Warum Shareflex ECM Online für Microsoft 365? Weil wir wissen, dass Ihr Microsoft 365 mehr kann!

Folge 3: Digitale Dokumentenablage aus Dynamics 365 Business Central

Mit Microsoft 365 und SharePoint haben Sie bereits alles im Haus, um Ihr unternehmensweites, cloudbasiertes Dokumentenmanagement aufzubauen – auch für die digitale Ablage Ihrer BC-Dokumente. In dieser Folge unserer Blog-Reihe gehen wir näher auf eine konkrete DMS-/ECM-Lösung ein: Die digitale Dokumentenablage und gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung in Dynamics 365 Business Central mithilfe von SharePoint Online und Shareflex ECM Online.

15.08.2024 – Frank von Orlikowski

Welche Möglichkeiten gibt es, um Dokumente in Dynamics 365 BC zu erstellen und abzulegen?

Dynamics 365 BC wird in Unternehmen eingeführt, um wesentliche Kernprozesse wie z. B. Finanzen, Supply-Chain-Management, Vertrieb und Fertigung digital zu unterstützen. Zu den dabei entstehenden datengetriebenen Vorgängen existiert eine Vielzahl von ein- und ausgehenden Dokumenten. Diese Dokumente können digital zu den Vorgängen in BC abgelegt werden. Dabei spielt es keine Rolle, welches Format sie haben (PDF, Word, Excel, PowerPoint, E-Mail etc.).

Für die Dokumentenablage existieren im Wesentlichen drei unterschiedliche Ansätze:

Nutzung der Standard-Funktionalität von BC und Ablage bzw. Speicherung der Dokumente in der Dynamics 365-Cloud.
Nutzung eines klassischen Dokumentenmanagementsystems zur Verwaltung und Ablage der BC-Dokumente.
Nutzung von Microsoft 365 / SharePoint zur Verwaltung und Ablage der BC-Dokumente – ggfls. erweitert durch die vielfältigen Möglichkeiten des Dokumentenmanagementsystems Shareflex ECM Online.

Digitale Dokumentenablage über den Standard von Dynamics 365 Business Central

Microsoft stellt im Standard für alle wesentlichen BC-Vorgänge die Funktionalität „Attachment anhängen“ zur Verfügung. Mit dieser Funktionalität können zu den jeweiligen BC-Vorgängen Dokumente wie z.B. Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen im PDF-Format erstellt und abgelegt werden. Zusätzlich können auch Dokumente außerhalb von BC erstellt und manuell zum BC-Vorgang hochgeladen werden. Der Zugriff und die Dokumentenspeicherung erfolgen ausschließlich über BC (BC-Datenbank oder Azure Blob Storage). Eine dedizierte Möglichkeit der Bereitstellung eines unternehmensweiten DMS inklusive der gesetzeskonformen, revisionssicheren Archivierung existiert dabei nicht.

Dokumentenablage in einem klassischen Dokumentenmanagementsystem

Der DMS-Markt bietet eine Vielzahl an „klassischen“ Dokumentenmanagementsystemen mit einer BC-Integration. Die Anbieter dieser DMS-Systeme (z. B. ELO, Easy, d.velop, SER etc.) sind größtenteils schon sehr lange am Markt. Aufgrund Ihrer Historie haben sie in der Regel sehr ausgereifte, typischerweise aber auch außerordentlich komplexe und für die Kunden kostenintensive Systeme im Angebot. Das hängt u.a. damit zusammen, dass diese Systeme zumeist noch auf eigenen oder extern verwalteten IT-Infrastrukturen mit Applikationsservern, Datenbanken und Storage-Systemen betrieben werden müssen. Mehr dazu finden Sie in Folge 1 unserer Blog-Reihe.

Zentrale, revisionssichere Dokumentenablage und -archivierung in Microsoft 365 / SharePoint Online

Wenn Ihr Unternehmen mit BC die ERP-Kernprozesse in der Microsoft Cloud betreibt, ist es naheliegend, auch das ECM/DMS in dieser Online-Umgebung bereitzustellen. SharePoint ist dabei die zentrale Dokumentenablage, die im Standard eine rechtskonforme und revisionssichere Dokumentenarchivierung zur Verfügung stellt.

Dynamics 365 Business Central und Microsoft 365 / SharePoint – die ideale „Cloud“-Kombination für Ihre Dokumente

Gehen wir einmal von folgendem Szenario aus: Ihr Unternehmen verfolgt eine digitale IT-Strategie auf Basis der Microsoft Cloud. Für die internen ERP-Kernprozesse wurde bereits Dynamics 365 Business Central eingeführt oder die Implementation ist aktuell in der Planung oder Umsetzung.

Auch im NON-ERP-Umfeld haben Sie mit Microsoft 365 eine Plattform im Einsatz, mit der Ihr Unternehmen Daten und Dokumente digital in der Microsoft Cloud erstellt, sei es über Office, SharePoint, OneDrive oder Teams. Darüber hinaus haben Sie möglicherweise auch schon Erfahrungen mit der Power Platform oder den verschiedenen Microsoft AI-Werkzeugen wie dem Microsoft Copilot oder Azure Open AI machen können.

Vieles läuft schon digital in Ihrem Unternehmen in der Cloud – Ihre Arbeitsweise und Geschäftsmodelle werden zunehmend von der Digitalisierung geprägt und diese ist aus Ihrem Arbeitsalltag nicht mehr wegzudenken.

Schluss mit Papierakten und teurer IT-Infrastruktur

Aber wie sieht es mit Ihrem Akten- und Dokumentenmanagement aus? – Viele Unternehmen verwalten Ihre kaufmännischen Dokumente wie Bestellungen, Aufträge, Rechnungen etc. und dem zugehörigen Schriftverkehr immer noch mit einer Mischung aus Papier und File/OneDrive-Ablage. Oder Sie haben noch ein klassisches Dokumentenmanagementsystem im Einsatz, für dessen Betrieb Sie selbst verantwortlich sind. Das heißt, Sie müssen physische Server betreiben (Applikation, Datenbank, Storage), dort regelmäßig Updates und Patches einspielen, Rollouts planen und für die notwendigen Datensicherungen sorgen. Und dies mit immer weniger IT-Mitarbeiter*innen, die dafür einfach keine Kapazitäten mehr haben.

Mit SharePoint haben Sie bereits die ideale Dokumentenablage

Die logische Konsequenz: Sie haben mit Microsoft 365 und SharePoint bereits alles im Haus (und zahlen auch dafür), um auf dieser Infrastruktur Ihr unternehmensweites, cloudbasiertes Dokumentenmanagement aufzubauen – auch für die Ablage Ihrer BC-Dokumente.

Bildquelle: Microsoft

Wenn Sie bereits Microsoft 365 im Einsatz haben, dann benötigen Sie kein klassisches ECM-/DMS-System mehr. Mehr zu diesem Thema finden Sie in Folge 1 dieser Blog-Reihe.

Ist Microsoft 365 / SharePoint revisionssicher?

Für viele Unternehmen ist die gesetzeskonforme, revisionssichere Archivierung der in BC erstellen Dokumente der Hauptgrund für die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems. Hier hält sich hartnäckig der Mythos, dass SharePoint dafür nicht geeignet ist. DAS IST FALSCH!

Microsoft 365 bietet bereits im Standardlieferumfang (unabhängig vom Lizenzierungsplan) über das Compliance-Portal Microsoft Purview eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Daten und Dokumente zu schützen. Mit den in Purview enthaltenen Bezeichnungs-/Aufbewahrungsrichtlinien (Labels) ist es möglich, in SharePoint abgelegte Dokumente über 6, 10 oder mehr Jahre aufzubewahren und somit langzeitsicher zu archivieren. Ganz nebenbei können Sie die Bezeichnungsrichtlinien auch auf andere Ablageorte in Ihrer Microsoft-365-Umgebung anwenden, wie zum Beispiel auf E-Mails / Exchange-Postfächer und OneDrive. Mit Microsoft 365 / SharePoint steht Ihnen somit ein zentrales System für Ihr unternehmensweites Dokumentenarchiv zur Verfügung.

Artikel „Revisionssichere Archivierung mit SharePoint“

Im Gastbeitrag von Markus Olbring, Geschäftsführer der comdatis it-consulting GmbH & Co. KG, erhalten Sie alle relevanten Informationen zur revisionssicheren Archivierung mit Microsoft 365 und SharePoint, den notwendigen Microsoft-Zertifikaten und der Erstellung einer Verfahrensdokumentation.

Artikel "Revisionssichere Archivierung mit SharePoint" lesen

Im Folgenden zeigen wir Ihnen auf, was bereits im Standard mit Microsoft 365 / SharePoint möglich ist und wann Sie auf Drittlösungen, wie zum Beispiel Shareflex, setzen sollten.

Reicht SharePoint oder braucht es zusätzlich ein DMS-Add-on?

Diese Frage kann nicht einfach mit „Ja“ oder „Nein“ beantwortet werden. Wenn Unternehmen ausschließlich aus- und eingehende Dokumente zu BC-Vorgängen ablegen und archivieren wollen, dann reicht SharePoint als DMS in der Regel aus. Der Zugriff auf die Dokumente erfolgt in diesem Fall immer aus BC heraus. Dementsprechend müssen alle Arbeitsplätze im Unternehmen, die an das DMS angebunden sein sollen, eine BC-Lizenz besitzen.

Viele Unternehmen wollen aber gerade bei dieser teuren BC-Lizenzierung „sparen“ und nutzen dabei das Dokumentenmanagement, um aus den ERP-Kernprozessen heraus neben der vorgangsbezogenen ERP-Ablage auch NON-ERP-Prozesse – mit ganz anderen Benutzergruppen ohne BC-Zugang – einzubinden. Beispiele hierfür sind spezielle Prozesse für Branchen wie Handel, Pharma, Maschinenbau, Immobilienwirtschaft und viele mehr, wie das Vertragsmanagement oder auch Personalprozesse.

In diesen Fällen kann Shareflex ECM Online zum Einsatz kommen. Die Produkt-Suite ist ein vollwertiges DMS und basiert auf Microsoft 365 / SharePoint. Shareflex bietet eine moderne, kostengünstige und zukunftssichere Alternative zu klassischen Dokumentenmanagement-Systemen.

Vergleich Dynamics 365 BC, SharePoint und Shareflex – wann kommt welche Lösung zum Einsatz?

Um diese Frage zu beantworten, stellt die nachfolgende Tabelle die drei Lösungsmöglichkeiten gegenüber und es werden dabei typische DMS-Anforderungen bewertet:

Tabellarische Übersicht zum Vergleich der DMS-Funktionalitäten von Microsoft Dynamics 365, SharePoint und Shareflex.

Ablage und Archivierung von Dynamics 365 BC-Dokumenten

Wie verbindet sich BC mit Microsoft 365 / SharePoint? Um ausgehende BC-Dokumente in Microsoft 365 / SharePoint abzulegen, wird eine spezielle App benötigt, welche in BC die Verbindung zu SharePoint bereitstellt.

Über eine solche App wird beim Drucken / Buchen von BC-Dokumenten (z.B. einer Ausgangsrechnung) ein PDF-Dokument erzeugt. Dieses wird automatisch zusammen mit den Buchungsdaten (Metadaten) in SharePoint abgelegt und dort wie oben beschrieben revisionssicher archiviert. Über die App können die abgelegten Dokumente direkt aus BC im Originalformat angezeigt werden. Zusätzlich bietet die App die Möglichkeit, auch NON-ERP Dokumente wie zum Beispiel E-Mails, Notizen oder Schriftverkehr direkt aus dem jeweiligen BC-Vorgang – beispielsweise zu einem Auftrag oder einer Bestellung – über eine Dropzone abzulegen.

Folgende Dynamics 365 Systemhäuser haben Ihre DMS-/ECM-Integrationslösungen (App) für die Ablage der Dokumente in Shareflex ECM Online entwickelt. Die Lösungen können über den Microsoft AppSource bezogen werden. Mit allen genannten Anbieterprodukten wurden bereits erfolgreich Kundenprojekte durchgeführt.

COSMO CONSULT
Inway Systems GmbH
Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH
Kumavision AG
MODUS Consult GmbH

Shareflex als Dokumentenmanagement für Dynamics 365 Business Central

Die Produktsuite Shareflex ECM Online ist ein modernes Dokumentenmanagementsystem auf Basis von Microsoft 365 / SharePoint. Shareflex übernimmt die aus- und eingehenden BC-Dokumente aus der o.g. App und legt diese in SharePoint vorgangsbezogen und revisionssicher in Vorgangsakten ab (z.B. Bestell-, Angebots- oder Auftragsakten, Artikelakten und viele weitere mehr). Zudem kann Shareflex um NON-ERP-Prozesse und deren vorgangsbezogene Dokumentenablage erweitert werden und bietet darüber hinaus eine Vielzahl an weiteren DMS-Lösungen und -Funktionen.

Eine tabellarische Auflistung der DMS-Features von Shareflex ECM Online.

In Folge 1 unserer Blog-Reihe „Weil wir wissen, dass Ihr Microsoft 365 mehr kann“ haben wir die klassischen DMS- und ECM-Systeme und deren Cloud-Ansätze der Content Cloud Platform Microsoft 365 gegenübergestellt. Darüber hinaus haben wir gängige Mythen betrachtet und erläutert, dass mit Microsoft 365 sowohl die gesetzeskonforme, revisionssichere Dokumentenarchivierung als auch die Verwaltung von Massendaten möglich ist. In Folge 2 haben wir darauf aufbauend die Shareflex-Strategie vorgestellt und erläutert, welche Vorteile bzw. Mehrwerte Microsoft 365 als Content Cloud Platform mitbringt und wie Sie dies für Ihre IT-Strategie nutzen können.