Partner Success Story
Emrich Business Consulting und Portal Systems schließen Microsoft-Cloud-Lücke mit Shareflex: Die perfekte Ergänzung für den ERP-Business-Partner von Microsoft (Dynamics 365 Business Central), um für seine Kunden die gesamte Prozesskette in der M365-Cloud abbilden zu können.
Die Emrich Business Consulting GmbH hat ein breites Kundenspektrum, was die Ausrichtung und Größe der Unternehmen betrifft. Die Spanne, die EBC bis heute bedient, reicht von 1 (Start-ups) bis hin zu 3500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Konzerne). Der Großteil von ihnen ist im Raum München ansässig, ein Teil aber auch deutschlandweit und im Ausland. Michael Emrich, CEO der Emrich Business Consulting GmbH, erklärt: „Wir sind ERP-Business-Partner von Microsoft (Dynamics 365 Business Central). In den vergangenen Jahren hat sich das System immer mehr in Richtung Cloud bewegt.“ Er führt aus: „Es ist eine fertige ERP-Software, basierend auf M365, die super mit dem Microsoft-CRM-System verbunden ist.“
„Damit hat sich für uns die Situation ergeben“, sagt Emrich, „dass wir für unsere Kunden eine fertige Lösung komplett in der Microsoft-Cloud haben. Sie benötigen also kein anderes Hosting mehr, kein Rechenzentrum mehr, nichts mehr – es sei denn, sie wollen archivieren.“
Die Emrich Business Consulting (EBC) GmbH mit Standort Unterschleißheim bei München ist ein Beratungs- und Dienstleistungsunternehmen im Bereich der Unternehmensdigitalisierung mit dem Schwerpunkt ERP-Software. Seit ihrer Gründung im Jahr 2020 wächst die EBC GmbH beständig und beschäftigt inzwischen 15 Personen, von denen die meisten über ganz Deutschland verteilt im Homeoffice arbeiten. EBC hilft Unternehmen in den Bereichen Spezial-Fachhandel, Filial-Einzelhandel, Hotellerie & Gastronomie und Internationales Finanzmanagement dabei, mit der richtigen Software den digitalen Wandel in Unternehmen produktiv umzusetzen. Dabei verfügt das Team nicht nur über fundierte Kompetenzen in digitalen Technologien, sondern ebenso über ein breites Branchen-Know-how wie etwa Internationale Bilanzbuchhaltung, Logistik und Einzelhandel.
Genau das war der Anlass für Michael Emrich, sich nach einem soliden, professionellen Archivierungssystem umzuschauen, „das genau in dieser Microsoft-Umgebung ist, damit wir unseren Kunden sagen können, dass sie sich um nichts anderes kümmern müssen, wenn sie dieses System sauber administrieren, ihre Sicherheitseinrichtungen vornehmen und ihr Backup haben.“
„Aus diesem Grund haben wir Internet-Recherchen betrieben und sind so auf Portal Systems und Shareflex gestoßen“, beschreibt der EBC-Geschäftsführer weiter und betont: „Wir haben uns die Lösung angeschaut und festgestellt, dass das passt – von der Struktur her, denn ich wollte eine Lösung im Microsoft 365 Tenant – aber vor allem auch von der menschlichen Seite.“ Früh habe sich herauskristallisiert, dass man gut zusammen funktioniere. Der Weg zur Partnerschaft war somit sehr schnell offen.
Die Abstimmung des Partnervertrags verlief ebenfalls zügig, erinnert sich Michael Emrich. „Nachdem ich ihn angefragt und gelesen hatte, ging das sehr schnell“, sagt er. „Wir haben keine großen Abstimmungsrunden gemacht, weil der Vertrag einfach gepasst hat. Dementsprechend musste ich da nichts großartig abstimmen.“ „Kurz darauf“, erinnert sich Michael Emrich, „haben wir schon den ersten Kunden gemeinsam bedient und direkt im Anschluss die nächsten beiden Kundenprojekte zusammen umgesetzt.“
Intern ist bei der EBC GmbH die Entscheidung, eine Partnerschaft mit Portal Systems einzugehen, durchweg positiv aufgefasst worden. „Anfangs hatte diese auf die Kollegen keinen Einfluss, weil ich die Projekte mit Portal Systems allein gemacht habe“, sagt Michael Emrich. „Inzwischen ist es so, dass die Entwickler ein ganz positives Feedback gegeben haben, weil es ihnen Spaß macht. Das ist für mich wichtig, weil wir Spaß haben müssen an dem, was wir tun.“ Dennoch sagt er: „Das Archivierungssystem ist bei uns ein Add-on, unsere Kernkompetenz ist ERP-Software.“
Ein Mehrgeschäft hatte sich Michael Emrich von einer Partnerschaft nicht versprochen. „Das war für mich relativ uninteressant“, sagt er, aber: „Das ist trotzdem gekommen, obwohl es nicht unser Ziel war.“ Vielmehr habe man primär in der Lage sein wollen, den eigenen Kunden eine professionelle Archivlösung in der Cloud anbieten zu können. „So war das auch beim ersten gemeinsamen Projekt mit Portal Systems“, erzählt Emrich. „Da hatten wir vorher nicht mal eine Provision ausgemacht. Es ging mir nicht um ein Mehrgeschäft, sondern darum, dem Kunden eine vernünftige Lösung auf dem SharePoint zu bieten.“
Wichtige Anforderungen an eine Partnerschaft mit Portal Systems hatte Michael Emrich eigentlich nur zwei: „Das musste technologisch und menschlich passen“, fasst er kurz zusammen. Technologisch, das bedeutet: Die Lösung musste gut in Microsoft 365 integriert sein. „Das Monetäre ist mir erst mal gar nicht so wichtig“, sagt Emrich und konkretisiert: „Ich will einfach nur eine professionelle Lösung bei meinen Kunden haben.“ Er könne sich da auch gut zwei Jahre mit nur einem einzigen Kunden befassen. „Wenn das danach super auf ihn zugeschnitten ist, dann passt das für mich.“
Mit Portal Systems habe er auch nicht die Herausforderung, permanent das Geschäft ausbauen zu müssen. Es gibt keinerlei Verkaufsquoten, die im Partnervertrag festgeschrieben sind. „Ich bin in erster Linie Dienstleister, kein Verkäufer“, macht Michael Emrich seinen Standpunkt deutlich. Es sei zwar schön, etwas daran zu verdienen, wenn man Lizenzen verkaufe oder Kunden gewinne, führt er aus, „aber das ist nicht unsere Kern-Ausrichtung.“
Und eine weitere Sache war für Michael Emrich im Vorfeld der Partnerschaft wichtig: Bei der Online-Recherche nach einem passenden Software-Anbieter hatte der EBC-Geschäftsführer bereits genau darauf geschaut, mit wem Portal System schon zusammenarbeitet – also welche anderen Partner mit im Boot saßen, und wo das Unternehmen selbst eigentlich herkam. „Portal Systems war bereits im Bereich Archivierung tätig gewesen und hatte dort Erfahrungen gesammelt“, sagt Emrich, „das hat das Unternehmen für mich schon mal ausgezeichnet.“ Bei einigen dieser Partner konnte der CEO darüber hinaus ziemlich genau einschätzen, in welchen Branchen diese aktiv waren. „Ich dachte mir: Wenn die sich Portal Systems als Partner aussuchen, dann passt das auch für uns. Das war für mich ein echtes Kriterium.“
Die Zusammenarbeit zwischen Emrich Business Consulting und Portal Systems läuft im Rahmen der Partnerschaft auf ganz unterschiedlichen Ebenen ab: „Mal tauscht sich unser Marketing mit dem Marketing von Portal Systems aus“, nennt Michael Emrich ein Beispiel. „Oder wenn wir technische Themen haben, können wir mit unseren Ansprechpartnern bei Portal Systems beispielsweise Best-Practice-Lösungen für bestimmte Kundenprobleme schaffen, ohne viel herumexperimentieren zu müssen“, beschreibt er die Bandbreite der Kooperation. Hinzu kommen Schulungstermine, damit Michael Emrichs Belegschaft Schritt für Schritt fit für die Installation der Shareflex-Software ist. „An vielen Stellen ist es Hilfe zur Selbsthilfe, die wir bei Portal Systems anfragen und auch problemlos bekommen“, resümiert er.
„Wenn wir technische Themen haben, können wir mit unseren Ansprechpartnern bei Portal Systems beispielsweise Best-Practice-Lösungen für bestimmte Kundenprobleme schaffen, ohne viel herumexperimentieren zu müssen.“
„Viele Projekte bei unseren Kunden hat Portal Systems gemeinsam mit uns umgesetzt – vor allem am Anfang“, sagt Michael Emrich. „Teilweise macht Portal Systems diese jetzt in Eigenregie weiter“, schildert er eine andere Spielart der Zusammenarbeit, bei der die Nachbetreuung von Kunden an Portal Systems übergeben wird. „Wir klinken uns dann aus, weil wir in dem Moment keinen Mehrwert mehr bringen, in den Besprechungen aber trotzdem Geld kosten würden.“
All dies geschieht in guten, partnerschaftlichen Abstimmungen. „Wir sprechen darüber, und wenn es sinnvoll ist, dann machen wir das so“, weiß Michael Emrich. „Wenn der Kunde einen Projektleiter und technische Expertise hat, macht es Sinn, dass der Kunde direkt mit Portal Systems zusammenarbeitet.“ Genauso könne es andersherum laufen. „Wir übernehmen auch Teilprojekte bei Kunden, in die Portal Systems anfangs hereinverkauft hat.“
„Für mich ist das Wichtigste, dass eine partnerschaftliche Abstimmung erfolgt“, betont Michael Emrich noch einmal. Der Faktor Partnerschaft ist ihm sehr wichtig. Hinzu kommt der persönliche Austausch an vielen Stellen, den Emrich besonders schätzt. „Es sind einfach die Mitarbeiter, mit denen ich oft zu tun habe und bei denen die persönliche Ebene einfach passt.“
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Seit 2020 ist die EBC GmbH nun Partner von Portal Systems. Die wichtigste Errungenschaft für Michael Emrich dabei ist, „dass wir eine Archivlösung auf dem SharePoint haben.“ Was das bedeutet, beschreibt er so: „Wir werden ja gerade alle mit E-Rechnungen konfrontiert. Ich kann nun über Portal Systems oder Microsoft, je nachdem, wie ich den Eingang darstellen möchte, einen Rechnungseingang mit Freigabe-Workflow darstellen.“ Entweder münde dieser über Squeeze oder Shareflex Invoice ins ERP, oder man mache das schon im ERP, bis am Ende des Rechnungslaufs ein PDF und die Metadaten in Shareflex gelangten. „Vom Rechnungseingang bis zur Archivierung habe ich so die gesamte Prozesskette abgebildet.“
Früher habe man bei Emrich Business Consulting wegen der durchbrochenen Prozesskette aus Microsoft-Dynamics-Sicht sagen müssen: „Archiv, das sind wir nicht.“ Mit dem anderen Partner-DMS hätte man das zwar On-prem umsetzen können, aber nicht in der Cloud. „Wir haben also mit der Partnerschaft sichergestellt, dass wir die gesamte kaufmännische Kette wieder darstellen können. Das hat sich erst durch die Zusammenarbeit mit Portal Systems geändert.“ Ansonsten käme es auch vor, dass Kunden ein anderes Archivsystem verwenden. Der Nachteil dabei: „Wir betreuen dann nicht die Gesamtkette, was zur Folge hat, dass der Kunde nicht einen, sondern mehrere Ansprechpartner hat, was natürlich auch höhere Kosten mit sich bringt.“
Bisher hat die Emrich Business Consulting GmbH drei Kunden als Shareflex-Partner bedient. „Die Anzahl der tatsächlichen Shareflex-Projekte indessen ist schwieriger zu beziffern, weil es innerhalb der Kunden eine Vielzahl davon gegeben hat“, erklärt Michael Emrich. Zukünftig soll aber noch deutlich mehr in diesem Bereich passieren. Dass das noch nicht geschehen ist, liegt an internen Kapazitätsgrenzen. „Wir sind zurzeit dabei, die Integration von Business Central und Shareflex selbst noch einmal tiefergehend umzusetzen“, erklärt er. „Es gibt ein paar Kunden, die darauf warten, und dann werden wir da noch einiges zu tun haben.“
Was Michael Emrich an Shareflex und Portal Systems besonders schätzt: „Ich glaube, dass Shareflex ein sehr gutes System ist, weil Portal Systems die zusätzlichen Features von Microsoft verwendet, wenn es ein Update gibt – das heißt, dass es ein integriertes System ist, das immer auch den technologischen Fortschritt von Microsoft mit verspricht.“
Das passt auch zur eigenen Philosophie der EBC GmbH in der ERP-Software. „Deshalb glaube ich, dass wir das als zweites Standbein bei uns gut weiter ausbauen können. Hier haben wir auch schon investiert und Mitarbeiter eingestellt.“ Aus diesem Grund wünscht sich Michael Emrich für die Zukunft, dass die Zusammenarbeit auch weiterhin so gut läuft. „Denn darüber kann ich bisher nur Positives berichten, und das ist mir besonders wichtig.“
Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de
