Partner Success Story
Mit den Shareflex-Lösungen überzeugt Portal Systems insbesondere durch den klaren Fokus auf moderne Arbeitsplatzlösungen und erweist sich als idealer Verbündeter, um Kunden bei ihrer digitalen Transformation gezielt zu unterstützen.
Die COSMO CONSULT verfügt als internationaler IT-Dienstleister über ein ausgewachsenes Modern Work Portfolio. Um dieses strategisch zu erweitern, suchte das Unternehmen nach einem neuen Partner. „Im Mittelpunkt stand dabei die zunehmende Bedeutung von Microsoft 365 und der damit verbundene Wandel hin zur Cloud“, erklärt Andreas Eckstein, Business Development Manager Modern Workplace bei COSMO CONSULT. Gesucht wurde ein zuverlässiger Partner, der die Ansprüche in diesem Bereich punktgenau erfüllen konnte.
Ein potenzielles Partner-Unternehmen überzeugte in diesem Zusammenhang insbesondere mit einem klaren Fokus auf moderne Arbeitsplatzlösungen und erwies sich als idealer Verbündeter, um Kunden bei ihrer digitalen Transformation gezielt zu unterstützen: Portal Systems. „Die Zusammenarbeit besteht inzwischen seit mehr als sechs Jahren“, blickt Eckstein zurück, „und ergänzt auch andere COSMO-Kernthemen wie CRM, Data & Analytics und branchenspezifische Lösungen.“
COSMO CONSULT ist einer der international führenden Microsoft-Partner für Unternehmenssoftware und Digitalisierung. Das 1996 gegründete Unternehmen mit Hauptsitz in Berlin beschäftigt über 1.600 Mitarbeiter*innen an 52 Standorten in 20 Ländern – darunter 16 in Deutschland – und ist der größte inhabergeführter Microsoft Partner weltweit. Als Marktführer im deutschsprachigen Raum entwickelt COSMO CONSULT branchenspezifische Lösungen auf Basis von Microsoft-Technologien. Das Portfolio umfasst ERP, CRM, Data & Analytics, BI, Modern Workplace, HR, Cloud und Digital Services. Mit KI und Automatisierung optimiert COSMO CONSULT Geschäftsprozesse und begleitet Unternehmen strategisch in Bereichen wie Change Management und Customer Strategy. Kunden sind kleine, mittlere und große Unternehmen in zahlreichen Industrie- und Dienstleistungsbranchen.
Der Kontakt zu Portal Systems kam eher zufällig zustande, entwickelte sich jedoch schnell in eine strategisch bedeutende Richtung. „Ein erstes Gespräch mit Verantwortlichen von Portal Systems, damals noch am COSMO-Standort Dresden, hat uns davon überzeugt, dass Portal Systems die klare Vision verfolgte, ihre Lösungen vollständig in die Cloud zu bringen“, sagt Andreas Eckstein. Bedeutet: Die angebotenen Shareflex-Lösungen liefen auf Basis von SharePoint Online und Microsoft 365.
„Diese Produktstrategie war für COSMO CONSULT ein entscheidendes Kriterium, das sich rückblickend auch bestätigt hat: Heute besteht das gesamte Portal-Systems-Portfolio aus modernen SaaS-Lösungen, darunter Vertrags-, Qualitätsmanagement- und Dokumentenmanagement-Lösungen sowie eine digitale Eingangsrechnungsverarbeitung.“ Neben der inhaltlichen Ausrichtung sei aber auch eine zweite Ebene ausschlaggebend gewesen: die zwischenmenschliche. Denn: „Aus dem positiven Erstkontakt entwickelte sich eine enge, vertrauensvolle und freundschaftliche Partnerschaft auf Augenhöhe, geprägt von schneller, kompetenter Unterstützung“, lobt Eckstein.
Das Ziel einer Partnerschaft mit Portal Systems, führt Andreas Eckstein aus, sei von Anfang an nicht nur gewesen, neue Geschäftsfelder zu erschließen und Neugeschäft zu generieren, „sondern auch bestehenden ERP-Kunden durch Cross- und Upselling zusätzliche Mehrwerte durch professionelle Lösungen zu bieten.“
COSMO CONSULT trat mit klaren Erwartungen an die Partnerschaft mit Portal Systems heran. „Zunächst stand die technologische Innovationskraft im Mittelpunkt“, sagt Andreas Eckstein, „denn wir wollten einen Partner, der zukunftsorientierte, cloudbasierte Lösungen bietet – ein Anspruch, den Portal Systems von Anfang an erfüllte.“ Ebenso wichtig sei aber auch die professionelle Zusammenarbeit gewesen: Die Erwartungshaltung diesbezüglich beschreibt Eckstein so: „Wir wollten eine schnelle und kompetente Unterstützung im Projektalltag, insbesondere im Kundenkontext.“ Darüber hinaus war die Chemie ein zentrales Kriterium: „Eine Partnerschaft sollte auch persönlich harmonieren und von Vertrauen und Respekt geprägt sein.“
In der täglichen Zusammenarbeit bestätigte sich genau dieses Bild: Die Kommunikation funktionierte reibungslos, pragmatisch und kollegial – ein Aspekt, der laut Andreas Eckstein „einfach Spaß macht“ und für ihn den Kern der Partnerschaft ausmacht. Nach dem Start der Partnerschaft verfolgte COSMO CONSULT eine Doppelstrategie: Während das gewohnte Bestandskundengeschäft auf den bestehenden On-Premises-Lösungen weiterlief, baute man parallel das komplette Portfolio von Portal Systems auf und schulte Mitarbeitende intensiv in den neuen Cloud-Anwendungen. „Die klare Cloud-First-Ausrichtung von Portal Systems passte perfekt zur eigenen Strategie, wodurch Neukundenprojekte konsequent in die Microsoft-Cloud integriert werden“, findet Andreas Eckstein.
„Die enge, partnerschaftliche Zusammenarbeit hat sich so zu einer tragfähigen, auf Augenhöhe basierenden Kooperation entwickelt, die beide Seiten kontinuierlich weiterbringt.“
Im Tagesgeschäft etablierte sich ein regelmäßiger Austausch: Monatliche inhaltliche Update-Calls mit Portal Systems sorgen für den fachlichen Know-how-Transfer, und zwei- bis dreimal im Monat finden vertriebliche Abstimmungen statt, „vor allem, wenn es um Sonderkonditionen oder wettbewerbsfähige Angebote im Kundenkontext geht“, weiß Eckstein. Dadurch konnte COSMO CONSULT nicht nur den Cloud-Rollout bei Bestands- und Neukunden vorantreiben, sondern auch schnelle, pragmatische Unterstützung vom Portal-Systems-Team sicherstellen.
Die Partnerschaft mit Portal Systems beschreibt Andreas Eckstein als „ausgesprochen eng, kollegial und partnerschaftlich – ein Austausch auf Augenhöhe, der sich durch regelmäßige Kommunikation und gegenseitige Unterstützung auszeichnet.“ Es gibt keinen starren Rhythmus, sondern themen- und bedarfsorientierte Kontakte: sei es im Vertrieb, Support oder bei Projektfragen. Auch Portal Systems kommt gelegentlich mit konkreten Anliegen auf COSMO CONSULT zu. „Ein Zeichen für die wechselseitige Wertschätzung und Zusammenarbeit“, wie Andreas Eckstein findet.
Seit Beginn der Partnerschaft hat sich viel professionalisiert und gefestigt: „Die Produkte von Portal Systems, insbesondere Shareflex, sind fester Bestandteil im COSMO-Portfolio geworden, sowohl strategisch als auch operativ“, erklärt Eckstein. Die Integration in den Vertriebsprozess sei tief verankert, Mitarbeitende wurden geschult, und die technische Umsetzung wird eigenständig übernommen. Parallel dazu ist die COSMO CONSULT Gruppe mit ihrer eigenen Cloud-First-Ausrichtung auch kulturell und technologisch zunehmend stärker mit dem Portfolio von Portal Systems verzahnt.
Das Partnerunternehmen übernimmt im Rahmen der Partnerschaft die vollständige Wertschöpfungskette, zu der folgende Themenbereiche gehören:
Die Anbahnung der Partnerschaft zwischen COSMO und Portal Systems verlief laut Andreas Eckstein „sehr unkompliziert, pragmatisch und zügig.“ Nach einem persönlichen Treffen sei relativ schnell ein Vertragsentwurf vorgelegt worden, der in etwa zwei Monaten finalisiert wurde. „Der Prozess“, sagt Eckstein, „war von gegenseitigem Vertrauen und Offenheit geprägt – keine langwierigen Verhandlungen, sondern ein kooperativer Austausch.“
Und worin liegt nun der Hauptnutzen der Partnerschaft? „In der strategischen Portfolio-Erweiterung durch Shareflex“, ist sich Andreas Eckstein sicher und erklärt: „Portal Systems liefert mit Shareflex spezialisierte Lösungen – etwa im Bereich Vertragsmanagement oder Qualitätsmanagement – die Microsoft-seitig nicht als Standard verfügbar sind und die COSMO CONSULT aus eigener Kraft nicht entwickeln wollte.“
Dadurch kann COSMO seinen Kunden Mehrwertlösungen anbieten, ohne selbst Entwicklungsressourcen investieren zu müssen. „Ein weiterer Vorteil ist die kontinuierliche Produktweiterentwicklung auf Seiten von Portal Systems“, ergänzt er, „was bedeutet, dass COSMO von einer modernen, marktfähigen Lösung profitiert, ohne den Aufwand selbst zu tragen, aber dennoch ein verlässliches Angebot im Portfolio hat.“
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Die Partnerschaft mit Portal Systems wurde vom gesamten COSMO-Team sehr positiv aufgenommen, was vor allem daran lag, „dass die Mitarbeitenden frühzeitig und aktiv in den Entscheidungsprozess eingebunden wurden.“ Andreas Eckstein beschreibt weiter, dass bei den ersten Gesprächen und Produktvorstellungen mit Portal Systems bereits das Kernteam mit am Tisch gesessen habe, um sich ein eigenes Bild zu machen. „Dadurch entstand von Anfang an ein hohes Maß an Identifikation und Commitment auf Mitarbeiterebene – es war also keine Entscheidung von oben herab, sondern ein gemeinsamer, transparenter Prozess.“
Darüber hinaus wurde die Partnerschaft innerhalb der COSMO CONSULT Gruppe als sinnvolle Ergänzung des Portfolios erkannt, insbesondere dort, wo bisherige ERP- oder CRM-Systeme keine passenden Lösungen (z. B. Vertragsmanagement) bieten konnten. „Gerade im Vertrieb anderer Fachbereiche stieß das auf offene Ohren, da es ihnen ermöglichte, Kundenbedarfe direkt und intern abdecken zu können, ohne zusätzliche externe Partner einbinden zu müssen“, weiß Eckstein. Die Einführung der Partnerschaft wurde teamseitig konstruktiv unterstützt, da sie als praktisch, lösungsorientiert und vertriebsfördernd wahrgenommen wurde.
Die Vorbereitung auf die Partnerschaft durch Portal Systems war strukturiert und sehr unterstützend. Andreas Eckstein spricht in diesem Zusammenhang explizit von einem „sehr guten Onboarding, das aus mehreren Bausteinen bestand“:
Die Partnerschaft mit Portal Systems bewertet Andreas Eckstein als durchweg positiv. Sowohl auf Kunden- als auch auf Mitarbeiterebene hat sich die Zusammenarbeit als gewinnbringend erwiesen. „Die mit Shareflex umgesetzten Projekte verlaufen erfolgreich, was sich in hoher Kundenzufriedenheit widerspiegelt“, resümiert er. „Gleichzeitig profitieren die Mitarbeitenden von der zuverlässigen und partnerschaftlichen Unterstützung durch Portal Systems, insbesondere in Projektsituationen, in denen schnell Expertise oder technischer Support gefragt ist.“ Das habe das Vertrauen in die Shareflex-Lösung zusätzlich gestärkt.
Ein weiterer Pluspunkt sei, dass Shareflex auch intern bei COSMO CONSULT im Einsatz ist. Das zeigt, dass die Lösung nicht nur vermarktet, sondern auch im eigenen Unternehmen geschätzt und genutzt wird. Besonders wichtig ist für COSMO aber die bereits erwähnte strategische Ergänzung des eigenen Portfolios: „Durch die Partnerschaft mit Portal Systems kann COSMO heute moderne, voll in Microsoft 365 integrierte Lösungen anbieten, etwa im Bereich Vertragsmanagement – ein Bereich, den weder die eingesetzten ERP-Systeme noch bestehende CRM-Lösungen in der notwendigen Tiefe abdecken.“ Statt eine eigene Lösung zu entwickeln, profitiert COSMO von einem erfahrenen Partner mit einem marktreifen Produkt, das kontinuierlich weiterentwickelt wird.
Zusammenfassend sagt Andreas Eckstein, dass man sich als Partner bei Portal Systems sehr wertgeschätzt fühle. Besonders hebt er hervor, dass Portal Systems regelmäßig Veranstaltungen wie den jährlichen Partner-Dialog organisiert, die „den Austausch fördern und Wertschätzung zeigen.“ Bereits zu Beginn der Partnerschaft war COSMO gemeinsam mit Portal Systems auf Branchenevents vertreten – auch das ein Zeichen für eine enge Zusammenarbeit und ein echtes Miteinander.
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COSMO CONSULT selbst versteht sich als Unternehmen, das den Menschen in den Mittelpunkt stellt – und genau diesen Anspruch sieht Eckstein auch in der Zusammenarbeit mit Portal Systems erfüllt. „Es ist ein partnerschaftliches Miteinander, in dem gegenseitige Wertschätzung spürbar ist – nicht als Lippenbekenntnis, sondern als gelebte Praxis.“
Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de
