OCR-Texterkennung: Produktiver Arbeiten durch optische Zeichenerkennung

Mit OCR tippen Sie nie wieder zeitaufwendig Informationen ab. Die OCR-Software optimiert die Arbeit mit großen Mengen an Papierdokumenten und entlastet Unternehmen aus verschiedensten Branchen, wie beispielsweise dem Gesundheitswesen, der öffentlichen Verwaltung, der Logistik oder dem Finanzwesen.

07. März 2025 – Frank von Orlikowski

Frau fotografiert ein Dokument mit dem Handy.

Lästige Dokumentenberge mit OCR umgehen

Bei der „Optical Character Recognition“ (OCR) handelt es sich um ein Programm zur automatischen Texterkennung. Der Computer filtert mithilfe von OCR Texte aus einem Bild heraus und entwickelt aus den Zeichen ein Textdokument, indem er Buchstaben, Wörter und Zahlen erkennt. Das Programm verwendet Technologien, die typisierte, handschriftliche oder gedruckte Texte aus Bildern in binärcodierte Texte modifizieren.

Wie geht OCR vor?

Die vier Phasen der OCR-Texterkennung: Layoutanalyse, Zeichenerkennung, Musteranalyse und Texterstellung.

1. Layoutanalyse

Zuerst wird ein Text gescannt oder abfotografiert. Die Software untersucht den Seitenaufbau, trennt den Text von den Bilddateien und merkt sich die Anzahl der Absätze und Seiten.

2. Zeichenerkennung

OCR gliedert den Text zuerst in Absätze, dann in Sätze, dann in Wörter und zuletzt in Zeichen wie Buchstaben, Satzzeichen oder Zahlen.

3. Musteranalyse

Um Buchstaben zu identifizieren, vergleicht die Software vorgefertigte Muster mit den gescannten Zeichen. Dafür nutzt sie unterschiedliche Methoden:

Die Merkmalserkennung („Feature Matching“), wobei das Programm Buchstaben und Zeichen anhand ihrer Merkmale analysiert (z. B. „H“ = zwei Senkrechte und eine kürzere Horizontale).
Die Mustererkennung („Pattern Matching“/„Pattern Recognition“), bei der OCR auf die eigene Datenbank zugreift und Buchstaben mit bekannten Zeichen vergleicht.

4. Texterstellung

OCR kombiniert im letzten Schritt die erkannten Zeichen wieder miteinander. So entstehen Wörter, die das Programm dann zurück an ihre Stelle im Satz sortiert. Zusätzlich sorgt eine Grammatikprüfung in der Software für die Richtigkeit der Sätze. OCR speichert den Text in einem Dokument, welches dann weiterverarbeitet werden kann. Werden Rechnungen gescannt, erkennt OCR dies und füllt in der Rechnungsakte bzw. Eingabemaske der Eingangsrechnungsverarbeitung eigenständig Felder mit den richtigen Werten aus.

Verbessertes Dokumentenmanagement mit OCR

OCR unterstützt Unternehmen aus verschieden Branchen beim Dokumentenmanagement. Es entlastet Unternehmen bei der Archivierung von Altbeständen in Papierform und erleichtert die Verarbeitung von Rechnungen und Verträgen, indem OCR durch die optische Zeichenerkennung Dokumente digitalisiert und so automatisierte Prozesse in der Dokumentenverarbeitung ermöglicht.

OCR in Ihrem Unternehmen: Chancen und Herausforderungen

Der Einsatz von OCR im Unternehmen verbessert dokumentenzentrierte Prozesse und schafft in vielen Abteilungen eine enorme Arbeitserleichterung. Jedoch bringt die Implementierung ins Unternehmen einige Herausforderungen mit sich. Haben Sie im Blick, was die Einführung von OCR bedeutet, profitiert Ihr Unternehmen schnell von den Vorteilen.

Vorteile einer OCR-Texterkennungssoftware

Die Software übernimmt mindestens drei Arbeitsschritte, indem sie eingescannte Dokumente automatisch analysiert, formatiert und sie in einer separaten Datei speichert. Sie dient der Suche in großen Dateimengen und unterstützt die Dokumentenlenkung und das Vertragsmanagement. OCR vereinfacht Ihre Arbeitsprozesse durch die Erfassung und Katalogisierung von Dokumenten in den vorgesehenen digitalen Akten und Ordnern. Die automatische Selektion kundenbezogener Daten entlastet Ihre Buchhaltung und garantiert durch die Möglichkeit der Nachbearbeitung fehlerfreie und aktuelle Dokumente.

Was sollte Ihr Unternehmen beim Einsatz von OCR beachten?

Manuell erfasste Daten können Lücken aufweisen, die die Codierung mit OCR herausfordern. Deshalb ist es wichtig, bestimmte Anforderungen vorab zu erfüllen:

Das Dokument sollte unbeschädigt und gut lesbar sein
Komplexe Layouts und ungewöhnliche Schriftarten erschweren die Texterkennung mit OCR
In handschriftlichen Dokumenten unterstützen einheitliche Schriften die Genauigkeit der Texterfassung
Das OCR-System muss in die bestehenden IT-Infrastrukturen integriert werden, um die Technologie effektiv nutzen zu können

Produktivitätssteigerung durch Softwarelösungen mit OCR

Softwarelösungen mit OCR digitalisieren Prozesse, erfassen Daten und erstellen entscheidungsrelevante Prognosen in Echtzeit. Die Anwendungsbereiche reichen von der Eingangsrechnungsverarbeitung über das Customer Relationship Management (CRM) bis hin zum Enterprise Content Management (ECM) und anderen allgemeinen oder individuellen Problemstellungen.

Noch schnellere Prozesse mit KI

Softwarelösungen, die zusätzlich künstliche Intelligenz nutzen, arbeiten noch schneller als reine OCR-Anwendungen. Mithilfe programmierter Lernmodelle automatisieren sie manuelle Aufgaben, analysieren Daten und optimieren die Kommunikation. Ein Beispiel dafür bietet Shareflex ECM Online. Die Alternative zu klassischen ECM-Systemen nutzt die Microsoft-365-Plattform, um Anwenderinnen und Anwendern komplexe, cloudbasierte Geschäftsanwendungen bereitzustellen.

Shareflex^® Invoice

Digitale Rechnungsverarbeitung mit SharePoint und Microsoft 365

Shareflex Invoice unterstützt Ihr Financial Accounting entlang der gesamten Prozesskette – von der Rechnungserfassung über die Bearbeitung bis zur Archivierung.

✯ Alle Fristen und Termine immer im Blick
✯ Workflowgestützte Rechnungsprüfung und -freigabe
✯ Einfache Integration in Ihr bestehendes ERP-System

Kostenfreie Live-Demo buchen

Screenshot der Benutzeroberfläche von Shareflex Invoice, der Software für Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint und Microsoft 365.

OCR in der Praxis – so profitieren Sie von der optischen Texterkennung

Was bedeutet OCR in der Praxis? Eine enorme Arbeitserleichterung. Die automatische Erfassung von Dokumenten durch die OCR-Texterkennung reduziert manuelle Arbeiten und schenkt Ihrem Team mehr Zeit für Dinge, die Ihr Unternehmen wirklich voranbringen.

Nutzen Sie OCR-Texterkennung, wenn …

… Sie Rechnungen zeiteffizient segmentieren und auslesen möchten. Die optische Texterkennung durchsucht analoge und digitale Rechnungen und erkennt eigenständig relevante Felder. Mitarbeitende müssen diese nur auf ihre Richtigkeit überprüfen, bevor OCR sie in den richtigen Akten und Ordnern speichert.
… Sie Softwarelösungen zur Suche in Dokumenten nutzen möchten. OCR vereinheitlicht unstrukturierte Daten und macht sie dadurch durchsuchbar. Es bereitet die Dokumente für die Weiterverarbeitung in anderen Softwarelösungen, wie beispielsweise einem DMS (Dokumenten-Management-System) mit KI, vor.
… Sie Ihre Daten strukturiert archivieren möchten. Die OCR-Software kategorisiert Ihre Dokumente und gliedert Ihr Archiv. Dokumente, die der Computer als Bilddatei identifiziert, erkennt er nach der Verarbeitung durch OCR als Textdokument, was eine weitere Bearbeitung ermöglicht.
… Sie Risiken erkennen und vorbeugen möchten. OCR identifiziert Kunden anhand ihrer Daten automatisch. Die Software erfasst das Dokument und erkennt durch die Segmentierung der Zeichen Datenfelder wie Namen, Geburtsdatum oder Wohnsitz. Damit werden risikoreiche Kunden erkannt und selektiert.

OCR, die Grundlage für zukunftsfähige Prozesse

OCR verbindet die analoge mit der digitalen Welt und hat in den letzten Jahren rasante Fortschritte gemacht. Die Technik hilft dabei, analoge Dokumente zu digitalisieren und bereitet diese für die Weiterverarbeitung in anderen Anwendungen vor. In Kombination mit KI werden Zeichen nicht nur erkannt, das Programm versteht auch den Inhalt und kann diesen interpretieren. Künstliche neuronale Netze und intelligente Algorithmen der KI vereinfachen die Layoutanalyse und werten Daten schneller aus. Experten sind sich einig, dass OCR-Programme in Zukunft aufgrund der höheren Effizienz nur noch mit KI genutzt werden.