Shareflex ECM Online ist eine Komplettlösung für Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM). Die Produktsuite basiert auf SharePoint Online und erweitert Microsoft 365 zu einer Plattform für komplexe, cloudbasierte Geschäftsanwendungen.
Mit der Produktsuite Shareflex ECM Online bieten wir Ihnen Lösungen für dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse. Diese digitalen Geschäftsanwendungen sind funktionaler als reine Aktenlösungen. Beispiele für solche Fachanwendungen sind das Vertragsmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung oder das Qualitätsmanagement mit gelenkten Dokumenten. All diese Lösungen zeichnen sich durch vorgefertigte Benutzeroberflächen, Logiken und Prozesse aus und können jederzeit individuell an die fachlichen Gegebenheiten der unterschiedlichen Unternehmensbereiche angepasst werden.
Die Anforderungen an diese Geschäftsanwendungen sind zumeist relativ komplex und umfassen häufig alle Disziplinen eines ECM-Systems. Hierzu gehören beispielsweise die Aktenverwaltung, Prozesse und Workflows, das Berechtigungsmanagement, ERP-Anbindung & Services oder die revisionssichere Archivierung.
Portal Systems stellt die oben genannten Geschäftsanwendungen als bereits vorkonfigurierte Softwarelösungen zur Verfügung. Mit den Shareflex-“Werkzeugen”, den Shareflex Add-ons, können außerdem beliebige weitere Anwendungen und Aktenlösungen umgesetzt werden.
Die Kombination von Shareflex mit Microsoft 365 und den Microsoft Content Services ermöglicht somit moderne und intuitiv zu bedienende ECM-Fachanwendungen. Dadurch wird Microsoft 365 zu einer hochgradig effizienten Geschäftsprozessplattform. Vergleichbar mit einem klassischen Enterprise Content Management System, aber mit allen Vorteilen und der Flexibilität der Cloud. Mithilfe von Shareflex ECM Online entsteht so ein moderner digitaler Arbeitsplatz mit cloudbasierten Geschäftsanwendungen aus einem Guss.
Für den Betrieb von Shareflex ECM Online ist neben Microsoft 365 keine weitere IT-Infrastruktur notwendig. Denn Shareflex ist eine reine SharePoint-Online-Anwendung, mit allen Vorteilen einer modernen Cloud-Architektur. Und im Gegensatz zu SharePoint On-Premises gibt es auch (fast) keine Kapazitätsgrenzen mehr (s. Kasten).
Darüber hinaus ist sichergestellt, dass alle mit Shareflex ECM Online erfassten Daten und Dokumente ausschließlich in Ihrer Microsoft-365-Umgebung gespeichert werden und somit „das Haus nicht verlassen“. Somit erfüllt Shareflex bereits im Standard alle Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit.
Zusammen mit Microsoft 365 liefert Shareflex ECM Online alle Funktionen und Werkzeuge, die für ein professionelles Enterprise Content Management (ECM) oder Dokumentenmanagementsystem benötigt werden. Hierzu gehören Aktenpläne, die Outlook- und Office-Integration, eine Volltext- und Metadatensuche, das Vorlagenmanagement sowie Ad-hoc- oder Prozessworkflows. Die Produkt-Suite umfasst zusätzlich eine ganze Reihe bereits vorgefertigter Lösungen. Ergänzt wird das Angebot durch Schnittstellen zu ERP- und LOB-Systemen.
Dieser Artikel und das dazugehörige Whitepaper zeigen, was ECM genau bedeutet und liefern Antworten auf die folgenden Fragen: Welche Vorteile bietet ECM? Wann und warum ist ECM notwendig? Ist Microsoft 365 die richtige Plattform für ECM? Jetzt kostenfrei herunterladen!
Weil in Microsoft 365 viel mehr steckt als Sie ahnen! DMS und ECM mit SharePoint: Um dieses Thema ranken sich nach wie vor viele Mythen. In seinem Blog-Beitrag geht Frank von Orlikowski diesen auf den Grund und zeigt, was wirklich alles mit Microsoft 365 möglich ist.
Für die Umsetzung vieler einfacher DMS-/ECM-Anforderungen reichen die Basisfunktionalitäten von Microsoft 365 völlig aus. Komplexe Fachanwendungen lassen sich hiermit jedoch nicht so ohne weiteres „in-house“ bauen. Hier kommt Shareflex ins Spiel!
Revisionssichere Archivierung mit SharePoint Online, ist das überhaupt möglich? Und was genau bedeutet „Revisionssicherheit“ eigentlich? Worauf es dabei ankommt und welche rechtlichen Anforderungen erfüllt sein müssen, erfahren Sie in diesem Gastbeitrag.
Frank von Orlikowski
CEO und Vertrieb
Tel. +49 40 226040 00
info@portalsystems.de
