Customer Success Story
Mit „Shareflex Quality Documents“ und „Shareflex Contract“ verbessert die Schleich GmbH ihre digitalen Prozesse und erhält mehr Sicherheit, Zugriffskontrolle und Transparenz im Dokumenten- und Vertragsmanagement.
Ein effizientes Dokumentenmanagement ist für viele Unternehmen ein erstrebenswertes Ziel. Gerade dann, wenn es nicht nur einen, sondern viele Standorte gibt, die sich zudem auf unterschiedlichen Kontinenten befinden, ist ein zentrales Dokumentenarchiv mit mobilem Zugriff eine Herausforderung. Diese hat auch die Schleich GmbH erlebt, die gemeinsam mit Portal Systems gleich ein zweites Problem beseitigt hat: das umständliche, papierbasierte Vertragsmanagement. Dieses beanspruchte viel Zeit und die Prozesse waren nicht transparent. Heute setzt die Schleich GmbH auf fortschrittliche, digitale Technologien.
Bereits seit 2006 hatte Schleich ein digitales Dokumentenmanagement-System (DMS) im Einsatz, welches on-premises am deutschen Hauptsitz betrieben wurde.
„Dieses System reichte aber irgendwann nicht mehr aus, um den wachsenden Ansprüchen eines weltweit expandierenden Unternehmens zu genügen“, blickt Rashu Singla, IT Project Manager bei Schleich, zurück. „Die Organisation sah schließlich die Notwendigkeit, ein neues DMS anzuschaffen, auch um die international erzeugten Dokumente in einem zentralen Dokumentenarchiv zu managen.“
Die Firma Schleich GmbH ist ein Hersteller von Spielfiguren und Spielesets mit Hauptsitz in Schwäbisch Gmünd. Das Unternehmen beschäftigt weltweit mehr als 450 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 9 Standorten, darunter München, Amsterdam, London, Charlotte und Tokio. An 7 Produktionsstätten in Europa, Asien und Nordafrika lässt das Unternehmen seine Waren von Lieferanten produzieren. Die Schleich GmbH wurde 1935 als Hersteller von Kunststoffteilen in Stuttgart gegründet und gehört heute mit einem Umsatz von mehr als 230 Millionen Euro zu den größten Spielzeugherstellern Deutschlands. Seit 2015 expandiert die Schleich GmbH immer weiter, vom DACH-Raum über weitere europäische Länder bis nach Nordamerika und Asien, insbesondere Japan, und hat seitdem seinen Umsatz mehr als verdoppelt.
Das Problem: Dokumententypen wie Prozessdokumente, Bedienungsanleitungen und weitere, die global entstehen, konnten in das alte Legacy-System, das kaum noch genutzt wurde, nicht systematisch eingepflegt werden.
„Beim Vertragsmanagement“, führt Singla aus, „war es die Rechtsabteilung, die gemeinsam mit der IT die Initiative übernommen hat. Denn ein digitales Vertragsmanagement-System im eigentlichen Sinne hatte es nicht gegeben.“ Vielmehr seien unterzeichnete Verträge manuell in das alte DMS hochgeladen worden. „Es gab keine systematischen Prozesse oder Workflows.“ Die Verträge seien zudem per E-Mail zwischen Personen ausgetauscht worden, die die Dokumente geprüft und genehmigt haben. „Und das ohne ein Tracking-Tool, mit dem sich feststellen ließ, in welchem Status sich ein Vertrag befand – also was noch offen war, und was nicht.“
Darüber hinaus hätten zahlreiche Medienbrüche in der Informationsverwaltung der Daten den Signaturprozess verlangsamt. „Es gab keine einheitliche Möglichkeit, digitale Signaturen zu verwenden“, ergänzt Rashu Singla. „Wenn man den Vertrag überprüft hatte, musste dieser per PDF an den Prokuristen geschickt werden, der ihn dann ausdruckte, unterschrieb und zurücksandte.“ Alles in allem sei das eine umständliche Lösung gewesen, die die Rechtsabteilung ersetzen wollte. „Die gesamte Prozesskette nahm viel Zeit in Anspruch und war ziemlich intransparent, weil es keinen speziellen Speicherort für Verträge gab.“
Das Hauptaugenmerk von Schleich bei der DMS-Auswahl lag auf der Informations- und Datensicherheit. „Das System vorher war unsicher und jeder, der wusste, wo er ein bestimmtes Dokument finden konnte, konnte darauf auch zugreifen“, schildert Singla. Eine weitere wichtige Anforderung war demnach die uneingeschränkte Kontrolle der Zugriffsrechte. Und es sollte sich um eine Lösung handeln, die auf dem SharePoint basiert, „weil wir in das Microsoft-Ökosystem integriert sind“. Ebenso musste gewährleistet sein, dass das System Nutzerbewegungen einfach handhabt. „Etwa dass man Berechtigungen etc. einfach erteilen und beschränken kann, wenn jemand beispielsweise das Unternehmen verlässt oder die Abteilung wechselt.“ Und zum Schluss: Es sollte eine Cloud-Lösung sein.
Silas Gimbel, Global Business Process Manager bei Schleich, ergänzt: „Für das DMS hatten wir schon vorher Workflows, die wir unbedingt verbessern wollten, damit die Mitarbeiter direkter in die Abläufe eingebunden werden.“ Er führt aus: „Hinsichtlich des Vertragsmanagements war noch ein ganz wichtiger Aspekt, dass wir zusätzlich ein digitales Signaturtool anschaffen wollten, um die Prozesse zu vereinfachen. Mit Shareflex Contract haben wir dann als Basis für unsere Digitalisierungsbestrebungen eine Lösung gefunden, die uns hinsichtlich der Verwendung einer digitalen Signatur optimal unterstützte.“
„Weil wir bereits wussten, dass wir ein auf SharePoint basierendes System suchten, haben wir uns an unseren Key-Account-Businesspartner bei Microsoft gewandt, die uns vier oder fünf Software-Berater empfohlen haben, mit denen sie zusammenarbeiten“, erklärt Rashu Singla. „Und alle Berater, mit denen wir gesprochen haben, konnten uns Shareflex als Lösung weiterempfehlen.“ Man habe sich also mit Portal Systems kurzgeschlossen und ein Interesse an Shareflex bekundet. „Ich habe gefragt, ob sie auch die Implementierung der Software durchführen, und sie sagten ja.“ Das DMS und das Vertragsmanagement hätten daraufhin in einer Präsentation auf ganzer Linie überzeugen können, führt Rashu Singla aus.
„Im ersten Meeting mit Portal Systems haben wir unsere Anforderungen dargelegt“, beschreibt Rashu Singla das weitere Vorgehen. „Dann haben wir Portal Systems einen Eindruck von unserem aktuellen System vermittelt und beschrieben, wie das ideale System aussehen würde.“ Portal Systems aber sei nicht gleich hingegangen und habe versucht, Schleich ein Softwarepaket zu verkaufen, sondern habe sich zunächst einmal angehört, welche Probleme überhaupt bestehen und wie sie diese am besten beheben könnten. „Das war einer der Gründe, warum uns Portal Systems als Anbieter überzeugt hat“, sagt Silas Gimbel.
Ebenso wichtig war die Tatsache, dass Portal Systems einerseits der Hersteller von „Shareflex“ war, zugleich aber auch der Dienstleister, der die Software implementieren würde, und sofort bereit war, eine Software-Demo auf unsere Anforderungen hin zu erstellen und mit uns zu teilen.“
„Wir mussten also keiner dritten Partei vertrauen, sondern nur der Expertise von Portal Systems. Falls Probleme auftreten würden, könnten wir uns direkt an Portal Systems wenden, um diese zu beheben. Das ist ein großer Vorteil, weil man sehr schnell Rückmeldung vom Hersteller bekommt. Dieses Gesamtpaket und die Software an sich waren es, was uns überzeugt hat.“
„Das mit der Demo ging wirklich schnell“, zeigt sich Silas Gimbel nachhaltig begeistert. „Wir haben uns die Demo mit einigen internen Stakeholdern zusammen angeschaut und wollten uns davon überzeugen lassen, ob es wirklich das ist, was unseren Anforderungen entspricht.“ Es habe dann intern viel positives Feedback gegeben. „Das alles hat uns am Ende davon überzeugt, mit Shareflex die nächsten Schritte zu gehen.“
Die Zusammenarbeit mit Portal Systems beschreibt Rashu Singla grundsätzlich als „sehr gut“. „Die Umstände für eine produktive Kollaboration waren perfekt“, führt er aus, „aber wir hatten am Anfang auch viele Hausaufgaben zu erledigen.“ Die richtigen Informationen heraussuchen und zusammentragen. Die wichtigsten Funktionen weitergeben, die bei der Implementierung der neuen Software nicht fehlen dürfen. „Dafür kam Portal Systems mit vielen Vorschlägen auf uns zu, wie gewisse Dinge besser umzusetzen wären“, erinnert sich Singla. „Insgesamt lief alles recht reibungslos, weil wir die ganze Zeit in Kontakt standen. Es gab keinen Moment, in dem wir eine Unterstützung durch Portal Systems vermisst hätten.“ Zwei Personen seien für die Implementierung abgestellt worden, von denen eine stets greifbar gewesen sei.
Nach 8 Monaten konnte das DMS „Shareflex Quality Documents“ an den Start gehen, das Vertragsmanagement „Shareflex Contract“ zwei Monate später. „Der ursprüngliche Plan, mit beiden zeitgleich zu starten, ist nicht aufgegangen“, sagt Silas Gimbel. „Wir haben uns also zuerst auf das DMS konzentriert, die Go-Live-Daten gesplittet, Trainingsmaterialien wie Videos für das DMS erstellt, eine Q&A-Session veranstaltet und zunächst einmal dieses Thema abgeschlossen.“
Erst danach habe man sich auf das Vertragsmanagement konzentriert. „Das war eine gute Entscheidung, auch für unsere Stakeholder, um diese nicht mit einem großen Go-Live zu überfordern.“ Weitere Anpassungen habe man zunächst auf das Folgejahr verschoben, da diese nicht unbedingt von Anfang an benötigt wurden. Auch das habe den Gesamtprozess vereinfacht. „Wir haben gelernt, nicht alles sofort zu implementieren, was auf unserer Liste stand, sondern Step by Step vorzugehen.“
Seitdem läuft alles strukturierter ab. „Vorher hatte es immer eine Person im Qualitätsmanagement gegeben, die man ständig kontaktieren musste“, erklärt Gimbel. „Es gab zum Beispiel E-Mail-Konversationen mit den Dokumenten darin, die ins DMS hochgeladen werden sollten.“
„Heute haben wir bei Schleich klare Rollen und Verantwortlichkeiten. Es gibt Super-User in den verschiedenen Abteilungen, die vieles selbst erledigen können – Dokumente erstellen und hochladen zum Beispiel. Wir managen das DMS – und pflegen es nicht, wie früher. Und: Durch Portal Systems und Shareflex sind wir viel digitaler als früher.“
Was das Vertragsmanagement betrifft, so „gibt es jetzt eine Struktur im Ablauf von Überprüfung und Freigabe“, sagt Rashu Singla. „Vorher wurde das per E-Mail gemacht, aber jetzt ist klar geregelt, wer die Verträge zu bestimmten Zeitpunkten einsehen darf. Außerdem wird nun digital unterzeichnet, sodass die meisten Vertragsdokumente nicht mehr ausgedruckt werden müssen.“ Alles in allem habe „Shareflex Contract“ die Zeit für Freigaben und Überprüfungen reduziert, den Prozess deutlich transparenter gemacht und dafür gesorgt, dass es einen Ort gibt, an dem alle Vertragsdokumente abgelegt werden können.
„Zu ‚Shareflex Quality Documents‘, dem DMS, haben alle User Zugang“, beschreibt Silas Gimbel die Nutzerschaft der neuen Software. „Sie alle können mit dem System arbeiten, aber nicht alle dürfen Dokumente erzeugen. Das ist zumeist beschränkt auf die ein bis zwei Super-User pro Abteilung.“ Dafür sei eine Matrix erstellt worden. Zum Contract Management System „Shareflex Contract“ habe etwa die halbe Belegschaft Zugriff.
Um alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu befähigen, die Software konstruktiv zu nutzen, nahm man bei Schleich interne Trainings vor. Rashu Singla umreißt den Prozess: „Wir haben intern geschult, indem wir Videotrainings erstellt und Q&A-Sessions angeboten haben, in die diejenigen kommen konnten, die Inhalte aus den Videos nicht verstanden hatten, um ihre Fragen zu Workflows und allen möglichen Themen zu stellen.“
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Die Reaktionen der Schleich-Belegschaft auf die neue Software im Unternehmen waren anfangs gemischt. „Es ist wie immer, wenn ein Unternehmen neue Tools und Abläufe einführt“, weiß Singla. „Manche waren es eben gewohnt, mit dem alten System zu arbeiten. Für sie bedeutete der Wechsel eine größere Veränderung in den Arbeitsabläufen“, sagt er. „Wer das alte System kaum genutzt oder gar gekannt hatte, gewöhnte sich schneller daran, mit ‚Shareflex Quality Documents‘ und ‚Shareflex Contract‘ zu arbeiten.“ Und dann gab es noch diejenigen, deren Aufgabe es war, das alte DMS aufwendig zu pflegen. „Die waren natürlich begeistert, wie praktisch Shareflex zu managen ist“, sagt Rashu Singla.
„Die Nutzung wird immer beliebter“, sagt Rashu Singla. „Mehr und mehr Beschäftigte arbeiten mit der Software, sowohl mit dem DMS als auch mit dem Contract Management System. Jeden Tag, jede Woche, jeden Monat wächst die Akzeptanz. Das Aufkommen an neuen Dokumenten im System wächst ebenfalls kontinuierlich, und das weltweit.“ So sei es beispielsweise auch in den USA und anderswo so, dass Dokumente im System erzeugt werden.
Die Zusammenarbeit mit Portal Systems ist noch nicht beendet. „Wir haben so eine Art Parking-Lot-Szenario bei uns im Hause, wo aus den Abteilungen Optimierungswünsche für das DMS und das Contract Management System gesammelt werden, die wir dann prüfen und schrittweise implementieren“, beschreibt Rashu Singla. „Erst kürzlich haben wir ein DMS-Paket implementiert, letztes Jahr gab es eines zum Vertragsmanagement.“ Es finde ein kontinuierliches Monitoring statt, verbunden mit regelmäßigen Updates. „Wir arbeiten mit Portal Systems permanent daran, das System immer weiter an unsere Bedürfnisse anzupassen“, sagt Rashu Singla zufrieden.
Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de
