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Einführung eines cloudbasierten ECM-Systems bei der Feddersen-Gruppe

Die Feddersen-Gruppe setzt zukünftig voll auf modernes Enterprise Content Management mit Microsoft 365 / Office 365, SharePoint Online und Shareflex ECM Online. In diesem Kundenbericht erfahren Sie, wie es zu dieser strategischen Entscheidung kam und was sich das Unternehmen davon verspricht.

„Ich bin überzeugt von Microsoft 365 / Office 365 und unsere Unternehmensgruppe profitiert von der leistungsstarken Plattform für das Informationsmanagement. Mit Shareflex ECM Online haben wir ein flexibles und effizientes ECM- und Dokumentenmanagementsystem, welches sich nahtlos in Office 365 integriert. Begeistert bin ich von den sehr benutzerfreundlichen Oberflächen (Modern UI-Technologie) und den einfach zu konfigurierenden Workflows.“

Die Feddersen-Gruppe

Die Feddersen-Gruppe ist mit 6 Geschäftsbereichen und über 30 Konzerngesellschaften global und in verschiedenen Branchen hervorragend aufgestellt. Weltweit arbeiten rund 1.100 Mitarbeitende täglich daran, den weiteren Erfolg der gesamten Gruppe zu sichern. Die Expertise umfasst die Distribution von Kunststoffen in Europa und Asien, Außenhandel mit chemischen Erzeugnissen und technischen Produkten, Edelstahlhandel, Entwicklung und Produktion von Kunststoffen, Bau von Extrudern und Compoundieranlagen sowie Ingenieurdienstleistungen.

SharePoint als zentrales Informations- und Dokumentenmanagementsystem

Die Feddersen-Gruppe setzt seit vielen Jahren strategisch auf SharePoint als zentrales Informations- und Dokumentenmanagementsystem. Derzeit wird dieses System mit seinen verschiedenen Fachanwendungen sukzessive auf die Cloud-Plattform Microsoft 365 / Office 365 portiert. Ein Hauptziel ist es, die bestehenden ERP- und FiBu-Systeme der verschiedenen Gesellschaften zu integrieren und dabei die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zu gewährleisten.

Enterprise Content Management mit Shareflex und Microsoft 365

Dabei kam es der Feddersen-Gruppe zu Gute, dass Sie bereits seit Jahren auf das SharePoint-basierte ECM und Dokumentenmanagementsystem Shareflex setzt, so dass die Migration der Daten, Dokumente und Prozesse in die Cloud schrittweise erfolgen kann. In Zusammenarbeit mit der Portal Systems AG entstand eine Lösung, die den Zugriff auf geschäftskritische Informationen (Kunden, Lieferanten, Personal, Produkte, Angebote, Aufträge) in Microsoft 365 / Office 365 und SharePoint Online ermöglicht. Darüber hinaus wurden auch wichtige Geschäftsprozesse durch Workflows automatisiert.

Alle Informationen und Dokumente sind mit gesellschaftsspezifischen Berechtigungen versehen und können einfach und schnell gefunden werden. Die Mitarbeiter der Feddersen-Gruppe gewinnen dadurch volle Transparenz über die Daten, Dokumente und Prozesse und können sich darauf verlassen, dass alle Informationen jederzeit verfügbar sind.

Herausforderung: Eingeschränkter Zugriff auf Informationen

Eigentümerin der Unternehmen der Feddersen-Gruppe ist die K.D. Feddersen Holding GmbH. Alleinige Gesellschafterin der K.D. Feddersen Holding GmbH ist die gemeinnützige K.D. Feddersen Stiftung. Die Unternehmen der Gruppe arbeiteten mit verschiedenen ERP- und FiBu-Systemen. Somit wurden viele Informationen nur abteilungs- oder gesellschaftsbezogen erfasst. Außerdem existierten eine Vielzahl unterschiedlicher Systeme und Insellösungen, wodurch die Verfügbarkeit wichtiger Informationen für die Gesellschaften und für die Holding eingeschränkt waren.

Das Hauptziel eines einheitlichen und unternehmensweiten Informations- und Dokumentenmanagementsystems war die Schaffung maximaler Transparenz für die Gesellschaften und die Holding. Ein weiteres wichtiges Ziel war die Förderung der Zusammenarbeit, um dadurch Redundanzen zu vermeiden, Synergien zu nutzen und die Leistung der gesamten Unternehmensgruppe zu steigern.

Rechtssichere Archivierung und Neuentwicklung einer Middleware

Die Feddersen-Gruppe verfolgt heute eine Cloud-first-Strategie. Zudem wurde im Rahmen der unternehmensweiten Digitalisierung das Ziel ausgegeben, dass geschäftskritische Informationen vollständig, rechtssicher und transparent archiviert werden müssen. Aufgrund des Wachstums der Gruppe wird dabei besonders viel Wert auf die Skalierbarkeit und die schnelle Umsetzung sich fortlaufend ändernder fachlicher Anforderungen gelegt.

Eine Herausforderung war die Neuentwicklung einer Middleware, um die verschiedenen ERP-Systeme INTEGRA und Infor COM zu integrieren. Dabei werden Stamm- und Bewegungsdaten, aber auch ausgehende ERP-Belege (wie z.B. Auftragsbestätigungen und Rechnungen) übernommen und in Kunden-, Lieferanten-, Angebots- und Auftragsakten abgelegt. Die Erstellung eines Angebots erfolgt bei einer der Gesellschaften nicht über das ERP, sondern benutzerfreundlich über das Dokumentenmanagementsystem. Dabei stehen die ERP-Daten über die Middleware in Echtzeit für eine effiziente Dateneingabe zur Verfügung.

Digitale Produktakte und Workflows

Ebenfalls umgesetzt ist bei dieser Gesellschaft eine Produktakte, in der alle produktbezogenen Daten und Dokumente abgelegt sind. Ergänzt werden die Aktenlösungen durch Workflows, z.B. für die Angebotsfreigabe und -genehmigung, das Onboarding von externen Benutzern oder die Freigabe von Datenblättern in der Produktakte. Geplante Folgeprojekte sind die Umstellungen der, heute noch auf SharePoint 2016/2019 basierenden, Geschäftsanwendungen für das Vertrags- und Qualitätsmanagement sowie die Eingangsrechnungsverarbeitung auf SharePoint Online und damit auf Office 365.

Lösungsstrategie mit Microsoft 365 und Shareflex ECM Online

Die Feddersen-Gruppe setzt strategisch auf SharePoint Online und Microsoft 365 / Office 365. Das Ziel, die Bereitstellung eines cloudbasiertes ECM- und Dokumentenmanagementsystems, wurde mit der Einführung von Shareflex ECM Online erfüllt.

Shareflex stellt dafür alle notwendigen ECM-Funktionen zur Verfügung. Hierzu gehören das Aktenmanagement, Capturing, Workflowmanagement, die ERP-Integration sowie Dienste für die elektronische Signatur oder die Dokumentengenerierung. Komplettiert wird dies durch die nahtlose Integration von Office 365-Funktionen, wie der revisionssicheren Archivierung, des Dokumentenmanagements, der Volltextsuche oder des gemeinsamen Arbeitens an Dokumenten.

Einrichtung eines Selfservice-Kundenportals

Ein weiteres Ziel ist der effiziente Austausch von Daten und Dokumenten zwischen Kunden und den Feddersen-Gesellschaften. Dieses Ziel soll durch ein Selfservice-Kundenportal erreicht werden, das verschiedene Systeme innerhalb der Feddersen-Gruppe integriert, Geschäftsprozesse digitalisiert und optimiert sowie alle Compliance-Vorgaben einhält.

Modernes, zeitgemäßes Enterprise Content Management

Durch die Einführung des auf Microsoft 365 / Office 365 basierenden ECM- und Dokumentenmanagementsystems Shareflex ECM Online konnte die Feddersen-Gruppe ein einheitliches, zentrales und modernes System bereitstellen. Dabei werden die verschiedenen ERP-Systeme der Unternehmensgruppe integriert und die Daten und Dokumente werden unter Einhaltung aller Compliance- und Rechtestrukturen in Akten bereitgestellt. Wichtige Geschäftsprozesse werden durch Workflows automatisiert. Darüber hinaus stehen vorgefertigte Geschäftsanwendungen zur Verfügung.

„Ich bin überzeugt von Microsoft 365 / Office 365 und unsere Unternehmensgruppe profitiert von der leistungsstarken Plattform für das Informationsmanagement. Mit Shareflex ECM Online haben wir ein flexibles und effizientes ECM- und Dokumentenmanagementsystem, welches sich nahtlos in Office 365 integriert. Begeistert bin ich von den sehr benutzerfreundlichen Oberflächen (Modern UI-Technologie) und den einfach zu konfigurierenden Workflows“ erklärt Joachim Friedrich, Chief Digital Officer von K.D. Feddersen.

Niedrigere Kosten, größerer Funktionsumfang

Die Feddersen-Gruppe konnte somit auf die Anschaffung eines klassischen ECM-Systems verzichten und hat alle Informationen in Office 365 zentral zur Verfügung. Dies führte nachhaltig zu deutlichen Kosteneinsparungen bei gleichzeitigem Gewinn von neuen, modernen ECM-Funktionen.

Sie haben Fragen? Wir unterstützen Sie gern!

Frank von Orlikowski, Vorstand und Vertrieb, +49 (0) 40 226040-12

E-Mail: info@portalsystems.de

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