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Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement mit Microsoft 365

Shareflex ECM Online ist eine Komplettlösung für Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM). Die Lösung basiert auf SharePoint Online und erweitert Microsoft 365 (ehemals Office 365) zu einer Plattform für cloudbasierte Geschäftsanwendungen. Dabei setzt Shareflex konsequent auf die in Microsoft 365 integrierten Microsoft Content Services auf.

„Ich bin überzeugt von Microsoft 365 / Office 365 und unsere Unternehmensgruppe profitiert von der leistungsstarken Plattform für das Informationsmanagement. Mit Shareflex ECM Online haben wir ein flexibles und effizientes ECM- und Dokumentenmanagementsystem, welches sich nahtlos in Office 365 integriert. Begeistert bin ich von den sehr benutzerfreundlichen Oberflächen (Modern UI-Technologie) und den einfach zu konfigurierenden Workflows.“

Modernes Enterprise Content Management System in der Cloud

Zusammen mit Microsoft 365 liefert Shareflex alle Funktionen und Werkzeuge, die für ein professionelles ECM oder Dokumentenmanagementsystem benötigt werden. Hierzu gehören Aktenpläne, die Outlook- und Office-Integration, eine Volltext- und Metadatensuche, das Vorlagenmanagement sowie Ad-hoc- oder Prozessworkflows.

Shareflex ECM Online bietet Ihnen somit eine vielseitige und flexible Plattform für Geschäfts- und Prozessanwendungen. Das Produktportfolio umfasst eine ganze Reihe bereits vorgefertigter Lösungen und wird u.a. ergänzt durch Schnittstellen zu ERP- und LOB-Systemen.

Uneingeschränkt sicher

Für den Betrieb von Shareflex ECM Online ist neben Microsoft 365 keine weitere IT-Infrastruktur notwendig. Denn Shareflex ist eine reine SharePoint-Online-Anwendung, mit allen Vorteilen einer modernen Cloud-Architektur. Und im Gegensatz zu SharePoint On-Premises gibt es auch (fast) keine Kapazitätsgrenzen mehr (s. Kasten).

Darüber hinaus ist sichergestellt, dass alle mit Shareflex ECM Online erfassten Daten und Dokumente ausschließlich in Ihrer Microsoft-365-Umgebung gespeichert werden und somit „das Haus nicht verlassen“.

Somit erfüllt Shareflex bereits im Standard alle Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit.

drei aktenordner

Digitale Akten

Kunden- und Lieferantenakten, Auftrags- und Bestellakten, Personal-, Projekt- und Rechtsakten, u.v.m.

zahnrad und dokument

Dokumentenmanagement

Gemeinsames Bearbeiten – Versionieren – Berechtigungen – Multi-Format-Viewer – Favoriten – Office-Integration – Metadaten-/Volltextsuche

Archiv

Archivierung

Zulässigkeit von Microsoft 365 und SharePoint Online als revisionssicheres DMS; keine Auslagerung auf Storage-Center notwendig

prozessdiagramm

Workflows

Regelbasierte und Ad-hoc-Workflows; grafischer Workflow-Designer

Füllfederhalterspitze

Services

Capturing, Dokumentengenerierung und digitale Signatur

bi-direktionaler pfeil

ERP-Integration

Standardisierte Schnittstellen zu SAP, S4/Hana, Microsoft Dynamics 365, Dynamics NAV, AX, Salesforce u.v.m.

diagramm mit pfeil nach oben

Reporting

Mobiltelefon mit Textblase

KI und mobiles Arbeiten

Project Cortex; SharePoint Syntex

haken im gestrichelten kreis

Standardlösungen

Vertragsmanagement, Rechnungsverarbeitung, Dokumentenlenkung, Auditmanagement, HR und Individuallösungen

Dokumentenmanagement 4.0 – Fachanwendungen für Shareflex® ECM Online

Digitale Geschäftsanwendungen sind funktionaler als reine Aktenlösungen. Beispiele für solche Fachanwendungen sind das Vertragsmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung oder das Qualitätsmanagement mit gelenkten Dokumenten.

Diese Lösungen zeichnen sich durch vorgefertigte Benutzeroberflächen, Logiken und Prozesse aus und können jederzeit individuell an die fachlichen Gegebenheiten der unterschiedlichen Unternehmensbereiche angepasst werden.

Die Anforderungen an diese Geschäftsanwendungen sind zumeist relativ komplex und umfassen häufig alle Disziplinen eines ECM-Systems. Hierzu gehören beispielsweise die Aktenverwaltung, Prozesse und Workflows, das Berechtigungsmanagement, ERP-Anbindung & Services oder die revisionssichere Archivierung.

Mann sitzt auf Wolke
  • Office 365 / Microsoft 365 und SharePoint Online

  • Einfache Vertragserstellung und -verwaltung

  • Online oder hybrid

  • Alle Fristen immer im Blick

  • Benutzerfreundlich und effizient

geschäftsmann am laptop mit handy und stift
  • Office 365 / Microsoft 365 und SharePoint Online

  • QM-Dokumente lenken und verwalten

  • Online oder hybrid

  • Bequeme Einbindung des QM-Handbuchs

  • Nahtlose Integration in vorhandenes IMS

Hier geht es zur Website mit allen Informationen zum Rechnungsmanagement von Portal Systems.
  • Office 365 / Microsoft 365 und SharePoint Online

  • Financial Accounting entlang der gesamten Prozesskette

  • Online oder hybrid

  • Standardschnittstellen zur ERP-Integration

Mit Shareflex® ECM Online zum „Modern Digital Workplace“

Portal Systems stellt die oben genannten Geschäftsanwendungen als bereits vorkonfigurierte Softwarelösungen zur Verfügung. Mit den Shareflex-“Werkzeugen”, den Shareflex Add-ons, können außerdem beliebige weitere Anwendungen und Aktenlösungen umgesetzt werden.

Die Kombination von Shareflex mit Microsoft 365 und den Microsoft Content Services ermöglicht somit moderne und intuitiv zu bedienende ECM-Fachanwendungen.

Dadurch wird Microsoft 365 zu einer hochgradig effizienten Geschäftsprozessplattform. Vergleichbar mit einem klassischen Enterprise Content Management System, aber mit allen Vorteilen und der Flexibilität der Cloud.

Mithilfe von Shareflex ECM Online entsteht so ein moderner digitaler Arbeitsplatz mit cloudbasierten Geschäftsanwendungen aus einem Guss.

Webinar: COSMO CONSULT, dox 42 und Portal Systems

Vorschau auf das Video zu Dokumentenmanagement mit Shareflex und dox42

Machen Sie mehr aus Ihrem Dokumentenmanagement mit Shareflex und dox42

In diesem gemeinsamen Webinar von COSMO CONSULT, dox42 und Portal Systems erfahren Sie alles über die Möglichkeiten und Vorzüge einer vollständig in Microsoft Office 365 und SharePoint integrierten Dokumentenablage mit den Lösungen Shareflex und dox42. Mit diesen Produkten erreichen Sie eine vollkommene und für den Benutzer sehr einfache Dokumentenintegration in Ihre Prozesse und können sogar je nach Prozessschritt Word-, Excel- und PowerPoint-Dokumente automatisch erstellen.

Webinar: MODUS Consult GmbH

Webinar von Modus Consult zum Thema Universallink und Shareflex ECM Online

ECM UniversalLink – Integration schafft Innovation

Der MODUS M365 UniversalLink bietet im Rahmen des Enterprise Content Managements eine übergreifende Lösung, um Dokumente einfach dort abzulegen, wo sie entstehen. Alle angeschlossenen Systeme, egal ob CRM oder ERP, haben diese danach unmittelbar im Zugriff. So sparen Sie sich zeitaufwendiges Suchen und können sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben konzentrieren. Im Webinar unseres Partners MODUS Consult vom 01.12.2020 sehen Sie, wie genau das funktioniert und welche Rolle Shareflex ECM Online dabei spielt.

Interview zur re:work conference 2020

interview ecm dms online re:work conference 2020

Mit Shareflex® ECM Online zum Modern Digital Workplace

Im Rahmen der re:work conference 2020 unseres Partners aXon haben wir  am 18.11.2020 das neue Shareflex ECM Online vorgestellt. Im Interview mit Silke Drüke verrät Ihnen Frank von Orlikowski, was die neue Komplettlösung für Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) auf Basis von SharePoint Online so alles kann von digitalen Akten und Geschäftsanwendungen zum DMS und ECM mit Microsoft 365.

Sie haben Fragen? Wir unterstützen Sie gern!

Frank von Orlikowski, Vorstand und Vertrieb, +49 (0) 40 226040-12

E-Mail: info@portalsystems.de

Portrait von Frank von Orlikowski
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Microsoft Gold und Silber Partner-Zertfikate der Portal Systems AG