Shareflex^® Quality Documents

Dokumentenlenkung mit SharePoint und Microsoft 365

Mit Shareflex Quality Documents bringen Sie Ordnung in die Lenkung und Verwaltung Ihrer Qualitätsmanagement-Dokumente.

✯ QM-Dokumente einfach erstellen, verteilen und bereitstellen
✯ Integration von QM-Handbuch und Prozesslandkarte
✯ Revisionierung und Archivierung

Die Benutzeroberfläche von Shareflex Quality Documents, der Software für Dokumentenlenkung mit SharePoint und Microsoft 365.

Shareflex^® Quality Documents – Volle Flexibilität im Qualitätsmanagement

Shareflex Quality Documents basiert auf SharePoint und Microsoft 365 und bietet Ihnen eine Komplettlösung für die Dokumentenlenkung. Die Software unterstützt Sie beim Management Ihrer QM-Dokumente und fügt sich nahtlos in Ihr Integriertes Management System (IMS) ein. So können Sie zum Beispiel Ihr QM-Handbuch und eine Prozesslandkarte bequem einbinden und gelenkte Dokumente workflowgestützt erstellen. Auch die Integration eines bereits in Ihrem Unternehmen vorhandenen Reklamationsmanagements ist problemlos möglich.

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Der Startbildschirm von Shareflex® Quality Documents mit Cockpit, Favoriten und gespeicherten Filtern.

Eine in Shareflex Quality Documents integrierte, interaktive Prozesslandkarte.

Die Oberfläche zur Bearbeitung eines gelenkten QM-Dokuments in Shareflex Quality Documents mit Dokumentenvorschau.

Bearbeitungsmaske für die Workflowaktion "inhaltliche Prüfung" in einer Dokumentenakte in Shareflex Quality Documents.

Die Suchmaske von Shareflex Quality Documents, der Software für Dokumentenlenkung mit SharePoint und Microsoft 365.

Ein QM Dashboard mit Auswertungen und Berichten zum Status der gelenkten Dokumente in Shareflex Quality Documents, der Software für Dokumentenlenkung mit SharePoint und Microsoft 365.

„Es ist jetzt klar, dass Dokumente an nur einem Ort im SharePoint liegen, und das wird über das Tool von Portal Systems gemanagt. Es ist absolut eindeutig, was aktuell ist, wir können Links verteilen und landen genau im richtigen Dokument, und das hat uns schon sehr stark geholfen.“

Richard PircherLeiter Unternehmensentwicklung bei der Getzner Textil AG

Customer Success Story "Getzner" lesen

„Wir haben ein sehr informatives Gespräch mit einem Referenzkunden von Portal Systems geführt und nach einer Testinstallation den Beschluss gefasst, ‚Shareflex Quality Documents‘ bei NEUMAN & ESSER einzuführen. Es wurde ein Projektrahmen definiert und in wöchentlichen Meetings das System schrittweise aufgebaut.“

Thomas KlokeHead of IT bei NEUMAN & ESSER

Customer Success Story "NEUMAN & ESSER" lesen

QM-Cockpit Dokumente erstellen Prozess-landkarte Workflows Benach-richtigungen Berech-tigungen Audittrail Office-Integration Analyse & Reporting Archivierung

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QM-Cockpit

✓ Schneller und übersichtlicher Einstieg in relevante Informationen aus dem QM-Portal
✓ Baumdarstellungen für Prozesse, Organigramme o.Ä.
✓ Einbindung von Prozesslandkarten
✓ Personalisierte Favoriten und Filter
✓ Zugriff auf zentrale Dokumente
✓ Aktuellste Veröffentlichungen von Dokumenten

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Dokumenterstellung

✓ Einfache Dokumenterstellung auf Basis von Vorlagen
✓ Multilinguale Dokumentenverwaltung
✓ Nutzung von vorhandenen Dokumentvorlagen
✓ Automatische Generierung der Dokumentnummer

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Prozesslandkarte

✓ Dynamische Navigation in den Prozessen und Dokumenten durch eine grafische Prozesslandkarte
✓ Prüfung und Freigabe der Prozesse auch mittels Freigabe-Workflow

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Workflows

✓ Normen-konforme Dokumentenlenkung
✓ Mehrstufiger und konfigurierbarer Freigabe-Prozess
✓ Protokollierte Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten
✓ Überwachung der Gültigkeitsdauer, inklusive Wiedervorlage von Dokumenten
✓ Änderungsanträge zu Dokumenten
✓ Automatische kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen
✓ Abwesenheitsverwaltung
✓ Stellvertreter-Regelungen
✓ Trainingsworkflow

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Benachrichtigungen

✓ Tägliche, kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen zu Freigabe-Aufgaben, veröffentlichten Dokumenten, Änderungsanträgen, ungültigen Dokumenten etc.
✓ Erinnerungs-Funktion für offene Freigabe-Aufgaben in einem definierbaren Intervall
✓ Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten mit Lesebestätigung
✓ E-Mail Templates individualisierbar und erweiterbar
✓ Intervalle für E-Mail Versand frei definierbar

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Berechtigungen

✓ Individuelle Berechtigungen mittels Regelwerk konfigurierbar
✓ Nachträgliche Aktualisierungen von Bestandsdokumenten mit Admin-Funktionen
✓ Einfache Anzeige der Berechtigungen

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Dokumentenverwaltung und Audittrail

✓ Abbildung des kompletten „Document Life Cycle”
✓ Komplette Historie aller Versionen, Workflows, Aufgaben usw. zu einem Dokument
✓ Historie der Änderungen eines Dokuments
✓ Stabiler Link auf verwaltete Dokumente
✓ Nutzung von einfach anpassbaren Stammdaten für die Klassifizierung von Dokumenten
✓ Reorganisation von Dokumenten mit Admin-Jobs möglich, z. B. bei Änderungen von Abteilungsbezeichnungen

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Office-Integration

Automatisierte Übertragung der Metadaten in Dokumente der folgenden Formate:

✓ Microsoft Word
✓ Microsoft Excel

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Analyse & Reporting

✓ Flexible Auswertungen über alle Metadaten
✓ Excel-Export
✓ Grafische Berichte mit Power BI

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Archivierung

✓ Vollständige Archivierung aller Dokumentversionen
✓ Archivierung der Prüf- und Freigabeinformationen sowie der Workflowinformationen
✓ Archivierung ungültiger und zurückgezogener Dokumente
✓ Langzeitsichere Aufbewahrung mit Microsoft-365-Funktionen
✓ Konvertierung von Dokumenten in PDF/A möglich

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Diese und zahlreiche weitere Unternehmen verwalten und lenken ihre Dokumente bereits mit Shareflex^® Quality Documents

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