Künstliche Intelligenz ist im Arbeitsalltag angekommen und verbessert die Buchhaltung in Unternehmen jeder Größe. Sie automatisiert repetitive Schritte und schafft mehr Kapazitäten für Ihre Buchhaltung.
20.11.2024 – Frank von Orlikowski
Die Buchhaltung ist das Herzstück vieler Unternehmen und besteht in vielen Unternehmen noch immer aus manuellen, zeitaufwendigen und fehleranfälligen Aufgaben. Dabei kann Künstliche Intelligenz (KI) besonders im Rechnungswesen Routineaufgaben automatisieren. Das macht das gesamte Rechnungswesen effizienter, reduziert Fehler und schafft mehr Zeit für wichtige Themen.
Die Leistung der KI definiert sich dadurch, dass sie menschliche Intelligenz simuliert. In der Praxis bedeutet es, dass sie Muster erkennt, daraus weitere Entscheidungen ableitet und Prozesse optimiert. Das ermöglicht in der Buchhaltung viele Automatisierungen, weil die Algorithmen ohne menschliches Eingreifen Aufgaben korrekt übernehmen.
Häufige Automatisierungen sind die Verarbeitung von Eingangsrechnungen, die Überprüfung von Belegen oder die Zuweisung von Dokumenten an die richtigen Stellen im Unternehmen.
Anwendungsbeispiele von KI:
KI-basierte Systeme lesen eingehende Rechnungen automatisch aus und optimieren die Eingangsrechnungsverarbeitung. Sie erkennen relevante Felder wie Rechnungsnummern, Beträge oder Zahlungsfristen, übernehmen diese Daten in das Buchhaltungssystem und gleichen sie mit hinterlegten Stammdaten ab – adieu zeitfressende manuelle Dateneingabe.
Dokumente, die für verschiedene Abteilungen relevant sind, leitet die KI nach der Erstellung von Workflows durch Dokumentenlenkung automatisch weiter. Dadurch haben alle zuständigen Personen oder Abteilungen direkt Zugriff auf die Unterlagen.
Die KI erkennt automatisch verdächtige Muster oder Unregelmäßigkeiten wie doppelte Rechnungen oder ungewöhnlich hohe Beträge. Das reduziert Fehler oder deckt Betrugsfälle frühzeitig auf, sodass kein Schaden entsteht.
Dokumentenmanagementsysteme mit KI organisieren und verwalten große Mengen an Buchhaltungsunterlagen, wie z. B. Rechnungen, Quittungen und Verträge. Dokumente werden direkt nach Datum, Betrag oder Lieferant kategorisiert und abgelegt. Dadurch finden Sie Ihre Dokumente direkt, ohne zu suchen. Zudem werden die Dokumente und Rechnungen direkt gesetzeskonform nach GoBD und DSGVO archiviert.
Der Einsatz von KI in der Buchhaltung verschafft Unternehmen mehr freie Ressourcen. Der Wegfall manueller Rechnungsverarbeitung spart somit Zeit und Kosten ein, während geleichzeitig die Prozesse in der Buchhaltung effizienter werden. Weitere Vorteile für Unternehmen durch den Einsatz von KI in der Buchhaltung:
Die Prozessautomatisierung mit KI reduziert manuelle Fehler wie Zahlendreher oder falsche Zuordnungen. Mit der Fehlerreduzierung verbessert sich zeitgleich die Qualität der Daten.
Die hohe Datenqualität durch künstliche Intelligenz minimiert falsche Buchungen oder unkorrekte Rechnungen. Das reduziert die Gefahr von steuerrechtlichen Konsequenzen.
Mit KI in der Buchhaltung sind Sie in der Lage, Ihre Daten in Echtzeit zu analysieren. Daraus ergibt sich die Chance, Buchhaltung und Controlling zu verbinden und vorhandene Silos aufzubrechen.
Regulatorische Anforderungen und Meldefristen verändern sich. Mithilfe von KI sind Sie bei der Buchhaltung stets auf dem aktuellen Stand und halten die Anforderungen der Compliance ein.
Die vielfältigen Einsatzgebiete von KI in der Buchhaltung und die leichte Implementierung unterstützen Unternehmen in jeder Größenordnung dabei, die Aufgaben im Rechnungswesen zu optimieren.
KI-basierte Softwarelösungen für die Buchhaltung sind für Unternehmen ein wahrer Segen und machen die ungeliebte händische Rechnungsverarbeitung angenehmer. Sie reduzieren manuelle Arbeitsschritte, verbessern die Datenqualität und halten vorgegebene Compliance-Anforderungen ein. KI-Algorithmen erkennen Fehler und Anomalien im Rechnungswesen und schützen so vor Fehlern in der Buchhaltung.
Shareflex für die Eingangsrechnungsverwaltung bringt Ihrem Unternehmen ein leistungsfähiges Dokumenten- und Prozessmanagement. Die integrierte KI ermöglicht Automatisierungen, die die Bearbeitung von Rechnungen und die Verwaltung von Dokumenten optimieren. Shareflex automatisiert zum Beispiel die Erfassung und Verarbeitung von Eingangsrechnungen, erkennt und extrahiert relevante Daten wie Rechnungsnummer, Betrag und Fälligkeitsdatum und ordnet diese automatisch der entsprechenden Kostenstelle oder Abteilung zu. Dank KI klassifiziert Shareflex Dokumente eigenständig, leitet sie weiter und archiviert sie revisionssicher.
Obwohl KI im Rechnungswesen viele Vorteile hat und die Buchhaltung verbessert, bringt sie ebenfalls Herausforderungen mit sich. Mitarbeitende benötigen Offenheit gegenüber der neuen Technik und müssen sich an eine neue Arbeitsweise gewöhnen. Ein weiterer, nicht zu unterschätzender Punkt ist der Datenschutz. Es ist wichtig, dass die eingesetzte Lösung gültigen Sicherheitsstandards entspricht und sich an rechtliche Vorgaben wie die DSGVO hält.
KI in der Buchhaltung ist kein Trend, sondern ein wichtiger Schritt, um Prozesse im Unternehmen zu optimieren. Mit der richtigen Softwarelösung für die Buchhaltung mit KI schaffen Unternehmen moderne und effiziente Strukturen im Rechnungswesen, die sich positiv auf das Unternehmen auswirken.
Gerne zeigen wir Ihnen, wie Sie mit Shareflex von den Vorteilen von KI in der Buchhaltung profitieren.
Hamburg, 20. November 2024
Autor: Frank von Orlikowski
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Nein, Künstliche Intelligenz (KI) automatisiert und unterstützt in vielen Bereichen der Buchhaltung, aber sie kann diese nicht komplett übernehmen.
KI automatisiert und optimiert viele Prozesse in der Buchhaltung. Dazu gehören beispielsweise das Erfassen und Verarbeiten von Rechnungen, die Fehler- und Anomalienerkennung und das Dokumentenmanagement.
Antwort von Chat GTP: Nein. ChatGPT kann keine vollständige Buchhaltung übernehmen, bietet aber Unterstützung in bestimmten Bereichen. Es kann Buchhaltungsfragen beantworten, allgemeine Informationen bereitstellen und bei der Erklärung von Buchhaltungsprozessen und -prinzipien helfen. Für die eigentliche Buchführung, das Erstellen von Bilanzen oder das Einhalten komplexer rechtlicher Vorgaben ist spezialisierte Software und Fachwissen notwendig. ChatGPT ist daher eher ein unterstützendes Tool, aber keine vollwertige Buchhaltungssoftware.
Nein, denn KI unterstützt Bilanzbuchhalter bei ihrer Arbeit und automatisiert Routinetätigkeiten. Sie kann das Wissen und die Erfahrung nicht ersetzen.
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