• Geschäftsfrau mit Geschäftsstatistiken als Symbolbild für Enterprise Content Management mit Shareflex ECM Online und Microsoft 365.
  • Geschäftsfrau auf einer Wolke betrachtet Business-Daten aus dem Cloud-ECM oder Dokumentenmanagement-System.

Enterprise Content Management und Dokumentenmanagement mit Microsoft 365


Shareflex ECM Online ist eine Komplettlösung für Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM). Die Lösung basiert auf SharePoint Online und erweitert Microsoft 365 (ehemals Office 365) zu einer Plattform für cloudbasierte Geschäftsanwendungen. Dabei setzt Shareflex konsequent auf die in Microsoft 365 integrierten Microsoft Content Services auf.

„Ich bin überzeugt von Microsoft 365 / Office 365 und unsere Unternehmensgruppe profitiert von der leistungsstarken Plattform für das Informationsmanagement. Mit Shareflex ECM Online haben wir ein flexibles und effizientes ECM- und Dokumentenmanagementsystem, welches sich nahtlos in Office 365 integriert. Begeistert bin ich von den sehr benutzerfreundlichen Oberflächen (Modern UI-Technologie) und den einfach zu konfigurierenden Workflows.“

Shareflex ECM Online

Modernes Enterprise Content Management in der Cloud


Zusammen mit Microsoft 365 liefert Shareflex ECM Online alle Funktionen und Werkzeuge, die für ein professionelles Enterprise Content Management (ECM) oder Dokumentenmanagementsystem benötigt werden. Hierzu gehören Aktenpläne, die Outlook- und Office-Integration, eine Volltext- und Metadatensuche, das Vorlagenmanagement sowie Ad-hoc- oder Prozessworkflows. Die Produkt-Suite umfasst zusätzlich eine ganze Reihe bereits vorgefertigter Lösungen. Ergänzt wird das Angebot durch Schnittstellen zu ERP- und LOB-Systemen.

Uneingeschränkt sicher

Für den Betrieb von Shareflex ECM Online ist neben Microsoft 365 keine weitere IT-Infrastruktur notwendig. Denn Shareflex ist eine reine SharePoint-Online-Anwendung, mit allen Vorteilen einer modernen Cloud-Architektur. Und im Gegensatz zu SharePoint On-Premises gibt es auch (fast) keine Kapazitätsgrenzen mehr (s. Kasten).

Darüber hinaus ist sichergestellt, dass alle mit Shareflex ECM Online erfassten Daten und Dokumente ausschließlich in Ihrer Microsoft-365-Umgebung gespeichert werden und somit „das Haus nicht verlassen“.

Somit erfüllt Shareflex bereits im Standard alle Anforderungen an Datenschutz und IT-Sicherheit.

Grafische Darstellung dokumentenzentrierter Prozesse in einem DMS oder ECM, wie Microsoft 365.

Whitepaper: Dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse mit Microsoft 365


Dieser Artikel und das dazugehörige Whitepaper zeigen, was ECM genau bedeutet und liefern Antworten auf die folgenden Fragen: Welche Vorteile bietet ECM? Wann und warum ist ECM notwendig? Ist Microsoft 365 die richtige Plattform für ECM? Jetzt kostenfrei herunterladen!

Dokumentenmanagement 4.0 – Fachanwendungen für Shareflex® ECM Online


Digitale Geschäftsanwendungen sind funktionaler als reine Aktenlösungen. Beispiele für solche Fachanwendungen sind das Vertragsmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung oder das Qualitätsmanagement mit gelenkten Dokumenten.

Diese Lösungen zeichnen sich durch vorgefertigte Benutzeroberflächen, Logiken und Prozesse aus und können jederzeit individuell an die fachlichen Gegebenheiten der unterschiedlichen Unternehmensbereiche angepasst werden.

Die Anforderungen an diese Geschäftsanwendungen sind zumeist relativ komplex und umfassen häufig alle Disziplinen eines ECM-Systems. Hierzu gehören beispielsweise die Aktenverwaltung, Prozesse und Workflows, das Berechtigungsmanagement, ERP-Anbindung & Services oder die revisionssichere Archivierung.

drei aktenordner

Digitale Akten


Kunden- und Lieferantenakten, Auftrags- und Bestellakten, Personal-, Projekt- und Rechtsakten, u.v.m.

zahnrad und dokument

Dokumentenmanagement


Gemeinsames Bearbeiten, Versionieren, Berechtigungen, Multi-Format-Viewer, Favoriten, Office-Integration, Metadaten-/Volltextsuche

prozessdiagramm

Workflows


Regelbasierte und Ad-hoc-Workflows; grafischer Workflow-Designer

Füllfederhalterspitze

Services


Capturing, Dokumentengenerierung und digitale Signatur

bi-direktionaler pfeil

ERP-Integration


Standardisierte Schnittstellen zu SAP, S4/Hana, Microsoft Dynamics 365, FO, BC, Salesforce u.v.m.

diagramm mit pfeil nach oben

Reporting


Integration unterschiedlicher Reporting-Möglichkeiten: Von Power BI bis Lightning Tools

Mobiltelefon mit Textblase

KI und mobiles Arbeiten


Project Cortex; SharePoint Syntex

haken im gestrichelten kreis

Standardlösungen


Vertragsmanagement, Dokumentenlenkung und Eingangsrechnungsverarbeitung sowie weitere Lösungen für dokumentenzentrierte Prozesse

Mit Shareflex® ECM Online zum „Modern Digital Workplace“


Portal Systems stellt die oben genannten Geschäftsanwendungen als bereits vorkonfigurierte Softwarelösungen zur Verfügung. Mit den Shareflex-“Werkzeugen”, den Shareflex Add-ons, können außerdem beliebige weitere Anwendungen und Aktenlösungen umgesetzt werden.

Die Kombination von Shareflex mit Microsoft 365 und den Microsoft Content Services ermöglicht somit moderne und intuitiv zu bedienende ECM-Fachanwendungen. Dadurch wird Microsoft 365 zu einer hochgradig effizienten Geschäftsprozessplattform. Vergleichbar mit einem klassischen Enterprise Content Management System, aber mit allen Vorteilen und der Flexibilität der Cloud.

Mithilfe von Shareflex ECM Online entsteht so ein moderner digitaler Arbeitsplatz mit cloudbasierten Geschäftsanwendungen aus einem Guss.

Mann sitzt auf Wolke

Vertragsmanagement


  • Microsoft 365 und SharePoint Online

  • Einfache Vertragserstellung und -verwaltung

  • Online oder hybrid

  • Alle Fristen immer im Blick

  • Benutzerfreundlich und effizient

Zwei Qualitätsmanager beim Prüfen von Dokumenten auf einem Tablet.

Dokumentenlenkung


  • Microsoft 365 und SharePoint Online

  • Qualitätsmanagement-Dokumente lenken und verwalten

  • Online oder hybrid

  • Bequeme Einbindung des QM-Handbuchs

  • Nahtlose Integration in vorhandenes IMS

Geschäftsmann mit Marker beim Prüfen einer Eingangsrechnung

Rechnungsbearbeitung


  • Microsoft 365 und SharePoint Online

  • Financial Accounting entlang der gesamten Prozesskette

  • Online oder hybrid

  • Automatische Stichtagsberechnung

  • Schnittstellen zur ERP-Integration

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