E-Mail-Archivierung
Im Jahr 2022 gibt es eine Fülle an verschiedenen Kommunikationsmedien, die das alltägliche Leben erleichtern und bereichern sollen. Ganz oben auf der Liste stehen dabei die sozialen Medien. Nichtsdestotrotz ist nach wie vor die E-Mail das Medium der ersten Wahl, wenn es um die betriebliche Kommunikation in Unternehmen geht. Aber wie bei jedem Kommunikationsmedium, das betrieblich genutzt wird, gibt es aber auch für E-Mails gesetzliche Vorschriften. Dies gilt insbesondere für deren Archivierung. Was es mit der E-Mail-Archivierung auf sich hat, was es zu beachten gilt und wie die E-Mail-Archivierung funktioniert, erfahren Sie in diesem Artikel.
Was ist E-Mail-Archivierung?
Die E-Mail-Archivierung beschreibt einen Prozess, bei dem der elektronische Schriftverkehr innerhalb einer Unternehmung, der via E-Mail entstanden ist, archiviert bzw. in einem Archivsystem abgelegt wird. Die E-Mail-Archivierung umfasst dabei einen speziellen Bereich der digitalen bzw. elektronischen Archivierung. Sie ist somit eine Teildisziplin des Themas „Archivierung “.
Ziel der E-Mail-Archivierung ist sowohl das Aufbewahren betriebsinterner Daten für den Eigengebrauch als auch das Einhalten gesetzlich vorgeschriebener Aufbewahrungspflichten und -fristen. Zudem haben E-Mails mittlerweile den klassischen Schriftwechsel per Brief und Fax weitestgehend ersetzt, weshalb sie häufig den einzigen Nachweis für die geschäftliche Kommunikation darstellen. Deswegen ist es wichtig und notwendig, diesen Schriftwechsel zu dokumentieren und zu archivieren. Werden die gesetzlichen Vorgaben zur E-Mail-Archivierung nicht befolgt bzw. die Aufbewahrungspflicht nicht eingehalten, kann das einen Verstoß gegen die Aufzeichnungs- und Buchführungspflichten bedeuten. Das kann wiederum steuerliche Strafmaßnahmen sowie rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen und sogar mit einer Freiheitsstrafe geahndet werden.
Archivierung ist die dauerhafte sowie unveränderbare Speicherung von Dokumenten und Daten nach einem kontrollierten, systematischen Ablauf.
Welche E-Mails müssen archiviert werden und was sind die gesetzlichen Grundlagen?
Die Antwort auf die Frage, welche E-Mails laut Gesetzgeber denn nun aufbewahrt werden müssen, lautet: Es kommt darauf an. Grundlage für die Regeln zur E-Mail-Archivierung stellen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) dar, die sich wiederum insbesondere auf das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) beziehen. Neben diesen Gesetzen können, je nach Branche und Rechtsform des Unternehmens, aber noch weitere Gesetze, wie zum Beispiel das Umsatzsteuergesetz (UstG) oder das Aktiengesetz (AktG), greifen. Ein spezielles Gesetz explizit zur Archivierung von E-Mails gibt es hingegen nicht.
Vorgaben laut Abgabenordnung
Voraussetzung für die Archivierungspflicht von E-Mails ist die Einstufung einer E-Mail als Geschäfts- bzw. Handelsbrief. Ob eine E-Mail einem Handelsbrief entspricht, hängt jedoch wiederum von deren Inhalt und Zweck ab. Laut AO müssen alle E-Mails archiviert werden, bei denen eine steuerrechtliche Relevanz vorliegt. Das ist bei Unterlagen mit folgendem Inhalt der Fall:
- Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Lageberichte, Inventare, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der versandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
- Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung relevant sind
Vorgaben laut Handelsgesetzbuch
Das HGB hingegen stuft alle E-Mails (inklusive Dateianhängen) als Handelsbrief ein, die als Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens verstanden werden können. Als geschäftlich relevant werden zum Beispiel E-Mails mit folgendem Inhalt angesehen:
- E-Mails zu durchgeführten Geschäften und deren Abschlüssen, inklusive Verträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferpapiere und Zahlungsbelege
- E-Mails zu aufgehobenen oder vorbereiteten Geschäften, inklusive Auftragsänderungen, Reklamations-Schreiben und Kontakt zu (potenziellen) Kunden durch den Vertrieb
Zusammengefasst bedeutet das, dass alle E-Mails mit steuerlicher oder geschäftlicher Relevanz der Aufbewahrungspflicht unterliegen und archiviert werden müssen. Dabei ist es egal, ob es sich um empfangene oder versendete E-Mails handelt. Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass alle E-Mails ohne steuerrechtlichen oder geschäftlichen Bezug nicht archiviert werden müssen. Dazu zählen unter anderem Newsletter, nicht erfolgreiche Angebote, Prospekte, Werbeflyer oder Spam-Mails.
Achtung: Nicht alle E-Mails im Unternehmen dürfen archiviert werden. E-Mails, die der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterliegen, bedürfen einer ausdrücklichen Zustimmung des jeweiligen Mitarbeiters und dürfen nicht ohne weiteres im Archivsystem abgelegt werden.
Als Geschäftsbrief (Handelsbrief) gilt jegliche Korrespondenz, die die Vorbereitung, die Durchführung oder die Rückgängigmachung eines Geschäftes bzw. eines Handelsgeschäftes zum Gegenstand hat. Unter den Begriff “Geschäftsbriefe” fallen jedoch nicht nur Briefe im herkömmlichen Sinne, also per Post abgesandte Schriftstücke, sondern auch elektronische Nachrichten: E-Mails, Faxe, Telegramme etc. Korrespondenz, die nicht zum Abschluss eines Geschäfts geführt hat, ist kein Handels-/Geschäftsbrief.
Quelle: IHK 2022
Wie lange muss man E-Mails archivieren?
Bei der gesetzeskonformen Archivierung von E-Mails kommt es, wie oben bereits beschrieben, auf deren Zweck und Inhalt an. Auch die Aufbewahrungsfrist von E-Mails ist davon abhängig. Grundsätzlich ist im HGB § 257 definiert, dass alle E-Mails, die als Handelsbriefe gelten, 6 Jahre archiviert werden müssen. Allerdings kann sich diese Frist auch auf 10 Jahre verlängern, sofern die E-Mails Unterlagen wie Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen oder Buchungsbelege enthalten.
Da die Trennung von E-Mails nach deren Inhalt bzw. Zweck sowie deren Aufbewahrungsfrist mit einem nicht unerheblichen Zusatzaufwand verbunden ist, archivieren viele Unternehmen alle ihre relevanten E-Mails von vornherein zehn Jahre. Startdatum für die Aufbewahrungsfrist markiert dabei jeweils das Ende des Kalenderjahres, in dem die entsprechende E-Mail empfangen oder versendet wurde.
Wie funktioniert E-Mail-Archivierung?
Die E-Mails ausdrucken, abheften und den Ordner in den Aktenschrank stellen funktioniert heute nicht mehr so ohne Weiteres. Bei der Art der E-Mail-Archivierung ist es wichtig, dass sie den gesetzlichen Vorschriften entspricht und GoBD-konform ist. Das heißt, dass die Dokumente in ihrem Ursprungsformat vorgehalten werden müssen, E-Mails also in elektronischer Form. Allerdings gibt es bei der revisionssicheren Archivierung von E-Mails keinen vorgeschriebenen „Ort“, an dem die E-Mails gespeichert werden müssen. Entsprechend kann dies sowohl der lokale unternehmenseigene Server als auch eine cloudbasierte Plattform sein. Nichtsdestotrotz gibt es für die revisionssichere Archivierung strenge Standards. Demnach müssen alle relevanten Aufzeichnungen…
- vollständig,
- ordentlich,
- richtig,
- zeitgemäß,
- unveränderlich,
- nachvollziehbar,
- und nachprüfbar abgelegt sein.
Übertragen auf die E-Mail-Archivierung bedeutet das, dass:
- Jede E-Mail unveränderbar archiviert wird und genau in diesem Zustand auch wieder abrufbar ist.
- Keine E-Mail beim Transfer ins Archiv oder im Archiv selbst verloren gehen darf.
- Jede E-Mail im Archiv zeitnah wieder auffindbar sein muss.
- Keine E-Mail vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht wird.
- Alle Aktionen und Veränderungen im Archiv genauestens protokolliert werden müssen, sodass der Ursprungszustand wiederhergestellt werden kann.
- Bei einer Archivsystem-Migration kein Informationsverlust stattfinden darf.
Um eine sichere E-Mail-Archivierung gewährleisten und damit die Anforderungen der GoBD erfüllen zu können, setzen viele Unternehmen auf externe Anbieter und Lösungen. Microsoft 365 liefert mit Exchange Online einen E-Mail-Service in der Cloud. Microsoft 365 bietet hier den Vorteil, dass die E-Mail-Archivierung direkt in die Lösung integriert ist. Je nach Compliance-Anforderungen bietet Microsoft 365 verschiedene E-Mail-Archivierungsszenarien. Es ist ratsam, einen spezialisierten Microsoft-Partner in ein solches Projekt zu involvieren.
*Rechtliche Hinweise
Alle Informationen in diesem Artikel dienen lediglich Informationszwecken. Sie stellen keine Rechtsberatung dar. Sie können insbesondere keine individuelle rechtliche Beratung ersetzen, welche die Besonderheiten des Einzelfalles berücksichtigt. Soweit wir über Fälle, insbesondere Gerichtsentscheidungen berichten, darf aus deren Ergebnissen nicht auf einen notwendigerweise ähnlichen Ausgang in anderen Fällen geschlossen werden.
Wir bemühen uns, alle in diesem Artikel bereitgestellten Informationen mit Sorgfalt auszuwählen und bei Bedarf zu aktualisieren oder zu ergänzen. Für Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit der Informationen in diesem Artikel können wir dennoch keine Gewähr übernehmen. Dies gilt insbesondere bei Änderungen von Rechtsvorschriften oder Rechtsprechung.
Hamburg, 01. August 2022
Autorin: Sara Glöckner
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