ECM vs. ERP: Unterschiede einfach erklärt

ECM und ERP gehören zu den zentralen Bestandteilen einer modernen Unternehmens-IT. Doch welche Aufgaben übernehmen die beiden Systeme eigentlich und wo liegt der Unterschied zwischen ECM und ERP?

Beide Lösungen unterstützen Unternehmen bei der Digitalisierung und Verwaltung von Geschäftsprozessen, setzen dabei jedoch unterschiedliche Schwerpunkte. Während ein ERP-System vor allem Geschäftsprozesse und strukturierte Unternehmensdaten abbildet, konzentriert sich ein ECM auf Dokumente und Informationen. In der Praxis können beide Systeme miteinander verbunden werden und sich so ergänzen.

Im Folgenden erfahren Sie, was ECM und ERP auszeichnet, worin die wichtigsten Unterschiede liegen und wie beide Systeme zusammenspielen.

Inhalt

Was ist ECM?

Enterprise Content Management (ECM) bezeichnet die Gesamtheit von Methoden, Prozessen und Softwarelösungen, mit denen Unternehmen geschäftsrelevante Inhalte und Informationen digital erfassen, verwalten, bearbeiten, speichern und wiederfinden können.

Im Mittelpunkt stehen dabei vor allem Dokumente und unstrukturierte Informationen. Ein ECM-System unterstützt Unternehmen beispielsweise dabei, Verträge, Rechnungen, Personalunterlagen oder geschäftliche Korrespondenz zentral zu verwalten und den Zugriff darauf zu organisieren.

Zu den typischen Funktionen eines ECM gehören:

Dokumentenmanagement: Dokumente digital erfassen, strukturiert ablegen, bearbeiten und wiederfinden
Archivierung: Informationen entsprechend geltender Anforderungen langfristig und nachvollziehbar archivieren. Dabei spielen auch Aufbewahrungsfristen eine wichtige Rolle.
Workflow-Management: Dokumentenbasierte Prozesse wie Prüfungen und Freigaben digital abbilden und automatisieren
Informationsmanagement: Geschäftsinformationen zentral verfügbar und im jeweiligen Kontext zugänglich machen
Suche und Zugriff: Benötigte Dokumente und Informationen schnell auffinden und berechtigten Mitarbeitenden zur Verfügung stellen

ECM geht damit über ein reines Dokumentenmanagementsystem (DMS) hinaus: Während ein DMS vor allem auf die strukturierte Verwaltung von Dokumenten ausgerichtet ist, verbindet ein ECM verschiedene Bereiche des digitalen Informations- und Dokumentenmanagements.

Typische Einsatzbereiche finden sich beispielsweise im Vertragsmanagement, bei der Eingangsrechnungsverarbeitung, in der digitalen Personalakte oder bei der elektronischen Archivierung. Ziel ist es, Informationen und dokumentenbasierte Prozesse effizient digital zu verwalten und für die jeweiligen Geschäftsprozesse verfügbar zu machen.

Was ist ERP?

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Ein ERP-System unterstützt Unternehmen dabei, zentrale Geschäftsprozesse und die dafür benötigten Ressourcen zu planen, zu steuern und zu verwalten.

Im Mittelpunkt stehen vor allem strukturierte Daten und Geschäftsprozesse. Dazu gehören beispielsweise Informationen zu Kunden und Lieferanten, Bestellungen, Waren, Leistungen, Finanzen oder Personal.

Zu den typischen Aufgaben eines ERP-Systems gehören:

Planung und Steuerung von Geschäftsprozessen
Verwaltung strukturierter Unternehmens- und Stammdaten
Abbildung von Bestell-, Einkaufs- und Verkaufsprozessen
Ressourcenplanung und -verwaltung
Verarbeitung von Geschäftsvorgängen und Transaktionen
Bereitstellung von Informationen für die operative Unternehmenssteuerung

ERP-Systeme kommen daher in vielen Unternehmensbereichen zum Einsatz, unter anderem in Einkauf, Vertrieb, Finance, Produktion und Operations. Die einzelnen Funktionen werden häufig über verschiedene Module abgebildet, die miteinander verbunden sind.

Im Unterschied zu einem ECM liegt der Schwerpunkt eines ERP-Systems damit weniger auf der Verwaltung von Dokumenten und unstrukturierten Informationen, sondern auf der Abbildung und Steuerung strukturierter Geschäftsdaten und Prozesse.

ECM vs. ERP: Die wichtigsten Unterschiede

Der Unterschied zwischen ECM und ERP zeigt sich vor allem in den Aufgaben und Informationen, die mit den jeweiligen Systemen verwaltet werden. Während ein ECM den Schwerpunkt auf Inhalte, Dokumente und unstrukturierte Informationen legt, dient ein ERP vor allem der Verwaltung strukturierter Daten und der Abbildung von Geschäftsvorgängen.

	ECM	ERP
Schwerpunkt	Inhalte, Dokumente und Informationen	Ressourcen, Geschäftsdaten und Prozesse
Daten	Vor allem unstrukturierte bzw. dokumentenbasierte Informationen	Vor allem strukturierte Daten
Typische Funktionen	Dokumentenmanagement, Archivierung, Workflows, Suche	Planung, Ressourcenverwaltung, Transaktionsverarbeitung
Typische Anwendungsfälle	Vertragsarchivierung, digitale Akte, Dokumentenprüfung	Bestellabwicklung, Einkauf, Vertrieb, Finanzbuchhaltung
Ziel	Informationen und Dokumente effizient verwalten und verfügbar machen	Geschäftsprozesse und Ressourcen planen und steuern

Ein weiterer ECM-ERP-Unterschied liegt in der Art, wie Informationen innerhalb der Systeme genutzt werden. Im ERP stehen strukturierte Daten und deren Verarbeitung innerhalb eines Geschäftsprozesses im Vordergrund. Das ECM ergänzt diese Daten um die dazugehörigen Dokumente und weiteren Informationen.

Trotz ihrer unterschiedlichen Schwerpunkte haben ECM und ERP auch Gemeinsamkeiten. Beide können zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen beitragen und Informationen zentral für Mitarbeitende verfügbar machen. In der Praxis geht es deshalb häufig nicht um die Frage ECM oder ERP, sondern darum, wie beide Systeme sinnvoll zusammenspielen.

ECM und ERP im Zusammenspiel

ECM und ERP übernehmen unterschiedliche Aufgaben, können aber innerhalb derselben Geschäftsprozesse zusammenarbeiten. Das ERP stellt dabei strukturierte Prozess- und Stammdaten bereit, während das ECM die dazugehörigen Dokumente und weiteren Informationen verwaltet.

So können beispielsweise Bestell- und Lieferantendaten im ERP hinterlegt sein, während die zugehörige Rechnung und Korrespondenz im ECM gespeichert werden. Durch die Verbindung beider Systeme lassen sich diese Informationen im jeweiligen Geschäftskontext zusammenführen.

Mitarbeitende erhalten dadurch Zugriff auf die strukturierten Geschäftsdaten aus dem ERP und die dazugehörigen Dokumente aus dem ECM, ohne dass die Systeme ihre jeweiligen Aufgabenbereiche ersetzen müssen.

Infografik ECM vs. ERP: Eine Integration verknüpft Geschäftsdaten aus dem ERP mit den zugehörigen Dokumenten aus dem ECM.

Integration von ECM und ERP

Die Integration von ECM und ERP ermöglicht es, Dokumente und Informationen mit den entsprechenden Datensätzen und Geschäftsvorgängen im ERP zu verknüpfen. Dafür werden beide Systeme über eine technische Schnittstelle miteinander verbunden.

Informationen können zwischen den Systemen ausgetauscht beziehungsweise im jeweiligen System verfügbar gemacht werden. So lassen sich beispielsweise Dokumente aus dem ECM einem bestimmten Kunden, Lieferanten, Auftrag oder Geschäftsvorgang im ERP zuordnen.

Eine solche Verbindung kann dazu beitragen, Medienbrüche und manuelle Datenübertragungen zu reduzieren. Mitarbeitende können benötigte Informationen und Dokumente dadurch stärker im jeweiligen Arbeitskontext nutzen.

Die technische Umsetzung hängt unter anderem von den eingesetzten Systemen, den vorhandenen Schnittstellen und den jeweiligen Geschäftsprozessen ab. Dabei können auch Cloud-basierte Systeme Bestandteil einer integrierten Unternehmens-IT sein. Mit einem DMS für Dynamics 365 Business Central von Portal Systems lassen sich Dokumente und Geschäftsdaten aus beiden Systemen miteinander verknüpfen.

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Praxisbeispiele: ECM und ERP im Einsatz

Die Kombination aus ECM und ERP kann in unterschiedlichen Geschäftsbereichen eingesetzt werden. Dabei übernimmt das ERP die Verarbeitung strukturierter Daten, während das ECM die dazugehörigen Dokumente und Informationen verwaltet.

Eingangsrechnungen

Eine Eingangsrechnung kann im ECM erfasst und archiviert werden. Bestell- und Buchungsdaten aus dem ERP lassen sich damit abgleichen und der Rechnung zuordnen.

Einkauf

Im Einkauf können Bestellungen aus dem ERP mit den zugehörigen Angeboten, Lieferscheinen und Rechnungen im ECM verbunden werden. So stehen die relevanten Dokumente im Zusammenhang mit dem jeweiligen Geschäftsvorgang zur Verfügung.

Vertragsmanagement

Mit einer Vertragsmanagement-Software lassen sich Verträge und deren Versionen im ECM verwalten. Relevante Geschäftsdaten aus dem ERP können dem jeweiligen Vertrag zugeordnet werden.

Personal

Im Personalbereich können personenbezogene Stammdaten und Abrechnungen aus dem ERP mit den Dokumenten einer digitalen Personalakte im ECM verbunden werden.

Vertrieb und Auftragsbearbeitung

Bei der Auftragsbearbeitung können Auftragsdaten aus dem ERP mit Angeboten, Schriftverkehr und weiteren Dokumenten aus dem ECM zusammengeführt werden.

Wann ist ein ECM zusätzlich zum ERP sinnvoll?

Ein ECM kann eine sinnvolle Ergänzung zu einem ERP sein, wenn das ERP die Anforderungen an das Dokumenten- und Informationsmanagement nicht ausreichend abdeckt. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn viele geschäftsrelevante Dokumente außerhalb des ERP abgelegt oder verarbeitet werden.

Weitere Anzeichen sind:

Mitarbeitende müssen Dokumente regelmäßig manuell suchen oder zwischen verschiedenen Systemen wechseln.
Dokumentenbasierte Freigabe- und Prüfprozesse sollen digitalisiert werden.
Es bestehen Anforderungen an Archivierung, Nachvollziehbarkeit und Dokumentenversionierung.
Geschäftsdokumente sollen strukturiert verwaltet und mit den entsprechenden Geschäftsvorgängen verknüpft werden.
Das vorhandene ERP bietet für bestimmte Anforderungen des Dokumenten- und Informationsmanagements keine ausreichenden Funktionen.

Dabei lässt sich nicht pauschal sagen, dass jedes Unternehmen zusätzlich zum ERP ein ECM benötigt. Entscheidend sind die vorhandene Systemlandschaft, die konkreten Geschäftsprozesse und die Anforderungen an den Umgang mit Dokumenten und Informationen.

Vorteile der Kombination von ECM und ERP

Die Verbindung von ECM und ERP schafft eine gemeinsame Informationsbasis für Geschäftsprozesse. Strukturierte Daten aus dem ERP und die dazugehörigen Dokumente und Informationen aus dem ECM können direkt am jeweiligen Geschäftsvorgang bereitgestellt werden.

Daraus ergeben sich unter anderem folgende Vorteile:

Zentrale beziehungsweise kontextbezogene Verfügbarkeit von Daten und Dokumenten
Weniger Systemwechsel und Medienbrüche für Mitarbeitende
Schnellere Suche nach geschäftsrelevanten Informationen
Automatisierung dokumentenbasierter Prozesse
Bessere Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungs- und Freigabeprozessen
Unterstützung von Compliance- und Aufbewahrungsanforderungen
Potenziell kürzere Bearbeitungszeiten und weniger manueller Aufwand

Fazit

ECM und ERP sind keine direkten Alternativen, sondern erfüllen unterschiedliche Aufgaben innerhalb der Unternehmens-IT. Während das ERP strukturierte Geschäftsdaten und Prozesse verwaltet, konzentriert sich das ECM auf Dokumente, Inhalte und weitere geschäftsrelevante Informationen.

Durch die Integration beider Systeme lassen sich Daten und Dokumente miteinander verknüpfen. So können Unternehmen dokumentenbasierte Prozesse effizienter gestalten, Informationen schneller auffinden und manuelle Arbeitsschritte reduzieren.

Welche Lösung oder Kombination sinnvoll ist, hängt von den individuellen Anforderungen und der bestehenden Systemlandschaft des Unternehmens ab.

Grafik mit Aktenordnern, einem Laptop und Figuren, die Dokumente suchen und verwalten.

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FAQ

Braucht man ein ECM, wenn bereits ein ERP-System vorhanden ist?

Nicht grundsätzlich. Ob ein zusätzliches ECM sinnvoll ist, hängt von den Anforderungen des Unternehmens und der bestehenden Systemlandschaft ab. Wenn das ERP die Anforderungen an Dokumenten- und Informationsmanagement ausreichend abdeckt, ist ein separates ECM nicht zwingend erforderlich.

Kann ein ERP-System ein ECM ersetzen?

Ein ERP kann bestimmte Funktionen für die Verwaltung von Dokumenten und Informationen bereitstellen. Der Schwerpunkt eines ERP liegt jedoch auf strukturierten Geschäftsdaten und Geschäftsprozessen, während ein ECM auf die Verwaltung von Dokumenten, Inhalten und weiteren unstrukturierten Informationen ausgerichtet ist. Ob ein ERP die Anforderungen eines ECM abdeckt, hängt daher vom jeweiligen System und den konkreten Anforderungen ab.

Wie arbeiten ECM und ERP zusammen?

Das ERP stellt strukturierte Prozess- und Stammdaten bereit, während das ECM die dazugehörigen Dokumente und Informationen verwaltet. Über eine Verbindung zwischen den Systemen können beide Informationsarten miteinander verknüpft und im jeweiligen Geschäftskontext verfügbar gemacht werden.

Wie lässt sich ein ECM mit einem ERP-System verbinden?

ECM und ERP können über eine technische Schnittstelle miteinander verbunden werden. Dadurch lassen sich Dokumente mit ERP-Datensätzen und Geschäftsvorgängen verknüpfen und Informationen zwischen den Systemen austauschen beziehungsweise verfügbar machen.

Was ist wichtiger: ECM oder ERP?

Die Systeme erfüllen unterschiedliche Aufgaben und lassen sich daher nicht pauschal als wichtiger oder weniger wichtig einordnen. Entscheidend ist, welche Anforderungen ein Unternehmen an die Verwaltung von Geschäftsdaten, Dokumenten und Geschäftsprozessen hat. Je nach Systemlandschaft können ECM und ERP eigenständig eingesetzt oder miteinander integriert werden.

Wie unterscheiden sich ECM, ERP und DMS?

Ein ERP-System konzentriert sich auf strukturierte Geschäftsdaten, Ressourcen und Geschäftsprozesse. Ein DMS dient insbesondere der strukturierten Verwaltung von Dokumenten. ECM geht über das reine Dokumentenmanagement hinaus und umfasst weitere Funktionen für die Verwaltung von Inhalten und Informationen, beispielsweise Archivierung und Workflow-Management. Der Unterschied zwischen ERP und DMS liegt damit vor allem im jeweiligen Schwerpunkt: Während ein ERP Geschäftsprozesse und strukturierte Unternehmensdaten abbildet, konzentriert sich ein DMS auf die Verwaltung von Dokumenten.

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Patrick Carl
Vorstand Vertrieb

E-Mail: info[at]portalsystems.de