Customer Success Story
TÜV SÜD: Mehr Transparenz, Effizienz und Flexibilität durch Shareflex Contract
Der TÜV SÜD hat die Vertragsmanagement-Software Shareflex Contract von Portal Systems nahtlos in die eigene IT-Infrastruktur integriert.
TÜV SÜD: Einen globalen Überblick über Verträge schaffen
Der TÜV SÜD ist ein weltweit agierendes Prüfunternehmen, das es sich zum Ziel gesetzt hat, die Menschen vor technischen Risiken und Gefahren in vielfältigen Bereichen zu schützen. Das erreicht der TÜV SÜD, indem er zum Beispiel technische Anlagen oder Industrieanlagen vor Inbetriebnahme wie auch im Betrieb prüft, begutachtet und zertifiziert. Bevor es zum Vertragsschluss mit dem Kunden kommt, ist die Rechtsabteilung involviert. Hier hat sich das Unternehmen unter anderem ein neues Ziel gesetzt: „Wir wollen auf globaler Ebene einen effizienten, digitalen Überblick über Verträge schaffen“, weiß Claudia Hawle, Head of Corporate Legal Operations & Technology beim TÜV SÜD.
Notwendigkeit: Neues digitales Vertragsmanagement
Claudia Hawle konkretisiert das Zielbild: „Jede Gesellschaft für sich hat einen internen Überblick über ihre Verträge, nun wollen wir das auch global als Konzern schaffen.“ Die Abteilung Legal Operations & Technology wurde im Herbst 2021 ins Leben gerufen. Diese ist im Konzernbereich Legal & Compliance verankert und treibt die Digitalisierung dieses Bereichs voran. Claudia Hawle, die Leiterin dieser Abteilung, startete im Herbst 2021 mit einer Analyse der Schwachpunkte im juristischen Prozess. Sie erkundigte sich bei den Juristen, wo der Schuh am meisten drückt – und welche Tools sie benötigen, um die Probleme zu beheben.
Der TÜV SÜD wurde 1866 von 22 badischen Unternehmern gegründet und hat sich seitdem zu einem weltweit führenden Unternehmen für technische Prüfdienstleistungen entwickelt. Der Konzern beschäftigt rund 28.000 Mitarbeitende an mehr als 1.000 Standorten in rund 50 Ländern. Seinen Unternehmenssitz hat er in München. Der TÜV SÜD ist in den Bereichen Prüfung, Inspektion, Zertifizierung, Beratung und Schulung tätig und deckt dabei Branchen wie Industrie, Mobilität, Energie, Gesundheit und Infrastruktur ab. Mit seinem Fokus auf Sicherheit, Qualität und Nachhaltigkeit unterstützt der TÜV SÜD Unternehmen dabei, technische Risiken zu minimieren und innovative Lösungen zu entwickeln.
Verträge und deren digitale Bearbeitung verbesserungswürdig
„Jeder Zweite hat mir gesagt, dass wir ein Vertragsmanagement-System brauchen, weil die Übersicht über Verträge und deren digitale Bearbeitung verbesserungswürdig ist. Die Reputation nach außen gegenüber dem Kunden könnte dadurch weiter verbessert werden.“ So sei es beispielsweise auch aus Kundensicht sinnvoll, damit Synergien zu generieren: Wenn ein Kunde bereits einen Vertrag mit einer Gesellschaft in China hat, wieso sollten dann alle Vertragsbestandteile für eine Gesellschaft in Deutschland wieder neu verhandelt werden?!
Vertragsmanagement: Bessere interne Auskunftsfähigkeit
Derlei Kundennutzen in der Außenwirkung könnten vor allem für den Vertrieb förderlich sein, führt Claudia Hawle aus und weist darauf hin, dass in rechtlicher Hinsicht ein weiterer Aspekt besonders wichtig gewesen sei: „Auch auf Konzernebene wollten wir für die Abteilungen Legal & Compliance besser verstehen, welche Verträge es eigentlich gibt und welche Risiken damit verbunden sind. Da waren wir nur bedingt auskunftsfähig und das war mit einem hohen manuellen Aufwand der Datenanalyse verbunden. Deshalb haben wir gesagt, wir brauchen ein effizientes und digitales Vertragsmanagement-Tool.“
Wünsche: zügige Implementierung und Daten in der Cloud
Doch welche Anforderungen hat der TÜV SÜD an eine solche Vertragsmanagement-Software? „Für uns ist wichtig, dass das Tool zu uns in die eigene IT-Infrastruktur kommt“, nennt Claudia Hawle eine wichtige Anforderung, „dass unsere Verträge und Daten also nicht woanders auf einem Server liegen, sondern bei uns.“ Ein weiterer wichtiger Aspekt war die zügige Implementierung. „Wir wollten zügig etwas sehen und nicht Jahre implementieren, bis wir mit dem Tool arbeiten können.“ Der Plan beim TÜV SÜD sah vor: „Wir starten zu einem bestimmten Zeitpunkt mit einer leeren Datenbank. Wir wollten nicht durch den Konzern laufen und alles Mögliche an Altverträgen digitalisieren, sondern mit etwas komplett Neuem auf der grünen Wiese anfangen.“
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Vertragsmanagement-Tool: Für mehrere Stakeholder
Eine weitere wichtige Anforderung ist, dass das Tool den juristischen Prozess der Vertragsprüfung und Vertragsbearbeitung unterstützt: „In dem Vertragsmanagement-Tool sollen mehrere Stakeholder arbeiten können“, erklärt Hawle und beschreibt: „Der Jurist soll schnell von seinem Compliance-Kollegen Feedback einfordern oder sich an die Kollegin aus dem Datenschutz wenden können.“ Die prozessuale Darstellung, wie ein Jurist arbeitet – er bekommt ein Dokument, schaut es sich an, bespricht es gegebenenfalls mit Kollegen – wollte der TÜV SÜD umsetzen. Darüber hinaus will der TÜV SÜD vermeiden, dass beim Prüfen eines Vertrags unnötige Medienbrüche zwischen digitaler und analoger Welt entstehen, die viel Zeit kosten. Außerdem ist das Ziel, Krankheitsfälle einfacher kompensieren zu können: „Wir wollen, dass jemand, der einen Kollegen vertritt, ganz schnell weiß, wo Verträge zu finden sind, was zu erledigen ist, und sofort übernehmen kann.“
Verträge nach bestimmten Kriterien durchsuchen können
Claudia Hawle fasst ihre Wünsche an das Vertragsmanagement-System zusammen: „Wir wollen eine elektronische Datenbank, die man nach gewissen Kriterien für Verträge durchsuchen kann, zum Beispiel ‚Verträge mit einem Umsatzvolumen größer x Euro‘. Und wir wollen technologisch offen sein für eine später zu entwickelnde Archivlösung.“ Man habe sich beim TÜV SÜD nicht schon vorher auf ein bestimmtes Drittanbieter-Archivsystem festlegen wollen, sondern will mehrere Schnittstellen-Möglichkeiten haben, um flexibel zu bleiben, im Verlauf der Entwicklung des Vertragsmanagement-Tools.
Lange Suche: Fündig bei Portal Systems und Shareflex
Die Suche nach einem passenden Anbieter dauerte lange. „Ich habe irgendwann auch meine Juristen gebeten: ‚Redet über das Thema gerne mit anderen Juristen, die woanders tätig sind.‘“ Einer von ihnen sei dann über einen Kontakt auf den Namen Portal Systems und das Produkt Shareflex gestoßen. „Das haben wir uns dann mal angeschaut.“ Ein Tipp aus der Juristen-Community brachte also am Ende die Lösung des Problems. Ein ausschlaggebendes Argument für den Zuschlag nennt Claudia Hawle abschließend: „Mir gefällt, dass die Applikation Shareflex zu uns in die IT-Infrastruktur unseres Unternehmens kommt, dass es eine deutsche Firma mit Support in Deutschland ist und Portal Systems von Anfang an ein kompetenter und zuverlässiger Partner ist.“
Portal Systems: Shareflex-Applikation kommt in TÜV-Infrastruktur
„Die Hälfte unserer Juristen arbeitet in Deutschland“, fügt Hawle an, „deshalb ist das schon ein Kriterium für mich.“ Der wichtigste Aspekt für sie ist aber ein anderer: „Als uns Portal Systems sagte, dass sie mit ihrer Applikation in unsere Infrastruktur kommen, war mein größter Sorgenpunkt erledigt.“ Als TÜV SÜD habe man nämlich immer schon Bauchschmerzen davor gehabt, die eigenen (Vertrags-)Daten woanders abzulegen als in der eigenen Cloud. Die Entscheidung war also gefallen, es konnte losgehen.
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Schnelligkeit: Entwicklungsschritte in der Testumgebung
Unterschiedliche Projekt-Denkweisen sorgten zu Beginn für einen etwas holprigen Start. Als man sich schließlich auf einen gemeinsamen Modus Operandi geeinigt hatte, „fand ich es faszinierend, wie schnell das plötzlich ging“, sagt Claudia Hawle. „Man bekommt eine Maske, macht sich Gedanken über Verträge und Strukturen, dann geht alles zu den Entwicklern. Nach kurzer Zeit sieht man die Umsetzung in der Testumgebung, kann sich das anschauen, darin herumklicken und sehen, ob es so ist, wie man es benötigt.“ Es sei schön gewesen, dass die Juristen durch das „Look and Feel“ schnell ein Gefühl für die Usability der Software bekommen konnten, freut sich Hawle. „Die Hands-on-Mentalität bei Portal Systems“, sagt sie, „nehme ich sehr positiv wahr.“
Koordination: Rollout von Shareflex Contract beim TÜV SÜD
Koordinierte Termine mit den Entwicklern stellen die Basis der Zusammenarbeit dar. „Wir machen Regeltermine mit ihnen“, beschreibt Claudia Hawle, „und teilen ihnen unsere Ideen/Anforderungen mit. Die Entwickler setzen die Ideen/Anforderungen um, dann gibt es wieder einen Termin und wir schauen uns alles gemeinsam an.“ Super läuft das, findet sie. „Das Entwicklerteam reagiert sehr schnell und handelt von sich aus proaktiv im Kundensinn“, beschreibt Hawle die Zusammenarbeit weiter. So erkundigen sie sich oft, ob man schon eine neue Funktion getestet hat.
Langfristigkeit: Zusammenarbeit bringt Ideen hervor
„Wir machen den Rollout kontinuierlich und nicht in einem Rutsch“, führt Hawle aus. „Portal Systems ist jetzt länger an unserer Seite, dadurch haben wir eine Form der Zusammenarbeit gefunden, die wirklich zügig und effizient ist.“ Es sei schön, mit ihnen so strukturiert durch den Prozess zu gehen. Dabei entstünden auch allerlei Ideen: „Wir setzen aktuell eine innovative Idee um, die aus einem Brainstorming mit dem Team entstanden ist. Ein weiteres unserer Tools, basierend auf M365-Technologie, wollen wir mit Shareflex Contract kommunizieren lassen.“ Dazu habe man die Entwickler von Portal Systems und vom TÜV SÜD gemeinsam in einem Brainstorming-Termin versammelt. „Portal Systems hat eine professionelle und kundenorientierte Einstellung, sodass wir Shareflex mit Zusatzfeatures an unsere Anforderungen anpassen können.“
Umsetzung: Shareflex-Implementierung in einem Dreivierteljahr
Die Implementierung von Shareflex Contract hat für die erste Pilotgesellschaft beim TÜV SÜD rund ein Dreivierteljahr in Anspruch genommen. „Vom ersten Gedanken des Aufbaus bis hin zum Go-Live“, fügt Claudia Hawle hinzu und ergänzt: „Wir sind ein eher komplexer Kunde mit vielen Sonderwünschen.“ Und was hat sich seit der Implementierung verändert? „Die Juristen in der Pilotgesellschaft sagen, dass sie viel besser mit den Stakeholdern interagieren können“, nennt Hawle eine Verbesserung. „Sie können den internen Kunden aus den Business-Funktionen viel effizienter Auskunft geben, sind im Kundenkontakt schneller erreichbar und die Arbeit ist viel transparenter geworden.“
Zeitersparnis: Durchgängige digitale Prozesse
Die gewonnene Transparenz in Echtzeit beantwortet Fragen wie: „Welche Verträge werden derzeit bearbeitet und welche Herausforderungen müssen bei der Prüfung der Verträge bewältigt werden?“ Prozesse sind viel besser steuerbar und „die Juristen lieben es, dass sie keine Medienbrüche mehr haben“, sagt Claudia Hawle. „Sie bekommen einen Reminder und arbeiten dann mit einem Klick nur noch auf der Shareflex-Oberfläche.“ Das sei wirklich eine wesentliche Zeitersparnis. „Es entfällt das mehrfache Springen zwischen verschiedenen Softwares und Systemen.“ Hinzu kommt: „Sie haben ein besseres Tracking und können besser den aktuellen Status nachverfolgen. Das führt dazu, dass ein verbessertes Bewusstsein für die Daten des Vertrages entsteht – also Fragen wie ‚wieviel Haftung habe ich?‘ oder ‚in welcher Jurisdiktion befinde ich mich?‘“
Transparenz: Der wichtigste Vorteil von Shareflex Contract
Auf die Frage nach dem größten Vorteil von Shareflex Contract antwortet Claudia Hawle im Bruchteil einer Sekunde: „Transparenz!“
„Transparenz, Effizienz, das Arbeiten auf einer Plattform und die Tatsache, dass man alle Daten auf einem Tenant hat – das sind die vier USPs von Shareflex.“
Insgesamt, schätzt sie, werden in der Endausbaustufe unternehmensweit etwa 500 Personen die Software nutzen. Und eine Schulung? „Im Pilotprojekt hat das eine Juristin übernommen, weil sie das Projekt selbst in die Hand genommen hatte“, erklärt Hawle, „aber für den derzeitigen Rollout macht das mein Projektleiter in meinem Team.“ Sie erläutert: „Für Portal Systems wäre das schwierig, weil unser Shareflex so individuell gestaltet ist, dass es ihnen wahrscheinlich schwerfallen würde, User vom TÜV SÜD darauf zu schulen.“
TÜV SÜD und Portal Systems: Weitere Zusammenarbeit geplant
Der TÜV SÜD wird auch weiterhin mit Portal Systems und Shareflex weiterarbeiten. „Natürlich, wir bleiben bei dem Tool, weil wir es jetzt schon lieben – und die Möglichkeiten der verschiedenen Schnittstellen“, verrät Claudia Hawle. Auch, dass es möglich ist, andere Bordmittel anzubinden und Daten von dort in Shareflex zu nutzen, begeistert sie. „Ich empfehle Portal Systems immer wärmstens weiter, gerade dann, wenn jemand ein Vertragsmanagement-Tool haben will, ohne exorbitant viel Geld ausgeben zu müssen und zügig etwas Greifbares sehen und nutzen zu wollen.“
Sie haben Fragen? Ich beantworte sie Ihnen gern persönlich!
Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de
