Customer Success Story
Shareflex Contract: Digitale Lösung mit zentralem Zugriff und automatischer Fristenerinnerung hilft bei der Beseitigung des Durcheinanders aus Papier- und elektronischen Dokumenten.
Die Heidelberg Pharma AG entwickelt neuartige Arzneimittel für die maßgeschneiderte und hochwirksame Krebsbehandlung und hat weltweit Vertragspartner, mit denen das Unternehmen beispielsweise Dienstleistungsverträge abschließt. „Als ich im Dezember 2021 bei Heidelberg Pharma anfing, haben wir gerade damit begonnen, eine Software für das Vertragsmanagement zu nutzen“, beschreibt Anke Fechter, Senior Assistant Patents & Legal bei Heidelberg Pharma, die Ausgangslage. „Dabei handelte es sich aber um kein reines Vertragsmanagementsystem. Es war ein Tool, das von der Rechtsabteilung und einer anderen Abteilung gemeinsam eingesetzt werden sollte. Das Problem war: Es fehlten viele Funktionen, die für die Rechtsabteilung relevant waren. Das hatten wir uns anders vorgestellt.“
Fechter führt aus: „Wir haben zwar angefangen, Verträge einzupflegen, aber schnell gemerkt, dass die Software nicht dem entspricht, was wir uns von einem Vertragsmanagementsystem gewünscht hatten.“ Es wurde sowohl mit Papier- als auch mit elektronischen Dokumenten gearbeitet. Dazu kam die erwähnte Software, die ihren Zweck nicht erfüllte. „Es war uns nicht möglich, nur mit dieser einen Software zu arbeiten“, sagt Fechter. „Im Jahr 2022 haben wir dann auf Wunsch der Rechtsabteilung angefangen, nach einer neuen Vertragsmanagement-Lösung zu suchen, die besser zu uns passt.“
Die Heidelberg Pharma AG wurde 1997 als WILEX Biotechnology GmbH in München gegründet und hat heute ihren Hauptsitz in Ladenburg bei Heidelberg. Zum Unternehmen gehört auch die Tochterfirma Heidelberg Pharma Research GmbH. Das biopharmazeutische Unternehmen entwickelt neuartige Arzneimittel für die gezielte und hochwirksame Krebsbehandlung auf Basis eigener Antikörper-Wirkstoff-Konjugat (ADC)-Technologien. Ein besonderer Fokus liegt dabei auf der ATAC-Technologie, die den Wirkstoff Amanitin aus dem grünen Knollenblätterpilz nutzt, um Therapieresistenzen zu durchbrechen und ruhende Tumorzellen zu eliminieren. Die Heidelberg Pharma AG betreibt zwei Standorte und beschäftigt rund 110 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Deutschland.
Die Recherche startete im Internet bei Google. „Was für uns natürlich eine Rolle spielte, war, dass wir ein recht kleines Unternehmen sind. Dementsprechend mussten wir abwägen, welches System unseren Vorstellungen am ehesten entspricht, ohne gleichzeitig viel zu teuer zu sein“, nennt Anke Fechter ein Auswahlkriterium.
Grundlegend sei vor allem gewesen, den gesamten Prozess von der Vertragsprüfung bis zum Fristenmanagement mit der Software abzubilden. Fechter fasst zusammen: „Uns kam es auf eine vollständig elektronische Handhabung der Verträge direkt im System an, ohne die Dokumente zusätzlich per E-Mail versenden oder empfangen zu müssen.“ Weitere zentrale Anforderungen bestanden in einem automatischen Fristenmanagement, das an Kündigungsfristen, Ablauffristen etc. erinnert, und einem zentralen und mobilen Zugriff auf die Verträge durch alle Mitarbeitenden.
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Im Zuge der Online-Recherche stieß man bei der Heidelberg Pharma AG schließlich auf Portal Systems. „Ein Pluspunkt war, dass die Vertragsmanagement-Software von Portal Systems SharePoint-basiert ist. Und auch, dass alles aus einer Hand kommt, war für uns am einfachsten“, erklärt Anke Fechter. „Außerdem kam mir der Umgang mit Portal Systems sehr unproblematisch vor.“ Man habe auch Kontakt zu anderen Anbietern gehabt, sagt sie, „aber die hatten dann wieder Verträge mit anderen Unternehmen, die sich um unsere Anliegen kümmern sollten.“ Da seien schon die ersten Gespräche schwierig gewesen.
Als das Projekt startete, war im ersten Schritt die Rechtsabteilung von Heidelberg Pharma selbst gefragt. „Wir sollten uns Gedanken machen, wie wir das Vertragsmanagementsystem aufbauen wollen“, erinnert sich Anke Fechter. „Unsere Hausaufgaben bestanden darin, uns eine geeignete Struktur zu überlegen.“ Ein Gesichtspunkt dabei: das Berechtigungskonzept. „Wir mussten auch intern abklären, welche Struktur sinnvoll ist, damit alle Abteilungen gut miteinander in dem System arbeiten können. Es sollte so einfach wie möglich und nur so kompliziert wie nötig werden.“
Zunächst stand ein größeres gemeinsames Meeting mit Heidelberg Pharma und Portal Systems auf dem Plan. „Dabei ging es um unsere genauen Vorstellungen“, sagt Fechter, die die internen Anforderungen sammelte und kommunizierte. „In der Folgezeit beschränkte sich die Kommunikation dann schnell auf mich und den Entwickler von Portal Systems. Themen waren dann die konkrete Ausgestaltung der Vertragsmanagement-Lösung, welche Anpassungen wir uns wünschen und die Übersetzung – denn wir wollten das System auf Englisch nutzen.“ Beinahe wöchentlich habe man in Kontakt gestanden, meist per E-Mail – oder aber per Videokonferenz, wenn es sinnvoller war, sich Dinge gemeinsam kurz über Teams anzuschauen. „Es war ein sehr, sehr intensiver Kontakt“, fasst Fechter zusammen.
Besonders positiv in Erinnerung behalten hat Anke Fechter die schnelle Umsetzung ihrer Anforderungen und Wünsche.
„Wenn ich am Montag gesagt habe, das passt noch nicht, da möchte ich etwas ändern, dann kam am Dienstag die E-Mail von Portal Systems, dass es erledigt ist. Die Bearbeitungszeit war sehr kurz, das war toll.“
Natürlich habe es trotzdem eine gewisse Zeit gedauert, bis alles fertig war, „aber die kleineren Dinge, die schnell zu machen waren, gingen wirklich schnell von der Hand.“ Rund 8 Monate vergingen insgesamt, vom Zuschlag bis zum Go-Live von Shareflex Contract. Eine Herausforderung dabei sei das Berechtigungsmanagement gewesen. „Das Berechtigungskonzept haben wir mehrmals überarbeitet, auch weil sich zwischenzeitlich interne Vorgaben geändert haben“, verrät Fechter.
Anke Fechter konkretisiert das Problem: „Wir haben schließlich beschlossen, dass wir den geplanten Prozess ganz anders aufziehen müssen, als wir es ursprünglich geplant hatten. Diesen neuen Prozess dann in einem System umzusetzen, das man zu einem Zeitpunkt gekauft hat, als man mit dem alten Prozess geplant hat, war schwierig.“ Dennoch: Seit 2 Jahren ist das Vertragsmanagement-System Shareflex Contract von Portal Systems bei der Heidelberg Pharma AG im Einsatz und hat seitdem zahlreiche Verbesserungen gebracht:
„Auf jeden Fall positiv ist, dass die Fristenerinnerung jetzt automatisch läuft“, betont Fechter. „Über die Benachrichtigungen, die versandt werden, kann der jeweilige Vertragsinhaber schnell auf den betreffenden Vertrag zugreifen und uns über das weitere Vorgehen informieren.“ Die Vertragsmanagement-Software sei simpel, führt sie aus, und funktioniere darüber hinaus intuitiv. „Das bestätigen auch die Rückmeldungen aus der Nutzerschaft.“ Bisher nämlich habe man in der Rechtsabteilung anfragen müssen, ob man einen bestimmten Vertrag haben könne. „Jetzt kann jeder direkt selbst im System nachschauen.“ Und der größte Nutzen von allen? „Ich würde sagen, dass das die automatische Fristenerinnerung ist“, findet Fechter. „Die erleichtert uns die Arbeit sehr.“
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Die Einführung des neuen Vertragsmanagements Shareflex Contract ist bei den Beschäftigten von Heidelberg Pharma sehr positiv aufgenommen worden. „Das Versprechen, dass alle Verträge sofort abrufbar an einem Ort liegen, hat sie überzeugt“, sagt Anke Fechter. „Hinzu kommt, dass die Vertragsinhaber unabhängig von der Rechtsabteilung selbst im System nach ihren Verträgen suchen können. Die Verträge sind jederzeit verfügbar.“ Das alles funktioniere jetzt deutlich schneller und reibungsloser als früher. „Und weil die Nutzung so intuitiv ist, ist das System für alle einfach zu bedienen.“ Aktiv genutzt wird Shareflex Contract vor allem in der Rechtsabteilung. „Die Kolleginnen und Kollegen aus den anderen Abteilungen nutzen das System bei Bedarf, um Verträge einzusehen und Auskünfte zu geben.“
War denn eine Schulung für die Nutzerinnen und Nutzer von Shareflex Contract notwendig? „Ja“, sagt Anke Fechter. „Dadurch, dass die Software vor allem in der Rechtsabteilung genutzt wird und ich sie im Zuge der Implementierung sehr intensiv kennengelernt hatte, habe ich diese Schulungen selbst vorgenommen.“ Und bisher hat sich das auch gelohnt, denn Fechter findet: „Shareflex Contact ist eine echte Erleichterung für die Rechtsabteilung von Heidelberg Pharma.“
Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de
