Dokumentenlenkung mit SharePoint und Microsoft 365

Mit Shareflex Quality Documents bringen Sie Ordnung in die Lenkung und Verwaltung Ihrer Qualitätsmanagement-Dokumente.

Flexibel, sicher und transparent.

Shareflex^® Quality Documents – Volle Flexibilität im Qualitätsmanagement

Shareflex Quality Documents basiert auf SharePoint und Microsoft 365 und bietet Ihnen eine Komplettlösung für die Dokumentenlenkung. Die Software unterstützt Sie beim Management Ihrer QM-Dokumente und fügt sich nahtlos in Ihr Integriertes Management System (IMS) ein. So können Sie zum Beispiel Ihr QM-Handbuch und eine Prozesslandkarte bequem einbinden und gelenkte Dokumente workflowgestützt erstellen. Auch die Integration eines bereits in Ihrem Unternehmen vorhandenen Reklamationsmanagements ist problemlos möglich.

Machen Sie sich Ihr eigenes Bild

Einführung und Überblick

In diesem Video erhalten Sie zunächst einen allgemeinen Überblick über Shareflex Quality Documents, die Lösung für QM / Dokumentenlenkung auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint. Wir stellen Ihnen die wichtigsten Funktionen vor und Sie können sich einen ersten Eindruck von der benutzerfreundlichen Oberfläche der Software machen. Aber sehen Sie am besten selbst:

Produktvideo "Shareflex Quality Documents" ansehen

Dokumentenlenkung mit SharePoint und Microsoft 365 zum Nachlesen

Alle wichtigen Informationen zur digitalen Dokumentenlenkung mit Shareflex Quality Documents finden Sie in unserem Produktguide und der Feature-Übersicht. Zusätzlich können Sie sich in einer kostenfreien Live-Demo von den Möglichkeiten unserer Lösung für die Dokumentenlenkung überzeugen. Und wir beantworten Ihre Fragen auch jederzeit gern in einem persönlichen Gespräch!

Titelseite des Produktguides zu Shareflex Quality Documents, der Software für Dokumentenlenkung mit Microsoft 365 und SharePoint.

Download Produktguide

Die Feature-Übersicht zu Shareflex Quality Documents, der Software für Dokumentenlenkung mit Microsoft 365 und SharePoint.

Features und Funktionen

Eine kleine Auswahl unserer Kunden

Eine Vielzahl führender Unternehmen beschreitet den Weg in die Digitalisierung mit den Shareflex-Lösungen von Portal Systems. Diese (und viele weitere) Unternehmen setzen bereits auf die digitale Dokumentenlenkung mit Shareflex Quality Documents und Microsoft 365:

Kostenlose und unverbindliche Live-Demo

Sie möchten mehr über Shareflex Quality Documents erfahren? Dann buchen Sie am besten gleich einen Termin für Ihre persönliche Live-Demo. Hier erfahren Sie alles Wissenswerte über die Dokumentenlenkung mit SharePoint (Online) und Shareflex. In ca. 60 Minuten individuell und direkt im System demonstriert von unseren Shareflex-Experten.

Live-Demo vereinbaren

Die wichtigsten Eigenschaften und Funktionen im Überblick

QM-Cockpit

➀ Schneller und übersichtlicher Einstieg in relevante Informationen aus dem QM-Portal

➁ Baumdarstellungen für Prozesse, Organigramme o.Ä.

➂ Einbindung von Prozesslandkarten

➃ Personalisierte Favoriten und Filter

➄ Zugriff auf zentrale Dokumente

➅ Aktuellste Veröffentlichungen von Dokumenten

Dokumenterstellung

➀ Einfache Dokumenterstellung auf Basis von Vorlagen

➁ Nutzung von vorhandenen Dokumentvorlagen

➂ Automatische Generierung der Dokumentennummer

Office-Integration

Automatisierte Übertragung der Metadaten in Dokumente der folgenden Formate:

➀ Microsoft Word

➁ Microsoft Excel

Workflows

➀ Normen-konforme Dokumentenlenkung

➁ Mehrstufiger und konfigurierbarer Freigabe-Prozess

➂ Protokollierte Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten

➃ Überwachung der Gültigkeitsdauer, inklusive Wiedervorlage von Dokumenten

➄ Automatische kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen

➅ Stellvertreter-Regelungen

➆ Änderungsanträge zu Dokumenten

Berechtigungen

➀ Individuelle Berechtigungen mittels Regelwerk konfigurierbar

➁ Nachträgliche Aktualisierungen von Bestandsdokumenten mit Admin-Funktionen

➂ Einfache Anzeige der Berechtigungen

Benachrichtigungen

➀ Tägliche, kumulierte E-Mail-Benachrichtigungen zu Freigabe-Aufgaben, veröffentlichten Dokumenten, Änderungsanträgen, ungültigen Dokumenten etc.

➁ Erinnerungs-Funktion für offene Freigabe-Aufgaben in einem definierbaren Intervall

➂ Kenntnisnahme von veröffentlichten Dokumenten mit Lesebestätigung

➃ E-Mail Templates individualisierbar und erweiterbar

➄ Intervalle für E-Mail-Versand frei definierbar

Dokumentenverwaltung und Audittrail

➀ Abbildung des kompletten „Document Life Cycle“

➁ Vollständige Historie aller Versionen, Workflows, Aufgaben usw. zu einem Dokument

➂ Historie der Änderungen eines Dokuments

➃ Stabiler Link auf verwaltete Dokumente

➄ Nutzung von einfach anpassbaren Stammdaten für die Klassifizierung von Dokumenten

➅ Reorganisation von Dokumenten mit Admin-Jobs möglich, z.B. bei Änderungen von Abteilungsbezeichnungen

Archivierung

➀ Vollständige Archivierung

– aller Dokumentversionen

– der Prüf- und Freigabeinformationen

– der Workflowinformationen

– ungültiger und zurückgezogener Dokumente

➁ Langzeitsichere Aufbewahrung mit Microsoft-365-Funktionen

➂ Konvertierung von Dokumenten in PDF/A möglich

Prozesslandkarte

➀ Dynamische Navigation in den Prozessen und Dokumenten durch eine grafische Prozesslandkarte

➁ Prüfung und Freigabe der Prozesse auch mittels Freigabeworkflow

Reporting

➀ Flexible Auswertungen über alle Metadaten

➁ Excel-Export

➂ Grafische Berichte mit Power BI

Die Benutzeroberfläche von Shareflex^® Quality Documents

Verschaffen Sie sich einen ersten Eindruck vom benutzerfreundlichen User-Interface unserer Lösung Shareflex Quality Documents. Die Verwaltung und Lenkung von QM-Dokumenten kann schnell sehr komplex und unübersichtlich werden. Daher stellen wir den Anwendern eine möglichst intuitiv erfassbare und übersichtliche Benutzeroberfläche für die tägliche Arbeit zur Verfügung. Denn erst die Akzeptanz der User ermöglicht die erfolgreiche Einführung einer neuen Software. Und das gilt für das Dokumentenmanagement, wie für alle anderen Geschäftsanwendungen.