Die Lieferantenverwaltung und weitere Prozesse im Einkauf sind komplex und zeitintensiv. Mit dem Einsatz von künstlicher Intelligenz im Einkauf sparen Sie kostbare Zeit im Arbeitsprozess. Durch die Automatisierung manueller Aufgaben wie Lieferantenauswahl, Kostenanalyse oder Risikoprävention fördert sie die Produktivität in Unternehmen und sorgt für eine erleichterte Arbeitsweise.
20.03.2025 – Frank von Orlikowski
Traditioneller Einkauf sorgt in Unternehmen für hohe Kosten, da intransparente Einkaufsprozesse viel Zeit in Anspruch nehmen und Preisvorteile in der Menge an Informationen nicht gesehen werden. Die Kaufentscheidung steckt voller manueller Prozesse, wie Lieferantenauswahl oder Preisvergleich. Ein weiteres Problem für den Einkauf ist die Kommunikation im Unternehmen. Der Einkauf erfordert die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen, die oftmals eigenständig handeln. Minimaler Informationsaustausch, niedrige Organisation der Mitarbeitenden und analoge Arbeitsweisen erschweren Einkaufsprozesse und verhindern eine schnelle Beschaffung.
Die Digitalisierung des Einkaufsprozesses ist unter dem Begriff „Einkauf 4.0“ zusammengefasst. In diesen Bereich fallen Autonomisierung, Individualisierung und Datenschutz. Der Einkauf 4.0 hat das Ziel, bestehende Geschäftsprozesse durch ihre Digitalisierung besser miteinander zu verknüpfen und neue Beschaffungsprozesse zu installieren. Laut einer Untersuchung des Fraunhofer-Instituts sehen viele Unternehmen im operativen Einkauf keine Zukunft – sie setzen auf künstliche Intelligenz im strategischen Einkauf, um den Einkaufsprozess für Einkäufer dauerhaft zu vereinfachen.
KI im Einkauf hilft bei der Optimierung langwieriger Einkaufsprozesse. Sie übernimmt manuelle Aufgaben wie das Dokumentenmanagement, das Procurement, die Eingangsrechnungsverarbeitung oder unterstützt Unternehmen bei der Entscheidungsfindung, indem sie genaue Bedarfsprognosen und Preisanalysen stellt.
KI automatisiert Aufgaben wie das Bestell- und Lieferantenmanagement nahezu vollständig. Diese eignen sich besonders für die Übergabe an eine KI, da sie ohne das Zutun eines Menschen funktionieren. Sie unterstützt zudem beim Risiko- und Vertragsmanagement und stellt durch die Bewertung von Analysen Bedarfsprognosen auf, die die Beschaffungsplanung erleichtern.
Künstliche Intelligenz im Einkauf automatisiert manuelle Aufgaben, indem sie Daten prüft, Entscheidungswege verkürzt und zur Kostenreduzierung beiträgt. Sie fördert die Produktivität, entlastet Mitarbeitende und vermeidet Fehlentscheidungen durch präzisere Prognosen. Laut einer Studie von UX-Experten sind ChatGPT-User in der Lage 59 % mehr Dokumente an einem Arbeitstag zu erzeugen als Mitarbeitende, die keine KI nutzen.
KI durchforstet in kürzester Zeit große Datenmengen, die manuell nur schwer zu bewerkstelligen sind. Durch Dokumentenlenkung erkennt sie Muster, identifiziert und strukturiert Daten schnell und effizient. Dadurch verbessert KI die Entscheidungsfindung und verkleinert den Arbeitsaufwand so kostenschonend wie möglich.
Fehler machen ist menschlich. Mit dem Einsatz einer KI lassen sich Irrtümer reduzieren, da Daten seltener fehlinterpretiert werden. Die Software stellt Prognosen auf, die die Entscheidungsfindung unterstützen und dem Einkäufer dabei helfen, Anwendungsfälle besser nachzuvollziehen. Tools der KI erkennen potenzielle Risiken und entwickeln eigenständig Maßnahmen zur Bewältigung.
Die Automatisierung vieler manueller Aufgaben, darunter das Vertragsmanagement und die elektronische Rechnungs- und Zahlungsverwaltung, spart langfristig Kosten ein. Eine Online-Umfrage von McKinsey & Company aus dem Jahre 2023 ergibt, dass 33 % der befragten Mitarbeitenden berichten, dass der Einsatz von KI im Supply-Chain-Management Ausgaben deutlich reduziert. 9 % dieser Personen nennen eine Kosteneinsparung von bis zu 19 %.
KI ist in vielen Unternehmen noch kein fester Bestandteil der Arbeitsstruktur im Einkaufswesen. Laut Statistischem Bundesamt gaben 72 % der 2023 befragten Unternehmen an, dass fehlendes Wissen über die Technologie sie davon abhält, auf den Einsatz künstlicher Intelligenz zu setzen. Außerdem sorgt die fehlende Übersicht über die Menge an Daten- und Dokumenten, auf die eine KI Zugriff hat, für Unsicherheit. Zusätzlich benötigt die KI lückenlose und fehlerfreie Daten, um zuverlässige Vorhersagen zu treffen und Falschinformationen zu vermeiden.
1. Fehlendes Wissen:
Fehlendes Wissen führt dazu, dass wir hilfreiche Veränderungen vermeiden. Viele KI-Technologien wie beispielsweise ChatGPT zeichnen sich dadurch aus, dass sie besonders nutzerfreundlich und verständlich sind. Sie benötigen kein weiteres Vorwissen.
2. Unübersichtlichkeit:
Die manuelle Bearbeitung der gespeicherten Daten ist unübersichtlich und aufwendig. Eine Antwort darauf bietet Shareflex Documents. Die Dokumentenmanagement-Lösung mit integrierter KI sichert Ihre Daten in der Microsoft Cloud und vereinfacht die Verarbeitung durch die gängigen Anwendungen von Microsoft 365.
3. Lückenlose und fehlerfreie Daten:
Manuelle Arbeitsprozesse sind durch unvollständige Daten fehleranfällig. Dies sorgt dafür, dass Fehlinformationen weiterverarbeitet, Prognosen fehlinterpretiert und Richtlinien missachtet werden. KI dient der Bewertung von Bedarfsanalysen und vermeidet Fehlentscheidungen, indem sie klassifizierte Daten präsentiert und eine sichere Handhabung verspricht. Auch hierfür eignet sich die DMS-Lösung von Portal Systems.
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Shareflex Invoice unterstützt Ihr Financial Accounting entlang der gesamten Prozesskette – von der Rechnungserfassung über die Bearbeitung bis zur Archivierung.
Studien zeigen, dass die Nutzung von KI im Einkaufswesen immer beliebter wird. Der Markt fordert eine ständige Anpassung an den technischen Fortschritt. 76 % der Unternehmen, die noch nicht von KI Gebrauch machen, planen den Einsatz in näherer Zukunft aus Sorge, vom Wettbewerb abgehängt zu werden. Aufgrund der zunehmenden Nachfrage legen Experten den Fokus auf die konstante Verbesserung der KI, wodurch Unternehmen auch langfristig profitieren.
Kann KI menschliche Einkäufer komplett ersetzen?
Obwohl KI im Einkauf viele Vorteile bringt, kann sie den Menschen nicht vollständig ersetzen. Die KI arbeitet mit Quellen, die ihr zur Verfügung gestellt werden. Diese können fehlerbehaftet sein und bedürfen einer externen Kontrolle, um eine fehlerhafte Weiterverarbeitung auszuschließen.
Welche Voraussetzungen müssen Unternehmen erfüllen, um KI im Einkauf einzusetzen?
Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden eine umfangreiche Einführung in die Nutzung und Anwendungsgebiete der KI bekommen, um das Vorgehen der KI nachvollziehen zu können. Die Implementierung einer neuen Software ist außerdem mit Kosten verbunden, die sich im Regelfall aber schnell amortisieren.
In welchen Bereichen des Einkaufs wird KI eingesetzt?
KI übernimmt viele der manuellen Aufgaben im Einkauf. Zu ihren Einsatzgebieten gehören das Lieferanten- und Datenmanagement sowie die Analyse von Fehler- und Risikoprognosen. Sie unterstützt zudem bei der Kostenoptimierung und dem Bedarfsverständnis.
Kann KI auch mit unstrukturierten Daten umgehen?
Die KI verarbeitet und analysiert auch unstrukturierte Daten. Durch die ständige Weiterentwicklung lernt sie diese zu verstehen und gewinnt daraus Erkenntnisse. KI-Funktionen können menschliche Arbeit analysieren, interpretieren und imitieren.
Hamburg, 20. März 2025
Autor: Frank von Orlikowski
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