Frank Merbecks, Contract Manager bei OSRAM, zu den Anforderungen an das neue Vertragsmanagement: „Als international arbeitendes Unternehmen arbeiten viele unserer Kunden ebenfalls international. Diese werden bei uns durch IKAMs (International Key Account Manager) betreut. Da es eben nicht nur globale, sondern auch lokale Verträge gibt, haben wir nach einer Möglichkeit gesucht den IKAMs diese Verträge jederzeit verfügbar zu machen. Und zwar ohne die Existenz und den Inhalt der Verträge lokal nachfragen zu müssen.“
Die Verantwortlichen bei OSRAM suchten nach einer Möglichkeit, diese Verträge weltweit in einem System zu verwalten und zur Verfügung zu stellen. Die Anforderung war, dass das Vertragsmanagement-System Baustein des OSRAM Contract Management (= OCM) Prozesses wird, nach dessen Regeln bei OSRAM Verträge entwickelt werden. In einem zweiten Schritt war dann eine systemgestützte Vertragsentwicklung (zum Beispiel ein „E-Workflow“) über das OCM angedacht.
Die Ablage der Verträge bei OSRAM erfolgt regional. Allerdings führte dies in der Vergangenheit immer wieder zu sehr langen Antwortzeiten. Zum Beispiel bei Abfragen über das Vorhandensein bzw. den Inhalt solcher Verträge. Insbesondere dann, wenn die Ansprechpartner nicht klar definiert, im Urlaub oder krank waren. Oder auch, wenn der Vertrieb außerhalb der normalen Arbeitszeiten Informationen benötigte.
Über eine klassische Internetrecherche stieß die IT von OSRAM auch auf die „PSC Portal Systems Consulting GmbH“ und das Vertragsmanagement pscContract (seit Oktober 2017: Shareflex Contract). Unter den drei weiteren in Frage kommenden Anbietern „war Portal Systems mit pscContract der einzige Anbieter der eine Art „out of the box“-Lösung hatte“, so Frank Merbecks, Contract Manager OSRAM.
Dass Portal Systems die Anforderungen aus dem Hause OSRAM direkt „live“ zeigen konnte, überzeugte. Ein Pluspunkt, den die anderen ausgewählten Anbieter nicht erfüllen konnten. Denn diese hatten überwiegend individuelle Entwicklungen im Angebot.
Ein Grobkonzept war dann die Basis für die Angebotsabgabe der vier Herstellerfirmen. Basierend auf den Anforderungen, wurde anschließend ein entsprechendes Realisierungskonzept erarbeitet. Und in den abschließenden Workshops galt es schließlich die praktischen Umsetzungsmöglichkeiten zu zeigen.
Da Portal Systems der einzige Anbieter war, der die Theorie sofort im Praxiseinsatz zeigen konnte, war der Favorit schnell gefunden: „Unsere Fragen wurden am lebenden System beantwortet. Und es wurden uns konkrete Beispiele gezeigt, wie bestimmte Anforderungen abgebildet werden können. Das hat uns überzeugt.“
Einen Testbetrieb hat es auf Grund der kurzen Anlaufzeit nicht gegeben. Im Januar 2011 wurde sofort produktiv gestartet. Frank Merbecks: „Unser Testsystem, in dem wir jetzt neue Funktionalitäten und Change Requests entwickeln und testen können, steht beim Rollout auch anzubindenden OSRAM-Gesellschaften zur Ansicht und zum Ausprobieren zur Verfügung.“
Die Einführung und die anschließende Betreuung kommen gut bei OSRAM an. Aufgetretene technische oder auch konzeptionelle Fehler können in der Regel kurzfristig behoben werden. Aufgrund der hohen Anforderungen an die Datensicherheit und Datenmengen werden mehrere Websitesammlungen für die Verwaltung der Daten verwendet. Shareflex Contract wird als globales Vertragsarchiv von Kundenverträgen sowie internen Verträgen eingesetzt. Die Hauptnutzer sind das Contract Management, der Vertrieb und das Vertriebscontrolling. Außerdem der Bereich „Finance and Accounting/Tax“, der für die internen Verträge verantwortlich ist. Zusätzlich nutzt das Qualitätsmanagement das System zur Archivierung von Qualitätsvereinbarungen mit den Kunden.
Shareflex Contract ist bei OSRAM, OSRAM Opto Semiconductors und Traxon (Deutschland, Slowakei, Österreich und Ungarn) im Einsatz. Nach dem Rollout in weitere europäische Länder folgten im Frühjahr 2013 die asiatischen Länder. Und nach Klärung einiger juristischer Fragestellungen ist das System mittlerweile auch in den NAFTA-Ländern im Einsatz.
Beim Rollout bekommen die User vorab Zugriff auf das Testsystem und die von OSRAM erstellte User-Dokumentation. Ein Workshop (Dauer ½ Tag pro Land/Bereich) dient dann zur Klärung von Fragen und Anforderungen. Die Produktivsetzung erfolgt im Anschluss über eine Schulung, an deren Ende die User erste echte Verträge ins System laden. Für die Startbetreuung plant OSRAM vier Wochen pro Land/Bereich ein.
In der Anfangsphase des Projekts wurden etwa 1200 Vertragsmappen und ca. 5000 Dokumente im System des mehr als 100 Jahre alten Unternehmens verwaltet. Und zum Start war das Vertragsmanagement Shareflex Contract bei gut 300 Usern im Einsatz. Nach dem weltweiten Rollout sind es mittlerweile etwa 1000 User. Frank Merbecks: „Wir hatten bereits eine SharePoint Farm für andere Anwendungen im Hause. Somit war der Aufwand zur Integration in die vorhandene EDV überschaubar.“
Den Vorteil von Shareflex Contract sieht der Vertragsmanagement-Profi in der weltweiten Verfügbarkeit, der kurzen Recherchezeit und der Einfachheit der Recherche. Eine Verbesserung der Kundenzufriedenheit wird spürbar, wenn das System auch die Vertragsentwicklung unterstützt, zum Beispiel über einen E-Workflow. Frank Merbecks: „Wir konnten die Abläufe so optimieren, wie wir es geplant haben. Nun widmen wir uns gemeinsam mit dem Team von Portal Systems der systemgestützten Vertragsentwicklung und auditsicheren Archivierung.“
Frank Merbecks: „Insbesondere für die Contract Manager bei OSRAM hat sich der Einsatz voll gelohnt. Analysen der Vertragssituation gehen erheblich schneller als vorher. Auch die Implementierung einer Template Library hat zu weniger Anfragen geführt, da die Vertriebs-User die aktuellen Templates ohne nachzufragen jederzeit aus dem System downloaden können.“
Aktualisierung Feb 2017: Die vom Kunden gewünschte Lösung für eine komplexe, systeminterne Vertragsentwicklung ist mittlerweile ebenfalls erfolgreich implementiert. Neben Deutschland setzt OSRAM heute in allen großen europäischen, asiatischen und amerikanischen Ländern auf die Vertragsmanagement-Lösung von Portal Systems. Das OCM verwaltet aktuell ca. 11.000 Verträge von OSRAM Clients in etwa 37 Ländern.
OSRAM, mit Hauptsitz in München, ist einer der beiden weltweit führenden Lichttechnologieanbieter. Mit seinem Portfolio deckt das Unternehmen die gesamte Wertschöpfungskette von Komponenten ab. Einschließlich Lampen und optischer Halbleiter, wie lichtemittierender Dioden (LED). Von Vorschaltgeräten bis hin zu vollständigen Leuchten, Licht-Management-Systemen und Beleuchtungslösungen. Mehr als 70 Prozent des Umsatzes erwirtschaftet OSRAM mit energieeffizienten Produkten. Im Fokus der Geschäftsaktivitäten steht seit über 100 Jahren das Thema Licht und damit Lebensqualität.
Frank von Orlikowski
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