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Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement mit Microsoft 365

Shareflex ECM Online ist eine Komplettlösung für Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM). Die Lösung basiert auf SharePoint Online und erweitert Microsoft Office 365 zu einer Plattform für cloudbasierte Geschäftsanwendungen. Dabei setzt Shareflex konsequent auf die in Office 365 integrierten Microsoft Content Services auf.

„Ich bin überzeugt von Microsoft 365 / Office 365 und unsere Unternehmensgruppe profitiert von der leistungsstarken Plattform für das Informationsmanagement. Mit Shareflex ECM Online haben wir ein flexibles und effizientes ECM- und Dokumentenmanagementsystem, welches sich nahtlos in Office 365 integriert. Begeistert bin ich von den sehr benutzerfreundlichen Oberflächen (Modern UI-Technologie) und den einfach zu konfigurierenden Workflows.“

Modernes Enterprise Content Management in der Cloud

Zusammen mit Microsoft Office 365 liefert Shareflex alle Funktionen und Werkzeuge, die für ein professionelles ECM-System benötigt werden. Hierzu gehören Aktenpläne, die Outlook- und Office-Integration, eine Volltext- und Metadatensuche, das Vorlagenmanagement sowie Ad-hoc- oder Prozessworkflows.

Mit Shareflex ECM Online erhalten Sie somit eine vielseitige und flexible Plattform für die Erstellung von individuellen Geschäfts- und Prozessanwendungen. Unser Produktportfolio umfasst außerdem eine ganze Reihe bereits vorgefertigter Lösungen. Ergänzt wird das Angebot durch Schnittstellen zu ERP- und LOB-Systemen.

Uneingeschränkt sicher

Für den Betrieb von Shareflex ECM Online ist neben Microsoft Office 365 keine weitere IT-Infrastruktur notwendig. Denn Shareflex ist eine reine SharePoint Online-Anwendung, mit allen Vorteilen einer modernen Cloud-Architektur. Und im Gegensatz zu SharePoint On-Premises gibt es auch (fast) keine Kapazitätsgrenzen mehr (s. Kasten).

Darüber hinaus ist sichergestellt, dass alle mit Shareflex ECM Online erfassten Daten und Dokumente ausschließlich in Ihrer Microsoft Office 365-Umgebung gespeichert werden und somit „das Haus nicht verlassen“.

Somit erfüllt Shareflex bereits im Standard alle Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit.

drei aktenordner

Digitale Akten

Kunden- und Lieferantenakten, Auftrags- und Bestellakten, Personal-, Projekt- und Rechtsakten, u.v.m.

zahnrad und dokument

Dokumentenmanagement

Gemeinsames Bearbeiten – Versionieren – Berechtigungen – Multi-Format-Viewer – Favoriten – Office-Integration – Metadaten-/Volltextsuche

Archiv

Archivierung

Zulässigkeit von Microsoft 365 und SharePoint Online als revisionssicheres DMS; keine Auslagerung auf Storage-Center notwendig

prozessdiagramm

Workflows

Regelbasierte und Ad-hoc-Workflows; grafischer Workflow-Designer

Füllfederhalterspitze

Services

Capturing, Dokumentengenerierung und digitale Signatur

bi-direktionaler pfeil

ERP-Integration

Standardisierte Schnittstellen zu SAP, S4/Hana, Microsoft Dynamics 365, Dynamics NAV, AX, Salesforce u.v.m.

diagramm mit pfeil nach oben

Reporting

Mobiltelefon mit Textblase

KI und mobiles Arbeiten

Project Cortex; SharePoint Syntex

haken im gestrichelten kreis

Standardlösungen

Vertragsmanagement, Rechnungsverarbeitung, Dokumentenlenkung, Auditmanagement, HR und Individuallösungen

Dokumentenmanagement 4.0 – Fachanwendungen für Shareflex® ECM Online

Digitale Geschäftsanwendungen sind funktionaler als reine Aktenlösungen. Beispiele für solche Fachanwendungen sind das Vertragsmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung, das Qualitätsmanagement mit gelenkten Dokumenten, das Auditmanagement oder auch die digitale Personalverwaltung.

Diese Lösungen zeichnen sich durch vorgefertigte Benutzeroberflächen, Logiken und Prozesse aus und können jederzeit individuell an die fachlichen Gegebenheiten der unterschiedlichen Unternehmensbereiche angepasst werden.

Die Anforderungen an diese Geschäftsanwendungen sind zumeist komplexer und umfassen häufig alle Disziplinen eines ECM-Systems. Hierzu gehören beispielsweise die Aktenverwaltung, Prozesse und Workflows, das Berechtigungsmanagement, ERP-Anbindung & Services oder die revisionssichere Archivierung.

Mann sitzt auf Wolke
  • Office 365 / Microsoft 365 und SharePoint Online

  • Einfache Vertragserstellung und -verwaltung

  • Online oder hybrid

  • Alle Fristen immer im Blick

  • Benutzerfreundlich und effizient

geschäftsmann am laptop mit handy und stift
  • Office 365 / Microsoft 365 und SharePoint Online

  • QM-Dokumente lenken und verwalten

  • Online oder hybrid

  • Bequeme Einbindung des QM-Handbuchs

  • Nahtlose Integration in vorhandenes IMS

geschäftsbericht mit diagramm und brille und kugelschreiber
  • Office 365 / Microsoft 365 und SharePoint Online

  • Audits steuern und verwalten

  • Online oder hybrid

  • Unternehmensintern & standortübergreifend

  • Maßnahmen und Feststellungen

Hier geht es zur Website mit allen Informationen zum Rechnungsmanagement von Portal Systems.
  • Office 365 / Microsoft 365 und SharePoint Online

  • Financial Accounting entlang der gesamten Prozesskette

  • Online oder hybrid

  • Standardschnittstellen zur ERP-Integration

Hier geht es zur Website mit allen Informationen zu den Erweiterungen und Partnerlösungen für Shareflex.
  • Outlook-Integration

  • Revisionssichere Archivierung

  • ERP- / Stammdatenabgleich

  • Dokument- und PDF-Generierung

  • Reporting

Hier geht es zur Website mit allen Informationen zu den Shareflex Projektlösungen.
  • Fuhrparkmanagement

  • Digitale Personalakte

  • Meetingmanagement

  • Lieferantenmanagement

  • Kontaktmanagement

Mit Shareflex® ECM Online zum „Modern Digital Workplace“

Portal Systems stellt die oben genannten Geschäftsanwendungen als bereits vorkonfigurierte Softwarelösungen zur Verfügung. Mit den Shareflex-“Werkzeugen”, den Shareflex Add-ons, können außerdem beliebige weitere Anwendungen und Aktenlösungen umgesetzt werden.

Die Kombination von Shareflex mit Microsoft Office 365 und den Microsoft Content Services ermöglicht somit moderne und intuitiv zu bedienende ECM-Fachanwendungen.

Dadurch wird Microsoft Office 365 zu einer hochgradig effizienten Geschäftsprozessplattform, vergleichbar mit einem klassischen Enterprise Content Management System. Aber mit allen Vorteilen und der Flexibilität der Cloud.

Mithilfe von Shareflex ECM Online entsteht so ein moderner digitaler Arbeitsplatz mit cloudbasierten Geschäftsanwendungen aus einem Guss.

Sie haben Fragen? Wir unterstützen Sie gern!

Frank von Orlikowski, Vorstand und Vertrieb, +49 (0) 40 226040-12

E-Mail: info@portalsystems.de

Portrait von Frank von Orlikowski
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