Customer Success Story
Portal-Systems-Software auf Basis von SharePoint Online verbessert die globalen Dokumenten-Workflows beim Hersteller für industrielle Großanlagen.
NEUMAN & ESSER ist weltweit an 19 verschiedenen Standorten für ihre Kunden im Einsatz. Diese Dezentralität stellt besondere Herausforderungen an ein zentrales Dokumentenmanagement – und damit verbunden, an eine branchenkonforme Dokumentenlenkung nach DIN ISO 9001. Die Dokumentenlenkung bezeichnet die systematische Verwaltung und Steuerung von Dokumenten, um deren Erstellung, Überarbeitung, Freigabe und Archivierung zu kontrollieren und nachvollziehbar zu machen. Prozesse zur Sicherstellung der Dokumentenkonsistenz, der Einhaltung von Richtlinien und der Zugriffsrechte gehören ebenfalls dazu, um die Integrität und Verfügbarkeit von Informationen zu gewährleisten. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS), verbunden mit einem Integrierten Management-System (IMS), das die Einhaltung von Anforderungen aus verschiedenen Bereichen in einer einheitlichen Struktur zusammenfasst, ist ideal dafür geeignet.
„Unser IMS-System basiert seit geraumen Jahren auf einem Add-on für Microsoft SharePoint. Der Umzug in die Cloud und nach SharePoint Online erforderte jedoch einen Austausch dieses Add-ons“, erklärt Thomas Kloke, Head of IT bei NEUMAN & ESSER. „Für eine SharePoint-basierte Lösung hatten wir uns ganz bewusst entschieden, weil dies das Microsoft-Standardprodukt ist, um Dokumente zu verwalten.“
Ebenso erfüllte das bislang eingesetzte IMS-System die Qualitätsmanagement-Norm ISO 9001, die etwa das Verfahren zur Erstellung von Angeboten, zur Auftragsabwicklung, zur Verarbeitung von Dokumenten, Dokumentenlenkung, Änderungskontrolle, Zugriffssteuerung und Überwachung für bestimmte Branchen festlegt. Das Problem: „Eine Migration nach SharePoint Online war nicht möglich, da die erforderlichen Anpassungen in der Cloudversion nicht mehr möglich waren“, sagt Kloke. „Das Prinzip der SharePoint-Nutzung wollten wir dennoch beibehalten, auch in der Cloud“, ergänzt er.
Ein neuer Anbieter musste her, der ein entsprechendes IMS-System mit allen rechtlichen Anforderungen in der Cloud-Variante anbieten konnte. Im Rahmen einer Online-Recherche stießen Kloke und sein Team schließlich auf Portal Systems und das speziell für die Dokumentenlenkung konzipierte Dokumentenmanagement-System „Shareflex Quality Documents“. Nun galt es, die Funktionen des Altsystems in der neuen Software zu realisieren. „Wir haben Portal Systems vorgestellt, was die alte Software konnte. Das Team hat dann bewertet, wie sich die Funktionen in ähnlicher Weise in der Cloud-Variante umsetzen lassen.“
Von besonderer Bedeutung war in diesem Zusammenhang die Möglichkeit, die ISO-9001-Norm mit der neuen Lösung umzusetzen. „Dabei handelt es sich um bestimmte Spezifikationen einer Dokumentenverwaltung, um ein Integriertes Management-System aufzubauen“, erklärt Thomas Kloke. „Dazu gehören beispielsweise festgelegte Zuständigkeiten und Verfahrensabläufe. Kurz gesagt, es geht darum, genau zu beschreiben und festzulegen, wie ein Unternehmen im Umgang mit Dokumenten arbeitet.“
Viele Branchen fordern inzwischen eine ISO-9001-Zertifizierung, von der Automobilindustrie über die Logistikbranche bis hin zu Kliniken und Arztpraxen. „Um diese Zertifizierung zu bekommen, ist eine detaillierte Dokumentation der Arbeitsweise erforderlich“, resümiert Thomas Kloke. Hinzu kommt: „Spätestens alle 5 Jahre muss diese Dokumentation überprüft werden, damit sie aktuell bleibt. Außerdem soll sie neuen Mitarbeitern dabei helfen, sich im Unternehmen zurechtzufinden und die festgelegten Arbeitsweisen und Arbeitsabläufe zu adaptieren“, weiß der IT-Spezialist.
NEUMAN & ESSER ist ein Familienunternehmen mit Hauptsitz in Übach-Palenberg bei Aachen. Das Unternehmen ist im industriellen Großanlagenbau tätig. Es stellt in Einzelfertigung im Kundenauftrag unter anderem Mühlen und Sichtsysteme, Kompressoranlagen, Armaturen und Rohrsysteme sowie Wasserstoff-Produktionssysteme wie Elektrolyseure und Dampfreformierer her. Hinzu kommen digitale Produkte wie eine IoT-Plattform, Umbau- und Modernisierungsservices sowie Beratungs- und Projektentwicklungs-Dienstleistungen. NEUMAN & ESSER wurde 1830 gegründet und beschäftigt heute rund 1.600 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in 29 Engineering- und Serviceunternehmen in 12 Ländern weltweit und an 4 Produktionsstandorten in Deutschland sowie einem in den USA.
Um sicherzugehen, dass „Shareflex Quality Documents“ wirklich die richtige Lösung ist, ließ man sich bei NEUMAN & ESSER den Kontakt zu Referenzkunden vermitteln, um mit ihnen über das anvisierte Produkt zu sprechen. „Ich mache das regelmäßig bei solchen Projekten, weil mir das bei der Entscheidungsfindung hilft“, erklärt Thomas Kloke. „Dann hat man es mit den Fachleuten zu tun, die das Produkt bereits produktiv nutzen und sagen können, ob es funktioniert oder nicht.“
„Wir haben ein sehr informatives Gespräch mit einem Referenzkunden von Portal Systems geführt und nach einer Testinstallation den Beschluss gefasst, ‚Shareflex Quality Documents‘ bei NEUMAN & ESSER einzuführen. Es wurde ein Projektrahmen definiert und in wöchentlichen Meetings das System schrittweise aufgebaut.“
Ein erfahrener Mitarbeiter von NEUMAN & ESSER, der sehr vertraut mit den Funktionen des alten Systems war, begleitete den Projektverlauf akribisch und achtete darauf, dass Portal Systems alle Funktionen des Vorgänger-Systems auch in „Shareflex Quality Documents“ umsetzte. „Das alles wurde zudem in enger Abstimmung mit dem Leiter unseres Qualitätsmanagements erledigt“, ergänzt Kloke. „Die beiden haben das Projekt zusammen betreut und es gemeinsam mit Portal Systems in verschiedenen Tests und Abstimmungsrunden zu Ende gebracht.“ Dauer: rund 6 Monate. Jede einzelne der von NEUMAN & ESSER definierten Anforderungen sei in diesem Zusammenhang von Portal Systems umgesetzt worden, sagt Thomas Kloke zufrieden.
Die Zusammenarbeit mit Portal Systems beschreibt der IT-Leiter von NEUMAN & ESSER als „sehr fruchtbar“. In den regelmäßigen wöchentlichen Meetings seien die Anforderungen definiert und Tests durchgeführt worden. „Die Kommunikation fand dabei stets auf Augenhöhe statt. Das hat alles sehr gut funktioniert.“ Besonders geschätzt habe er dabei die Hemdsärmeligkeit. „Der Umgang miteinander war sehr informell – und doch stand stets das Ziel im Fokus, die benötigten Funktionen umzusetzen und zügig in den Roll-out zu gehen“, lobt Thomas Kloke die Zusammenarbeit im Team.
Eine besondere Herausforderung für NEUMAN & ESSER bestand darin, die Datenqualität und die Datenpflege sicherzustellen, um das neue System optimal nutzen zu können. „Das hat natürlich nichts mit Portal Systems zu tun. Aber für uns war es wichtig, die Dokumente so zu taggen, dass wir sie hinterher auch wiederfinden können.“
Seit einem halben Jahr ist „Shareflex Quality Documents“ nun bei NEUMAN & ESSER im Einsatz. „Die Bedienung des Systems ist für die User einfacher geworden“, nennt Kloke einen zentralen Vorteil und erläutert: „Sie funktioniert einfach intuitiver, der Schulungsaufwand ist geringer und es gibt deutlich weniger Nachfragen als beim Altsystem. Insbesondere von Mitarbeitern, die die Software seltener nutzen, weil die Bedienung sehr Microsoft-lastig ist – und das kennen die Leute.“
Der individuelle Nutzen für den Head of IT von NEUMAN & ESSER besteht zunächst einmal darin, dass er mit „Shareflex Quality Documents“ das technische Problem seines Unternehmens, das sich aus der Cloud-Strategie ergab, lösen konnte. „So sehe ich das durch meine IT-Brille.“ Natürlich gibt es darüber hinaus noch weitere Vorteile dieser Lösung, wie „die Nutzerfreundlichkeit“, die sich für das gesamte Unternehmen weltweit auszahle. „So muss man es ja betrachten“, sagt Kloke, „dass von Deutschland über Thailand bis nach China durch die einfache Nutzbarkeit eine höhere Akzeptanz besteht und so aktiver mit dem System gearbeitet wird.“
Patrick Carl
Head of Sales
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