Partner Success Story
Mit Shareflex schließt die intex Informations-Systeme GmbH eine strategische Lücke im Portfolio und legt den Grundstein für neue Marktchancen.
Die intex Informations-Systeme GmbH ist ein hauptsächlich im DACH-Raum tätiges, mittelständisches Unternehmen, das sich mit der Beratung und Gestaltung digitaler Geschäftsprozesse befasst. Dazu gehören etwa die Digitalisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung, des Vertragsmanagements, des Qualitäts- und Dokumentenmanagements. „Der Großteil unserer Kunden ist in den beiden Branchen Maschinen- und Anlagenbau sowie Transport- und Logistik tätig. Aber auch Brauereien und Dienstleistungsunternehmen gehören zum Kundenstamm“, erklärt David Naßler, Mitglied der Geschäftsleitung bei intex. Bis vor einigen Jahren war das Unternehmen ausschließlich im On-Premises-Bereich unterwegs. Doch dann kam eine Pandemie…
„Immer mehr Unternehmen waren spätestens seit Corona verstärkt in der Microsoft-Welt unterwegs“, blickt Toni Pick, Lösungsberater bei intex, zurück. „Besonders integrierte Lösungen in Microsoft Office und SharePoint wurden zunehmend nachgefragt.“ intex selbst hatte zu der Zeit in diesem Bereich keine passende Lösung im Angebot. „Vor fünf Jahren ist das Unternehmen auf solche Anfragen kaum eingegangen“, so Pick weiter, „weil wir andere Schwerpunkte hatten.“
Die intex Informations-Systeme GmbH wurde 1991 gegründet und hat ihren Hauptsitz in Lauf an der Pegnitz. Das Unternehmen beschäftigt mehr als 45 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und unterhält eine weitere Niederlassung in München. intex spezialisiert sich auf die Digitalisierung von Geschäftsprozessen, insbesondere durch die Integration digitaler Dokumentenmanagement-Lösungen (DMS) in bestehende ERP-Systeme, um Geschäftsprozesse effizienter und transparenter zu gestalten. Zum Portfolio gehören zudem Lösungen für Purchase-to-Pay-Prozesse, digitale Prozess- und Aktenlösungen sowie Lösungen für Microsoft 365 für eine nahtlose Integration in die Microsoft 365-Umgebung. Mit mehr als 350 Kunden ist intex in mehr als sieben Ländern aktiv, darunter Deutschland, Frankreich, Österreich, die Niederlande, die Schweiz, die USA und Tschechien.
Kunden, die gezielt nach einem Dokumentenmanagement-System (DMS) auf SharePoint-Basis gesucht hatten, wurden von uns nicht gezielt bedient. „Wir gingen eben davon aus, dass sie ohnehin wieder zurückkommen würden, wenn sie keine geeignete Alternative finden.“ Diese Haltung habe sich mit der steigenden Nachfrage und der wachsenden Bedeutung der Microsoft-Plattformen allerdings fundamental geändert.
Neben vereinzelten Bestandskunden waren es vor allem Neuanfragen, die ein bestimmtes Thema bei intex immer wieder auf den Tisch brachten: Dokumentenmanagement auf Microsoft-Basis. „Immer öfter sind wir da auf Fragen gestoßen, die wir nicht kannten, oder auf Anforderungen, auf die wir keine Antwort hatten“, erinnert sich Toni Pick. Auf Messen und bei Kunden hatte man im Vorfeld bereits von Shareflex gehört und auch erste Eindrücke gesammelt.
Doch dabei blieb es zunächst. Bis Vertriebsleiter und Gesellschafter Jürgen Ehard den Telefonhörer und damit die Initiative ergriff und die Kontaktaufnahme mit Portal Systems forcierte. „Die Lücke in unserem Portfolio bei gleichzeitigem Bedarf auf Kundenseite führte dann zu Portal Systems“, fasst Toni Pick zusammen.
Whitepaper: Dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse mit Microsoft 365
In unserem Whitepaper erfahren Sie, was Enterprise Content Management (ECM) genau bedeutet. Außerdem liefert es Antworten auf die folgenden Fragen: Welche Vorteile bietet ECM? Wann und warum ist ECM notwendig? Ist Microsoft 365 die richtige Plattform für ECM? Jetzt kostenfrei herunterladen!
Die Erwartungshaltung von intex an die Partnerschaft mit Portal Systems war primär geschäftsgetrieben: „Wir haben eine Lösung für unsere Kunden gesucht, die eine langfristige Zukunftsstrategie verfolgt“, betont Toni Pick. Dabei sei es wichtig gewesen, einen Partner zu finden, mit dem eine echte Zusammenarbeit möglich ist – „also eine Partnerschaft, bei der beide Seiten profitieren und erfolgreich sind.“
Die Hauptintention, eine Partnerschaft einzugehen, bestand darin, das eigene Geschäft durch das neue Produkt zu stärken und so die Kunden besser bedienen zu können. Die Erwartung, sagt Toni Pick, sei entsprechend gewesen: „Mit der neuen Lösung konkurrenzfähiger zu werden und Marktchancen besser zu nutzen.“
„Ohne die Partnerschaft hätten wir zwar keine Kunden verloren, aber es gab definitiv Vertriebsfälle, die intex in der Vergangenheit nicht gewinnen konnte, weil wir keine passende Lösung im Angebot hatten.“
Und welche Anforderungen hat intex an eine mögliche Partnerschaft mit Portal Systems gestellt? „Die konzentrierten sich vor allem auf Schulungen und Unterstützung bei der Einarbeitung in das neue DMS auf SharePoint-Basis“, nennt David Naßler den wichtigsten Punkt. Da intex bis dahin nur mit dem eigenen DMS vertraut war, war es essenziell, dass Portal Systems ihnen die Möglichkeit bot, das neue Produkt umfassend kennenzulernen. „Dazu gehörte sowohl eine strukturierte Schulung als auch eine enge Begleitung in den ersten Projekten, um durch praktisches Zuschauen und Mitlernen Erfahrungen zu sammeln.“ Zudem musste sich intex „als Hausaufgabe“ intensiv mit dem SharePoint auseinandersetzen, was eine gewisse Zeit in Anspruch nahm.
Die ersten Gespräche mit Portal Systems konzentrierten sich in erster Linie auf die Lösung selbst. intex wollte zunächst verstehen, was das Produkt kann, wie sich Shareflex in ihr bestehendes Portfolio einfügt und in welchen Bereichen es einen Mehrwert bietet. „Erst danach erfolgte eine interne Abstimmung, da die Einführung eines neuen Partners einen erheblichen Veränderungsprozess im Unternehmen bedeutete“, erklärt David Naßler. „Dabei wurden strategische Fragen diskutiert, wie die Schaffung eines neuen Consulting-Teams, der erwartete Umsatz mit der neuen Lösung und mögliche Auswirkungen auf das bisherige Geschäft.“ Nachdem die internen Strategiemeetings eine positive Grundstimmung bezüglich des neuen Standbeins der intex ergeben hatten, ging es schließlich an die Vertragsverhandlungen.
Als Partner von Portal Systems übernimmt intex eine umfassende Rolle im gesamten Kundenprozess. „Wir sind für die Akquise neuer Kunden verantwortlich, beraten diese vor dem Kauf und begleiten sie bis zum Vertragsabschluss“, gibt Toni Pick einen Einblick in das Tätigkeitsspektrum. intex fungiert dabei als alleiniger Vertragspartner gegenüber den Kunden und ist deren primärer Ansprechpartner. „Darüber hinaus übernehmen wir die Implementierung der Lösung und die umfassende Beratung und Betreuung der Kunden.“ Bis auf die Weiterentwicklung der Software, die weiterhin bei Portal Systems liegt, deckt intex somit nahezu alle Aufgaben im Vertriebs- und Implementierungsprozess ab.
Vor allem der offene und lockere Umgang von Anfang an begeistert intex an der Partnerschaft mit Portal Systems. „Schon beim ersten Partnertag fühlten wir uns herzlich aufgenommen und empfanden die Zusammenarbeit fast wie in einer kleinen Familie“, sagt David Naßler zufrieden. Auch in der Folgezeit blieb die Kommunikation stets offen und konstruktiv – auch auf Führungsebene. Mittlerweile kann intex die Projekte eigenständig umsetzen und hat dafür ein eigenes Team aufgebaut, was die erfolgreiche Entwicklung der Zusammenarbeit unterstreicht.
„Besonders positiv empfand ich den gemeinsamen Willen auf unserer Seite und der von Portal Systems, die Partnerschaft erfolgreich zu gestalten und weiterzuentwickeln.“
Etwa ein halbes Jahr hat es gedauert, bis sich intex und Portal Systems auf die Modalitäten der Zusammenarbeit geeinigt hatten und der erste Auftrag erteilt wurde. „Während der Zeit wurden verschiedene Details geklärt“, erläutert Toni Pick. Eine der größten Herausforderungen für intex war in der Folgezeit die Umstellung auf das Software-as-a-Service-Modell (SaaS), da sie bisher hauptsächlich im On-Premises-Bereich tätig waren.
Zukunftssicher als Cloud-Partner: So machen Sie Ihr ERP-Systemhaus zum Shareflex-Partner von Portal Systems. Unser Workbook liefert Ihnen die wichtigsten Fakten und Hintergründe zu Shareflex und der Portal Systems AG sowie fundierte Argumente für eine Partnerschaft.
„Obwohl wir bereits einige Kunden in die Cloud gebracht hatten, war das SaaS-Abrechnungsmodell eine völlig neue Erfahrung“, sagt David Naßler. Es erforderte die Erstellung neuer AGBs, damit die rechtlichen Rahmenbedingungen korrekt und rechtssicher waren. „Diese Umstellung war eine bedeutende Neuerung für intex, aber die Kommunikation mit Portal Systems war dabei stets sehr gut, sodass diese Herausforderung gut gemeistert werden konnte.“
Noch ist die Partnerschaft mit Portal Systems sehr frisch. „Wir stehen da ganz am Anfang“, sagt Toni Pick. Er ist fest davon überzeugt, dass sich die Zusammenarbeit finanziell langfristig auswirkt und „ein Investment in die Zukunft“ ist. Aktuell hat intex drei Projekte gewonnen, die sie ohne diese Partnerschaft vermutlich nicht hätten realisieren können. „Diese Aufträge sind hochwertig und tragen zur Unternehmensentwicklung bei“, urteilt Pick. „Allerdings bedeutet die Partnerschaft natürlich auch eine Investition in die Ausbildung der Berater und die internen Ressourcen.“ Bei intex sieht man die Partnerschaft daher als eine Maßnahme, die sich in Zukunft auszahlen wird. Insbesondere, weil auch das Interesse neuer Kunden aus neuen Branchen wie Finanzen und großen Einzelhandelsketten gewachsen ist.
Die Schulungen bei intex liefen hauptsächlich durch eine Kombination aus Präsentationen und praktischer Erfahrung ab. Einerseits gab es Vertriebsschulungen, bei denen Portal Systems zeigte, wie das Sales-Team bei intex die Lösung am besten präsentieren kann. „Das Erlernen der Technologie und der Software selbst erfolgte eher durch ‚Learning by doing‘ und das Beobachten von Experten“, verrät David Naßler. „Dazu gab es eine Schulungsplattform mit Videos. Aber ein großer Teil des Wissens kam durch den direkten Austausch mit Ansprechpartnern bei Portal Systems und deren Partnerunternehmen IBTG, die an der Entwicklung der Lösung beteiligt sind.“ intex besuchte auch diesen Partner und ließ sich die Technik zeigen, was den Einstieg erleichterte.
Sie sind an einer Kooperation, Lösungs- oder Technologiepartnerschaft interessiert? Sie suchen eine DMS-/ECM-Lösung, die Ihr Portfolio als ERP-Systemhaus (z.B. im Microsoft Dynamics 365 BC-Umfeld) perfekt ergänzt? Oder Sie haben eine Idee für eine neue Geschäftsanwendung oder Branchen-Lösung auf Basis von Shareflex?
Dann informieren Sie sich am besten gleich über unser Partnerprogramm und vereinbaren Sie einen unverbindlichen Gesprächstermin. Wir freuen uns auf Ihre Fragen!
intex sieht großes Potenzial in der weiteren Zusammenarbeit mit Portal Systems. Durch die Integration von Microsoft-Lösungen, die viele Unternehmen bereits nutzen, wird der Einstieg für neue Kunden erheblich erleichtert. „Der Schritt, auf Portal Systems zu setzen, war genau richtig“, fasst David Naßler zusammen. Auch die Rolle der conrizon AG, die Portal Systems übernommen hat, beurteilt er als durchweg positiv. „Diese Entwicklung hat gezeigt, dass intex auf dem richtigen Weg ist und den Schritt vor zwei Jahren richtig gewählt hat, da das noch einmal zusätzlich die Gespräche mit Kunden erleichtert und den Verkaufsprozess vereinfacht.“
Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de
