Was ist Vertragsmanagement?
Das Vertragsmanagement (engl. Contract Management) umfasst alle Prozesse, die sich mit der Vertragsabwicklung innerhalb eines Unternehmens befassen. Es bildet dementsprechend alle vertraglichen Prozesse zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer ab. Dabei wird der gesamte Vertragslebenszyklus durchlaufen, weshalb das Vertragsmanagement weitergefasst auch als Contract Lifecycle Management (CLM) bezeichnet wird. Der Ansatz beginnt schon mit der initialen Vertragsverhandlung und läuft über die Entstehung, die Verwaltung, die Anpassung und die Abwicklung bis hin zur Archivierung eines Vertrages. Somit ist das Vertragsmanagement eine Art Sammelbegriff für alle Tätigkeiten und Prozesse, in denen die Entstehung und die Ausführung von Verträgen eine Rolle spielt.
Da das Vertragsmanagement eine große Bandbreite an Themen abdeckt und viele unterschiedliche Unternehmensabteilungen und -bereiche daran beteiligt sind, wird es der Einfachheit halber oft in zwei oder sogar drei Teilgebiete unterteilt: Die Vertragsverwaltung, das Vertragscontrolling und als drittes Teilgebiet die Vertragsarchivierung.
Was gehört zum Vertragsmanagement?
Mit Vertragsmanagement wird oft der Begriff „Vertragsverwaltung“ assoziiert und meist auch gleichgesetzt. Das Vertragsmanagement umfasst allerdings weitaus mehr als nur die Vertragsverwaltung. Auch das Vertragscontrolling mit Analyse, (Risiko-)Bewertung sowie Steuerung und Archivierung gehören zum Vertragsmanagement.
Vertragsverwaltung
Die Vertragsverwaltung hat als Hauptziel die Optimierung des Vertragswesens. Dabei steht das Sammeln von Informationen für einen Vertrag sowie deren Strukturierung im Vordergrund. Typische Aufgaben der Vertragsverwaltung sind unter anderem:
- Vergleich und Bearbeitung von Angeboten
- Vertragserstellung inkl. Entwicklung der Vertragsentwürfe und deren Verhandlung
- Prüfung von Verträgen und Dokumenten
- Überwachung der Vertragserfüllung in Bezug auf die Vertragsbedingungen
- Übersichtliche Darstellung relevanter Vertragsinformationen als Arbeitsgrundlage für andere Abteilungen
- Überwachung von Terminen und Fristen, z.B. Kündigungsfristen
- Rechnungsstellung, auch automatisiert bei wiederkehrenden Rechnungen
- (Archivierung)
Vertragscontrolling
Das Vertragscontrolling beschäftigt sich, ebenso wie die Vertragsverwaltung, mit der Sammlung von Informationen. Die gesammelten Informationen zielen allerdings mehr auf die Analyse und Bewertung von Verträgen ab, sodass mit deren Hilfe anschließend Risikobewertungen erstellt werden können. Konkret geht es darum zu bewerten, welche Art von Verträgen mit welchem Vertragspartner lukrativ sind und für einen hohen Umsatz sorgen. Oft gestellte Fragen im Vertragscontrolling lauten deshalb:
- Wer sind die wichtigsten Vertragspartner?
- Welches Umsatzpotential bietet jeder einzelne Vertragspartner pro Jahr?
- Wie ist das derzeitige Verhältnis von Bestandskunden zu Neukunden?
- Wie hoch ist die Werteinschätzung der bereits existierenden Verträge?
- Wie hoch sind die Kosten aus laufenden Verträgen?
- Welche Chancen und Risiken bieten die einzelnen Vertragspartner?
- Welche Risiken bergen einzelne Verträge?
Archivierung
Die Archivierung von Verträgen umfasst die dritte Teildisziplin im Vertragsmanagement. Hierbei geht es insbesondere um den Aspekt der Revisionssicherheit. Dabei muss u.a. gewährleistet werden, dass archivierte Verträge sowie die dazugehörigen Dokumente langfristig unveränderbar an einem bestimmten Ort gespeichert werden können. Im Zeitalter der Digitalisierung tendieren Unternehmen immer mehr zur digitalen Archivierung ihrer im Unternehmen anfallenden Dokumente. Besonders durch den stetig steigenden Informationsfluss und das höhere Aufkommen an Dokumenten, die revisionssicher archiviert werden müssen, ist ein zentraler Speicherort von Vorteil. So kann sichergestellt werden, dass auch das Vertragscontrolling und die Vertragsverwaltung Zugriff auf alle wichtigen Dokumente und Verträge haben.
Hinweis: Das Thema Archivierung als Teil des Vertragsmanagements wird bei vielen Unternehmen zur Vertragsverwaltung gezählt. Da die Archivierung von Dokumenten allerdings komplex und in hohem Maße umfangreich sein kann, betrachten wir es hier als eigenständige Teildisziplin.
Wer ist am Vertragsmanagement beteiligt?
Wirtschaftlich betrachtet kommt dem Vertragsmanagement in einer Unternehmung eine zentrale Rolle zu. Man kann zweifelsohne sagen, dass es einen Kernprozess im Unternehmen darstellt und fast alle Abteilungen des Unternehmens berührt. Dabei zeichnet sich ein gutes Vertragsmanagement dadurch aus, dass nicht mehrere Abteilungen mit derselben Aufgabe oder Angelegenheit beschäftigt sind und somit unnötige parallele Bearbeitungen vermieden werden.
Die folgenden Abteilungen im Unternehmen haben meist regelmäßige Kontaktpunkte mit dem Vertragsmanagement:
- Vertrieb: Schließt Verträge mit neuen Kunden und wickelt diese ab.
- Einkauf: Schließt Verträge mit Geschäftspartnern wie Lieferanten, Maklern und Partnern und wickelt diese ab.
- Rechtsabteilung: Überwacht die Einhaltung gesetzlicher und gesellschaftlicher Vorschriften.
- IT: Ist für die Beschaffung von Software, z.B. der Vertragsmanagement-Software, zuständig; aber auch bei Leasingverträgen, z.B. für Hardware.
- Personalabteilung: Erstellt und verwaltet Arbeitsverträge, Bewerbungsunterlagen, digitale Personalakten, usw.
- Buchhaltung und Rechnungswesen: Erstellt Rechnungen (mit einer Vertragsmanagement-Software ist auch automatisierte Rechnungsstellung möglich).
- Controlling: Befasst sich mit der Risikobewertung bereits bestehender Verträge.
- Geschäftsführung: Koordiniert und überwacht übergeordnete Geschäftsinteressen des Unternehmens auf Basis der Vertragsrisiken.
Insbesondere Mitarbeiter im Projektmanagement sind in hohem Maße von Verträgen und Vereinbarungen betroffen. So kann es während eines Projektes zum Beispiel zu verschiedenen Vereinbarungen kommen, die sich aus der Zusammenarbeit mit dem Kunden bzw. dem Partner ergeben oder schon im Voraus vereinbart wurden. Diese rechtlichen Vereinbarungen, die eine Verpflichtung darstellen, müssen erfasst und überwacht werden. Auch das ist Teil des Vertragsmanagements.
Wieso ist Vertragsmanagement sinnvoll?
Wenn es im Unternehmen um die Arbeit mit Partnern und Kunden geht, bringt das auch immer Risiken mit sich – für beide Seiten. Um diese Risiken so gering wie möglich zu halten, werden Erwartungen und Wünsche als Vereinbarungen, in Form von Verträgen, festgehalten. Wenn das Vertragsmanagement allerdings nur mangelhaft betrieben wird, kann das schwerwiegende Konsequenzen für das Unternehmen oder den Partner bzw. Kunden bedeuten.
Ein großes Risiko stellt zum Beispiel das Fehlen einer einheitlichen Software für Vertragsmanagement oder auch deren ineffiziente Nutzung dar. Dadurch kommt es häufig zu ungleichen Informationsständen der verschiedenen am Vertragsmanagement beteiligten Abteilungen. Auch die revisionssichere Archivierung sowie das Auffinden wichtiger Dokumente und Verträge ist nicht gewährleistet, wenn kein vernünftiges System zur Archivierung vorliegt. Möglicherweise gehen Verträge sogar komplett verloren. Zudem ist es ohne ein einheitliches System meist schwierig, den Überblick über die vertraglichen Vereinbarungen zu behalten. Gesetzliche Vorschriften werden schlichtweg „übersehen“. Infolgedessen entstehen meist unnötige Kosten und ungewollte Verlängerungen, während profitable Einnahmemöglichkeiten verpasst werden. Im schlimmsten Fall wird unwissentlich Vertragsbruch begangen, was Geldstrafen oder auch andere rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen kann.
Um diesen Risiken und Problemen entgegenwirken zu können, ist es wichtig effizientes Vertragsmanagement zu betreiben. Der wohl größte Motivator für Unternehmen dürfte dabei der Kostenfaktor sein. Durch professionelles Vertragsmanagement werden Ressourcen freigesetzt, die wiederum an anderer Stelle eingesetzt werden können. Außerdem ist es durch die laufende Überwachung der vertraglichen Fristen und Termine sehr einfach, alle Kündigungsstichtage einzuhalten. Auch Melde- und Kontrollpflichten werden nicht mehr so leicht übersehen.
Das Unternehmen B. Electronics mit Firmensitz in Hannover will seinen Standort nach München verlegen. Der Mietvertrag für die neuen Räumlichkeiten ist bereits unterschrieben, allerdings muss der alte Vertrag noch gekündigt werden. Der zuständige Mitarbeiter hat das Unternehmen jedoch verlassen und der Kündigungsstichtag ist in einer Woche. Ohne Kündigung verlängert sich der Mietvertrag automatisch um ein Jahr.
- Mit intelligenter Vertragsmanagement-Software kann jeder Mitarbeiter mit Zugriff die Kündigungsfrist überwachen und den Verantwortlichen informieren, im Zweifel den Geschäftsführer. Benachrichtigungen zu Stichtagen werden automatisch per E-Mail verschickt.
- Ohne effizientes Vertragsmanagement könnte der Stichtag übersehen werden. Keiner fühlt sich verantwortlich, es fehlt der Überblick. Die Frist wird verpasst und der Vertrag verlängert sich um 1 Jahr.
Hinweis: Ähnlich verhält es sich zum Beispiel auch mit Leasingverträgen. Hier gilt das gleiche Prinzip, dementsprechend sind auch ähnliche Maßnahmen anwendbar.
Vertragsmanagement mit einer Contract Management Software
Vertragsmanagement wird in so gut wie allen Unternehmen praktiziert. Hinsichtlich der Art und auch der „Qualität“ wie dieses Vertragsmanagement betrieben wird, gibt es jedoch erhebliche Unterschiede. Wie bereits beschrieben, bringt die Arbeit mit Vertragspartnern eine Reihe von Risiken mit sich. Um diese Risiken zu minimieren, ist der Einsatz einer Software-Lösung sinnvoll. Dabei beschränkt sich der Einsatz einer Software nicht nur auf große Unternehmen. Auch kleine und mittelständische Unternehmen profitieren davon, denn die Lösungen sind nicht mehr so kostenintensiv wie früher. Der Einsatz der Vertragsmanagement-Software sorgt somit für eine spürbare Kostenreduzierung.
Die Software, die beim Vertragsmanagement zum Einsatz kommt, wird meist als Contract Management Software (CMS) bezeichnet (Achtung: Nicht zu verwechseln mit der Content Management Software, auch CMS abgekürzt). Die Contract Management Software kann dabei auf verschiedenen Ebenen arbeiten: Als On-Premises Software, als Cloud-Software oder als cloudbasiertes Software-as-a-Service-Modell (SaaS). Der Vorteil von SaaS-Lösungen ist, dass es sich um eine Art „Miet-Modell“ handelt, bei der nicht die kompletten Anschaffungskosten einer neuen Software-Lösung anfallen, sondern nur monatliche Gebühren.
Bei der Auswahl einer Software für das eigene Unternehmen sollte der IT-Einkäufer die Lösung auswählen, die am besten zur Unternehmensstrategie passt und alle Anforderungen abdeckt.
Digitales Vertragsmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint Online
Microsoft 365 und SharePoint Online sind bereits in vielen Unternehmen im Einsatz. Dabei sind sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Unternehmen oft gar nicht bewusst, welches Potenzial darin steckt, da sie zum Beispiel nur mit Microsoft Teams arbeiten. Allerdings liefert Microsoft 365 mit SharePoint Online und der Power Platform bereits die Grundwerkzeuge für eine effiziente Vertragsmanagement-Software.
Es benötigt jedoch einiges an Expertise und vor allem Ressourcen, um aus der gegebenen Grundausstattung hochfunktionale (Geschäfts-)Anwendungen in Eigenregie zu bauen. Deshalb haben wir von Portal Systems uns darauf spezialisiert, standardisierte Fachanwendungen bereits vorkonfiguriert bereitzustellen. Mit unserer cloudbasierten Softwarelösung für Vertragsmanagement – Shareflex Contract – besteht die Möglichkeit, intelligente Dokumentenverwaltung ortsunabhängig und jederzeit auszuführen. Während des gesamten Vertragslebenszyklus‘ begleitet Shareflex Contract die Anwender:innen und macht die Verwaltung von Verträgen dabei so einfach wie möglich.
Durch die hinterlegte SharePoint Online Umgebung, in der sich unsere Lösung bewegt, sind auch die wichtigen Aspekte „Revisionssicherheit“ und „Archivierung von Dokumenten“ berücksichtigt, da Microsoft 365 das Thema „Compliance & Security“ komplett abdeckt. Das sorgt für mehr Sicherheit und auch Ordnung in Ihrem Unternehmen. Wenn Sie mehr über Microsoft-365-basiertes Vertragsmanagement erfahren möchten, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir helfen Ihnen dabei, die richtigen Lösungen zu finden, um Ihr Unternehmen digital zu unterstützen und voranzubringen.
Hamburg, 10. Oktober 2022
Autorin: Sara Glöckner
Kategorie: Business-Wiki
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