Customer Success Story
Effizienzschub bei der Getzner Textil AG
Digitalisierung transformiert die Dokumentenlenkung
Shareflex Quality Documents löst Mehrfachablagen-Problem und schafft klare Strukturen.
Customer Success Story
Shareflex Quality Documents löst Mehrfachablagen-Problem und schafft klare Strukturen.
Die Getzner Textil AG ist ein weit verzweigtes Unternehmen mit 7 Standorten, das weltweit im Kundenauftrag hochwertige Gewebe und Textilien vertreibt. Dabei entsteht eine Vielzahl an Dokumenten, die im Verlaufe ihrer Bearbeitung und Nutzung durch zahlreiche Hände gehen, darunter Arbeitsanweisungen, Formulare, Checklisten und Richtlinien. Das Problem dabei: „Wir hatten zwar eine Dokumentenstruktur, aber kein digitales Dokumentenmanagement-Tool im Einsatz“, blickt Richard Pircher, Leiter Unternehmensentwicklung bei der Getzner Textil AG, zurück. Vielmehr sei es so gewesen, dass sich die einzelnen Bereiche wie auch die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst in Outlook organisiert und ihre Dokumente in eigenen Ablagestrukturen abgelegt hätten. Mit allen Konsequenzen, die das mit sich bringt:
Die Getzner Textil AG ist ein industrieller Gewebehersteller mit Hauptsitz im österreichischen Bludenz. Dort wurde das Unternehmen 1818 als Familienbetrieb gegründet. Heute beschäftigt es an 7 Standorten in Österreich, der Schweiz und Deutschland rund 1550 Menschen und produziert im Kundenauftrag weltweit vor allem Stoffe für afrikanische Mode, Hemden und Blusen sowie Corporate Fashion und Technische Textilien. An 710 Webmaschinen produziert die Getzner Textil AG rund 78 Millionen Laufmeter Stoff, von denen 97 Prozent in den Export gehen.
„Wir haben ineffizient gearbeitet“, gibt Pircher einen Einblick in die Ablage früherer Tage. „Jeder Bereich im Unternehmen hat mit dem Dokument gearbeitet, welches verfügbar war – ohne zu wissen, ob es überhaupt aktuell ist.“ Dafür verantwortlich war ein zweites Problem: Mehrfachablagen. „Die Ablage fand sowohl digital in Dateiordnern als auch analog in Aktenordnern statt.“ Fehlende Standards bei der Dokumentenablage machten die Arbeit mit Dokumenten zusätzlich schwierig. Zu guter Letzt war da das Firmenwachstum. Die Anzahl der Beschäftigten bei der Getzner Textil AG hatte sich binnen weniger Jahre verdoppelt – schwierig, da den Überblick über alle Details zu bewahren.
„Eine Software-Lösung war ein logischer und sinnvoller nächster Schritt, um die vorhandene Dokumentenstruktur auch digital verfügbar zu machen“, fasst Richard Pircher zusammen. Als Treiber dieses Schritts hat er den CEO und diejenigen Bereiche ausgemacht, die sich unternehmensintern mit dem Thema Normen auseinandersetzen. „Gelenkte Dokumente sind ein absolutes Muss bei uns“, sagt Pircher. „Die wird ja auch durch Ablagestrukturen auf dem Server bei uns abgebildet. Wir haben aber die Notwendigkeit gesehen, eine Lösung anzubieten, die zeitgemäß und in der Cloud angesiedelt ist.“
Um eine solche Lösung zu finden, begab man sich bei der Getzner Textil AG auf eine Internet-Recherche. „Wir sind Microsoft-getrieben, also haben wir gesagt, die Lösung muss in der Microsoft-Cloud laufen – SharePoint, OneDrive“, erklärt Richard Pircher. „Und es mussten automatisierbare Workflows vorhanden sein, die uns daran erinnern, wenn irgendetwas nicht mehr aktuell bzw. zu prüfen, oder freizugeben ist.“ Er führt aus: „Wir wollten einen Impuls bekommen, wenn etwas zu tun ist. Und wir wollten wissen, wer als nächstes an der Reihe ist, einen Schritt zu erledigen.“
In der Folgezeit habe man mit diversen Anbietern gesprochen. Einer davon: Portal Systems. „Da sind wir dann geblieben“, sagt Pircher, „auch weil wir schon im ersten Gespräch ziemlich effizient Teile des Teams kennengelernt und uns ausgetauscht haben.“ Überzeugen konnte überdies die sehr partnerschaftliche Ausrichtung bei Portal Systems. „Hinzu kamen das vorhandene tiefe Verständnis für unsere Belange wie auch der Weg, der uns in einem virtuellen Workshop aufgezeigt wurde.“ Richard Pircher ergänzt dazu: „Corona war schuld. Eigentlich wollten wir uns am Anfang treffen, aber es wurde schnell klar, dass wir auch remote gut würden zusammenarbeiten können. Da waren einerseits Sympathien und andererseits hat Portal Systems von Anfang an die richtigen Fragen gestellt.“
Richard Pircher beschreibt diese Anfangsphase des Projekts so: „Es gab einen sehr strukturierten Fragenkatalog und wir haben versucht, die Antworten auf diese Fragen zu finden.“ Von Meeting zu Meeting habe man sich dann anhand jener Fragen immer mehr Klarheit verschafft und Zwischenfeedback über alle möglichen Kanäle ausgetauscht. „In unseren regelmäßigen Teams-Sitzungen haben wir schließlich alle Ergebnisse abgeglichen.“ Insbesondere die Strukturiertheit bei Portal Systems stellt Pircher dabei positiv heraus. „Aber ich fand es auch erstaunlich, wie alle im Projektteam ähnlich getickt haben.“
Das Einrichten von Shareflex Quality Documents als Software-Lösung für die Dokumentenlenkung verlief in zwei Schritten und nahm insgesamt 13 Monate in Anspruch. „Zunächst wurde uns grundlegend das Tool zur Verfügung gestellt, bevor im zweiten Schritt die Migration der Dokumente mit technischem Support ins System vonstattenging“, präzisiert Richard Pircher. Insgesamt, sagt er, sei das Projekt in gut verdaubaren Häppchen serviert worden, sodass es keine größeren Herausforderungen gegeben habe. „Alle Aufgaben waren im Verlauf des Projekts gut lösbar.“
Seit mehr als drei Jahren ist Shareflex Quality Documents nun bei der Getzner Textil AG im Einsatz. „Es gibt jetzt eindeutige Zuständigkeiten und Supportstellen“, nennt Pircher einen ersten großen Vorteil der Software. Das ist etwa die Personalabteilung, wenn es um arbeitsrechtliche Dokumente geht. Mit der Rolle des Prüfers können rechtliche Aspekte sowie Aspekte der Qualität geprüft werden. „Die betreffenden Personen kontrollieren diese Dinge und stellen sicher, dass die Dokumente fachlich gesichtet wurden, was auch im Workflow festgehalten und protokolliert wird.“
Insgesamt herrsche deutlich mehr Transparenz, sagt Pircher, und die Sicherheit in den Workflows sei deutlich gestiegen. „Viele Stellen bei uns schwören darauf, weil sie sich darauf verlassen können. Sie wissen, dass alles geklärt ist und was wann zu tun ist.“
„Es ist jetzt klar, dass Dokumente an nur einem Ort im SharePoint liegen, und das wird über das Tool von Portal Systems gemanagt. Es ist absolut eindeutig, was aktuell ist, wir können Links verteilen und landen genau im richtigen Dokument, und das hat uns schon sehr stark geholfen.“
Den größten Vorteil von Shareflex Quality Documents beschreibt Richard Pircher so: „Das Suchen hat endlich ein Ende.“ Man sei zwar noch nicht in allen Bereichen durchgängig digital abgebildet und es gebe auch noch einige Dokumente, die es zu digitalisieren gelte, „aber die Pain Points – die Suche und die Mehrfachablage – die sind weg, sodass die Belegschaft Dokumente viel schneller finden und bearbeiten kann.“ Ein weiterer Vorteil: „Großdokumente filetieren wir, machen Abschnitte daraus und können dazu inhaltlich eine technische Klammer bieten.“ Das bedeutet: Ein Dokument, etwa ein 150 Seiten langes Personalhandbuch, kann in kleinere Sinneinheiten unterteilt und in Häppchen digital zur Verfügung gestellt werden. Es bleibt aber dennoch als ein Bestandteil des großen Ganzen identifizierbar.
Insgesamt sei die Einführung der neuen Software im Unternehmen sehr gut aufgefasst worden, blickt Pircher zurück. Aus Sicht der Unternehmensentwicklung habe man Säulen innerhalb der Organisation in Form einer Key-User-Struktur aufbauen wollen, die dem jeweiligen Bereich direkt als First-Level-Support dienen. So habe man von Anfang an einige Bereiche direkt gut einbinden können. „Sowohl in der Produktion als auch in der Verwaltung, in den Bereichen HR und Recht, hat man auf Anhieb gut auf die neue Lösung angesprochen.“
Jeder bei der Getzner Textil AG mit PC-Zugang nutzt auch Shareflex Quality Documents. Allein am Standort Bludenz sind das 600 Personen, die auf unterschiedlichen Intensitäts-Leveln mit dem System arbeiten. Manche nur in suchender Funktion in Shareflex unterwegs, andere dürfen beispielsweise auch Dokumente erzeugen. Geschult wurde die Nutzung entsprechend in einem 3-stufigen internen Schulungsmodell, gestaffelt nach der jeweiligen Tätigkeit und dem erforderlichen Nutzerwissen: vom ausschließlich suchenden User über den Standard-User bis zum Key-User. „Dazu haben wir noch ein cooles Video gemacht, um diese Schulungen zu unterstützen“, verrät Richard Pircher.
Shareflex® Quality Documents
Mit Shareflex Quality Documents bringen Sie Ordnung in die Lenkung und Verwaltung Ihrer Qualitätsmanagement-Dokumente.
„Die weitere Zusammenarbeit mit Portal Systems ist gesetzt“, verrät Richard Pircher. „Das System wollen wir auf jeden Fall weiterverwenden. Bei der weiteren Zusammenarbeit wird der Schwerpunkt auf das Dokumentenmanagement gelegt. Andere Prozesse, die bei der Getzner Textil AG digitalisiert werden sollen, werden noch geprüft.“ Die Fortschritte aber, die er allein durch den Einsatz von Shareflex Quality Documents sehe, beschreibt Pircher so: „Ich kann sie zwar nicht in konkreten Zahlen messen, aber die Effizienzgewinne durch die neue Software sind mehr als deutlich spürbar.“
Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de