Dokumentenlenkung mit SharePoint und Microsoft 365
Mit Shareflex Quality Documents bringen Sie Ordnung in die Lenkung und Verwaltung Ihrer Qualitätsmanagement-Dokumente.
Flexibel, sicher und transparent.
Shareflex® Quality Documents – Volle Flexibilität im Qualitätsmanagement
Shareflex Quality Documents basiert auf SharePoint und Microsoft 365 und bietet Ihnen eine Komplettlösung für die Dokumentenlenkung. Die Software unterstützt Sie beim Management Ihrer QM-Dokumente und fügt sich nahtlos in Ihr Integriertes Management System (IMS) ein. So können Sie zum Beispiel Ihr QM-Handbuch und eine Prozesslandkarte bequem einbinden und gelenkte Dokumente workflowgestützt erstellen. Auch die Integration eines bereits in Ihrem Unternehmen vorhandenen Reklamationsmanagements ist problemlos möglich.
Alle wichtigen Informationen zur digitalen Dokumentenlenkung mit Shareflex Quality Documents finden Sie in unserem Produktguide, der Kurzbroschüre und der Feature-Übersicht. Zusätzlich können Sie sich in einer kostenfreien Live-Demo von den Möglichkeiten unserer Lösung für die Dokumentenlenkung überzeugen. Und wir beantworten Ihre Fragen auch jederzeit gern in einem persönlichen Gespräch!
QM-Cockpit
➀ Schneller und übersichtlicher Einstieg in relevante Informationen aus dem QM-Portal
➁ Baumdarstellungen für Prozesse, Organigramme o.Ä.
➂ Einbindung von Prozesslandkarten
➃ Personalisierte Favoriten und Filter
➄ Zugriff auf zentrale Dokumente
➅ Aktuellste Veröffentlichungen von Dokumenten
Dokumenterstellung
➀ Einfache Dokumenterstellung auf Basis von Vorlagen
➁ Nutzung von vorhandenen Dokumentvorlagen
➂ Automatische Generierung der Dokumentennummer
Office-Integration
Automatisierte Übertragung der Metadaten in Dokumente der folgenden Formate:
➀ Microsoft Word
➁ Microsoft Excel
Workflows
➀ Normen-konforme Dokumentenlenkung
➁ Mehrstufiger und konfigurierbarer Freigabe-Prozess
➂ Protokollierte Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten
➃ Überwachung der Gültigkeitsdauer, inklusive Wiedervorlage von Dokumenten
➄ Automatische kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen
➅ Stellvertreter-Regelungen
➆ Änderungsanträge zu Dokumenten
Berechtigungen
➀ Individuelle Berechtigungen mittels Regelwerk konfigurierbar
➁ Nachträgliche Aktualisierungen von Bestandsdokumenten mit Admin-Funktionen
➂ Einfache Anzeige der Berechtigungen
Benachrichtigungen
➀ Tägliche, kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen zu Freigabe-Aufgaben, veröffentlichten Dokumenten, Änderungsanträgen, ungültigen Dokumenten etc.
➁ Erinnerungs-Funktion für offene Freigabe-Aufgaben in einem definierbaren Intervall
➂ Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten mit Lesebestätigung
➃ E-Mail Templates individualisierbar und erweiterbar
➄ Intervalle für E-Mail-Versand frei definierbar
Dokumentenverwaltung und Audittrail
➀ Abbildung des kompletten „Document Life Cycle“
➁ Vollständige Historie aller Versionen, Workflows, Aufgaben usw. zu einem Dokument
➂ Historie der Änderungen eines Dokuments
➃ Stabiler Link auf verwaltete Dokumente
➄ Nutzung von einfach anpassbaren Stammdaten für die Klassifizierung von Dokumenten
➅ Reorganisation von Dokumenten mit Admin-Jobs möglich, z.B. bei Änderungen von Abteilungsbezeichnungen
Archivierung
➀ Vollständige Archivierung
– aller Dokumentversionen
– der Prüf- und Freigabeinformationen
– der Workflowinformationen
– ungültiger und zurückgezogener Dokumente
➁ Langzeitsichere Aufbewahrung mit Microsoft-365-Funktionen
➂ Konvertierung von Dokumenten in PDF/A möglich
Prozesslandkarte
➀ Dynamische Navigation in den Prozessen und Dokumenten durch eine grafische Prozesslandkarte
➁ Prüfung und Freigabe der Prozesse auch mittels Freigabeworkflow
Reporting
➀ Flexible Auswertungen über alle Metadaten
➁ Excel-Export
➂ Grafische Berichte mit Power BI
Kostenlose und unverbindliche Live-Demo
Sie möchten mehr über Shareflex Quality Documents erfahren? Dann buchen Sie am besten gleich einen Termin für Ihre persönliche Live-Demo. Hier erfahren Sie alles Wissenswerte über die Dokumentenlenkung mit SharePoint (Online) und Shareflex. In ca. 60 Minuten individuell und direkt im System demonstriert von unseren Shareflex-Experten.
Die Benutzeroberfläche von Shareflex® Quality Documents
Verschaffen Sie sich einen ersten Eindruck vom benutzerfreundlichen User-Interface unserer Lösung Shareflex Quality Documents.
Das Verwalten und Lenken von QM-Dokumenten kann schnell sehr komplex und unübersichtlich werden. Daher stellen wir den Anwendern eine möglichst intuitiv erfassbare und übersichtliche Benutzeroberfläche für die tägliche Arbeit zur Verfügung. Denn erst die Akzeptanz der User ermöglicht die erfolgreiche Einführung einer neuen Software. Dies gilt für das Dokumentenmanagement wie für alle anderen Geschäftsanwendungen.
Prozesse verstehen. Lösungen finden.
Eine Vielzahl führender Unternehmen beschreitet den Weg in die Digitalisierung bereits mit den Shareflex-Lösungen von Portal Systems. Sind Sie bereit für den ersten Schritt? Dann kontaktieren Sie uns, wir freuen uns auf Ihre Fragen!
Diese Unternehmen vertrauen u.a. bereits auf Shareflex Quality Documents:
- Fritz Egger
- Thyssenkrupp
- Evonik
- Privatmolkerei Bauer
Sie haben Fragen? Ich beantworte sie Ihnen gern persönlich!
Frank von Orlikowski
CEO und Vertrieb
Tel. +49 40 226040 00
info@portalsystems.de
