Customer Success Story
Hubert Burda Media bündelt Vertragsmanagement im Konzern mit Shareflex Contract
Moderne Lösung auf SharePoint-Basis vereinheitlicht gewachsene Prozesse und steigert Akzeptanz bei Anwendern spürbar.
Hubert Burda Media: Prozesse vereinheitlichen
Hubert Burda Media blickt auf eine lange Geschichte zurück. Historisch ist der Konzern dezentral geprägt: Eine schlanke Holding gibt den Rahmen vor, während sich die einzelnen Geschäftseinheiten weitgehend eigenständig entwickeln. Genau diese gewachsene Vielfalt macht konzernweit einheitliche Prozesse besonders wertvoll und ihre Einführung zugleich anspruchsvoll, auch beim Thema Vertragsmanagement.
Vom Archiv zum Vertragsprozess
„Burda ist bunt“, beschreibt Elisabeth Hueck, Manager Legal Tech & Operations bei Hubert Burda Media, die historisch gewachsene Vielfalt innerhalb des Konzerns und betont: „Gerade in einer derart heterogenen Welt ist eine zentrale Vertragsmanagement-Governance nicht nur günstiger als viele dezentrale Insellösungen, sondern schlicht notwendig.“
Die Wurzeln der Hubert Burda Media Holding KG reichen mehr als 120 Jahre zurück. Entstanden ist das Unternehmen 1903 aus einer Druckerei in Offenburg, wo bis heute neben München einer der Stammsitze liegt. Inzwischen ist daraus ein global tätiger Medienkonzern mit rund 9.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern weltweit geworden, dessen Geschäft schwerpunktmäßig in Deutschland stattfindet. Zum Portfolio zählen bekannte Medienmarken wie Focus, Bunte und Chip ebenso wie Online-Plattformen, etwa HolidayCheck, XING und kununu.
Drittsystem nach 10 Jahren ausgedient
Im Einsatz war zuvor ein Drittsystem, das seit 2016 als Archiv diente und nach rund zehn Jahren technisch in die Jahre gekommen war. „Die Nutzerzufriedenheit war entsprechen gering“, ergänzt Elisabeth Hueck einen Grund für den geplanten Systemwechsel, aber vor allem habe Burda das Thema größer denken wollen. „Wir wollten nicht nur die reine Ablage des unterzeichneten Vertrags abbilden, sondern auch alles, was davor passiert“, erinnert sie sich.
Suche nach Tool fürs Contract-Lifecycle-Management
Folgende Fragen seien dabei unter anderem betrachtet worden: „Wie sehen die internen Vertrags-Freigabeprozesse aus, wie werden diese Prozesse dokumentiert, und können wir die Unterschrift via DocuSign direkt integrieren?“ Gerade in einem dezentral aufgestellten Konzern seien das entscheidende Fragen. Die Suche richtete sich deshalb auf ein Tool für das Contract-Lifecycle-Management (CLM), das den gesamten Vertragslebenszyklus abbildet.
Lösung auf SharePoint-Basis angestrebt
Eine zentrale Anforderung ergab sich aus dem Arbeitsalltag: Im Konzern waren bereits zahlreiche Systeme im Einsatz, die von verschiedenen Corporate Functions betreut werden. Die Rückmeldung der Anwenderinnen und Anwender war eindeutig, erinnert sich Elisabeth Hueck: „Nur kein weiteres, separates Tool. Die Lösung musste sich möglichst nahtlos in die Umgebung einfügen, in der die Business-User ohnehin täglich arbeiten.“
Ziel: Ablösung des Altsystems und mehr Funktionalität
Da Burda bereits umfangreich mit SharePoint und der Microsoft Power Platform arbeitete, fiel die Wahl auf eine Lösung auf SharePoint-Basis: „Sie erlaubt es, Schnittstellen zu bauen und die vorhandene Microsoft-365-Infrastruktur konsequent zu nutzen.“ Ausschlaggebend waren am Ende zwei Punkte: Die Ablösung des Altsystems und, vor allem, mehr Funktionalität, integriert in die gewohnte Microsoft-Welt.
Portal Systems überzeugt mit Referenzen
Im Rahmen eines Ausschreibungsprozesses und eigener Internetrecherche entstand eine Shortlist mit mehreren Anbietern von SharePoint-Integrationen für Dokumentenmanagement. Burda ging bewusst offen in den Auswahlprozess. Mit dem Anspruch, technisch die beste Lösung zu finden. „Bei Shareflex Contract von Portal Systems“, erklärt Elisabeth Hueck, „fielen unter anderem schnell die namhaften Referenzen auf.“ Dass die Entscheidung auf Shareflex Contract fallen würde, zeichnete sich im Verlauf der Bewertung eindeutig ab. Rückblickend eine Wahl, mit der das Team sehr zufrieden ist.
„Bei Portal Systems sind uns schnell die hervorragenden Referenzen namhafter Unternehmen aufgefallen – auch bestehende Kontakte in anderen Rechtsabteilungen waren sehr zufrieden mit der Zusammenarbeit.“
Vom Standard zum eigenen System
Ein Vorteil auf Burda-Seite: Das Team wusste sehr genau, was es wollte. Rund ein Jahr Anforderungsanalyse war der eigentlichen Umsetzung vorausgegangen. „In den Gesprächen mit Portal Systems ging es daher weniger um die Frage, welche Funktionen es gibt, sondern darum, wie sich die konkreten Anforderungen am besten umsetzen lassen“, sagt Hueck und führt aus. „Denn das, was man in einer Demo sieht, ist gerade in einem Konzern selten das, was am Ende tatsächlich produktiv geht.“
System vollständig auf Burda Media zugeschnitten
Dementsprechend wurde das System vollständig auf Hubert Burda Media zugeschnitten. Dazu gehörten ein angepasstes Berechtigungskonzept, komplett neue Funktionalitäten und ein erweiterter Core. „Wir haben aus Shareflex Contract unser eigenes System gemacht“, zeigt sich Hueck zufrieden.
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Passgenaue Konfiguration für Burda Media
Nach dem Kickoff startete die Konfiguration nach agiler Methode. „Das System im eigenen SharePoint war schnell installiert“, fasst Elisabeth Hueck zusammen, „doch produktiv nutzbar wurde es erst, als es passgenau konfiguriert war.“ Dafür wurden Arbeitspakete und Meilensteine geschnürt und in wöchentlichen Meetings die jeweiligen User Stories abgearbeitet.
Zusammenarbeit mit Portal Systems durchweg positiv
Die Zusammenarbeit lief vollständig remote, ganz bewusst, da die Teams über mehrere Standorte verteilt waren. Das Setup beurteilt Hueck als überaus positiv. Sie fasst zusammen: „Die Arbeit mit dem Entwicklungsteam bei Portal Systems fühlt sich an, als würde man mit internen Kollegen arbeiten.“ Die Reaktionsgeschwindigkeit sei sehr hoch und die Abrechnung äußerst akribisch. „Das ist nicht selbstverständlich und hat enorm zum Projekterfolg beigetragen.“
Datenmigration als Herausforderung
„Jeder, der einem sagt, es gebe keine Herausforderungen bei einem Software-Implementierungsprojekt, lügt“, sagt Hueck mit einem Augenzwinkern. Ein großer Block war die Altdatenmigration: Statt auf der grünen Wiese zu beginnen, mussten die Datenfelder des Altsystems verstanden, übernommen und abgebildet werden. Allein das Mapping der Metadaten nahm dabei mehrere Monate in Anspruch. Am Ende verlief die Migration ins Produktivsystem jedoch reibungslos.“
Notwendige Funktionen zuerst, der Rest folgt
Die zweite Herausforderung war der Funktionsumfang: „Die Wünsche waren zunächst größer als das, was zum Start sinnvoll umsetzbar war.“ Für den Go-live wurde der Scope deshalb auf die „Non-Negotiables“ fokussiert, also die unabdingbaren Funktionen. Alles Weitere wird nun Schritt für Schritt nachträglich ergänzt.
30.000 Vertragsakten aus 10 Jahren migriert
Seit Ende April 2026 ist das System produktiv. Migriert wurden rund 30.000 Vertragsakten mit etwa 60.000 bis 80.000 Dokumenten, der Bestand aus rund zehn Jahren. Mit den neuen Funktionen rechnet Hubert Burda Medien künftig mit mehreren Tausend Verträgen pro Jahr, die über das System abgewickelt werden.
Integrierte Signatur als Gamechanger
Auch wenn sich das System noch in der Ausbauphase befindet, zeigen sich die Vorteile bereits deutlich. Als echten Gamechanger bezeichnet Elisabeth Hueck die integrierte Signaturlösung: „Unterschrift und Ablage lassen sich in einem Schritt zusammenziehen, Stammdaten müssen nicht mehr doppelt erfasst werden, der Vertrag ist direkt gepflegt“, nennt sie einige der Vorzüge von Shareflex Contract, „und es ist jederzeit klar, wo das unterzeichnete Dokument liegt.“
Vertragsprozesse sind einfacher, sicherer, fehlerfreier
Über die Anbindung an die Power Platform sind zudem die administrativen Prozesse rund um das System deutlich besser geworden, etwa das Anlegen neuer Geschäftspartner und Nutzer. „Alles, was administrativ mit dem System zu tun hat, ist einfacher, sicherer und fehlerfreier als vorher“, so Hueck.
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Schlanke Schulungen in-house bei Burda
In Schulungen wurden vor allem die Anwenderinnen und Anwender, die aus dem Altsystem kamen, mit überschaubarem Aufwand im Umgang mit dem neuen Tool fit gemacht. „Eine Schulungssession dauerte am Ende rund eine halbe Stunde“, weiß Hueck, „und viele, die nicht daran teilnehmen konnten, empfanden das System ohnehin als selbsterklärend.“ Verträge ablegen und suchen, das funktioniere auch ohne lange Einweisung. „Ergänzend“, führt sie aus, „steht ein Hilfebereich mit Click-Through-Demos bereit.“
Weitere Zusammenarbeit fest geplant
Für Burda ist das Projekt erst der Anfang. Die Zusammenarbeit mit Portal Systems wird fortgesetzt und der Funktionsumfang weiter ausgebaut, vieles davon auch in Eigenregie bei Hubert Burda Media über die Power Platform. „Geplant sind unter anderem zusätzliche Schnittstellen zu Drittsystemen und die automatisierte Anlage von Verträgen, die aus anderen Systemen stammen“, verrät Elisabeth Hueck. „Mittelfristig soll der gesamte Dokumentenzyklus, von der Vorlage über die Unterschrift bis zur Ablage, abgebildet werden. Das erhöht die Datenqualität weiter und macht Wissen stärker personenunabhängig verfügbar.“
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Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de
