Was ist Dokumentenmanagement?
DMS, Dokumentenmanagement, ECM oder auch Content Services – es gibt viele verschiedene Bezeichnungen, die in der DMS- / ECM-Branche verwendet werden. Und auch wenn sie alle fast das Gleiche meinen, unterscheiden sie sich doch in Details voneinander. All diese Begriffe haben aber auf jeden Fall eines gemeinsam: Ihre Aktualität und Relevanz in der heutigen Zeit. Dokumentenmanagement ist derzeit (wieder einmal) in aller Munde. Diesen zweiten Frühling hat das Thema vor allem den Corona-Einschränkungen der letzten Jahre und dem damit verbundenen Digitalisierungsschub zu verdanken.
Im Jahr 2023 haben jedoch längst nicht alle Unternehmen den Schritt in Richtung Digitalisierung vollzogen. Stattdessen wird häufig noch an veralteten Strukturen festgehalten. Dabei ist bereits heute absehbar, dass in Zukunft kein Weg mehr an der Digitalisierung vorbeiführt. Im Gegenteil: Digitalisiertes Dokumentenmanagement mithilfe von Software wird in den kommenden Jahren immer mehr an Bedeutung gewinnen. Gerade wenn Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben wollen, ohne von digital arbeitenden Konkurrenten abgehängt zu werden, wird dieser Schritt in Zukunft unumgänglich sein.
Aber warum ist das so? Was genau ist eigentlich Dokumentenmanagement und welche Vorteile bietet ein digitales DMS? Diese und weitere Fragen werden in diesem Artikel beantwortet.
Inhalt
- Was ist Dokumentenmanagement?
- Dokumentenmanagement: Begriffsabgrenzung
- Was versteht man unter Dokumentenmanagement?
- Welche Funktionen sollte ein gutes DMS mitbringen?
- Was sind die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements?
- Für wen ist ein DMS sinnvoll?
- Welche Arten von DMS gibt es?
- Dokumentenmanagement mit Microsoft 365: Ist SharePoint ein DMS?
Dokumentenmanagement: Begriffsabgrenzung
Wer sich mit der elektronischen Bereitstellung und Verwaltung von Dokumenten und Daten beschäftigt, stößt zwangsläufig auf eine Vielzahl von Begriffen. Die wichtigsten sind: DMS, ECM, Dokumentenmanagement, Dokumentenmanagementsystem und EIM. Diese werden in der täglichen Arbeit oft synonym verwendet, da eine klare Abgrenzung schwierig ist. Dennoch beschreiben nicht alle Begriffe das Gleiche. Daher werden die einzelnen Begriffe zunächst genauer definiert und die Unterschiede herausgearbeitet:
Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagement bezieht sich auf die Verwaltung von Dokumenten in einem Unternehmen oder einer Organisation. Es umfasst die Erfassung, Speicherung, Organisation und Kontrolle von Dokumenten in digitaler oder physischer Form. Das Ziel des Dokumentenmanagements ist es, den Zugriff auf Dokumente zu erleichtern, ihre Vertraulichkeit und Integrität zu gewährleisten und die Zusammenarbeit zwischen den Mitarbeitern zu verbessern. Ermöglicht wird dies durch eine Software, das sogenannte Dokumentenmanagementsystem (DMS). Neben elektronischen Dokumenten zählen auch nachträglich digitalisierte Dokumente, die ursprünglich in Papierform vorlagen (z.B. eingescannte Rechnungen) und nun in einem elektronischen System verwaltet werden, zum Dokumentenmanagement.
Enterprise Content Management (ECM)
Enterprise Content Management (ECM) ist ein erweiterter Ansatz des Dokumentenmanagements. Es umfasst die Verwaltung unstrukturierter Daten wie Text, Audio, Video und Bilder. ECM-Systeme ermöglichen die umfassende Verwaltung von Inhalten unabhängig von ihrer Form oder ihrem Format. Sie integrieren zudem auch Workflows und Prozesse zur automatisierten Erfassung, Bearbeitung und Freigabe von Inhalten. Dokumentenmanagement stellt somit nur einen Teilbereich des Enterprise Content Managements dar.
Enterprise Information Management (EIM)
Enterprise Information Management (EIM) ist ein noch umfassenderer Ansatz, der die Verwaltung aller Informationen in einem Unternehmen umfasst, einschließlich strukturierter Daten (wie in Datenbanken) und unstrukturierter Daten (wie in Dokumenten oder Multimedia-Dateien). EIM bezieht sich auf die Integration von Technologien, Prozessen und Richtlinien, um die Erstellung, Verwaltung, Nutzung und Archivierung von Informationen im gesamten Unternehmen zu optimieren.
Zusammenfassend kann man sagen, dass Dokumentenmanagement sich auf die Verwaltung von Dokumenten beschränkt, während ECM sich auf die Verwaltung von unstrukturierten Inhalten konzentriert und EIM eine umfassendere Strategie zur Verwaltung aller Informationen in einem Unternehmen umfasst.
Was versteht man unter Dokumentenmanagement?
Wie bereits beschrieben, versteht man unter Dokumentenmanagement die Erfassung, Speicherung, Organisation und Kontrolle von Dokumenten in digitaler Form mithilfe einer Software. Einfach ausgedrückt besteht das Ziel des Dokumentenmanagements darin, alle im Unternehmen vorhandenen Dokumente elektronisch in einem System zu verwalten.
Das bedeutet, dass die Dokumente, die normalerweise in Papierform auf dem Ablagestapel im Büro darauf warten, manuell sortiert und bearbeitet zu werden, nun an einem zentralen Ort digital abgelegt und gespeichert werden. An diesem einen „Ort“, dem Dokumentenmanagementsystem, laufen somit alle dokumentenorientierten Prozesse während des gesamten Dokumentenlebenszyklus digital ab. Ziel dabei ist es, bei der Masse an Daten und Dokumenten, die täglich im Unternehmen anfallen, die benötigten Dokumente in Sekundenschnelle wiederzufinden, zu bearbeiten, zu speichern oder auch zu archivieren.
Zu den für ein DMS relevanten Dokumentenarten gehört alles, was im Geschäftsalltag anfällt: von Rechnungen, Belegen, Bescheinigungen und Formularen über Verträge und E-Mails bis hin zu nachträglich digitalisierten Faxen und Briefen. Jedes geschäftsrelevante Dokument kann und sollte – Stichwort Aufbewahrungsfristen – in einem Dokumentenmanagementsystem aufbewahrt werden. Das DMS bildet damit die Grundlage für das papierlose Büro.
Welche Funktionen sollte ein gutes DMS mitbringen?
Es gibt eine Vielzahl von Dokumentenmanagementsystemen auf dem Markt, die sich alle mehr oder weniger stark voneinander unterscheiden. Allerdings gibt es gewisse Kernqualitäten bzw. Grundfunktionen, die jedes DMS aufweisen sollte, um effektives Dokumentenmanagement zu ermöglichen und damit auch nachhaltig zur Optimierung der eigenen Geschäftsprozesse beizutragen. Zu diesen Funktionen gehören:
- Erfassen und Scannen von Texten und ganzen Dokumenten (z.B. durch OCR)
- Verschlagwortung der Inhalte und somit Ermöglichen einer Volltextsuche bzw. Recherche
- Automatisierte Ablage aller Dokumentenarten
- Vorgangsbezogene Aktenverwaltung und Bearbeitung
- Weiterverarbeitung eingegangener Dokumente
- Revisionssichere Archivierung
Da das Dokumentenmanagement die Aufgabe hat, alle in einem Unternehmen anfallenden Dokumente zu erfassen, zu verwalten und nachvollziehbar zu machen, werden die in den Dokumenten enthaltenen Daten im DMS gespeichert und verschlagwortet. Dies ist sehr wichtig, da eine weitere Kernfunktion des Dokumentenmanagements die automatische Überwachung von Terminen und Fristen ist. Das bedeutet, dass zum Beispiel automatische Benachrichtigungen an den zuständigen Mitarbeiter versendet werden, wenn ein Stichtag für die Kündigungsfrist eines Vertrages ansteht.
Prozesse und Workflows
Auch die Automatisierung von Prozessabläufen mittels Workflows ist Teil des modernen Dokumentenmanagements (siehe EIM) und trägt zur Entlastung im Arbeitsalltag bei, da die benötigten Ressourcen an anderer Stelle wieder frei werden. Ein gängiges Beispiel dafür ist der Prüf- und Freigabeprozess, der sowohl personal- als auch zeitintensiv ist, da er meistens mehrere Mitarbeitende betrifft und über mehrere Abstimmungsrunden läuft. Die Automatisierung dieses Prozesses spart in der Regel viel Zeit und Geld.
Neben den Grundfunktionen und Kernqualitäten gibt es eine Vielzahl weiterer Kriterien, anhand derer ein DMS bewertet werden kann. Einige der wichtigsten und für die tägliche Arbeit relevantesten Kriterien sind:
- Unkompliziertes Teilen von Daten und Dokumenten innerhalb der Organisation
- Möglichkeit der Anpassung der Such- und Archivierungsfunktion
- Möglichkeit des Arbeitens mit visueller Unterstützung durch Vorschau der Dokumente
- Bereitstellung von Schnittstellen, um Integrationen mit der unternehmensinternen Infrastruktur zu ermöglichen, z.B. ERP & CRM
- Gute Kompatibilität mit verschiedenen Betriebssystemen, z.B. Windows, Mac OS
- Erfüllung hoher Anforderungen in Bezug auf Compliance und Datensicherheit
- Leichte, intuitive und optisch ansprechende Bedienbarkeit
- Hohe Zuverlässigkeit
Was sind die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements?
Der Einsatz eines DMS im Unternehmen ist eine innovative Lösung, die mehr Effizienz in die tägliche Arbeit bringt. Es bietet eine Reihe von Vorteilen, Dokumente digital in einem zentralen System zu verwalten:
- Verkürzung der Suchzeiten für Daten und Dokumenten
- Reduzierung der Mietkosten durch Einsparung von Flächen, da kein physisches Archiv mehr benötigt wird
- Reduzierung der Papierkosten im Unternehmen
- Möglichkeit der Versionierung, Revisionssicherheit und Nachverfolgung von Dokumenten
- Deutliche Beschleunigung der Geschäftsprozesse
- Erleichterung der Kontrolle und Einhaltung wichtiger (gesetzlicher) Termine und Fristen
- Verbesserte Zugänglichkeit der Dokumente durch zentrale Ablage (insbesondere bei Cloud-Lösungen)
- Vereinfachung der Recherche durch umfassende Suchfunktionen und Verschlagwortung
- Zeitersparnis für das Personal durch effiziente Arbeitsorganisation und automatisierte sowie optimierte Arbeitsabläufe
Trotz der vielen Vorteile sind nicht alle Unternehmen vom elektronischen Dokumentenmanagement überzeugt. Die Einführung eines DMS sei zu teuer, die Handhabung zu kompliziert und der Erfolg nicht garantiert. Diese Bedenken sind jedoch unbegründet. DMS-Software wird von verschiedenen Anbietern mit unterschiedlichen Kostenmodellen angeboten. Im Software-as-a-Service-Modell (SaaS) kann das Dokumentenmanagementsystem „gemietet“ werden, sodass statt einer hohen Einmalzahlung nur eine geringe monatliche Gebühr anfällt. Zudem amortisieren sich die eingesetzten Kosten bereits nach kurzer Zeit, da durch die Zeitersparnis und Prozessoptimierung erhebliche Einsparpotenziale realisiert werden können.
Digitalisierung als Wettbewerbsvorteil
Die Sorge, dass der Einsatz eines DMS das eigene Unternehmen aufgrund seiner Komplexität vor große Herausforderungen stellt, ist verständlich, aber meist überzogen. Die Weiterentwicklung und Optimierung von Arbeitsabläufen ist ein wesentlicher Schritt für jedes Unternehmen und kann einen wichtigen Wettbewerbsvorteil darstellen. Wer auch in Zukunft an starren, veralteten Strukturen festhält, zu denen das papiergebundene Büro zweifelsohne gehört, wird irgendwann von der Konkurrenz abgehängt und findet nur noch schwer Zugang zu einem immer stärker digitalisierten Markt. Die Investition in ein DMS lohnt sich also in jedem Fall. Zudem ist gute Software benutzerfreundlich und einfach in der Handhabung. Außerdem bieten professionelle Anbieter von DMS-Software in der Regel auch Schulungen und Support für die Mitarbeitenden an, sodass diese sich nicht alleine gelassen fühlen.
Sinnvolle Strukturen schaffen
Es gibt keine Garantie dafür, dass jedes in einem Unternehmen gestartete Projekt erfolgreich ist. Die Einführung eines DMS sollte jedoch weniger als ein Projekt, sondern vielmehr als eine auf Dauer angelegte Lösung betrachtet werden. Daher sollten bereits im Vorfeld sinnvolle und zum Unternehmen passende Strukturen im Dokumentenmanagementsystem geschaffen werden. Eine Analyse der Ist-Situation hinsichtlich der aktuellen Dokumentenablage und die Definition von Zielen für das DMS helfen dabei. Wenn die Einführung eines DMS dennoch scheitert, liegt dies häufig an mangelnder Planung sowie mangelnder Investitionsbereitschaft des Unternehmens in zeitlicher, finanzieller und personeller Hinsicht.
In der modernen Arbeitswelt bestehen teilweise gesetzliche Vorgaben für den Umgang mit bestimmten elektronischen Unterlagen. Die Anschaffung eines DMS kann daher unumgänglich sein. Lesen Sie in unserem Artikel zum Thema „Archivierung“, was die GobD ist und wie ein DMS Sie dabei unterstützen kann Ihre Dokumente revisionssicher aufzubewahren.
Für wen ist ein DMS sinnvoll?
Grundsätzlich ist die Anschaffung eines DMS für alle Unternehmen, Selbstständigen und Freischaffenden sinnvoll. Wo gearbeitet wird, fallen automatisch auch Dokumente an. Je größer dabei die Menge der zu verwaltenden Dokumente ist, desto schwieriger wird es, den Überblick zu behalten. Ein gutes Beispiel dafür sind Fristen und Kündigungsstichtage, wie sie bei Verträgen und Rechnungen üblich sind. Die Verwaltung von Dokumenten mithilfe eines DMS vereinfacht darüber hinaus viele Geschäftsprozesse, die im laufenden Betrieb anfallen.
Es gibt jedoch einige Unternehmensbereiche, die besonders von den Vorteilen eines DMS profitieren und wo dieses daher bereits heute häufig im Einsatz ist:
Marketing & Vertrieb
In den Abteilungen Marketing und Vertrieb ist der Einsatz eines DMS heutzutage keine Seltenheit mehr. Wichtige Dokumente sind durch das DMS jederzeit verfügbar und schnell auffindbar. Der Vertrieb ist dadurch in der Lage den Prozess für Neukunden und Verträge mittels Workflows zu optimieren, während das Marketing Leads und Webformulare erfasst und diese ohne Umwege an den Vertrieb weiterleiten kann.
Support
Durch das Dokumentenmanagement sind die erforderlichen Kundendaten zentral gespeichert und verfügbar, sodass der Kundenservice innerhalb kürzester Zeit auf Anfragen reagieren kann. Die schnelle Reaktionszeit sowie ein insgesamt zuverlässiger Support erhöhen die Kundenzufriedenheit und -bindung, was wiederum die Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens steigert.
Personalwesen / HR
Im Bereich Human Resources ist ein DMS besonders dann von großem Nutzen, wenn es um das Bewerbermanagement geht. Gehen auf eine Stellenausschreibung viele Bewerbungen ein, kann durch das gezielte Dokumentenmanagement der Überblick gewahrt und eine effiziente Auswahl geeigneter Kandidaten getroffen werden. Gleiches gilt für große Unternehmen, die eine Vielzahl von Stellenangeboten haben und wo eine Zusammenarbeit im System erforderlich ist.
Buchhaltung
Die Buchhaltung profitiert von einem DMS insofern, als eingehende Rechnungen wesentlich schneller erfasst werden können. Insbesondere durch die OCR-Technologie entfällt das manuelle Übertragen einzelner Positionen. Auch der Informationsabgleich zwischen Bestellungen und Rechnungen erfolgt automatisch, was nicht nur Fehler vermeidet, sondern auch Zeit spart. Automatisierte Mahnungen sorgen zudem dafür, dass keine Zahlungsfristen mehr versäumt werden.
Neben diesen vier Bereichen eignet sich das elektronische Dokumentenmanagement mit einem DMS aber, wie bereits gesagt, für jede Unternehmerin und jeden Unternehmer – egal ob Selbstständige, Mittelständler oder Großkonzerne. Die Vorteile liegen auf der Hand: Sei es bei einer wichtigen Kundenpräsentation oder bei Aufgaben der täglichen Arbeit: Dokumente sind auffindbar, können parallel digital bearbeitet werden und gehen dank elektronischem Archiv nie verloren.
Welche Arten von DMS gibt es?
Dokumentenmanagement-Systeme gibt es in verschiedenen Ausprägungen, die sich durch spezifische Leistungsmerkmale voneinander unterscheiden. Auf dem DMS-Markt bieten eine Vielzahl von Unternehmen diese unterschiedlichen Systeme an, was zu einem großen und unübersichtlichen Angebot führt. Das richtige Dokumentenmanagement-System zu finden, ist daher nicht immer einfach. Aus diesem Grund sollten sich Unternehmen vor der Einführung eines DMS darüber im Klaren sein, welche Art von Softwarelösung für die digitale Verwaltung von Dokumenten für sie infrage kommt.
Dabei geht ein Dokumentenmanagement-System über die reine Verwaltung und Bearbeitung von PDF-Dateien hinaus und lässt sich grundsätzlich in 3 verschiedene Bereiche unterteilen:
1. Open Source DMS
Den einfachsten Einstieg in das Thema „Elektronisches Dokumentenmanagement“ bieten sogenannte Open Source Dokumentenmanagement-Systeme. Open-Source-Software ist in der Regel kostenlos und zeichnet sich häufig durch eine einfache und intuitive Bedienbarkeit aus. Die Bereitstellung der gespeicherten Dokumente erfolgt in der Regel webbasiert.
Der Nachteil dieser Variante ist jedoch, dass Open-Source-Software nur eine abgespeckte Version eines hochfunktionalen DMS darstellt und nicht alle Funktionen bietet, die für die komplexen Geschäftsprozesse eines Unternehmens notwendig sind.
2. On-Premises
Mit On-Premises-Software verfügt ein Unternehmen über ein voll funktionsfähiges DMS im eigenen Haus. Dabei wird die Software, in diesem Fall das DMS, als Lizenzmodell erworben und auf eigenen Servern in eigener Verantwortung gehostet oder in ein externes Rechenzentrum ausgelagert. Der Vorteil liegt in der lokalen Nutzung der Software. Das DMS läuft nicht auf der Hardware des Anbieters.
Der Nachteil ist jedoch, dass die Lizenzgebühren sehr hoch sein können und eine hohe Einmalzahlung für die Einführung des DMS fällig wird. Auch die Wartungsgebühren sind nicht zu vernachlässigen. Zudem schränkt der hohe Individualisierungsgrad der Systeme die Updatefähigkeit stark ein und ist mit hohen Kosten verbunden. On-Premises gilt heute allgemein als veraltet und auch die Anzahl der Anbieter sinkt stetig.
3. SaaS
Das Pendant zu On-Premises ist Cloud-Computing. Nach dem Motto „Software as a Service“ (SaaS) wird die Software (hier das DMS) nur als Dienstleistung angeboten und genutzt. Das bedeutet, dass sowohl die Software als auch die notwendige IT-Infrastruktur beim Anbieter liegen. Zudem befindet sich der Speicherort nicht mehr lokal auf einem Server, sondern in der Cloud.
Der Vorteil liegt unter anderem darin, dass alle Wartungsarbeiten und die gesamte Betriebsverantwortung beim Dienstleister liegen. Auch die Kosten sind deutlich geringer als bei On-Premises-Lösungen, da lediglich eine von der Anzahl der Nutzer abhängige monatliche Gebühr anfällt und keine teuren Lizenzkosten im Voraus bezahlt werden müssen. Das gesamte Risiko liegt somit beim Anbieter und nicht beim Kunden. Ein weiterer Vorteil von Cloud-Software ist die gute Verfügbarkeit, d.h. es kann jederzeit und von überall auf die Dokumente im DMS zugegriffen werden, unabhängig vom Endgerät. Benötigt werden lediglich ein Internetzugang und ein Webbrowser.
Neben den geringeren Kosten ist der wohl größte Vorteil, dass Cloud-Software sehr hohen Sicherheitsrichtlinien unterliegt. Häufig bestehen noch Zweifel an der Gewährleistung der Datensicherheit, weshalb viele Unternehmen nach wie vor von ihren On-Prem-Lösungen überzeugt sind. Diese Zweifel sind jedoch in der Regel unberechtigt, da sich die Anbieter ihrer Verantwortung für die Kundendaten sehr bewusst sind und die Sicherheitsstandards im SaaS-Modell dadurch mittlerweile besonders hoch sind.
In den letzten Jahren hat der Markt für Cloud Computing erheblich an Bedeutung gewonnen. SaaS bietet Unternehmen zahlreiche Vorteile gegenüber On-Premises- oder Open-Source-Lösungen. Insbesondere die Reduzierung von IT-Komplexität und -Kosten sind hier hervorzuheben. Diese Vorteile haben viele Unternehmen dazu bewogen, den Umstieg auf SaaS zu erwägen.
Dokumentenmanagement mit Microsoft 365: Ist SharePoint ein DMS?
SharePoint (Online) ist ein cloudbasierter Dienst und Teil von Microsoft 365. Als Web-Anwendung steht hier das Thema „Zusammenarbeit“ im Vordergrund. SharePoint Online soll es Unternehmen erleichtern, digitale Informationen zu speichern, auszutauschen und zu verwalten. Allerdings ist SharePoint noch kein vollwertiges DMS. Vielmehr stellt Microsoft mit seinen Content Services eine Art Werkzeugkasten zur Verfügung, mit dem hochfunktionale Anwendungen in Eigenregie erstellt werden können.
Hier setzen wir mit unserer Produktsuite Shareflex ECM Online an. Die Produktsuite erweitert Microsoft 365 und SharePoint zu einer Plattform für modernes Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM). Sie beinhaltet standardisierte Lösungen für dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse. Beispielsweise steht mit Shareflex Documents ein komplettes DMS zur Verfügung, das vordefinierte Aktenstrukturen und Dokumenttypen, Berechtigungssteuerung, ein Workflowsystem und Schnittstellen zu verschiedenen ERP-Systemen mitbringt. Unsere cloudbasierten Softwarelösungen ermöglichen orts- und zeitunabhängiges, intelligentes Dokumentenmanagement. Shareflex begleitet die Anwender*innen während des gesamten Dokumentenlebenszyklus und macht dabei die Verwaltung von Dokumenten so einfach wie möglich.
Wenn Sie mehr über unser DMS auf Basis von Microsoft 365 und SharePoint Online erfahren möchten, nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir helfen Ihnen, die richtigen Lösungen zu finden, um Ihr Unternehmen bei der Digitalisierung zu unterstützen und voranzubringen.
Hamburg, 22. April 2023
Autorin: Sara Glöckner
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