Customer Success Story

Effizientes Vertragsmanagement bei io-consultants: mehr Tempo und Transparenz, weniger Aufwand

Dank Shareflex Contract zu optimierten Workflows, Zeiteinsparungen und erhöhter Nachvollziehbarkeit.

Mitarbeitende von io-consultants vor dem Modell eines Logistikzentrums: Mit einer elektronischen Lösung wird das Vertragsmanagement einfacher, schneller und effizienter.

Zeitintensives Vertragsmanagement bei io-consultants

Die io-consultants GmbH & Co. KG agiert international und unterhält zahlreiche Standorte weltweit. Als Servicedienstleister, der im Kundenauftrag unter anderem große Bauprojekte plant und umsetzt, ist es unabdingbar, dass das Unternehmen viele Dinge vertraglich fixiert, um rechtlich abgesichert zu sein. Bei einem jährlichen Vertragsaufkommen im vierstelligen Bereich nehmen diese Prozesse viel Zeit in Anspruch, denn Verträge wollen entworfen und erstellt werden, sie wollen angepasst, signiert und schließlich verwaltet werden. All diese Prozesse gestalteten sich bei io-consultants zunehmend komplizierter und zeitintensiver. Es musste eine Lösung her.

Intranet und Ablagesystem reichten nicht mehr aus

„Es gibt eine Sünde im Qualitätsmanagement, und die heißt Verschwendung“, sagt Susanne Hayek, Qualitätsmanagement-Beauftragte bei io-consultants und dort unter anderem mit der internen Workflow-Optimierung befasst. „Und das gilt vor allem für den Faktor Zeit.“ Man habe abteilungsübergreifend sehr viel Zeit benötigt, um etwa alte Vertragsdaten zu sichten, wenn diese nach Jahren mal wieder gebraucht wurden, nennt Hayek einen Grund, warum sich io-consultants nach einem neuen digitalen Vertragsmanagement umsah. „Wir hatten zwar ein Intranet und ein Ablagesystem geschaffen“, blickt Hayek zurück, „aber das reichte uns nicht mehr aus.“

Die io-consultants GmbH & Co. KG ist ein international tätiges Beratungs- und Planungsunternehmen mit Hauptsitz in Heidelberg und weiteren Standorten in Berlin, Dortmund, Düsseldorf, Kaiserslautern, Leonberg, München, Bethlehem (USA), Dubai, Łódź und Singapur. Seit 1958 bietet das Unternehmen integrierte Dienstleistungen in den Bereichen Produktion, Logistik, Architektur sowie SAP- und Cloud-Lösungen an. Interdisziplinäre Teams aus Ingenieuren, Informatikern, Architekten und Betriebswirten entwickeln maßgeschneiderte Lösungen für Kunden aus verschiedenen Branchen, darunter Life Sciences, Handel und Fertigungsindustrie. Als Generalplaner begleitet io-consultants seine Kunden von der ersten strategischen Überlegung bis zur Realisierung komplexer Industrieprojekte entlang der gesamten Liefer- und Wertschöpfungskette. Mit über 60 Jahren Erfahrung hat io-consultants weltweit zahlreiche Projekte erfolgreich umgesetzt und dabei ein Projektbudget in Milliardenhöhe verantwortet. In Deutschland beschäftigt das Unternehmen etwa 270 Mitarbeiter*innen an 7 Standorten.

Anforderung: vertragsrelevante Dokumente auf einer Oberfläche

Schnell wurde klar: „Wir brauchen ein Vertragsmanagement-System, in dem alle vertragsrelevanten Dokumente – von der Angebotserstellung über Kundenkorrespondenzen bis hin zu den Entwürfen, zur Finalisierung und revisionssicheren Archivierung der Vertragswerke – auf einer Oberfläche abgebildet werden.“ Ein Kriterium dabei beschreibt Susanne Hayek so: „Die anzuschaffende Lösung musste so beschaffen sein, dass mehrere Personen gleichzeitig darin arbeiten können. Denn nicht nur eine, sondern zahlreiche Abteilungen sind bei der io-group ins Vertragsmanagement involviert.“

DocuSign-kompatibel und SharePoint-basiert: Shareflex

Zu den vielen Abteilungen, die bei io-consultants ins Vertragsmanagement involviert sind, gehören beispielsweise die Finanzabteilung, die Sales-Abteilung, die Fachabteilungen und andere. Neben der verbesserten Übersichtlichkeit gab es aber noch weitere Anforderungen, die das zukünftige Vertragsmanagement-Tool erfüllen sollte: So war eine Kompatibilität mit der Signatur-Software DocuSign erforderlich, um Dokumente rechtssicher unterschreiben zu können. Und die neue Lösung musste auf dem Microsoft SharePoint basieren. „Deshalb haben wir uns am Ende für Shareflex entschieden.“

Verhindern, dass jemand im Freigabeprozess vergessen wird

„Es sind sehr viele Bereiche involviert, bis ein Vertrag steht“, konkretisiert Susanne Hayek die Komplexität des Vertragsmanagements insbesondere im Bereich der Projektplanung in der Immobilienwirtschaft und nennt weitere Vorteile, die ein digitales Vertragsmanagement bietet: „Mit einer solchen Lösung kann man beispielsweise verhindern, dass man eine wichtige Person bei der Freigabe eines Dokuments vergisst, oder dass ein Vertragswerk überhaupt nicht auffindbar ist.“ All diese Dinge könne man mit Shareflex wunderbar automatisieren und dokumentieren, führt Hayek aus.

Mit Shareflex Kunden nachvollziehbar, solide und schnell bedienen

Sie fasst zusammen: „Unsere internen Weitergaben und Freigaben durch die unterschiedlichen Ebenen und Abteilungen werden mit Shareflex richtig gut nachvollziehbar.“ Hinzu kommt der Faktor Schnelligkeit. „Gerade in der Angebotsphase, die ein sehr kritisches Momentum darstellt, kann man Vertragsdokumente nicht per Post oder E-Mail verschicken.“ Es gehe darum, den Kunden mit einem digitalen Tool nachvollziehbar, solide und schnell zu bedienen.

Besonderheit überzeugt io-consultants von Portal Systems

Und wie ist man bei io-consultants auf Portal Systems gestoßen? „Wir haben uns auf dem Markt umgeschaut und verschiedene Anbieter miteinander verglichen“, sagt Hayek. „Portal Systems hatte dabei eine Besonderheit zu bieten: Sie haben nämlich gesagt: ‚Wenn ihr besondere Anforderungen habt, programmieren wir das für euch.‘“ Das sei eher selten.

Großteil der Anpassungswünsche aus Abteilungen erst nach Go-Live

Nach 1,5 Jahren Go-Live befindet man sich bei io-consultants noch in der Anpassungsphase, denn „es kommt in den Abteilungen immer wieder zu Begehrlichkeiten.“ Ein Beispiel: Wenn die Abteilung Finance & Controlling feststellt, dass sie sich die Arbeit durch einen automatisierten Workflow erleichtern kann, „dann ist Portal Systems immer noch gefordert und betreut uns weiterhin“, verrät Susanne Hayek. Die meisten Anpassungswünsche seien nämlich erst aufgekommen, nachdem das System live geschaltet wurde, beschreibt sie ihre Erfahrungen.

io-consultants sammelt Input in einer Key-User-Gruppe

Die Projektarbeit mit Portal Systems beschreibt Susanne Hayek so: „Wir sind erstmal intern losgelaufen und es gab eine Key-User-Gruppe, die den Rohling der Software getestet hat.“ Erste Veränderungswünsche seien dann schnell offenbar geworden: „Der eine brauchte beispielsweise mehr Vertragsformen, denn es gibt ja nicht nur Verträge, sondern Rahmenverträge, Einzelverträge, Geheimhaltungsvereinbarungen, Nachträge, Stufenbeauftragungen und vieles mehr.“ Das sei sehr vielschichtig, weil untereinander unterschiedliche Vertragsbeziehungen bestehen, ergänzt Hayek. „Wir haben den Input dann gesammelt und mit Portal Systems besprochen, ob das geht. Anschließend haben wir uns gemeinsam überlegt, wie wir zum Beispiel eine Beauftragung in einem Workflow umsetzen und darstellen können.“

Begeistert von der Umsetzungsgabe bei Portal Systems

Fasziniert ist Susanne Hayek dabei von der Fähigkeit ihres Consultants bei Portal Systems, gewünschte Optimierungen exakt umzusetzen. Es sei faszinierend, wie jemand so in der Lage sein könne, sich so in ein System hineinzudenken, neue Anforderungen nachzuvollziehen und Wünsche entsprechend umzusetzen, zeigt sich Susanne Hayek begeistert. „Sowieso“, sagt sie, „ist immer schnell Unterstützung zur Stelle, wenn mal etwas sein sollte.“

„Mein Ansprechpartner bei Portal Systems bekommt von mir aus zweiter Hand die Anforderungen, die ich intern sammele. Beim Zuhören behält er die technische Möglichkeit der Umsetzung im Hinterkopf, fasst alles einmal kurz zusammen und sagt mir dann, wie er die Anforderungen umsetzen würde und wie viele Arbeitsstunden dafür anfallen.“

Susanne HayekQualitätsmanagement-Beauftragte bei io-consultants

io-consultants bucht Betreuungskontingent über 40 Stunden pro Jahr

Für die Betreuung selbst hat io-consultants bei Portal Systems ein jährliches 40-Stunden-Kontingent gebucht. „Die Häufigkeit, wann wir es in Anspruch nehmen, ist nicht immer gleich“, erklärt Susanne Hayek. „Wenn gerade etwas in Umsetzung ist, spricht man natürlich öfter. Wir kommunizieren aber überwiegend über E-Mail und eine Excel-Liste, in der wir zum Beispiel festhalten, welchen Dokumententyp oder Vorgang das Anliegen betrifft und was wir gerne hätten.“ Dann halte man kurz Rücksprache und der Wunsch werde in der Entwicklungsumgebung umgesetzt. Die IT und Susanne Hayek prüfen dort die Umsetzung – und wenn alles wunschgemäß funktioniert, werden die Änderungen produktiv gesetzt.

Verknüpfungen mit Shareflex ermöglichen Arbeit in einem Tool

Und gab es besondere Knackpunkte bei der Umsetzung? „Die Verknüpfungen waren anspruchsvoll“, sagt Susanne Hayek und erläutert: „Wir haben zum Beispiel Stammdaten, die aus einem anderen System automatisiert in Shareflex in die Vertragsdaten gezogen werden. Dann ergänzt man weitere Daten, alles wandert weiter in die nächste Abteilung, wo wiederum Ergänzungen wie Projektnummern in dieses Projekt hineingefügt werden.“ Man arbeite in einem Tool, resümiert Hayek, und diese Verknüpfungen seien dabei sehr hilfreich.

Viele positive Veränderungen seit Einführung von Shareflex

Die QM-Beauftragte von io-consultants hat seit der Einführung von Shareflex Contract bedeutende positive Veränderungen festgestellt. So werden Workflows nun effizient gesteuert, indem spezifische Aufgaben automatisch an die Postfächer der dafür zuständigen Mitarbeitenden weitergeleitet werden. Zudem wurden Freigabestufen ergänzt, die ab bestimmten Vertragsvolumina eine elektronische Signatur erfordern.

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Neue Workflows erleichtern die Arbeit bei io-consultants

Susanne Hayek ist darüber hinaus besonders von einem frisch eingeführten Vorgang überzeugt: „Wir beschäftigen auch Subunternehmer wie Gutachter“, erklärt sie. „Dafür sind unterschiedliche Vertragsformen notwendig, in jedem Falle aber eine Sub-Beauftragung.“ Bisher habe man in solchen Fällen Shareflex nur als Ablagesystem genutzt, also Dokumente per E-Mail an die Teamassistenz geschickt, die diese dann in Shareflex abgelegt habe. „Das reichte uns aber nicht, denn Shareflex kann viel mehr.“

Beispiel: komplexer Workflow für Verträge mit Subdienstleistern

Der neue Workflow in Shareflex funktioniert nun so: „Wenn wir einen Subdienstleister beauftragen wollen, können wir unseren Einkauf aus Shareflex heraus anschreiben und sagen: ‚Wir brauchen 5 Angebote. Schickt bitte Angebotsanfragen raus.‘ Für jeden Rücklauf legt der Einkauf dann einen potenziellen Subvertrag an.“ Daraus, führt sie fort, wähle die Fachabteilung schließlich einen Subunternehmer aus, für den dann ein Vertragsdokument angefertigt werde. „Das ist, wie ich finde, ein sehr komplexer Workflow, der vollständig in Shareflex abgebildet ist und bei dem jeder weiß, was er zu tun hat.“

Akzeptanzgewinn von Shareflex durch Erleben der Arbeitserleichterung

„Am Anfang“, sagt Hayek, „hatten wir eine hohe Ablehnung, weil es schon wieder ein neues Tool gab. Durch das Erleben der Arbeitserleichterung ist die Akzeptanz aber sehr schnell gestiegen.“ Ein großer Nutzen von Shareflex sei das SharePoint-basierte Arbeiten, einschließlich der Anbindung an die Signatur-Software DocuSign. Hinzu komme die Suchfunktion: „Angenommen, die Geschäftsführung fragt, wie viele Verträge wir in einem Jahr gemacht haben, dann kann ich das ganz schnell herausfiltern. Und ich weiß sogar, wie viele Verträge wir davon gewonnen haben. Die Aufstellung ist schnell erstellt und man erhält mit wenigen Klicks einen Überblick über die gewünschte Vertragsstatistik. So lässt sich ebenfalls herausfinden, an welchen Stellen es vielleicht klemmt bei der Vertragsgestaltung.“

io-consultants: rund 1800 Kundenverträge in zwei Jahren

In zwei Jahren hat io-consultants mit Shareflex insgesamt 1800 Kundenverträge bearbeitet. „Da sind keine Subverträge und keine Rahmenverträge dabei“, sagt Susanne Hayek. Genau beziffern, wie viel Zeit die neue digitale Lösung spart, kann sie zwar nicht, aber „wir haben damals gemerkt, dass wir viele Tage mit Suchen verbringen, vor allem unsere Legal-Abteilung.“

Etwa 250 geschulte Personen nutzen Shareflex

Knapp 250 Personen nutzen Shareflex – dazu gab es ein Kick-off-Meeting, zahlreiche Handreichungen und Kurzvideos in der Mediathek von Portal Systems, um das Wissen, wie Shareflex eigentlich funktioniert, ins Team zu tragen. Und: „Auf Shareflex haben wir eine Startseite, auf der wir zum Beispiel PDFs, Videos und Erläuterungen verlinken können“, führt Hayek aus. Für die Teamassistent habe es zudem alle 14 Tage eine Q&A-Session gegeben, „damit wir Fragen auf dem kurzen Dienstweg klären oder auch mal etwas zeigen können.“

Weitere Zusammenarbeit mit Portal Systems fest geplant

Eine weitere Zusammenarbeit mit Portal Systems ist fest geplant. „Klar werden wir Shareflex auch weiterhin verwenden“, resümiert Susanne Hayek. Jetzt geht es an die letzten Feinabstimmungen im System. „Seit einem halben Jahr sage ich, dass wir das Plateau erreicht haben und nichts mehr kommt. Aber es gibt immer noch mal eine Abteilung, die sich noch einen Workflow oder eine Optimierung wünscht.“ Denn Optimierungspotenzial gibt es fast immer. Auch wenn es nur eine Reduzierung von 3 auf 1 Klicks ist, die Zeit spart und das Fehlerpotenzial reduziert.