns Interessenten und Kunden am häufigsten stellen. Die Liste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, aber wir aktualisieren und erweitern sie regelmäßig. Sollte Ihre Frage dennoch nicht dabei sein oder die vorhandene Antwort nicht ausreichen, sprechen Sie uns einfach an. Wir stehen Ihnen jederzeit gern für ein persönliches Gespräch zur Verfügung!

FAQ: Shareflex Online Solutions und Services


Wenn Sie Antworten zu unseren Lösungen für Microsoft 365 und SharePoint Online suchen oder mehr über unser SaaS-Modell erfahren möchten, dann sind Sie hier richtig!

Die Plattformdienstbeschreibung bezieht sich auf den SaaS-Service „Shareflex Online“, der, neben Microsoft 365, die Basis für die Shareflex Solutions ist. Die Plattformdienstbeschreibung erläutert die Shareflex Online Services, beschreibt die Aspekte des Datenschutzes, den Datenspeicherort und den Release-Prozess sowie technische Grenzen und Beschränkungen.

Die Shareflex-Solutions-Dienstbeschreibung hingegen bezieht sich direkt auf die Shareflex Solutions und deren Betriebsmodell und beschreibt den Lösungsbetrieb.

Nein, die Portal Systems AG speichert keine Daten dauerhaft, wie z. B. Vertragsdaten, Eingangsrechnungsdaten oder auch alle Arten von Dokumenten, die Unternehmen mit einer Shareflex Solution verarbeiten (im Folgenden „Kundendaten“). Die Kundendaten werden lediglich im Rahmen der Anwendungslogik vorübergehend durch Shareflex Online verarbeitet.

Die Kundendaten werden immer in SharePoint Online bzw. im Microsoft-365-Mandanten des Kunden gespeichert. Bei der Einrichtung des Microsoft-365-Mandanten muss der Kunde den Datenspeicherort definieren. D.h., dass die Kundendaten immer dort gespeichert werden, wo die Microsoft-365- bzw. SharePoint-Online-Daten liegen.

Die Shareflex Online Services sind hochverfügbar ausgelegt und modular aufgebaut, so dass Ausfälle auf ein Minimum reduziert werden. Für den unwahrscheinlichen Fall, dass alle Shareflex Online Services nicht verfügbar sind, ist die Arbeit mit der Lösung nicht mehr möglich.

Zugriff auf Daten in SharePoint Online ist immer möglich

Der Kunde kann dennoch weiterhin auf all seine Daten zugreifen, da diese in SharePoint Online gespeichert sind. Der Zugriff funktioniert über Standardfunktionen von Microsoft 365 wie die SharePoint-Volltextsuche, OneDrive for Business oder den Standard-SharePoint. Wenn ein einzelner Shareflex-Online-Dienst nicht verfügbar ist, reduziert sich der Funktionsumfang um die nicht verfügbaren Funktionen des jeweiligen Dienstes.

Die Portal Systems AG übernimmt im Lösungsbetrieb keine Sicherung der Kundendaten. Wenn eine Sicherung der in SharePoint Online gespeicherten Kundendaten notwendig ist, obliegt es dem Kunden, ein entsprechendes Backup- oder Restore-Konzept zu definieren.

Nach der Beendigung des SaaS-Vertrags mit der Portal Systems AG ist der Zugriff auf die Shareflex Online Services nicht mehr möglich. Die Shareflex-Lösung ist dann nicht mehr einsatzfähig.

Alle Daten bleiben beim Kunden

Da die Kundendaten im Microsoft-365-Mandanten bzw. in der SharePoint-Online-Umgebung des Kunden gespeichert werden, kann der Kunde auch nach Vertragsende auf diese Daten über Standardfunktionen von Microsoft 365 zugreifen.

Das Fundament der Shareflex Online Solutions sind die Microsoft-365-Dienste und die Shareflex Online Services. Für die Microsoft-365-Dienste und die Shareflex Online Services werden Updates automatisch bereitgestellt.

Ein Update der Shareflex Solution erfolgt durch ein Hochladen und Bereitstellen des Update-Paketes. Diese Aufgabe übernimmt in der Regel der Kunde selbstständig oder mithilfe eines Integrationspartners. Bei einem erforderlichen Update wird der Kunde mindestens 30 Tage vorher darüber informiert. Wird ein erforderliches Update nicht zeitgerecht ausgerollt, können wir die Funktionstüchtigkeit der Anwendung nicht mehr gewährleisten.

Um eine performante Ausführung zu gewährleisten, speichert Portal Systems einen Teil der Konfigurationsdaten einer Shareflex Solution in einer Microsoft Azure SQL-Datenbank. Dies betrifft beispielsweise die Geschäftsanwendungslogik, die im Hintergrund ausgeführt wird.

Die Shareflex Solutions sind konkrete Lösungen bzw. Anwendungen, während die Shareflex Online Services und Microsoft 365 die (für den Anwender unsichtbaren) Basisdienste dahinter bereitstellen.

Modell der Shareflex Online Services und Solutions

Grafische Darstellung des Zusammenhangs zwischen Microsoft 365 sowie den Shareflex Online Services und Solutions.

Die Portal Systems AG verwaltet die in Microsoft-Azure-Rechenzentren gehostete Infrastruktur (Infrastructure as a Service) für Shareflex Online. Dies umfasst u.a. (und nicht ausschließlich) die Verwaltung der Konfigurationsdaten, die Hochverfügbarkeit, die Wiederherstellung der Konfigurationsdaten sowie die Sicherheit und Skalierung (Details siehe Shareflex Online Services Plattformdienstbeschreibung). Die auf dieser Infrastruktur gehosteten Shareflex Online Services werden kontinuierlich überwacht. Darüber hinaus überwacht Portal Systems die Kernfunktionalität der Shareflex Online Solutions.

Kunden müssen insbesondere die Individualisierungen in der Shareflex Solution überwachen und Maßnahmen bei Vorfällen bzgl. der Performance und unvorhergesehenem Verhalten einleiten. Des Weiteren müssen sie das Daten- und Dokumentenwachstum sowie die Anzahl der Benutzer überwachen.

Da die Shareflex Solution in der Microsoft-365-Umgebung des Kunden bereitgestellt wird, sind sehr flexible Anpassungen und Individualisierungen möglich. Diese sind komplett getrennt und unabhängig von anderen Bereitstellungen in der gleichen Microsoft-365-Umgebung oder anderen Kunden.

Wir bieten Shareflex Online für Microsoft SharePoint Online an und setzen damit einen Microsoft- 365-Plan, der Microsoft SharePoint Online beinhaltet, voraus.

FAQ: Shareflex Classic Solutions


Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu unseren On-Premises-Lösungen für Microsoft SharePoint 2016 und 2019.

Portal Systems stellt Shareflex für Microsoft SharePoint 2016 und 2019 oder SharePoint Online und Microsoft Office 365 bereit. Entsprechend sind verschiedene Szenarien möglich: Entweder „On-Premises“, also auf eigenen, unternehmensinternen Servern oder „Online“ mit einem Microsoft-365-Plan, der SharePoint Online beinhaltet.

Shareflex erweitert Ihre SharePoint-Infrastruktur und macht diese benutzerfreundlicher und flexibler. Mit unseren ready2go-Geschäftsanwendungen (Shareflex Solutions) oder auf der Shareflex Platform basierenden Individuallösungen, erhalten Sie zudem äußerst sichere und effiziente Tools für die Digitalisierung Ihrer Geschäftsprozesse.

Die Shareflex Solutions sind unsere ready2go-Lösungen für das Vertragsmanagement, die Dokumentenlenkung im QM sowie die Eingangsrechnungsverarbeitung. Die Shareflex Extensions sind Erweiterungen und Partnerlösungen für unsere Lösungen, wie beispielsweise die Outlook-Integration oder die PDF-Generierung.

Mit Shareflex wird SharePoint zur Plattform für Geschäftsanwendungen

Die Shareflex Classic Solutions basieren auf der Shareflex Platform, der Business Application Platform von Portal Systems. Diese stellt die Infrastruktur und Hintergrundprozesse für die Software bereit.

Erst durch Shareflex wird SharePoint zu einer Plattform für Geschäftsanwendungen. Denn Shareflex baut auf SharePoint auf, erweitert es sinnvoll und maximiert so die Benutzerfreundlichkeit.

Um Shareflex zu konfigurieren und mit unseren Lösungen zu arbeiten, sind grundsätzlich keine expliziten Programmierkenntnisse notwendig.

Nein, nicht unbedingt. Eigene Server sind nur im On-Premises-Umfeld notwendig. Für die Shareflex Online Solutions bieten wir einen „dedicated“ oder „shared“ Service in der Cloud an.

Selbstverständlich! Denn mit Shareflex Online bieten wir Ihnen eine eigene Produktsuite für Microsoft Office 365 und SharePoint Online. Vom modernen, ganzheitlichen Enterprise Content Management System Shareflex ECM Online über fertige Lösungen, wie z.B. unser Vertragsmanagement Shareflex Contract Online, bis hin zu individuellen Unternehmenslösungen. Bei Interesse sprechen Sie uns gerne an!

Sofern die entsprechende SharePoint-Infrastruktur und ein Hosting-Modell vorhanden sind, ja.

Im Prinzip lassen sich mit Shareflex alle denkbaren Anwendungen für Geschäftsprozesse konfigurieren. Wir bieten Ihnen vorkonfigurierte Lösungen für das Vertragsmanagement, die Verwaltung und Lenkung von QM-Dokumenten sowie die Eingangsrechnungsverarbeitung.

Volle Flexibilität mit Shareflex

All diese Lösungen lassen sich problemlos an Ihre firmenspezifischen Anforderungen anpassen. Und mithilfe der Shareflex Platform ist die Liste nahezu beliebig erweiterbar.

FAQ: Allgemein


Weitere Fragen und Antworten rund um den Themenkomplex „Dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse“.

ECM steht für Enterprise Content Management. „Enterprise-Content-Management umfasst die Technologien zur Erfassung, Verwaltung, Speicherung, Bewahrung und Bereitstellung von Content und Dokumenten zur Unterstützung organisatorischer Prozesse“, so die Definition des internationalen Branchenverbandes AIIM (Association for Intelligent Information Management).

Mitarbeiter der Portal Systems AG

Sie haben Fragen? Unser Team ist für Sie da!

Tel. +49 40 226040 12
info@portalsystems.de

Das Chilehaus in Hamburg ist Hauptsitz der Portal Systems AG