Schriftzug Dokumentenmanagement vor miteinander verbundenen Linien.

Was ist ein Workflow?

Der Begriff „Workflow“ (zu Deutsch: Arbeitsablauf, Arbeitsprozess) beschreibt die Verkettung verschiedener, aufeinander folgender Geschäftsprozesse innerhalb einer Unternehmung. Ein Workflow wird deshalb auch oft als Arbeitsablaufplan bezeichnet. Dabei beziehen sich Workflows besonders auf Teilaufgaben innerhalb eines Projektes bzw. einem Teilgebiet innerhalb eines Unternehmens. Das bedeutet, dass verschiedene Arbeitsprozesse aufeinander im systematischen Ablauf folgen.

Eindeutig gekennzeichnet ist ein Workflow dadurch, dass er ein klar definiertes Startereignis sowie Endergebnis aufweist und einen organisierten Ablauf hat. Zudem muss ein Workflow immer einem bestimmten Zweck dienlich sein und einen sinnvollen Nutzen stiften, zum Beispiel intern für das Unternehmen oder extern für Kunden. Dafür arbeiten meist mehrere, im Unternehmen beschäftigte Personen an den unterschiedlichen Teilschritten, um diese zu erfüllen.

Bildlich dargestellt, kann ein Workflow folgendermaßen aussehen:

Grafische Darstellung des Ablaufs von Workflow-Prozessen.

Best Practice – Workflow im Bewerberprozess

Ein Beispiel für einen Workflow, den es in jedem Unternehmen gibt, ist der Bewerberprozess. Dieser interne Arbeitsablauf, von der Bewerbung eines Kandidaten, bis zum Vorstellungsgespräch oder sogar bis zur Einstellung, folgt immer einem bestimmten Muster. Dieses Muster besteht aus verschiedenen, aufeinander folgenden Arbeitsabläufen.

Exemplarisch könnte ein Bewerberprozess im Unternehmen wie folgt aussehen:

Aufsetzen der Stellenausschreibung für externe Bewerber
Prüfung der eingegangenen Bewerbungsunterlagen der jeweiligen Kandidaten
Einladung passender Bewerber zum Vorstellungsgespräch
Interne Abstimmung nach den Gesprächen
Einladung passender Bewerber zum zweiten Vorstellungsgespräch
Rücksprache mit der Geschäftsführung/der Personalabteilung
Auswahl eines Kandidaten und die Einstellung des Bewerbers

Obwohl es diesen Workflow wohl in jedem Unternehmen gibt, finden sich auch überall Unterschiede. Während das eine Unternehmen sich vorher mit einem Personaler berät, sind bei einem anderen Unternehmen gleich 3 Personaler von Anfang an mit dabei. Die Prozesse würden bei diesen Unternehmen also unterschiedlich aussehen und ablaufen.

Zudem ist auch nicht jeder Arbeitsschritt bzw. Arbeitsablauf linear zu betrachten. Es kann durchaus sein, dass einige Teilschritte innerhalb eines Gesamt-Workflows wiederholt werden müssen. So ist es zum Beispiel unwahrscheinlich, dass sich nur ein einziger Bewerber auf die offene Stelle bewirbt, zum Gespräch eingeladen wird und die Position anschließend auch befüllen darf. Vielmehr müssen etliche Bewerbungen durchgesehen, evaluiert und aussortiert werden, bis es überhaupt zum nächsten Arbeitsschritt, der Einladung zum Gespräch, kommt. Somit ist ein Workflow auch als ein dynamischer Prozess innerhalb des Unternehmens zu sehen.

Workflow-Management und Workflow-Management-Systeme – Die IT-gestützte Anwendung im Unternehmen

Da ein Workflow ein Geschäftsvorfall ist, der sich im Unternehmen oft wiederholt, ist es sinnvoll, diese Prozesse zu strukturieren, zu steuern und zu analysieren. Das erhöht nicht nur die Effektivität, sondern auch die Effizienz der Workflows und der daran arbeitenden Mitarbeiter. Deshalb steht in Verbindung mit der professionellen Organisation und Verwaltung von Workflows auch immer das Workflow-Management bzw. die Arbeitsablaufverwaltung.

Um den größtmöglichen Nutzen aus dem Workflow-Management zu ziehen, lohnt es sich, in eine Workflow-Software zu investieren, um ein sogenanntes Workflow-Management-System zu etablieren. So können analoge Daten und Arbeitsabläufe digital, IT-gestützt ablaufen. Vor allem die Automatisierung dieser Workflows, innerhalb des Workflow-Management-Systems, kann viele Vorteile schaffen: Digitale Workflows können für Mitarbeitende als enorme Erleichterung im Arbeitsalltag empfunden werden. Im Einzelnen betrachtet liegt das unter anderem daran, dass Fehlerquellen reduziert, Zeit eingespart, Abläufe vereinheitlicht und die Transparenz erhöht wird.

Allerdings wird durch die technische Automatisierung im Workflow-Management-System auch die Dynamisierung und die Flexibilität geringer, da Arbeitsabläufe nach vorgefertigten Mustern ablaufen. Das kann wiederum negative Folgen für Arbeitnehmer haben, wenn diese durch zu viele Workflows chronisch unterfordert sind oder wichtige Zusammenhänge nicht mehr verstehen. Unternehmen sollten also immer auf einen sinnvollen Workflow-Gebrauch achten.

Folgende Geschäftsprozesse werden häufig durch elektronische Workflows unterstützt:

Rechnungsverarbeitung
Genehmigungsprozesse
Vertragsmanagement
Qualitätsmanagement
Bewerbermanagement
Dienstreiseanträge
Urlaubsantragsprozesse
Posteingangsverteilung
Beschaffungsanträge
Reklamationsmanagement

Best Practice – IT-Workflows bei Urlaubsanträgen

Urlaubsantragsprozesse sind ein wesentlicher, immer wiederkehrender Bestandteil von Arbeitsprozessen im Unternehmen. Daher ist die informationstechnologische Erarbeitung von Urlaubsworkflows für große wie kleine Unternehmen interessant.

Die Bearbeitung von internen Urlaubsanträgen kann dabei wie folgt aussehen:

Grafische Darstellung eines Urlaubsworkflows.

In diesem Beispiel wird die simultane Bearbeitungskette und damit die Dynamik von Workflows bei Urlaubsanträgen deutlich. Besonders bei wiederkehrenden Schleifen in Form von Abstimmungsprozessen und Feedbackrunden funktionieren starre, lineare Strukturen nicht.

Das sieht man daran, dass in der oberen Kette der Urlaub nicht genehmigt worden wäre, weil Urlaubsvertreter 1 die Vertretung abgelehnt hat. Da parallel aber noch bei einem weiteren Urlaubsvertreter angefragt wurde und dieser zugesagt hat, kann der Urlaubsantrag zum nächsten Prozessschritt übergehen und dem Vorgesetzten vorgelegt werden. Dieser entscheidet dann, ob der Urlaub genehmigt wird oder nicht.

Workflow-Management mit Microsoft SharePoint

Eine Plattform, die für effizientes Workflow-Management steht, ist die Microsoft Power Plattform. Mit dem darin enthaltenen Modul Microsoft Power Automate (früher als „Flow“ bekannt) lassen sich technische Abläufe automatisieren und Workflows kreieren, wie zum Beispiel das Anbinden eines ERP-Systems. Die Stärken von Microsoft Power Automate liegen dabei vor allem in Abläufen, die keine Benutzerinteraktion oder -partizipation benötigen.

Mit der in allen Shareflex-Anwendungen integrierten Komponente Shareflex Flow bietet Portal Systems eine hauseigene Lösung für das Workflow-Management. Shareflex Flow basiert auf SharePoint (Online), einem Service innerhalb von Microsoft 365. Es eignet sich hervorragend für die Automatisierung von einzelnen Teilen oder kompletten Geschäftsprozessen, in die Benutzer involviert sind und Entscheidungen treffen müssen, wie zum Beispiel das Genehmigen von Urlaubsanträgen. Gegenüber Microsoft Power Automate spielt Shareflex Flow also seine Stärken in der Beteiligung der User aus.

Wenn Sie sich für das cloudbasierte Workflow-Management interessieren und die Geschäftsprozesse in Ihrem Unternehmen optimieren möchten, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir helfen Ihnen dabei, die richtigen Lösungen zu finden, um Ihr Unternehmen digital zu unterstützen und voranzubringen.