Customer Success Story
Mit Shareflex optimiert das Unternehmen seine Prozesse, reduziert Papierberge und schafft flexible Strukturen für die Zukunft.
Die Schmid Hausverwaltungen GmbH stand vor einer Reihe von Herausforderungen, die sich im Zuge des Generationenwechsels im Unternehmen deutlich zeigten. Überholte Systeme, papierbasierte Prozesse und eine fragmentierte Datenhaltung erschwerten den Arbeitsalltag und bremsten die Effizienz und die Expansion des Unternehmens. Dokumente mussten oft in physischen Ordnern und in Archiven gesucht werden, während wichtige Informationen auf einem Server und lokalen Rechnern verteilt waren. Die Notwendigkeit, diese Strukturen zu modernisieren, wurde besonders im Hinblick auf die wachsenden Anforderungen an digitale Prozesse und die interne Zusammenarbeit deutlich. Dieser Wandel markierte den Startpunkt für umfassende Veränderungen im Unternehmen.
Der Einstieg in den Betrieb des Vaters, der die Schmid Hausverwaltungen vor mehr als 25 Jahren gegründet hatte, markierte für Mareike Schmid einen Neuanfang, denn eigentlich hatte sie in Hamburg eine Zweigstelle des elterlichen Betriebs eröffnen wollen.
Die Schmid Hausverwaltungen mit Unternehmenssitz in Singen (Baden-Württemberg) wurde 1994 gegründet und im Jahr 2012 in eine GmbH umgewandelt. Das Unternehmen ist in den Bereichen WEG-Verwaltung, Mietverwaltung und Gewerbeverwaltung tätig und bietet ergänzend Dienstleistungen über die Tochterfirma Schmid Immomanagement an. Aktuell betreut die Schmid Hausverwaltungen GmbH 216 Liegenschaften mit 3.641 Verwaltungseinheiten, einige davon historisch bedingt in Hamburg, der Großteil in der Bodensee-Region. Das Team besteht aus 13 Mitarbeitenden, die verschiedene Aufgaben in den Bereichen Buchhaltung, technische Verwaltung und Vermietung übernehmen.
Die Corona-Pandemie jedoch veränderte alles. Schmid kehrte mit ihrer Familie in den Süden der Republik zurück. Diese Veränderung sollte zugleich einen Umbruch für das Unternehmen des Vaters bedeuten, in dem auch ihre Brüder mitarbeiteten. „Ich komme aus dem Software-Bereich“, erklärt Mareike Schmid, CMO der Schmid Hausverwaltungen GmbH, „und als mir mein Vater die Systeme zeigte, mit denen er arbeitete, habe ich gesagt, dass wir hier dringenden Modernisierungsbedarf haben.“
„Es war alles sehr umständlich und unzeitgemäß“, führt Schmid aus. Eigentlich sollte 2025 Schluss sein. Uwe Schmid wollte die Hausverwaltung auflösen und in den Ruhestand gehen. Doch nach Corona kam zuerst der jüngste Sohn, Moritz Schmid, in das Unternehmen. Kurze Zeit später folgte der ältere Sohn, Patrick Schmid. Somit wurden sämtliche Ruhestands-Pläne über Bord geworfen und eine Strategie für die Zukunft entwickelt. „Wir mussten uns also die Frage stellen: ‚Was machen wir?‘“ Denn: „Es wurde sehr viel ausgedruckt.“ Das passiert zwar auch heute noch, weil „einige Anpassungen einfach noch fehlen und für viele der Unterlagen gesetzliche Aufbewahrungsfristen gelten.“ Hinzu kommt: „Wir haben relativ viele ältere Eigentümer:innen, die die Rechnungsprüfung machen, und da ist es schwierig, einfach einen Link rauszuschicken.“
Weitere Hemmnisse erschwerten das Arbeiten mit Dokumenten und Daten: „Manche Daten lagen auf dem Server, andere im Kundenportal – und jeder hatte auf seinem Rechner noch Dokumente für sich gespeichert“, nennt Mareike Schmid einige Beispiele. Mehr noch: „Wir mussten jedes Mal in den Keller gehen, wenn wir ältere Daten benötigten. In der Masse war das einfach viel zu umständlich – besonders, wenn wir am Telefon Daten sofort benötigten, um schnellere und ausführlichere Antworten geben zu können, war das nicht praktikabel.“
Um die Prozesse zu vereinfachen, führte das Unternehmen zunächst Casavi als Kundenportal ein. „Unsere Kunden können so online auf alle Daten zugreifen“, erklärt Mareike Schmid diesen ersten Schritt. Aber es fehlte noch eine zentrale Komponente: ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das sich an die individuellen Bedürfnisse und Aktenstrukturen der Schmid Hausverwaltungen anpassen und mittels Schnittstellen an andere Softwares anbinden ließ. Schmid schätzt: „Ich glaube, abgesehen von Finanzämtern und Behörden gibt es kaum eine Branche, in der es so viele Akten gibt, wie in einer Hausverwaltung.“
Die meisten der DMS-Lösungen, die man sich bei der Schmid Hausverwaltungen GmbH anschaute, entpuppten sich als „zu unkalkulierbar und starr“. Weil Mareike Schmids Ehemann für Portal Systems arbeitet, fasste man auch deren DMS Shareflex Documents ins Auge. „Wir haben uns dann mit Portal Systems zusammengesetzt und geschaut, ob wir genau das Dokumentenmanagement-System entwickeln können, das wir benötigen“, sagt Schmid. „Die Ablage sollte mit unserer hier in den Ordnern übereinstimmen“, nennt sie eine Anforderung an die Software. Eine weitere: „Die Akten sollten herunterladbar sein, damit wir sie zur Verfügung stellen können, wenn mal Objekte abgegeben werden.“
Von Anfang an war klar, dass für Schmid Hausverwaltungen ein DMS von der Stange nicht ausreichen würde. Die Flexibilität von Portal Systems und ihres Produkts Shareflex Documents ermöglichte es, die komplexen Aktenstrukturen optimal zu unterstützen. „Diese Anpassbarkeit aber war ein ausschlaggebender Faktor für die Entscheidung pro Portal Systems“, blickt Mareike Schmid zurück. „Und weil wir Microsoft im Einsatz haben, nutzen wir jetzt Shareflex Documents auf Microsoft-365-Basis.“
Gemeinsam mit Portal Systems hat Mareike Schmid dann eine digitale Aktenstruktur für ihr Unternehmen entwickelt und für die Kolleginnen und Kollegen in einer Excel-Tabelle aufbereitet. Diese hat sie schließlich ihrem Team vorgestellt und gesagt: „Schaut her, mit diesen Dokumentenarten würden wir in diesen Bereichen starten.“ So konnte jeder noch einmal ein Feedback geben und es konnten einige Kleinigkeiten angepasst werden – „Dann ging es los mit der Entwicklung.“ Durch detaillierte Projektpläne wussten alle Beteiligten jederzeit, was zu tun war, sodass lediglich drei bis vier Monate von der Idee bis zur Umsetzung vergingen.
Und, hat es Knackpunkte gegeben? „Ich rechne bei solchen Projekten eigentlich immer mit allem“, verrät Mareike Schmid. „Für uns war wohl die Frage am schwierigsten, was von den Altakten wir überhaupt digitalisieren wollen“, erinnert sie sich. Ein Beispiel: „Ein Schriftwechsel von Neunzehnhundertirgendwas interessiert in den meisten Fällen niemanden mehr, aber eine Teilungserklärung von 1993 müssen wir einpflegen, weil die weiterhin wichtig ist.“ Die schiere Menge an Dokumenten, mit denen die Schmid Hausverwaltungen zu tun hat, ist schon beeindruckend: „Stellen Sie sich vor, wie viele Rechnungen Sie zu Hause oder in Ihrem Unternehmen bekommen. Das bekommen wir in 220-facher Ausführung.“
„Ob diese Dokumente per Post oder digital kommen, ist eigentlich egal“, erklärt sie und zählt auf: „Wir bekommen Verträge, wir bekommen Dokumente zu Schriftwechseln, wir bekommen Unterlagen von Rechtsanwälten, von Ämtern, Dienstleistern, Handwerkern und Versicherungen – wir haben einfach enorm viele Dokumente zu jedem Objekt“. „Bei Eigentümerwechseln sind es dann noch mehr als sonst, und bei manchen Objekten kommen noch die Unterlagen hinzu, die die Mieter betreffen“, beschreibt Schmid die Situation. Vieles davon müsse auch in Papierform vorgehalten werden. „Es wäre schön, dies etwas unbürokratischer zu lösen und sagen zu können: ‚Weg damit‘. Wir müssen allerdings immer Beschlüsse fassen, damit wir überhaupt etwas entsorgen dürfen, das ist nicht so einfach.“
Seit 2021 ist Shareflex Documents jetzt bei Schmid Hausverwaltungen im Einsatz. Die gravierendsten Veränderungen beschreibt Mareike Schmid so: „Wir müssen die Dokumente nicht mehr in den Ordnern suchen, das spart sehr viel Zeit.“ Und:
„Viele Dokumente schicken wir gar nicht mehr per Post an die Eigentümer, sondern laden sie im DMS hoch und können sie über eine Schnittstelle im Kundenportal mit den Eigentümern teilen.“
Das nicht mehr per Post machen zu müssen, sei schon eine enorme Vereinfachung. „Wenn man ein Haus mit 100 Einheiten hat, muss man ein Protokoll normalerweise mindestens 100-mal versenden. Das kostet enorm viel Zeit, Geld, Papier Toner und Porto.“
Über die Einführung und Akzeptanz gegenüber der neuen Software sagt Mareike Schmid: „Mein Vater hat immer nach neuen Lösungen gesucht, er ist sehr aufgeschlossen, was digitale Lösungen und Modernisierungen angeht.“ Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, führt sie aus, gingen da auch mit. „Es kommt aber erschwerend hinzu, dass wir in der Zeit sehr viele Prozesse umgestellt haben.“ Auch die Altersstruktur, von sehr jungen bis hin zu älteren Angestellten, habe sich bemerkbar gemacht. „Die Jüngeren sind bei Software-Themen immer schneller dabei“, sagt Schmid, „aber die Akzeptanz stieg immer weiter, als man Dokumente schnell im DMS suchen konnte, anstatt in den Keller gehen zu müssen.“ Die Vorteile seien eben schnell offenbar geworden.
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„Natürlich verbringt man noch Zeit mit dem Scannen und Ablegen, aber wenn man diese Sachen schneller findet, anstatt sich durch Ordner wühlen zu müssen, geht es natürlich schneller, eine Akzeptanz zu schaffen.“ Alles sei nun schneller auffindbar, die Dokumente ja auch miteinander verknüpft. Sie blickt voraus: „Und irgendwann soll auch bei uns nach der digitalen Rechnungsverarbeitung die automatisierte Rechnungsprüfung und die automatische Verarbeitung von Bankauszügen online abgewickelt werden.“ Dann würden auch die Buchung, Bankumsätze und Rechnung an die Dokumente automatisch an die zugehörigen Dokumente angehängt. „Spätestens dann“, resümiert Schmid, „passt alles zusammen.“
Alle 13 Beschäftigten bei Schmid Hausverwaltungen nutzen heute das DMS Shareflex Documents. Portal Systems hat die Schulung der Software übernommen und im gleichen Zuge einige Punkte, die noch gestört haben, angepasst. Zusätzlich zur DMS-Software hat sich das Unternehmen für das digitale Vertragsmanagement-Tool Shareflex Contract entschieden. „Das haben wir aber bisher noch ein wenig zurückgestellt“, sagt Mareike Schmid.
„Wir müssen das Vertragsmanagement künftig noch viel mehr einsetzen, weil es extrem sinnvoll ist für uns“, weiß sie. „Wir haben einfach so viele Verträge, die kann man alle gar nicht im Blick behalten.“ Sie fügt an: „Für jedes Objekt gibt es Versicherungsverträge, Hausmeisterverträge und andere Verträge.“ Zudem müssten beispielsweise Legionellenprüfungen dauerhaft immer wieder beauftragt werden. Und es gebe etwa Strom- und Gasverträge, die irgendwann ausliefen. „Das alles behandeln wir digital noch etwas stiefmütterlich. Daran müssen wir arbeiten.“
Eine weitere Zusammenarbeit mit Portal Systems ist bei Schmid Hausverwaltungen fest vorgesehen. Mareike Schmid erklärt: „Wir werden Shareflex Documents bei uns intern weiterentwickeln, brauchen dazu aber noch einige weitere Anpassungen.“ Sie erklärt: „Bei uns es ist es momentan so, dass wir digitale Kontoauszüge von den Bankkonten bekommen und Rechnungen automatisiert gelesen werden. Diese Daten werden dann zur Bezahlung ans ERP weitergeleitet.“
Das Ziel: „Im Idealfall steht am Ende der Anpassungen bereits die Liegenschaft, die Bank und das Datum drin.“ Das Ganze benötige man für die Kontoauszüge, die man aktuell noch ausdrucke und ablege. „Das ist der nächste große Schritt, dass die automatisiert zugeordnet werden und wir sie nur noch herunterladen müssen, wenn wir sie benötigen.“
„Es gibt ganz viele Unternehmen und Eigentümergemeinschaften, die sagen: ‚Könnten Sie uns das nicht online zur Verfügung stellen?‘ – Und das funktioniert mittlerweile ganz gut“, umreißt Mareike Schmid den Status Quo. „Das einfache Herunterladen der Daten klappt, aber es fehlen aktuell noch die Kontoauszüge. Ich denke, dann wird noch mal ein ganz großer Papierstapel wegfallen.“
Einen letzten wirklich großen Vorteil an Shareflex sieht Mareike Schmid in der Flexibilität der Lösung: „Die Digitalisierung und der Umstieg auf Software in der Cloud sind einfach von Vorteil, weil wir überall auf der Welt arbeiten können.“ Man müsse ja auch daran denken, zukünftig Mitarbeitende zu finden, was immer schwieriger werde. „Je mehr Flexibilität man erreichen kann, desto eher ist es möglich, junge Mütter oder Väter einzustellen, die auch dann flexibel im Homeoffice arbeiten können, wenn das Kind mal krank ist. Aber auch die ganze Familie arbeitet mal mehr, mal weniger aus dem Urlaub heraus. Als Immobilienverwalter gibt es eben nie so wirklich Wochenende oder Urlaub.“ Schmid fasst zusammen: „Ich glaube, Shareflex ist was Schönes und Flexibles für die Zukunft.“
Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de
