Customer Success Story
Wie der Energieversorger durch eine moderne ECM-Plattform Prozesse effizienter gestaltet, die Usability erhöht und den Rollout konzernweit erfolgreich umsetzt.
Die EnBW Energie Baden-Württemberg AG ist ein weit verzweigter Konzern, zu dem zahlreiche Beteiligungs- und Tochtergesellschaften gehören. Das bedeutet auch, dass viele Dokumente wie etwa Verträge entstehen, die Touchpoints in unterschiedlichen Bereichen des Gesamtkonzerns haben. Hinzu kommen besondere Regulierungen, was die Sicherheit von Daten und Dokumenten bei systemrelevanten Unternehmen des Energiesektors betrifft. Die IT von EnBW stand vor der Herausforderung, dass bisherige ECM-Systeme den wachsenden Anforderungen der Anwender nicht mehr gerecht wurden.
„SharePoint und Microsoft 365 werden im Konzern immer wichtiger, das nutzen sowieso alle“, erklärt Maximilian Lang, IT-Service-Manager bei EnBW. „Besonders die Integration mit anderen Systemen wie der elektronischen Signatur, dem ERP oder dem Archiv gestaltete sich mit anderen ECM-Lösungen als sehr schwierig.“
Die EnBW Energie Baden-Württemberg AG mit Hauptsitz in Karlsruhe zählt zu den größten Energieversorgungsunternehmen in Deutschland und Europa. Der Konzern beschäftigt rund 30.000 Mitarbeitende und betreut mehrere Millionen Privat- und Geschäftskunden. EnBW ist überwiegend in Deutschland aktiv, engagiert sich jedoch über Tochtergesellschaften und Beteiligungen auch in mehreren europäischen Ländern und ist damit auf mehreren europäischen Märkten präsent. Zu den Kern-Tätigkeitsfeldern gehören Energieerzeugung (konventionell und erneuerbar), Netzbetrieb, Energiehandel und -vertrieb, Energiedienstleistungen, Telekommunikation sowie Elektromobilität. Der Konzern verfügt über ein breites Beteiligungs- und Tochtergesellschafts-Netzwerk mit mehreren hundert verbundenen Unternehmen, darunter Marken wie Netze BW, Yello, SENEC und EnBW mobility+.
Zudem wünschten sich die Anwender eine einfache, browser- und mobilzugängliche Plattform, die moderne Anforderungen wie Cloud-Nutzung, APIs und KI-Unterstützung abdecken kann. Aus diesen Gründen entschied sich EnBW, eine neue ECM-Plattform einzuführen, um Zusammenarbeit, Integration und Verfügbarkeit nachhaltig zu verbessern.
Das Unternehmen startete zunächst ein umfassendes Vorprojekt zur Entwicklung einer DMS-Strategie. „Unterstützt von Beratern haben wir die Ausgangssituation analysiert und die spezifischen Bedürfnisse der wichtigsten Stakeholder im Konzern identifiziert“, erklärt Lang. So konnte EnBW die internen Anforderungen klar definieren und eine fundierte Grundlage für die nächsten Schritte schaffen.
Auf Basis der gewonnenen Erkenntnisse wurde der Markt detailliert analysiert. Dabei wurden unterschiedliche Lösungsansätze in Betracht gezogen, darunter SharePoint-Add-ons, eigenständige Dokumentenmanagementsysteme sowie Plattformen, die den gesamten Prozess von der Eingangsverarbeitung bis zur Archivierung abdecken. Im Ergebnis wurde deutlich, dass eine neue Lösung erforderlich ist. Die zuvor analysierten Bedarfe wurden mit den am Markt verfügbaren Angeboten abgeglichen und daraus ein passendes Lösungsszenario abgeleitet.
Schnell wurde für EnBW klar, dass Microsoft 365 und SharePoint zentrale Elemente der zukünftigen Plattform sein sollten. Nun erfolgte eine gezielte Ausschreibung, die sich ausschließlich auf Anbieter konzentrierte, die „optimal mit Microsoft 365 zusammenarbeiten“, wie Lang es formuliert. Das Strategieprojekt legte mit einem klar fokussierten Ausschreibungs- und Auswahlverfahren den entscheidenden Grundstein für die erfolgreiche Einführung der ECM Plattform.
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Neben der technischen Basis spielte die Nutzerfreundlichkeit eine entscheidende Rolle: „Ein wesentlicher Punkt waren die Themen Usability und Nutzerzentrierung“, umreißt Maximilian Lang die Anforderungen an die anzuschaffende Software. „Ein System muss heutzutage so einfach sein, dass der Schulungsaufwand möglichst gering ist.“ SharePoint biete hier den Vorteil, dass es bereits allen vertraut sei.
Ein weiterer zentraler Anspruch der Fachbereiche bei EnBW war die Optimierung der Dokumentenprozesse über die reine Archivierung hinaus. „Wir steigen viel früher im Dokumentenlebenszyklus ein“, nennt Maximilian Lang einen weiteren Faktor. „Es geht nicht nur um Archivierung, sondern darum, die prozessbezogene Arbeit in Fachbereichen der EnBW effizienter zu gestalten und zu verbessern.“ Die neue Lösung sollte also nicht nur Dokumente speichern, sondern die Arbeit der Anwenderinnen und Anwender aktiv begleiten und spürbare Effizienzgewinne ermöglichen.
Nachdem die Ausschreibung mit klar definierten Anforderungen gestartet war, bewarb sich auch Portal Systems mit der Software-Lösung Shareflex. Besonders überzeugte der ausgereifte Charakter von Shareflex. Als vollumfängliche DMS Lösung deckt die Plattform bereits einen Großteil der Anforderungen ab. Der klare Fokus von Portal Systems auf das Produkt selbst stellt sicher, dass eine stabile und leistungsfähige Basis zur Verfügung steht, die lediglich projektspezifisch angepasst werden muss.
Auch die strategische Ausrichtung von Portal Systems und die zukünftigen Entwicklungsperspektiven spielten eine wichtige Rolle. „Wir haben uns die Strategie, die Roadmap zeigen lassen, zum Beispiel die KI-Integration direkt im System, und da war Portal Systems schon sehr gut aufgestellt“, so der IT-Service-Manager weiter. Entscheidend war zudem die Praxisnähe: EnBW testete Shareflex im Rahmen eines umfangreichen Proof-of-Concepts (POC) mit einer realistischen Anforderungsliste. „Wir haben mit allen Anbietern PoCs gestartet. Bei Portal Systems wurde unser Eindruck, den wir aus den Gesprächen gewonnen hatten, deutlich bestätigt.“ So zeigte sich früh, dass Shareflex nicht nur die technischen Anforderungen erfüllte, sondern auch in der praktischen Anwendung von Fachbereichen positiv aufgenommen wurde.
EnBW setzt auf die DMS-Lösung Shareflex Documents von Portal Systems, das Vertragsmanagement Shareflex Contract und das Qualitätsmanagement-Tool Shareflex Quality Documents. Neben den Geschäftseinheiten der EnBW werden die Anwendungen auch konzernweit in Tochtergesellschaften und Beteiligungen eingesetzt. Andere Softwares, etwa eine Signaturlösung, nutzt EnBW von Drittanbietern, weil sie sich etabliert hat. „Die Drittlösungen sind aber problemlos mit der Shareflex-Lösung integriert“, weiß Lang.
Damit verbindet EnBW die Vorteile des bewährten DMS-Systems von Portal Systems nahtlos mit bereits bestehenden Systemen und sorgt so für einen effizienten, unternehmensweiten Dokumenten- und Prozessfluss.
Nach der Entscheidung für Shareflex startete EnBW zügig die ersten Projekte: „Wir haben bestimmte Konzernstandards etabliert, zum Beispiel bei der Archivierung, bei Berechtigungskonzepten oder dem Einsatz von Metadaten“, erklärt Maximilian Lang, „und mit diesen Voraussetzungen sind wir zügig in die ersten Projekte gestartet.“ Diese Herangehensweise erlaubte es den Fachbereichen, zeitnah von der neuen Plattform zu profitieren. Lang hebt besonders hervor, dass die Zusammenarbeit mit Portal Systems weit über die reine Umsetzung der Projekte hinausgeht:
„Wir haben durch Portal Systems in Bezug auf Projektleitung, Anforderungsaufnahme und Visionen, wie das System am Ende einmal aussehen könnte, immer ziemlich viel Kompetenz mit in den Projekten.“
Dabei sei die Arbeitsweise von Portal Systems von Pragmatismus und Effizienz geprägt: „Das ist wirklich effizient, schnell, professionell und sehr zufriedenstellend“, sagt Maximilian Lang. Die Kommunikation läuft strukturiert über regelmäßige Termine, meist wöchentlich, ergänzt durch projektbezogene Meetings je nach Bedarf. In größeren Projekten setzte EnBW zudem agile Strukturen ein, inklusive Sprints, Reviews und Retrospektiven, um die Entwicklung eng begleitet und flexibel zu gestalten. Laut Lang zeigte sich so, dass „Portal Systems sowohl bei kleineren Standardprojekten als auch bei komplexen Vorhaben nah am Kunden agiert und die Umsetzung reibungslos unterstützt“.
Ein Beispiel für ein komplexeres Vorhaben, das EnBW mit Shareflex umgesetzt hat, ist der sogenannte Auflagenpilot. „Der Auflagenpilot ist ein Projekt, im Rahmen dessen man ein Tool gebaut hat, um das Genehmigungsmanagement in der EnBW zu verbessern“, erklärt Maximilian Lang. Dabei geht es weit über das reine Ablegen von Dokumenten hinaus: „Der Kern des Ganzen sind die vielen behördlichen Aufgaben und Auflagen, die sich aus Genehmigungen ergeben. Die sind teils sehr umfangreich und müssen genau nachgehalten werden.“
Shareflex unterstützt die Nutzerinnen und Nutzer etwa dabei, dass keine Fristen verpasst werden und die Verantwortlichkeiten klar zugeordnet sind: Lang erklärt: „Man wird erinnert, welche Auflage noch offen ist, bis wann diese umgesetzt sein muss und wer sich darum kümmert.“ Damit begleitet das System den Prozess aktiv, sorgt für Effizienzsteigerungen und ermöglicht eine deutlich professionellere Arbeitsweise im Genehmigungsmanagement. Dieses Projekt zeigt, wie Shareflex die prozessbezogene Arbeit der Fachbereiche gezielt unterstützt, statt nur als digitales Archiv zu dienen.
Die Nachverfolgung der Auflagen und Aufgaben nennt Lang auch als die größte Herausforderung im Projekt. „Die Anforderungen sind schon wirklich komplex“, sagt er. Dennoch bietet Shareflex Funktionen, die weit über den Standard von Microsoft hinausgehen, sodass auch komplexe Prozesse professionell abgebildet werden können. Lang betont dabei, dass es trotz der einfachen Bedienbarkeit wichtig sei, die Nutzer kontinuierlich zu begleiten, um die neuen Möglichkeiten effektiv einzusetzen.
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Shareflex ist bei EnBW seit Ende 2024 offiziell im Einsatz, die ersten Projekte gingen 2025 live. „Wir haben aktuell noch so einiges in der Pipeline, was in den nächsten Monaten kommt“, kündigt Maximilian Lang an, was zeigt, dass der Rollout kontinuierlich weitergeführt wird.
Die größten Verbesserungen betreffen vor allem die Prozessbegleitung und Effizienz im Vertragsmanagement und Dokumentenmanagement. „Durch Shareflex haben wir jetzt ganz andere Möglichkeiten, zum Beispiel im Vertragsmanagement. Wir können den gesamten Vertragslebenszyklus abbilden, von der Entstehung über Templates und Vorlagen bis hin zu Freigaben, Unterschriften intern und extern und dem Nachhalten von Kündigungsfristen oder anderen Verpflichtungen“, erklärt Lang.
Die Lösung ermöglicht somit, dass Dokumente bereits dort entstehen, wo sie später archiviert werden, und die Arbeit der Fachbereiche deutlich effizienter und strukturierter abläuft. Auch die Archivierung bleibt ein Bestandteil, aber der Mehrwert entsteht vor allem früh im Prozess, wodurch Zeit gespart und die Professionalität der Abläufe gesteigert wird.
Die Einführung von Shareflex wurde von den Fachbereichen sehr positiv aufgenommen. „Dadurch, dass wir das Projekt ja mit den Fachbereichen zusammen gemacht hatten, war es nicht so, dass wir ein Projekt in der IT gestartet und am Ende die Ergebnisse vorgestellt haben“, erklärt Maximilian Lang. Stattdessen wurden die Beschäftigten von Beginn an eingebunden: Über die verschiedenen Projektphasen hinweg gab es kontinuierlich Statusupdates und Rückmeldungen, sodass alle Schritte nachvollziehbar waren.
Dieses Vorgehen sorgte für breite Akzeptanz: „Das Ergebnis, das wir vorgestellt haben, kam durchweg positiv an. Die Rückmeldungen der Fachbereiche waren ziemlich homogen“, so Lang. Auch wenn die konzernweite Einführung noch in den frühen Phasen ist, haben bereits mehr als 2.000 Userinnen und User Zugriff auf die Anwendungen. Lang betont, dass die Nutzung schrittweise hochfährt, wobei alle Beschäftigten, die mit Vertrags- oder Dokumentenmanagement zu tun haben, perspektivisch von Shareflex profitieren sollen. Die enge Einbindung der Nutzer von Anfang an hat entscheidend dazu beigetragen, die Akzeptanz hoch und die Einführung reibungslos zu gestalten.
Die Schulungen für Shareflex wurden flexibel an die jeweiligen Projekte angepasst. „Es kommt ein bisschen darauf an, wie viel Schulungsbedarf jeweils notwendig ist“, erklärt Maximilian Lang. Teils werden die Schulungen direkt von Portal Systems übernommen, aber auch von den Fachbereichen selbst.
In den Schulungen zum Auflagenpilot habe beispielsweise der fachliche Kontext eine große Rolle gespielt, erklärt Lang: „Die Key User, also die Business Admins aus den Fachbereichen, machen den größten Teil der Schulungen, weil dieses Fachwissen wichtig ist. Die IT kann hier nicht so tief einsteigen.“ So stellen die Key User sicher, dass die Anwenderinnen und Anwender nicht nur die Funktionen von Shareflex verstehen, sondern auch den Hintergrund und die Abläufe in ihrem eigenen Arbeitsbereich. Dieses Vorgehen erleichtert den Einstieg für die Nutzer und unterstützt die Akzeptanz des Systems nachhaltig.
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EnBW plant, die Nutzung von Shareflex stufenweise im gesamten Konzern auszuweiten. „Die Idee ist, dass sich die Shareflex-Produkte Contract, Documents und Quality Documents Stück für Stück in den Geschäftseinheiten etablieren“, erklärt Maximilian Lang. Bereits angelaufene Projekte werden in den kommenden Monaten live gehen, und weitere Projekte stehen noch an.
Die Strategie ist klar auf kontinuierlichen Ausbau und Integration ausgelegt, um die Effizienz im Dokumenten- und Vertragsmanagement weiter steigern. Lang betont, dass diese schrittweise Einführung die Basis für eine nachhaltige und erfolgreiche Zusammenarbeit mit Portal Systems bildet.
Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de
