Partner Success Story
Die Business Systemhaus AG ist seit Jahren ein Partnerunternehmen von Portal Systems. Sie verkauft, berät und entwickelt Shareflex-Produkte von Portal Systems im Kundenauftrag weiter – und das in der Cloud.
Die Business Systemhaus AG hat noch bis vor einigen Jahren ihre eigene DMS-Lösung auf SharePoint-Basis hergestellt und vertrieben – allerdings ausschließlich on-premises. „Das waren die sogenannten Quickstart-Module, mit denen wir unter anderem Lösungen für das Qualitäts-, Reklamations- und Dokumentenmanagement angeboten haben“, blickt Sebastian Kronenberger, Vorstand und CEO der Business Systemhaus AG, zurück. Diese Module seien allerdings sehr individuell und darüber hinaus schwierig zu administrieren gewesen, umreißt er ein Kernproblem. Und dann, rund um das Jahr 2018, veränderte sich für die BSH AG alles …
Der Cloud-Trend nahm Fahrt auf. „Der Mittelstand hat sich mehr und mehr für Cloud-Technologien geöffnet und auch Microsoft wurde deutlich stärker im Bereich Cloud-Produkte“, erinnert sich Sebastian Kronenberger. Für die BSH AG gab es nun ein Problem: „Unsere Quickstart-Module waren ausschließlich für den SharePoint On-Premises konzipiert“, erklärt der CEO. „Es war einfach nicht möglich, diesen Wandel in die Cloud mitzugehen, das war zu komplex.“ Also machte man sich auf die Suche nach einem Partner mit einem ähnlichen Portfolio, um die Bedürfnisse der eigenen Kunden auch weiterhin befriedigen zu können.
Im Rahmen dieser Suche stieß man schließlich auf den Software-Anbieter Portal Systems. Er erfüllte alle Anforderungen, die man bei der Business Systemhaus AG an einen potenziellen Partner gestellt hatte. Vor allem eines war besonders wichtig: Der neue Partner sollte ein ähnliches Produkt-Portfolio haben wie jenes, das man selbst als On-Premises-Variante gebaut hatte. Und Portal Systems passte perfekt ins Bild, denn: „Für uns als Projektierer war klar, dass wir in die neue Cloud-Welt wollten, und zwar ohne neue Eigenentwicklung“, sagt Kronenberger. „Wir brauchten einen Partner, der diese Entwicklung als Hersteller zu 100 Prozent übernimmt.“ Hinzu kam: „Portal Systems hat die gleiche DNA wie wir. Wir suchen immer eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe, weil wir kein bloßer Dienstleister sein möchten.“
„Was uns neben einem qualitativ hochwertigen Produkt besonders wichtig war, ist die gegenseitige Unterstützung, um Lösungen zu generieren“, betont Sebastian Kronenberger. „Was wir nicht wollten, ist ein Anbieter, der sagt: ‚Unser Produkt ist eben so – und fertig.‘“ Eine echte Zusammenarbeit eben – kein Lizenzgeschäft. Insgesamt pflegt die Business Systemhaus AG mehr als 100 Partnerschaften. „Die Kernpartnerschaften beschränken sich aber auf etwa 10 bis 15“, schränkt Kronenberger ein, „in denen man wirklich eng zusammenarbeitet, und da gehört Portal Systems auch dazu.“
Bevor die Partnerschaft besiegelt wurde, hatte es einige Treffen bei der BSH AG gegeben. „Man hat sich gegenseitig und die jeweiligen Arbeitsweisen kennengelernt und festgestellt, dass das ganz gut zusammenpasste“, beschreibt der BSH-Vorstand die Anfänge. „Wir haben gemerkt, dass wir gleich arbeiten und die gleichen Grundprinzipien teilen.“ Nach den Treffen folgten die ersten Vertragsanbahnungen, die Verhandlungszeit „war nicht sehr lang“, weiß Kronenberger.
Die Business Systemhaus AG (BSH AG) ist ein IT-Dienstleister aus dem fränkischen Bayreuth, der 1995 als GmbH gegründet wurde. Die Geschichte des Unternehmens reicht zurück bis ins Jahr 1952, als in Bayreuth eine Bezirksstelle der Taylorix GmbH eröffnet wurde, die sich ab 1967 als EDV-Organisations-Anbieter etablierte.
Heute betreut die BSH AG mit 54 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern mittelständische Kunden aller Branchen rund um die Business-IT und unterstützt diese bei der Digitalisierung und Optimierung von Unternehmensprozessen auf Basis von Microsoft-Technologien. Im Fokus stehen fünf Bereiche: ERP-Systeme (früher Navision, heute Business Central), Modern Workplaces, Business Intelligence, Informations- und Kommunikationstechnologien und Sage HR. Die Kunden sind Mittelständler aus Deutschland und dem angrenzenden Ausland mit 5 bis 400 Dynamics-365-Usern und einer Unternehmensgröße zwischen 20 und 1500 Mitarbeitenden.
Wichtig in diesen Vertragswerken, die eine Partnerschaft regeln, sind Aspekte wie der Datenschutz, Grundsätze zur gegenseitigen Auftragsvergabe, Verpflichtungen, Vertragslaufzeiten und -modalitäten, gegenseitige Benefits und monetäre Vereinbarungen diesbezüglich. Früher, ergänzt Kronenberger, habe es bei solchen Verträgen verpflichtende Verkaufszahlen gegeben. Man habe also ein Produkt soundso häufig pro Monat verkaufen müssen. Der BSH-Vorstand betont ausdrücklich: „So etwas gibt es hier nicht – und das ist auch nicht mehr Stand der Dinge.“
Der Kontakt zu Portal Systems ist intensiv und erfolgt auf verschiedenen Wegen. „Über Teams natürlich“, nennt Kronenberger ein Beispiel, „aber auch telefonisch, unkompliziert und direkt. Ganz offiziell treffen wir uns zweimal im Jahr und besprechen, was ansteht, welche Herausforderungen existieren und wie man diese gemeinsam angehen kann.“
Für das Alltagsgeschäft benötigt BSH von Portal Systems nichts weiter als „die Lizenz und den Zugang zur Online-Software Shareflex selbst“, erklärt Sebastian Kronenberger. „Ansonsten machen wir alles selbst: Wir verkaufen es, wir beraten, notfalls entwickeln wir weiter und machen Individualisierungen“, zählt er auf. „Wir haben mittlerweile in Abstimmung sogar ein eigenes Reklamations-Modul, das ‚Claims Management‘, auf die Shareflex-Produkte aufgesetzt.“
Die Zusammenarbeit mit Portal Systems empfindet Sebastian Kronenberger als vorbildlich, intensiv und freundschaftlich. „Wenn wir ein Problem haben, können das offen kommunizieren und bekommen kurzfristig einen Termin hin, an dem wir richtig daran arbeiten können“, beschreibt er. Manchmal gehe es dabei um technische Dinge, etwa einen nicht funktionierende Übertrag von einer Datei bei einer Verknüpfung zwischen Business Central und Shareflex Documents.
„Wenn uns beispielsweise ein Kunde mit einem technischen Problem anruft, und wir es in dem Augenblick nicht hinbekommen, weil wir vielleicht noch nicht tief genug im Thema drin sind, haben wir eben immer einen heißen Draht zu Portal Systems. Da wird schon intensiv zusammengearbeitet – und auch bis spät in die Nacht, wenn es sein muss.“ Der Support sei einfach unglaublich gut, betont Kronenberger.
„Nicht die beiden Firmen sind die Partner. Es sind die Menschen, die für sie arbeiten. Da haben sich ganz tolle Verbindungen entwickelt zwischen den Beschäftigten beider Firmen, und ich glaube, das ist schon etwas ganz Besonderes.“
Besonders beeindruckt hat Sebastian Kronenberger bei der Zusammenarbeit die „aufrichtige Ehrlichkeit“ im Umgang miteinander. „Es wird genau kommuniziert, was die Software kann und was nicht“, nennt er ein Beispiel. „Und wenn mal ein Problem auftritt, was wirklich nicht oft der Fall war, dann wird das klar angesprochen. So ist man dann einfach bereit, wirklich zusammen daran zu arbeiten und sich nicht herauszureden.“ Derlei Dinge könne man sich in einer Partnerschaft zwar gegenseitig versprechen, führt er aus, „aber man kann nicht unbedingt damit rechnen. Weniger wäre auch in Ordnung gewesen.“
„Von den ersten Mails, in denen Vertragsentwürfe ausgetauscht wurden, bis hin zur Archivierung des finalen Partnervertrags vergingen gute zwei Monate“, zeigt sich Kronenberger noch immer beeindruckt. „Es kann sein, dass die ersten Gespräche ein paar Monate vorher stattgefunden haben, aber das ging alles ziemlich schnell.“ Größere Herausforderungen oder gar Probleme habe es seitdem in den vergangenen drei Jahren nicht gegeben. „Es hat einfach von Anfang an sehr gut gepasst und ich kann wirklich nichts Negatives sagen, selbst wenn ich wollte.“
Und wie hat sich die wirtschaftliche Lage durch die Partnerschaft mit Portal Systems verbessert? „Wir sind schlagkräftiger geworden“, verrät Sebastian Kronenberger. „Insbesondere in den ersten beiden Jahren haben wir schon sehr viele Projekte mit den Shareflex-Produkten umgesetzt, und die wir sonst nicht gehabt hätten.“ So habe man einerseits bei den Bestandskunden, die sich besser und digitaler aufstellen wollten, mit der Cloud werben können, „vor allem mit unseren beiden Kassenschlagern aus dem Portfolio, dem Qualitätsmanagement und der Dokumentenablage“. Es gebe aber auch zahlreiche Neukunden durch die Partnerschaft mit Portal Systems.
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Einen der größten Nutzen in der Partnerschaft mit Portal Systems sieht Sebastian Kronenberger darin, dass die Business Systemhaus AG die Software nicht selbst herstellen und warten, weiterentwickeln und am Laufen halten muss. „Das ist schon sehr angenehm“, sagt er, „und einer der Punkte, die wir als BSH nicht mehr leisten wollten und konnten.“ Dazu hätte man das Team vergrößern müssen, aber das habe man nicht gewollt.
Ein zweiter Nutzen der Partnerschaft bezieht sich auf das Know-how von Portal Systems: „Wir haben einen Sparringspartner, der über dasselbe Know-how wie wir verfügt und beispielsweise die Niederungen eines SharePoints wie auch die Problematiken kennt, die damit einhergehen.“ Shareflex, sagt Kronenberger, sei ja eine Software, die genau für diesen Bereich entwickelt worden sei. „Das ist ein super Produkt, das einen SharePoint ganz anders nutzbar macht, und dieser offene Austausch auf hohem Niveau ist einfach ein Riesenvorteil für uns.“
Zu Beginn der Partnerschaft beschreibt Sebastian Kronenberger die Stimmung bei BSH so: „Wir als Franken sind da am Anfang immer so ein bisschen reserviert und warten gerne ab, bis sich die ersten Erfolge eingestellt haben.“, erklärt er und führt aus. Die Stimmung sei weder negativ noch euphorisch gewesen, sondern eher abwartend, ob sich alles so gestalten würde wie geplant. „Inzwischen behaupte ich fast, dass unser Team ein verlängerter Arm von Portal Systems ist. Da sind eine sehr positive Stimmung und sehr viel Potenzial.“
„Um Shareflex besser kennenzulernen und zu erfahren, was die Software so alles kann“, wurde das BSH-Team intensiv von Portal Systems geschult. Und noch mehr: „Bei Portal Systems geht es noch einen Schritt weiter, denn den ersten Kunden in einem Produkt macht man da immer zusammen“, sagt Sebastian Kronenberger und schildert: „Da gibt es die Theorie – und die Praxis – und die ist meist noch einmal ganz anders.“ Bei der Shareflex-Documents-Schulung war er selbst dabei und erinnert sich: „Da hat man echt was gelernt. Danach ist man gewappnet für alles, was da noch kommt.“
Eine weitere Zusammenarbeit mit Portal Systems als Partner ist fest geplant. „Sehr gerne machen wir das weiter“, sagt BSH-CEO Kronenberger, „weil wir einfach sehr eng miteinander sind.“ Für die Zukunft wünscht er sich, „dass die Zusammenarbeit auf dem Niveau bleibt, auf dem sie ist, und dass wir weiter zusammenwachsen. Und das tun wir im Grunde mit jedem weiteren gemeinsamen Projekt.“
Patrick Carl
Head of Sales
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