Zeit und Kosten sparen bei der Lotus Notes Migration

Eine Lotus-Notes-Migration ist typischerweise eine einmalige und recht aufwändige Angelegenheit. Daher müssen Unternehmen bei der Wahl ihrer Vorgehensweise und der Entscheidung für eine Zielplattform entsprechend sorgfältig vorgehen. Ein Ansatz, der sich bereits in vielen Projekten bewährt hat, ist die Notes Domino Decommissioning Method (‚NDDM‘). Diesen, auf den ersten Blick vielleicht nicht ganz konventionellen Ansatz stellen wir Ihnen im Folgenden vor.

06.05.2021 – Christian Mennrich / Onno van Paridon

Lotus Notes und Domino vs. SharePoint und Microsoft 365

IBM Lotus Notes und Domino sind seit mehr als 20 Jahren auf dem Markt und nach wie vor in vielen Unternehmen im Einsatz. Mittlerweile gibt es allerdings deutlich leistungsstärkere Plattformen, wie beispielsweise SharePoint und Microsoft 365. Die mit einem Wechsel verbundene Ablösung bestehender Lotus-Notes-Anwendungen galt jedoch lange Zeit als technisch schwierig und sehr aufwändig. Spätestens mit dem Verkauf von Domino und Lotus Notes an HCL im Juli 2019 und der damit verbundenen Einstellung des Supports durch IBM sahen sich viele Unternehmen allerdings zum Handeln gezwungen. Diese stehen nun vor der gewaltigen Aufgabe, ihre bestehende Domino- und Lotus-Notes-Infrastruktur adäquat zu ersetzen.

Der NDDM-Ansatz

Der NDDM-Ansatz ist ein mehrstufiger Ansatz zur Stilllegung von IBM Domino und Notes-Anwendungsumgebungen. Entwickelt und in der Praxis erfolgreich erprobt haben diese Methode die Lotus-Notes-Experten unseres Partners Lialis.

Schritt 1: Scannen der bestehenden Domino-Umgebung

Am Anfang von jedem Notes-Decommissioning-Projekt gilt es den ‚Ist-Zustand‘ zu analysieren. Um einen besseren Einblick zu gewinnen und den Umfang des Stilllegungsprojekts abschätzen zu können, wird zunächst die bestehende Domino-Umgebung vollkommen automatisch gescannt und analysiert. Hierfür hat Lialis den „Domino Server Application Scanner and Analyzer“ entwickelt. Der Hauptunterschied zu anderen Scan-Tools auf dem Markt besteht darin, dass dieser Scanner einen Nutzungs- und Inhalts-Scan durchführt. Andere Tools betrachten typischerweise nur die Nutzung der Notes-Datenbanken, was allerdings ziemlich sicher in die falsche Richtung führt. Ein weiterer Unterschied ist, dass das Tool auf mehreren Domino-Servern gleichzeit laufen kann, was es unglaublich schnell macht.

Scannen einzelner Notes-Anwendungsfunktionen

Es ist nicht sinnvoll, einzelne Notes-Anwendungsfunktionen zu scannen. Den Notes-Design-Elementen einen Komplexitätsfaktor zuzuordnen, sagt nicht viel darüber aus, wie schwierig es ist, eine Notes-Anwendung durch etwas anderes zu ersetzen. Zum Beispiel hat ein Notes-Dokumentenmanagement-System typischerweise viele Designelemente, weil man viel Code benötigt, um die Versionierung in Notes zu realisieren. Wenn Sie diese Art von Notes-Datenbank scannen, werden Sie feststellen, dass sie oberflächlich betrachtet sehr komplex ist. Sie durch eine SharePoint-Bibliothek zu ersetzen, ist jedoch sehr einfach, da SharePoint viele „out-of-the-box“ Dokumentenmanagement-Funktionen bietet.

Mit anderen Worten: Wir raten dazu das Scannen des Notes-Datenbankdesigns zu ignorieren. Ein weiterer Grund dafür ist, dass Notes-Anwendungen oft sehr alt sind und typischerweise nicht gut gewartet oder dokumentiert sind. Sie wissen also einfach häufig nicht, welche Funktionalität in der jeweiligen Notes-Anwendung wirklich genutzt wird.

Schritt 2: Analyse des IST-Zustands

Sobald der Scan abgeschlossen ist, wird der Output analysiert. Die Ergebnisse werden in einem „Mastersheet“ zusammengefasst. Dabei werden alle Notes-Anwendungen den Zielkategorien ‚löschen‘, ‚archivieren‘ oder ‚ersetzen‘ zugeordnet. Das Mastersheet weist außerdem serverübergreifend alle Anwendungs-Replikate aus, damit diese Dubletten später einfach entfernt werden können.

Der Scan und die Analyse Ihrer Umgebung sind aber nur die ersten Schritte im Prozess. Im nächsten Schritt werden die nicht (mehr) genutzten Notes-Datenbanken entfernt. Das Tool hilft Ihnen zudem dabei, die Eigentümer der Notes-Applikationen zu identifizieren. Über die eingebaute Workflow-Kommunikationsfunktion können Sie dann gemeinsam mit diesen, auf Basis der spezifischen Scan- und Analysedaten, die weiteren Ziele abstimmen.

Der Input der Anwendungseigentümer ist äußerst wichtig für die erfolgreiche und effiziente Umsetzung einer Lotus-Notes-Migration. Denn nur diese wissen im Detail, wie die Anwendung ihr Tagesgeschäft unterstützt und welche Funktionen sie wirklich brauchen. Erfahrungsgemäß werden viele der vorhandenen Notes-Funktionen, Buttons, Agenten usw. in der Notes-Datenbank nicht mehr benötigt und müssen dementsprechend auch nicht ersetzt werden.

Weisen Sie jeder Notes-Anwendung einen Eigentümer zu

Schritt 3: Entfernen verwaister Notes-Datenbanken

Viele Notes-Datenbanken sind nicht mehr in Gebrauch. Mit NDDM lassen sich diese Notes-Datenbanken gebündelt mit wenigen Mausklicks „schließen“. Aber keine Angst, Sie können diese Aktion mit einem Mausklick schnell und einfach wieder rückgängig machen. Nach dem Schließen empfehlen wir, die Notes-Datenbanken auf dem Domino-Server zu belassen, bis Sie den Server abschalten. Dann können Sie die Dateien für den Fall der Fälle auf einen Sicherungsspeicherort kopieren.

Schritt 4: „Read-only“-Archiv

Praktisch jedes uns bekannte Projekt besteht zur Mehrheit aus Notes-Datenbanken, deren Inhalt nur gelesen wird, z.B. aus rechtlichen und / oder buchhalterischen Gründen aber für einen gewissen Zeitraum aufbewahrt werden muss. Dies sind typische Kandidaten für die Archivierung auf einer Plattform wie SharePoint Online („SPO“), Google Drive oder BOX. Lialis liefert hierfür eine effiziente, automatisierte Lösung unter Beibehaltung der ursprünglichen Notes-Struktur (Rich Text, Antwortstruktur, Metadaten, Anhänge, etc.). Mehr dazu erfahren Sie hier.

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Schritt 5: Ablösen „aktiver“ Notes-Anwendungen

Es gibt aber immer auch bestimmte Notes-Datenbanken, die noch sehr aktiv genutzt werden und entsprechend durch eine andere Anwendungsplattform ersetzt werden müssen. Dies ist der kniffligste Teil des Migrationsprogramms von Lotus Notes zu SharePoint. In der Tat handelt es sich dabei häufig um separate Projekte, die das Kerngeschäft der Kunden betreffen.

Herausforderungen bei der Migration von Lotus-Notes-Anwendungen

Notes-Anwendungen sind sehr lästig, wenn man sie durch andere Lösungen ersetzen will. Denn in Notes kann man im Grunde alles und überall programmieren. Dadurch stößt man auch häufig auf sehr anspruchsvolle Notes-Anwendungen mit großer Funktionstiefe, die sich nicht einfach 1:1 mit einem Konvertierungstool in etwas anderes umwandeln lassen. Das ist der eigentliche Grund, warum viele Lotus Notes Decommissioning-Projekte und Anwendungsmigrationen scheitern oder zumindest Unmengen an Zeit und Geld kosten.

Und das ist auch genau der Grund, warum wir das Wort „MIGRATION“ gerne vermeiden. Denn selbst das Ersetzen einer einfachen Notes-Dokumentenbibliothek in SharePoint kann schwieriger sein, als Sie erwarten. Zum Beispiel unterstützt eine Plattform wie SharePoint nicht die großartigen Notes-Rich-Text-Funktionen oder die typische Notes-Response-Struktur. Deshalb ist es sehr wichtig, gemeinsam mit dem Eigentümer alternative Ansätze für typische Notes-Features zu finden. Ein Dienstleister wie Lialis kann dabei wertvolle Unterstützung liefern.

Die Wahl der passenden Zielplattform

Wenn der Designumfang zu 100% klar ist, nach den Gesprächen mit den Anwendungseigentümern, ist der nächste Schritt die Entscheidung über die Zielplattformen. Dabei stehen verschiedene Optionen zur Auswahl:

Standardlösungen aus dem Markt wie Besucherregistrierung oder Urlaubsantragsanwendungen. Der einfachste und billigste Weg ist es, eine Lösung „von der Stange“ auf dem Markt zu kaufen, anstatt individuelle Entwicklungsprojekte durchzuführen.
Bestehende Anwendungen in Ihrem Unternehmen: Die Gespräche mit den Ownern darüber, wie die Ersatzanwendungen funktionieren sollen, helfen dabei, bestimmte Notes-Funktionen auf bestehende Unternehmensplattformen zu verschieben (z. B. CRM, ERP, HR etc.).
Andere Plattformen: Einige komplexe Notes-Anwendungen werden zu einem Alptraum, weil kein existierender Ersatz gefunden werden kann. Der Aufbau einer neuen maßgeschneiderten Lösung kann viel Zeit, Mühe und Geld kosten. Deshalb raten wir, diese Anwendungen schon in den frühen Phasen des Projekts auf dem Radar zu haben. Erfahrungsgemäß sind diese Anwendungen immer die letzten, die migriert werden, bevor Sie Domino abschalten können.

SharePoint Online als Alternative

In dieser letzten Kategorie „andere Plattformen“ entscheiden sich die meisten Unternehmen für einen Umzug nach SharePoint Online (SPO). Dies stellt jedoch eine Herausforderung dar, da SPO bestimmte erforderliche Funktionen zum Aufbau komplexer Anwendungen fehlen. SPO ist typischerweise sehr gut für Notes-Anwendungen geeignet, die „dokumentenbasiert“ sind. Für hundertprozentige Workflow-Anwendungen empfehlen wir, sich Alternativen wie die Microsoft Power Platform anzuschauen.

Führen Sie einen PoC für die Ersatzanwendungen durch

Notes-Funktionen in SharePoint Online ersetzen

Es gibt mehrere Geschäftsanwendungs-Plattformen auf dem Markt, die „out-of-the-Box“-Funktionen liefern, um typische Notes-Funktionen in SPO zu ersetzen. Hierzu gehören zum Beispiel Nintex, Shareflex und K2. Die Wahl der richtigen Geschäftsanwendungs-Plattform hat einen massiven Einfluss darauf, wie viel Zeit und Geld Sie für die Erstellung der Ersatzlösungen in SPO einsetzen müssen. Deshalb empfehlen wir, eine dieser Lösungen in einem Proof of Concept (‚PoC‘) zu testen. Führen Sie den PoC mit dem Eigentümer der Anwendung durch, mit dem Sie sich auf ein vereinfachtes Anwendungsdesign einigen.

Wenn sich ein Unternehmen für die Archivierung der Daten aus der ursprünglichen Notes-Anwendung, z. B. nach SPO, entscheidet und mit einer „leeren“ neuen SPO-Anwendung beginnt (siehe Schritt 4: „Read-only“-Archiv), kann dies den Migrationsaufwand deutlich verringern. Die archivierten Daten können in der neuen SPO-Applikation über einen Link/Button zur Verfügung gestellt werden, sodass der Anwender jederzeit einfach darauf zugreifen kann.

Mann mit Laptop und Checkliste für die Lotus Notes Migration.

Checkliste: Lotus Notes Migration in 10 Schritten

Hier finden Sie alle wichtigen Schritte zu einer erfolgreichen Stillegung Ihrer Lotus Notes & Domino-Umgebung kurz und übersichtlich zusammengefasst. Behalten Sie den Überblick über Ihr Migrations-Projekt und sparen Sie Zeit und Kosten!

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