Dokumenten-Management-Systeme (DMS) vereinfachen die Verwaltung von Dokumenten in Unternehmen. Nutzt das DMS dann noch KI, reduziert es die Durchlaufzeiten der Unterlagen und erhöht die Produktivität von Unternehmen.
19.12.2024 – Frank von Orlikowski
Rechnungen, E-Mails und etliche andere Dokumente werden täglich in Büros gesucht. Wer bereits auf ein Dokumenten-Management-System setzt, spart bei der Suche und der Verarbeitung der Unterlagen viel Zeit. Noch effektiver ist das DMS, wenn es mit KI arbeitet. So wird dokumentenzentriertes Arbeiten noch effizienter und Fehler durch manuelle Eingaben werden vermieden.
Doch was genau ist ein DMS? Dokumenten-Management-Systeme sind definiert als digitale Erfassung, Speicherung, Organisation und Kontrolle von Dokumenten. Statt Briefe, Rechnungen und andere Unterlagen analog in Papierform zu sortieren und zu lagern, übernimmt das System alle dokumentenzentrierten Prozesse und bildet den gesamten Lebenszyklus digital ab.
Arbeitet das DMS mit einer künstlichen Intelligenz (KI) verbessert es die digitale Zusammenarbeit noch weiter. Sie macht dokumentenbasierte Prozesse einheitlicher, transparenter, schneller und sorgt zudem dafür, dass sie stets Compliance-konform sind. Der Einsatz von KI im DMS sorgt für kontinuierliche Workflows und automatisierte Prozesse. Für Unternehmen bedeutet der Einsatz, dass sie Kosten reduzieren und ihre Produktivität steigern können.
Künstliche Intelligenz ist ein Teilbereich der Informatik. KI imitiert kognitive Fähigkeiten von Menschen. Dazu erkennt und sortiert sie Informationen aus Eingabedaten. Sie lernt entweder durch menschliche Programmierungen oder maschinelles Lernen.
Manuelles Dokumentenmanagement kostet Unternehmen viel Zeit. Und Zeit ist Geld. Klassifizieren, archivieren und verarbeiten sind händisch, selbst in kleinen Unternehmen, aufwendige Aufgaben. Zudem sind manuelle Prozesse besonders anfällig für Fehler. So ist es beispielsweise besonders ärgerlich, wenn ein bestimmtes Dokument gesucht wird und es nicht auffindbar ist, weil es verkehrt verschlagwortet wurde.
Neben fehlerhaften Daten treten zudem noch doppelt oder dreifach abgelegte Daten oder Dokumente auf. Das wirkt sich negativ auf die Datenqualität aus und erschwert Analysen. Zudem gefährden fehlerhafte Daten die Compliance, da Unternehmen Dokumente rechtskonform verarbeiten und archivieren müssen. Hierbei hilft ein DMS, das mit der Unterstützung von KI arbeitet.
Investieren Unternehmen in ein DMS mit KI, profitieren sie gleich mehrfach. Denn das KI-gesteuerte System optimiert das gesamte Dokumentenmanagement, indem es Prozesse automatisiert, Workflows optimiert und Fehler reduziert.
Vorteile eines DMS mit integrierter KI:
In allen Bereichen, in denen es um Daten geht, ist eine Absicherung wichtig. Neben der IT-Sicherheit im Dokumentenmanagement sollten Nutzer Produkte mit entsprechenden Zugriffskontrollen nutzen, um unbefugte Zugriffe auf das DMS zu verhindern. Achten Sie zudem darauf, dass Ihr DMS-Anbieter die geltenden Richtlinien im Datenschutz einhält, damit Sie keine Probleme bekommen.
Shareflex ist eine DMS-Lösung, die sich ideal in bestehende Systeme integriert und durch unterschiedliche Module an Ihren Bedarf anpasst. Die Grundlage für Shareflex ist Ihre Microsoft-365-Umgebung. So nutzt das DMS mit KI nur die Bereiche, in denen Sie Ihre Dokumente ohnehin ablegen. Das steigert Ihre Produktivität, reduziert manuelle Aufwände und erfüllt alle Datenschutz- und Compliance-Anforderungen.
Seit Jahren werden die in Dokumenten enthaltenen Daten immer relevanter für Unternehmen – und das zurecht. Die Analyse von Unternehmensdaten offenbart Insights, die die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit von Unternehmen aus allen Branchen verbessert. In Zukunft wird KI uns in vielen Bereichen des Dokumentenmanagements noch besser unterstützen.
Ein KI-gestütztes DMS sorgt schon heute für die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen und reduziert händisches Verarbeiten von geschäftsrelevanten Daten. Neben der Verarbeitung von strukturierten und unstrukturierten Daten wird KI potenzielle Risiken erkennen und noch zuverlässiger weitere Optimierungsmöglichkeiten aufzeigen. Zudem werden die rasanten Fortschritte im Bereich der KI die Suche weiter verbessern und es z. B. ermöglichen, neben Schlüsselwörtern auch semantische Zusammenhänge automatisch zu erkennen. Wir sind gespannt auf die Entwicklungen der Zukunft und nutzen KI-Features bereits jetzt innerhalb Shareflex, um das Dokumentenmanagement und die Datenverarbeitung weiter zu optimieren.
Hamburg, 19. Dezember 2024
Autor: Frank von Orlikowski
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Wie sicher sind KI-basierte Dokumentenmanagementsysteme?
Dokumentenmanagementsysteme, die mit KI arbeiten, sind durch Verschlüsselungen, Zugriffskontrollen und der Einhaltung von Datenschutzrichtlinien wie der DSGVO, sichere Systeme, die die Arbeit mit Dokumenten in vielen Bereichen vereinfachen und optimieren.
Wie verbessert KI die Effizienz im Dokumentenmanagement?
KI im DMS spart durch automatische Analyse, Kategorisierung und Extraktion von Informationen Zeit und Ressourcen im Unternehmen. Das reduziert manuelle Aufwände, optimiert Workflows und steigert so die Effizienz.
Welche konkreten Aufgaben kann KI im Dokumentenmanagement übernehmen?
Künstliche Intelligenz im DMS klassifiziert Dokumente, extrahiert relevante Informationen aus unstrukturierten Daten, optimiert Workflows und verbessert die Suchfunktion.
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