Shareflex^® Quality Documents

Dokumentenlenkung mit SharePoint und Microsoft 365

Mit Shareflex Quality Documents bringen Sie Ordnung in die Lenkung und Verwaltung Ihrer Qualitätsmanagement-Dokumente.

✯ QM-Dokumente einfach erstellen, verteilen und bereitstellen
✯ Integration von QM-Handbuch und Prozesslandkarte
✯ Revisionierung und Archivierung

Screenshot von einer Dokumentenakte und den dazugehörigen Workflows in Shareflex Quality Documents, der Software für Dokumentenlenkung von Portal Systems.

Diese und zahlreiche weitere Unternehmen setzen bereits auf die Dokumentenlenkung mit Shareflex^® Quality Documents

Shareflex^® Quality Documents – Volle Flexibilität im Qualitätsmanagement

Shareflex Quality Documents basiert auf SharePoint und Microsoft 365 und bietet Ihnen eine Komplettlösung für die Dokumentenlenkung. Die Software unterstützt Sie beim Management Ihrer QM-Dokumente und fügt sich nahtlos in Ihr Integriertes Management System (IMS) ein. So können Sie zum Beispiel Ihr QM-Handbuch und eine Prozesslandkarte bequem einbinden und gelenkte Dokumente workflowgestützt erstellen. Auch die Integration eines bereits in Ihrem Unternehmen vorhandenen Reklamationsmanagements ist problemlos möglich.

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QM-Cockpit Dokumente erstellen Prozess-landkarte Workflows Benach-richtigungen Berech-tigungen Audittrail Office-Integration Analyse & Reporting Archivierung

QM-Cockpit

➳ Schneller und übersichtlicher Einstieg in relevante Informationen aus dem QM-Portal
➳ Baumdarstellungen für Prozesse, Organigramme o.Ä.
➳ Einbindung von Prozesslandkarten
➳ Personalisierte Favoriten und Filter
➳ Zugriff auf zentrale Dokumente
➳ Aktuellste Veröffentlichungen von Dokumenten

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Dokumenterstellung

➳ Einfache Dokumenterstellung auf Basis von Vorlagen
➳ Nutzung von vorhandenen Dokumentvorlagen
➳ Automatische Generierung der Dokumentnummer

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Prozesslandkarte

➳ Dynamische Navigation in den Prozessen und Dokumenten durch eine grafische Prozesslandkarte
➳ Prüfung und Freigabe der Prozesse auch mittels Freigabe-Workflow

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Workflows

➳ Normen-konforme Dokumentenlenkung
➳ Mehrstufiger und konfigurierbarer Freigabe-Prozess
➳ Protokollierte Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten
➳ Überwachung der Gültigkeitsdauer, inklusive Wiedervorlage von Dokumenten
➳ Automatische kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen
➳ Stellvertreter-Regelungen
➳ Änderungsanträge zu Dokumenten

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Benachrichtigungen

➳ Tägliche, kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen zu Freigabe-Aufgaben, veröffentlichten Dokumenten, Änderungsanträgen, ungültigen Dokumenten etc.
➳ Erinnerungs-Funktion für offene Freigabe-Aufgaben in einem definierbaren Intervall
➳ Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten mit Lesebestätigung
➳ E-Mail Templates individualisierbar und erweiterbar
➳ Intervalle für E-Mail Versand frei definierbar

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Berechtigungen

➳ Individuelle Berechtigungen mittels Regelwerk konfigurierbar
➳ Nachträgliche Aktualisierungen von Bestandsdokumenten mit Admin-Funktionen
➳ Einfache Anzeige der Berechtigungen

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Dokumentenverwaltung und Audittrail

➳ Abbildung des kompletten „Document Life Cycle”
➳ Komplette Historie aller Versionen, Workflows, Aufgaben usw. zu einem Dokument
➳ Historie der Änderungen eines Dokuments
➳ Stabiler Link auf verwaltete Dokumente
➳ Nutzung von einfach anpassbaren Stammdaten für die Klassifizierung von Dokumenten
➳ Reorganisation von Dokumenten mit Admin-Jobs möglich, z. B. bei Änderungen von Abteilungsbezeichnungen

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Office-Integration

Automatisierte Übertragung der Metadaten in Dokumente der folgenden Formate:

➳ Microsoft Word
➳ Microsoft Excel

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Analyse & Reporting

➳ Flexible Auswertungen über alle Metadaten
➳ Excel-Export
➳ Grafische Berichte mit Power BI

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Archivierung

➳ Vollständige Archivierung aller Dokumentversionen
➳ Archivierung der Prüf- und Freigabeinformationen sowie der Workflowinformationen
➳ Archivierung ungültiger und zurückgezogener Dokumente
➳ Langzeitsichere Aufbewahrung mit Microsoft-365-Funktionen
➳ Konvertierung von Dokumenten in PDF/A möglich

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Machen Sie sich Ihr eigenes Bild

In diesem Video erhalten Sie eine kurze Einführung und einen allgemeinen Überblick über Shareflex Quality Documents, die Lösung für QM / Dokumentenlenkung auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Funktionen vor und Sie können sich einen ersten Eindruck von der benutzerfreundlichen Oberfläche der Software machen. Aber sehen Sie am besten selbst!

Jetzt Shareflex Quality Documents kennenlernen

Sie möchten sich ein eigenes Bild von Shareflex Quality Documents machen? Dann buchen Sie am besten gleich einen Termin für Ihre persönliche Live-Demo. Dort erfahren Sie alles Wissenswerte über das Vertragsmanagement mit SharePoint und Microsoft 365. In ca. 60 Minuten individuell und direkt im System demonstriert von unseren Shareflex-Experten.

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Ein Kreisdiagramm mit den Funktionen von Shareflex Quality Documents, der Software für Dokumentenlenkung auf Basis von SharePoint Online und Microsoft 365.

Die Benutzeroberfläche von Shareflex^® Quality Documents

Verschaffen Sie sich einen ersten Eindruck vom benutzerfreundlichen User-Interface unserer Lösung Shareflex Quality Documents. Die Verwaltung und Lenkung von QM-Dokumenten kann schnell sehr komplex und unübersichtlich werden. Daher stellen wir den Anwendern eine möglichst intuitiv erfassbare und übersichtliche Benutzeroberfläche für die tägliche Arbeit zur Verfügung. Denn erst die Akzeptanz der User ermöglicht die erfolgreiche Einführung einer neuen Software. Und das gilt für das Dokumentenmanagement, wie für alle anderen Geschäftsanwendungen.