Regelbasierter Workflow vs. Ad-hoc-Workflow
Der Unterschied zwischen regelbasierten und Ad-hoc-Workflows im Vertragsmanagement am Beispiel von Shareflex Contract.
01.02.2023 – Sara Glöckner
Jeder kennt sie, jeder braucht sie, jeder nutzt sie – Workflows. Ob als kleine Helfer im Alltag oder bei komplexen Geschäftsprozessen in der täglichen Arbeit, Workflows kommen an den unterschiedlichsten Stellen und in den verschiedensten Bereichen zum Einsatz. Ihr oberstes Ziel: Prozesse zu vereinfachen, wenn möglich sogar zu automatisieren, um Ressourcen an anderer Stelle freizusetzen. Allerdings ist Workflow nicht gleich Workflow. Grundsätzlich lässt sich das Thema in zwei Bereiche bzw. zwei verschiedene Arten von Workflows unterteilen: Den regelbasierten Workflow und den Ad-hoc-Workflow.
Regelbasierter Workflow
Regelbasierte Workflows laufen nach einem vorgegebenen, immer gleichen Schema ab. Auf Prozess A folgt Prozess B usw. Dabei handelt es sich um Abläufe im Unternehmen, die gewissen Regeln unterliegen und automatisiert ablaufen sollen.
Am einfachsten lässt sich das an einem Beispiel erklären:
In unserer Vertragsmanagement-Software Shareflex Contract nutzen wir unter anderem einen Freigabe-Workflow für Verträge, der über unsere Workflow-Engine „Shareflex Flow“ läuft. Um einen Vertrag über einen Workflow freigeben zu können, wird im ersten Schritt der Vertragsentwurf von der zuständigen Person auf „Entwurf vollständig“ gesetzt. Dieses Ereignis ist der Trigger, um den Prüf- und Freigabeprozess zu starten. Der Vertrag ist nun bereit für die juristische Prüfung, weshalb im zweiten Schritt die Rechtsabteilung sowie alle Personen mit entsprechender Berechtigung eine Benachrichtigung erhalten, dass eine Workflowaufgabe auf sie wartet.
Nach der juristischen Prüfung, sofern diese erfolgreich war, erfolgt im nächsten Workflowschritt die inhaltliche Prüfung. Wenn der Vertragsentwurf auch diesen Schritt ohne Änderungen durchläuft, geht es zum letzten Schritt des Prüf- und Freigabeworkflows und der Vertragsentwurf wird intern freigegeben. Danach folgen die üblichen Schritte des Vertragslebenszyklus wie Vertragsverhandlung, Vertragsunterzeichnung, Vertragsausführung etc.
Über die Rechtevergabe kann geregelt werden, wer auf welche Workflow-Aufgaben Zugriff hat. So können z.B. Mitarbeitende der Rechtsabteilung alle Workflows ihres Bereiches sowie ihre jeweils eigenen Aufgaben einsehen. Andere Bereiche, wie z.B. der Vertrieb, sind für sie nicht sichtbar, es sei denn, sie erhalten die notwendigen Rechte.
Grafische Darstellung mit Hilfe eines Prozessdiagramms
Um diesen automatisierten, regelbasierten Workflow übersichtlicher zu gestalten, haben wir in Shareflex Contract die einzelnen Workflowschritte aus fachlicher Sicht in einem Prozessdiagramm grafisch dargestellt. Dabei sind sowohl die manuell notwendigen Schritte VOR dem Start des Workflows als auch einige Schritte DANACH mit angegeben, um den Gesamtprozess besser erfassen zu können:
Ein regelbasierter Ablauf bedeutet jedoch nicht, dass der Prozess immer nur linear in eine Richtung verläuft. Regelbasiert kann auch bedeuten, dass im Laufe des Prozesses wieder Schritte zurück gemacht werden müssen, zum Beispiel wenn der Vertragsentwurf auf Wunsch der Geschäftsleitung noch einmal überarbeitet werden muss (siehe Prozessdiagramm). Dieser Schritt ist bewusst einkalkuliert und Teil des regelbasierten Workflows.
Prozessdiagramm mit Workflowschritten:
Das rote Feld markiert den Punkt, an dem sich der derzeit laufendende Workflow befindet.
Ad-hoc-Workflow
Im Gegensatz zum regelbasierten Workflow, bei dem der Ablauf durch Regeln festgelegt ist, zum Beispiel wer die Ansprechpartnerin / der Ansprechpartner für die interne Vertragsfreigabe ist (i.d.R. die Geschäftsleitung), kann bei einem Ad-hoc-Workflow die Anwenderin / der Anwender frei über die Workflow-Schritte entscheiden. Dazu gehört auch, wer die Ansprechpartnerin / der Ansprechpartner für den nächsten Workflow-Schritt ist. Es ist also nicht vordefiniert oder durch Regeln festgelegt, welcher Schritt wie zu erfolgen hat.
Ein klassisches Beispiel für einen Ad-hoc-Workflow ist der Workflow „Feedback einholen“. Aber auch ein Prüf- und Freigabeworkflow kann durch einzelne Schritte und Zuordnungen realisiert werden. In Shareflex Contract kann dies in drei Teilschritten erfolgen:
Ad-hoc-Workflow in 3 Schritten
Workflows kombinieren
Darüber hinaus ist auch eine Kombination aus regelbasiert und ad-hoc möglich. Dazu ein Beispiel:
Bleiben wir beim Prüf- und Freigabeprozess des Vertragsmanagements. Wie wir im Prozessdiagramm sehen, muss der Vertrag gerade inhaltlich geprüft werden. Dafür ist Kollege A zuständig. Im Regelfall würde er nun den Vertrag überprüfen und, sofern alles passt, den Vertrag zur internen Freigabe weiterleiten. Damit ist sein Workflow-Schritt abgeschlossen. Nun kann es aber passieren, dass Kollege A zwar immer der Ansprechpartner für die inhaltliche Prüfung ist, ihm aber in diesem Fall die Expertise für diesen Vertrag fehlt. Deshalb leitet er den Vertragsentwurf ad-hoc an seine Kollegin B weiter, damit diese den Vertrag prüfen und Kollege A Feedback geben kann. Es findet also ein kurzzeitiger Ausbruch aus dem regulären Workflow in Form einer Delegation statt. Danach läuft der regelbasierte Workflow wie gewohnt weiter.
Ausbrechen aus dem regelbasierten Workflow in einen Ad-hoc Workflow durch Delegation
Workflows verwalten mit Microsoft 365 und der Shareflex ECM Produktsuite
Workflows können mit einer Vielzahl unterschiedlicher Tools oder auch manuell erstellt werden. Insbesondere wenn es um datengetriebene Workflow-Prozesse geht, greifen Unternehmen jedoch gerne auf Microsoft 365 und die integrierte Power Platform, speziell Power Automate, zurück. Mit Hilfe von Power Automate können einfache Workflows erstellt werden, die vor allem bei datengetriebenen Prozessen ihre Vorteile haben.
Wir haben uns mit der Marke Shareflex und unserer Produktsuite Shareflex ECM Online auf dokumentenbasiertes Arbeiten spezialisiert und haben innerhalb unserer Fachanwendungen ein Workflowsystem geschaffen, um dokumentenbasierte Geschäftsprozesse abzubilden. Dies hat unter anderem den Vorteil, dass die einzelnen Workflowschritte automatisch versioniert werden und somit jederzeit nachvollziehbar sind. Darüber hinaus können bereits in Unternehmen vorhandene Regeln übernommen und beliebig konfiguriert werden, um sich den Bedürfnissen des Kunden bestmöglich anzupassen.
Eine reine Workflow-Management-Software bieten wir jedoch nicht an. Vielmehr ist unsere Workflow-Engine ein integraler Bestandteil in jeder unserer Produktlösungen. Dazu gehören das Vertragsmanagement (Shareflex Contract), Dokumentenlenkung / QM (Shareflex Quality Documents), die Eingangsrechnungsverarbeitung (Shareflex Invoice) und das Dokumentenmanagement (Shareflex Documents). Wenn Sie mehr über uns und unsere Lösungen erfahren möchten, zögern Sie nicht, uns zu kontaktieren. Wir helfen Ihnen, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden.
Hamburg, 01. Februar 2023
Autorin: Sara Glöckner
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