Täglich fluten E-Mails, Briefe und andere Dokumente Unternehmen – jedes Dokument muss gesichtet und für die weitere Verarbeitung vorbereitet werden. Das kostet jeden Tag viel Zeit. Zudem ist es fehleranfällig. Dokumentenerkennung mit KI löst diese Probleme und verarbeitet auch Ihre unstrukturierten Daten zuverlässig.
25.02.2025 – Frank von Orlikowski
Systeme mit Dokumentenerkennung sind in Dokumentenmanagement- oder ECM-Systemen eingebunden. Sie sind in der Lage, Informationen aus physischen oder digitalen Dokumenten zu erkennen, zu extrahieren und zu verarbeiten. Wo die Dokumentenverarbeitung mit OCR nur reine Zeichenfolgen sieht, erkennt KI Inhalte, kategorisiert Dokumente und extrahiert wichtige Daten kontextbezogen. Das verbessert die Arbeit mit unterschiedlichen Dokumenten enorm.
Vom Erkennen zum Verstehen: Das ermöglichen die Entwicklungen in der Technik und das aufeinander abgestimmte Zusammenspiel der Systeme. So extrahiert OCR weiterhin Texte aus Bildern und Scans. Machine Learning analysiert im Nachgang die Dokumente. Dabei werden Strukturen sowie Muster erkannt und relevante Inhalte für die weitere Verarbeitung aussortiert. Im letzten Schritt versteht Natural Language Processing (NLP) den semantischen Kontext und kategorisiert die Inhalte entsprechend ihrer Bedeutung vollautomatisch.
| Merkmal | OCR | Machine Learning | Natural Language Processing |
|---|---|---|---|
| Ziel | Text aus Bildern extrahieren | Muster erkennen und Entscheidungen treffen | Sprache verstehen und interpretieren |
| Eingaben | Gescannte Dokumente | Dokumente, Trainingsdaten | Texte in natürlicher Sprache |
| Ergebnis | Rohtext | Kontextbezogene Daten | Kontextualisierte und interpretierte Inhalte |
| Stärke | Grundlegende Texterkennung | Anpassung an verschiedene Dokumententypen | Erfassen von Kontext und Bedeutung |
| Limitierung | Kein Kontextverständnis | Benötigt Training | Abhängig von sprachlichen Nuancen |
Dank des Zusammenspiels erhalten User die besten Ergebnisse der Dokumentenerkennung. Jedes System übernimmt das, was es kann. Das Ergebnis sind schnell und genau verarbeitete Daten, selbst bei komplexen oder unstrukturierten Dokumenten. Und davon profitieren Sie als Nutzer.
💡 Unser Tipp: Schauen Sie bei der Auswahl des Dokumentenmanagementsystems, ob neben dem klassischen OCR-Scan bereits KI zur Erkennung der Dokumente eingesetzt wird.
Shareflex nutzt KI für die Erkennung von Dokumenten. Das verbessert das gesamte Dokumentenmanagement und optimiert Arbeitsschritte und Prozesse in der Eingangsrechnungsverarbeitung, dem Vertragsmanagement und der Dokumentenlenkung.
In Unternehmen kommt die Dokumentenerkennung mit KI in dokumentenzentrierten Prozessen zum Einsatz und erleichtert Anwender*innen den Arbeitsalltag. Sie reduziert Fehler, die durch manuelles Einpflegen der Daten entstehen, sorgt für eine einheitliche Kategorisierung der Dokumente, prüft, ob alles korrekt ist und legt Dokumente so ab, dass sie direkt gefunden werden. Das spart täglich viel Zeit ein. Zum einen beim Verarbeiten selbst, zum anderen bei der Suche nach Unterlagen. Denn Büroangestellte in Deutschland verbringen laut einer KYOCERA-Studie bis zu zwei Stunden pro Tag mit der Suche und Verarbeitung von Dokumenten.
Die automatische Erkennung von Dokumenten mit KI unterstützt im Dokumentenmanagement, Posteingang, Vertragsmanagement oder der Eingangsrechnungsverarbeitung.
Je nach Branche oder Abteilung übernimmt die Dokumentenerkennung mit KI speziellere Anwendungsfälle wie beispielsweise das Sichten von Bewerbungsunterlagen, die Einhaltung geltender Rechte und Compliance-Vorschriften oder die Vollständigkeit von Logistikunterlagen. Sie vereinfacht damit die Arbeit in dokumentenzentrierten Prozessen für Menschen in allen Branchen und Abteilungen und sorgt für weniger Fehler, für Vollständigkeit und für eine bessere Auffindbarkeit von Informationen.
Dokumentenerkennung mit KI führt zu einer einheitlichen Ablage, einer funktionierenden Dokumentenlenkung und verbessert die Auffindbarkeit von Dateien. Dabei sind die Systeme skalierbar und entwickeln sich immer weiter, sodass sie in immer mehr Bereichen unterstützen. So übernimmt KI nicht nur die Dokumentenerkennung, sondern erleichtert ganze Aufgabenbereiche wie die Buchhaltung.
Täglich gelangen E-Mails, Briefe und auch Bilder oder Faxe in die unterschiedlichen Posteingänge. KI-gesteuerte Dokumentenerkennung ist in der Lage, all diese Dokumentenarten zu erkennen. Briefe auf Papier müssen allerdings vor der Dokumentenerkennung mit einem Scan digitalisiert werden. Dann erkennt KI Inhalte in unterschiedlichen Bilddateien, PDF-Dateien, Text- sowie Tabellenformaten und weiß, was mit den Dokumenten geschehen muss.
Nachdem die KI Zeichen mit OCR erkannt hat und mit dem NLP den semantischen Kontext analysiert hat, agiert sie nach vortrainierten Modellen. Durch die Trainingsdaten weiß die KI, wie sie reagieren soll, wenn sie Datenpunkten wie Rechnungsnummern, Zahlungszielen oder Vertragsklauseln begegnet. Zudem lernt sie die Regeln in Ihrem Unternehmen und weiß beispielsweise, welche Personen Rechnungen bearbeiten oder welcher vorgegebene Workflow mit dem Dokument angestoßen wird.
Viele Prozesse sind schneller und einfacher, dank KI in der Dokumentenerkennung. Sie reduziert menschliche Fehler, ist aber leider noch nicht ganz fehlerfrei. Deshalb benötigt es zwischendurch menschliches Feedback durch die Nutzer*innen. So entsteht ein kontinuierlich geprüfter Lernprozess, durch den sich die KI immer weiter optimiert.
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Datenqualität, mit der die KI trainiert wird. Um das Optimum aus der Dokumentenerkennung mit KI herauszuholen, benötigen Menschen den Überblick über die einzelnen Prozesse im Unternehmen und die Offenheit und Bereitschaft, das KI-System zu trainieren.
Der Einsatz eines DMS oder ECM, das mit KI-Unterstützung Dokumente verarbeitet, ist bereits heute eine enorme Arbeitserleichterung. Durch weiteren Fortschritt in der Technik und bessere Trainings werden die Ergebnisse zukünftig noch genauer sein. Doch eine Sorge bleibt bei vielen Anwender*innen: Wie sicher sind die eigenen Daten?
Informationen sind wichtig für Unternehmen und unterliegen strengen Regulierungen. Bei der Produktauswahl sollten Sie sich neben der Funktion auch mit der Datensicherheit der Systeme befassen. Shareflex entspricht allen gesetzlichen Anforderungen und nutzt als Grundlage für die Abbildung der dokumentenzentrierten Prozesse in Ihrem Unternehmen Microsoft 365 — eine Produktivitätsplattform, die bereits in den meisten Unternehmen genutzt wird. Gerne beraten wir Sie zu unseren Lösungen für Ihre dokumentenzentrierten Prozesse.
Hamburg, 25. Februar 2025
Autor: Frank von Orlikowski
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