Partner Success Story
friendWorks & Portal Systems: Partnerschaft, die verbindet – SAP, DMS und Microsoft 365
Mit Shareflex verbindet friendWorks die Welten zwischen SAP, klassischem DMS und Microsoft.
Partner Success Story
Mit Shareflex verbindet friendWorks die Welten zwischen SAP, klassischem DMS und Microsoft.
friendWorks ist ein Unternehmen mit jahrelanger Erfahrung im Bereich Dokumentenmanagement, das besondere Stärken in SAP und klassischen DMS-Systemen pflegt. Einer der drei Unternehmensgründer ist Michael Eisler. Er blickt auf die vergangenen Unternehmensentwicklungen zurück und erklärt: „Wir nutzen Microsoft 365 selbst schon seit einiger Zeit in Verbindung mit Teams. Irgendwann hatten wir die Idee, dass Microsoft vielleicht ein zukunftsträchtiges Thema sein könnte, um unser Portfolio zu erweitern.“ Daraufhin habe man zu recherchieren begonnen, welche Möglichkeiten es gibt, ein Dokumentenmanagement-System (DMS) auf einer Microsoft-365-Plattform zu betreiben, führt Eisler aus.
„Wir haben zunächst ergebnisoffen recherchiert“, erklärt der geschäftsführende Gesellschafter das Procedere der Entscheidungsfindung. „Wir sind ja schon ziemlich lange im DMS-Markt und wir Geschäftsführer kennen viele der Anbieter seit Jahrzehnten, darunter auch Portal Systems.“ Ein Kollege ohne viel Erfahrung im DMS-Markt wurde ebenfalls beauftragt, passende DMS-Anbieter zu suchen.
Die friendWorks GmbH ist ein auf Dokumentenmanagement spezialisiertes Dienstleistungsunternehmen mit Sitz in Straubing, Niederbayern. Das Unternehmen bietet Lösungen in den Bereichen Archivierung, Workflow-Optimierung, digitale Akten und Belegerkennung an und agiert als Implementierungspartner namhafter Hersteller wie Portal Systems. Mit einem Team von 24 Mitarbeiter:innen, das ausschließlich aus der Region stammt, betreut friendWorks seine Kunden durchgängig von der Planung bis zum Support. Die Firma verfügt über umfassende Erfahrung in den Bereichen Microsoft 365, SAP-Integration sowie eigenständige DMS-Lösungen. Seit der Gründung vor mehr als 11 Jahren hat friendWorks eine hohe Mitarbeiterbindung und setzt ausschließlich auf eigene Fachkräfte.
„Als auch der in seinen Ergebnissen Portal Systems aufgelistet hatte, fiel die Entscheidung relativ schnell“, erinnert sich Michael Eisler, „schließlich kennen wir Portal Systems schon lange.“ Und weil man sich schon lange kannte, entstand auf Anhieb ein vertrauensvoller Kontakt ohne Berührungsängste. „Zudem haben wir ziemlich schnell festgestellt, dass wir vom Lösungsportfolio und den Prozessen her ziemlich gut zusammenpassen.“
friendWorks erhoffte sich von der Zusammenarbeit eine Erweiterung des eigenen Portfolios um ein drittes Standbein in der Microsoft-Welt. Auf die vorhandene SAP-Expertise und das klassische DMS-Geschäft sollte eine lückenlose DMS-Integration in bestehende Microsoft-365-Umgebungen folgen. Den Impuls dazu hatten die Gründer und ein langjähriger Mitarbeiter mit viel Microsoft-Erfahrung auf den Tisch gebracht. „Wir wollten in der Microsoft-Welt etwas tun“, sagt Michael Eisler. „Und das tun wir mit Shareflex, weil wir glauben, dass das eine sehr gute Lösung ist, die allen Beteiligten auch in Zukunft noch sehr viel Freude bereiten wird.“
Doch wie fällt man eine solche Entscheidung faktenbasiert? „Zunächst einmal hinterfragt man den Funktionsumfang der Lösungen, die es gibt“, weiß Eisler. „Und dann schaut man, ob die Lösung irgendwo schon unter Realbedingungen im Einsatz ist, oder ob sie bisher nur unter Laborbedingungen entwickelt wurde.“ So habe man festgestellt, dass friendWorks und Portal Systems sogar schon gemeinsame Kunden bedienten. „Die Portal Systems hatte im Unternehmen eine DMS-Lösung platziert – und wir eine Archiv- und SAP-Invoice-Lösung.“ Auch dort habe man mal nachgehört, wie es so läuft mit der Lösung und der Zusammenarbeit mit Portal Systems im Allgemeinen. „Wir hatten dann schnell ein gutes Gefühl, was Portal Systems betrifft.“
In der Folgezeit begeisterte Michael Eisler vor allem der Pragmatismus, mit dem die weiteren Abstimmungen vonstattengingen. „Man muss nicht endlose Runden in verschiedenen Gremien drehen, sondern setzt sich zusammen, redet über etwas, trifft eine Entscheidung und kann sich darauf verlassen, dass das funktioniert“, fasst er zusammen.“ Natürlich sei das alles auch in Verträge gegossen worden, das sei auch richtig so, „aber das war sehr unkompliziert und wir brauchen eine gewisse Flexibilität, um unsere gemeinsamen Ziele zu erreichen, nämlich erfolgreich Projekte umzusetzen – und Portal Systems lebt diese so wie wir.“
Die Einigung auf einen Partnervertrag ging dann schnell über die Bühne. Und das aus einem bestimmten Grund: „Es gab keine Klauseln, die von Rechtsanwälten geprüft werden mussten“, weiß Eisler. „Das war straff formuliert, ging ein- bis zweimal hin und her und die Partnerschaft war beschlossen. Auch hinsichtlich der Leistungen, die Portal Systems als Lieferant zu erbringen hat.“ Knackpunkte: Fehlanzeige. Das liege aber sicherlich auch daran, dass man als Reseller bereits erfahren sei und Vertragsabschlüsse wie diesen schon kenne.
Und was macht man als Partner von Portal Systems so? „Natürlich wollen wir selber Kunden gewinnen und mit einer Portal-Systems-Lösung Projekte umsetzen“, erläutert Michael Eisler. friendWorks kauft also Lizenzen bei Portal Systems, implementiert Shareflex auf dem Microsoft-Tenant des Kunden und übernimmt den gesamten Service. Festgelegte Verkaufsquoten muss friendWorks dabei nicht erfüllen. „Hinzu kommt, dass wir Portal Systems und andere Portal-Systems-Partner inzwischen auch mit Dienstleistungen unterstützen, wenn es etwa Ressourcen-Engpässe gibt“, ergänzt Eisler.
Die Zusammenarbeit mit Portal Systems gestaltet sich partnerschaftlich und zielorientiert. Besonders schätzt die friendWorks die hohe Fachkompetenz und Flexibilität von Portal Systems. „Wir stellen selbst sehr hohe Qualitätsansprüche an uns – und diese Qualität liefern unsere Partner von Portal Systems auch“, sagt Michael Eisler über grundlegende geteilte Tugenden.
„Wir waren positiv überrascht, wie gut die Zusammenarbeit funktioniert und wie schnell man Rückmeldung bekommt, wenn man irgendetwas braucht.“
Auch die Kommunikation sei offen und ehrlich: „Und dazu gehört eben auch, dass offen kommuniziert wird, nicht zuletzt in Richtung des Kunden, wenn etwas nicht funktioniert.“ Die Vertrauensbasis sei einfach da, und das sei sehr wichtig. Seit drei Jahren sind beide Unternehmen partnerschaftlich verbandelt. „Noch kein einziges Mal sind wir enttäuscht worden“, fasst Michael Eisler zusammen.
Seit Beginn der Partnerschaft hat die Integration der Lösungen von Portal Systems das Leistungsspektrum erweitert. „Wir haben sicherlich Aufträge gewonnen, die wir sonst nicht gewonnen hätten“, verrät Michael Eisler, „weil wir eine Klientel bedienen können, die wir vorher nicht bedienen konnten.“ Als etabliertes DMS-Haus sei der größte Nutzen der Partnerschaft, dass diese das Leistungsportfolio von friendWorks erweitere, resümiert er.
Und: „Seither schaffen wir es auch, die Welten zu verbinden, also SAP und Microsoft, was vorher nicht möglich war“, ergänzt Carina Gold, bei der friendWorks im Vertrieb und Marketing tätig. „Wir haben Projekte, bei denen wir einen Rechnungsprüfungsprozess in SAP abbilden und Shareflex als Archivsystem nutzen“, nennt Michael Eisler ein Beispiel, „und das ist eine Konstellation, die sehr ungewöhnlich ist, aber nur, weil es bisher keiner so gemacht hat.“ Er führt aus: „Wenn man jemanden fragt, ob er mit Teams arbeitet, werden fast 100 Prozent der Leute mit ‚ja‘ antworten.“ Sie nutzen also einen SharePoint Online. „Damit haben sie die Infrastruktur, solche Lösungen umzusetzen und diese Welten zu verheiraten.“ Die SAP-Welt mit einer Portal-Systems-Lösung und Microsoft 365.
Bei friendWorks ist die Partnerschaft mit Portal Systems intern von Anfang an sehr positiv aufgenommen worden, auch weil sie schon sehr früh kommuniziert wurde. „Bei uns im Hause haben wir eine sehr offene Kommunikation. Wir haben die Partnerschaft schon angesprochen, als sie sich anbahnte, weil uns der Input der Kolleginnen und Kollegen einfach wichtig ist“, beschreibt Michael Eisler. „Es war durchweg positiv, weil alle natürlich auch diese Marktmacht sehen, die Microsoft inzwischen hat – und ob man will oder nicht, man kommt an Microsoft einfach nicht vorbei. Wenn gefühlt jedes Unternehmen mit Microsoft arbeitet und ich mich da integrieren kann, ist das doch perfekt.“
Aus Mitarbeitersicht sagt Carina Gold dazu: „Das Thema wurde ja nicht einfach ins Haus geholt und dann gesagt: ‚Lauft mal los.‘“ Vielmehr sei es so gewesen, dass speziell für diesen Bereich neue Mitarbeitende gesucht wurden.
„Niemand hatte das Gefühl, dass ihm oder ihr durch die Partnerschaft mit Portal Systems jetzt Extraarbeit auferlegt wird. Das wurde bei uns intern sehr strukturiert angegangen. Auch deshalb war der ganze Prozess mit keinerlei Bedenken seitens der Belegschaft verbunden.“
Sie sind an einer Kooperation, Lösungs- oder Technologiepartnerschaft interessiert? Sie suchen eine DMS-/ECM-Lösung, die Ihr Portfolio als ERP-Systemhaus (z.B. im Microsoft Dynamics 365 BC-Umfeld) perfekt ergänzt? Oder Sie haben eine Idee für eine neue Geschäftsanwendung oder Branchen-Lösung auf Basis von Shareflex?
Dann informieren Sie sich am besten gleich über unser Partnerprogramm und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Gesprächstermin. Wir freuen uns auf Ihre Fragen!
Und wie liefen die Schulungen ab? „Da die Kolleginnen und Kollegen, die sich dieses Themas annehmen, schon fundiertes Microsoft-Know-how mitgebracht haben, sind wir nicht auf der grünen Wiese gestartet“, beschreibt Michael Eisler die Voraussetzungen und ergänzt: „Natürlich haben wir auf Ressourcen von Portal Systems zurückgegriffen und sind da ganz toll unterstützt worden.“ Zunächst, fasst er zusammen, habe man also intern das Know-how aufgebaut und dann mit Projekten losgelegt. „Wir haben nicht den umgekehrten Weg gewählt und nach Kunden gesucht, um danach zu schauen, was dann passiert. Das ist nicht unsere Philosophie.“
Eine weitere Zusammenarbeit mit Portal Systems ist bei friendWorks fest geplant. „Wir stehen auch mit anderen Portal-Systems-Partnern in Kontakt, um dort entsprechend Synergien zu nutzen und zu unterstützen, vor allem im Bereich SAP.“ Viele Portal-Systems-Partner, führt er aus, bekämen Anfragen von Unternehmen, die SAP einsetzen, könnten diese aber nicht bedienen, weil sie kein SAP-Know-how im Haus haben, was DMS-Themen anbelangt. „Und neben SAP gibt es ja noch andere Anbieter, wie zum Beispiel IFS oder Sage sowie andere Software-Systeme, die wir über unsere eigens entwickelte Shareflex REST-API anbinden können. Wir kennen halt auch diese Non-Microsoft-ERP-Welt und können auch da unterstützen. Wir sehen also der weiteren Zusammenarbeit mit der Portal-Systems-Familie sehr freudig entgegen.“
Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de