Die Produktsuite Shareflex ECM Online erweitert Microsoft 365 und SharePoint zu einer Plattform für modernes Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM). Sie umfasst standardisierte Lösungen für Geschäftsprozesse wie das Vertragsmanagement, die Dokumentenlenkung und die Eingangsrechnungsverarbeitung.
Mit Microsoft 365 (ehemals Office 365) erhalten Sie bereits im Standard eine breite Palette an Funktionen und Werkzeugen für das Dokumentenmanagement und die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen. Dazu gehören z.B. Microsoft Power Automate, Power Apps oder Power BI. Zudem bieten Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint Online den Endanwendern die Möglichkeit, jederzeit und ortsunabhängig an Prozessen teilzunehmen oder Dokumente zu bearbeiten.
Shareflex hingegen ermöglicht ganzheitliche Geschäftsanwendungen mit einem hohen Anspruch an Benutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit sowie vorgefertigter Prozesslogik. Aufbauend auf SharePoint, handelt es sich hierbei explizit um Lösungen für dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse. Shareflex-Anwendungen werden innerhalb von Fachbereichen und / oder unternehmensweit eingesetzt und können jederzeit an die individuellen fachlichen Anforderungen angepasst werden.
Dabei arbeiten Shareflex und die Microsoft-365-Werkzeuge „Hand in Hand“. Denn das Shareflex-Produktmanagement achtet penibel darauf, dass sich die Funktionalitäten beider Systeme nahtlos ergänzen. So können wir uns ganz darauf konzentrieren, mit Shareflex all die Funktionen und Werkzeuge zu liefern, die zusätzlich für ganzheitliche Geschäftsanwendungen benötigt werden. Gleichzeitig stehen neue Microsoft-365-Funktionen allen Anwenderinnen und Anwendern von Shareflex immer sofort zur Verfügung.
Dieser Artikel und das dazugehörige Whitepaper zeigen, was ECM genau bedeutet und geben Antworten auf folgende Fragen: Welche Vorteile bietet ECM? Wann und warum ist ECM notwendig? Ist Microsoft 365 die richtige Plattform für ECM? Jetzt kostenfrei herunterladen!
Alle Shareflex-Lösungen werden als „Software as a Service” (SaaS) angeboten. Und Sie können wählen, ob sie kostengünstig in einer Multi-Tenant-Umgebung oder alternativ in einer separaten „dedicated“-Umgebung betrieben werden sollen.
Einfach ausgedrückt ist „Shareflex SaaS“ der „Motor“ für alle Geschäftsanwendungen. Denn im Gegensatz zu SharePoint On-Premises können auf SharePoint Online keine Programme mehr direkt installiert werden. Um Shareflex zu nutzen, müssen Sie daher lediglich die „Shareflex App“ in Ihrer Microsoft-365-Umgebung registrieren. So können Sie nach der Freischaltung und Bereitstellung von Shareflex sofort produktiv starten.
Shareflex SaaS basiert, genau wie Microsoft 365, ausschließlich auf der Microsoft Azure Plattform. Und alle mit den Shareflex-Lösungen erfassten Daten und Dokumente werden grundsätzlich im Microsoft-365-Tenant Ihres Unternehmens gespeichert. Shareflex speichert lediglich die Konfigurationen der jeweiligen Geschäftsanwendung. Somit ist gewährleistet, dass Ihre Daten und Dokumente „das Haus niemals verlassen“.
Unternehmen und Organisationen nutzen Microsoft SharePoint für verschiedene Szenarien. Sehr oft wird zunächst mit dem Aufbau eines Intranets begonnen, um einen zentralen Ort der Informationsbereitstellung und -verteilung zu schaffen — mit Telefonverzeichnissen, Neuigkeiten und Ankündigungen, Unternehmensbereichen und Mitarbeiterprofilen. Anschließend erfolgt häufig eine Ausweitung der Nutzung auf die projektbezogene Dokumentenablage, um die Zusammenarbeit in den Teams zu fördern. Auch einfache formularbasierte Prozesse, wie Urlaubs- oder Reiseanträge, werden gerne über SharePoint gesteuert. Ebenso weit verbreitet ist der Aufbau von Wikis, die einer Vielzahl von Intranet-Nutzerinnen und -Nutzern den Zugang zu Informationen und Wissen ermöglichen.
Viele SharePoint-Einführungen bleiben allerdings in diesem Stadium stecken. Das liegt häufig an der relativ hohen Komplexität von SharePoint, mangelnder Akzeptanz seitens der Anwenderinnen und Anwender in den betroffenen Fachabteilungen oder einer Kombination aus beidem. Dabei steckt in SharePoint jede Menge Potenzial. Richtig konfiguriert und eingesetzt ist SharePoint eine außerordentlich stabile und flexible Plattform, auf der, neben den oben beschriebenen Anwendungen, auch Geschäftsprozesse auf Team-, Abteilungs- und Unternehmensebene abgebildet werden können.
Shareflex schließt genau diese Lücke. Denn SharePoint-basierte Geschäftsanwendungen können mit Shareflex einfach und schnell, ohne individuelle Programmierung, erstellt werden. Dadurch wird die Komplexität wesentlich reduziert, die Benutzeroberflächen werden einheitlich und anwendungsfreundlich gestaltet und Hintergrundprozesse werden automatisiert. Und bei Bedarf stehen Ihnen bereits eine ganze Reihe fertig vorkonfigurierter Geschäftsanwendungen zur Verfügung. In Verbindung mit Microsoft 365 und den Microsoft Content Services, entsteht so ein moderner, digitaler Arbeitsplatz mit Anwendungen aus einem Guss. Und gleichzeitig wird SharePoint (Online) zu einer hochgradig effizienten Geschäftsprozessplattform.
In der Vergangenheit waren es vor allem die technischen Grenzen und Beschränkungen der SharePoint On-Premises-Umgebungen, die gegen einen breiten und ganzheitlichen Einsatz sprachen, zum Beispiel als Plattform für Enterprise Content Management. Dagegen bietet SharePoint Online – mit 30 Millionen Dokumenten pro Dokumentenbibliothek, 25 Terabyte Kapazität pro Websitesammlung und 12,5 Exabyte Kapazität pro Mandanten – eine herausragende Basis, um auch große Daten- und Dokumentenmengen zu verwalten.
Frank von Orlikowski
CEO und Vertrieb
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