Microsoft-Technologie, kombiniert mit einem leistungsstarken DMS, bietet Unternehmen die Möglichkeit, sensible Daten sicher zu verwalten, Prozesse effizient zu steuern und regulatorische Anforderungen zuverlässig einzuhalten.
17. Februar 2026 – Christian Mennrich-Ketelsen / Patrick Carl
Digitale Souveränität gewinnt in Europa zunehmend an Bedeutung: Laut einer Presseinformation des deutschen Digitalverbands Bitkom würden fast zwei Drittel der Unternehmen in Deutschland ohne Cloud-Dienste stillstehen. Aber die Cloud erfordert auch die Einhaltung strikter datenschutzrechtlicher Vorgaben (Stichwort: DSGVO) und branchenspezifische Compliance.
Insofern bedeutet Cloud-Souveränität in Europa, dass Unternehmen ihre Daten so speichern und verarbeiten können, dass sie den europäischen Vorschriften und Datenschutzstandards entsprechen. Dabei sind die volle Kontrolle über die eigenen Daten, ein sicherer Server-Standort innerhalb der EU und die Einhaltung der DSGVO entscheidend. Für Unternehmen ist das wichtig, weil die Einhaltung klarer Regeln und Gesetze nicht nur die Sicherheit im Dokumentenmanagement sicherstellt, sondern auch Kunden- und Unternehmensdaten vor dem Zugriff Dritter schützt.
Herausforderungen entstehen durch globale Regularien wie den US Cloud Act, die durch die unterschiedliche Sicherung personenbezogener Daten im Konflikt zur DSGVO stehen können. Gleichzeitig ist es anspruchsvoll, eine klare Governance-Struktur aufzubauen. Ohne entsprechende Strukturen, die festlegen, welche Sicherheitstechnologien eingesetzt und welche Zugriffsberechtigungen vergeben werden, riskieren Unternehmen Compliance-Verstöße, Sicherheitslücken und einen immensen Vertrauensverlust.
Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) unterstützen Unternehmen dabei, Informationen strukturiert und zentral zu verwalten. So schaffen sie Ordnung im Vertragsmanagement, indem Dokumente besser auffindbar sind und revisionssicher archiviert werden. Und in der Eingangsrechnungsverarbeitung (ERV) lassen sich mithilfe von OCR Belege automatisch erfassen und prüfen. Gleichzeitig unterstützen sie bei der Einhaltung von Compliance, damit gesetzliche Vorgaben wie Fristen und Datenschutzrichtlinien zuverlässig eingehalten werden können. Durch automatisierte Workflows, digitale Freigaben und schnellen Dokumenten- und Datenzugriff steigern DMS-Systeme zudem die Produktivität im Arbeitsalltag deutlich.
Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass Dokumente sicher archiviert, transparent verwaltet und jederzeit nachvollziehbar bearbeitet werden können. Gerade steigende Anforderungen an Compliance und rechtssichere Prozesse machen Funktionen wie Revisionssicherheit und lückenlose Protokollierung immer bedeutsamer. Deshalb sollte ein DMS folgende Anforderungen erfüllen:
Ohne ein passendes DMS-System gehen Unternehmen Risiken ein. Dokumente können in Datensammlungen untergehen, falsch abgelegt oder verloren gehen. Zusätzlich steigt so die Gefahr, dass sich unbefugte Personen Zugriff auf diese Daten verschaffen. Compliance-Verstöße sind besonders zu beachten: Die falsche Aufbewahrung wichtiger Daten kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen, wenn sie nicht den Regeln von DSGVO oder GoBD entspricht. Solche Verstöße können zu hohen Bußgeldern und Reputationsschäden führen.
Strenge Gesetze zum Datenschutz und steigende Cyberbedrohungen bringen Unternehmen häufig an ihre Grenzen. Die Microsoft-Cloud löst diese Herausforderung: Mit Sicherheitsstandards, dem Digital Resilience Commitment und umfassenden Schutzmechanismen ist sie eine verlässliche Basis, um sensible Daten rechtskonform zu verwalten.
Die Anforderungen der EU an Cloud- und DMS-Lösungen konzentrieren sich vor allem auf Datenschutz und IT-Sicherheit. Die DSGVO fordert, dass personenbezogene Daten revisionssicher archiviert und jederzeit transparent nachvollziehbar verarbeitet werden. Zusätzlich stärken Standards wie ISO 27001, Verschlüsselungstechnologien und Zero-Trust-Modelle die IT-Compliance. Und durch die Speicherung in europäischen Rechenzentren und umfassende Auditmöglichkeiten lassen sich rechtliche Vorgaben zuverlässig erfüllen und Nachweise gegenüber Aufsichtsbehörden erbringen.
Ein klares Sicherheitskonzept sorgt dafür, dass die Cloud-Strategie optimal abgesichert ist und alle relevanten Aspekte wie Zugriffskontrollen oder Datensicherheit berücksichtigt werden. Dazu gehören hybride Cloud-Szenarien für Datensouveränität, Governance-Richtlinien zur Zugriffskontrolle und regelmäßige Backups und Notfallpläne. Auch Schnittstellen zu bestehenden Systemen sollte das Konzept berücksichtigen, damit sich das DMS nahtlos in die Geschäftsprozesse einbindet. Schulungen sind wichtig, um die Umsetzung des Sicherheitskonzepts zu sichern. Und klare Regeln für Kommunikation und Berichtswesen erkennen Risiken und gewährleisten den sicheren Umgang mit der Cloud.
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Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de
Souveräne Cloud, DSGVO-konforme Datenhaltung und langfristige IT-Sicherheit sind Themen, die Unternehmen in Europa zunehmend beschäftigen. Im Interview erklärt Patrick Carl, Vorstand bei Portal Systems, wie Microsoft 365, Shareflex und Portal Systems hier Orientierung und verlässliche Lösungen bieten:
Frage: Was versteht man unter einer „souveränen Cloud“ und warum ist dieses Thema gerade für Unternehmen in Europa so entscheidend?
Patrick Carl: Souverän heißt nicht, dass man alles selbst macht. Das ist in der heutigen Zeit auch nicht möglich und sinnvoll. Viel mehr heißt es, dass man die Kontrolle behält und bewusste Entscheidungen trifft. Wir setzen hier gewollt auf den Microsoft-Angeboten auf, da Microsoft eine überzeugende Auswahl liefert und viel investiert, um den Anforderungen aus Europa gerecht zu werden.
Frage: Wie stellen DMS-Lösungen auf Basis von Microsoft-Technologie sicher, dass strenge EU-Anforderungen wie DSGVO und Compliance zuverlässig eingehalten werden?
Patrick Carl: Hier bieten Shareflex und M365 eine breite Palette an Werkzeugen, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Die Grundlagen bilden sichere und zertifizierte Service-Anbieter und Cloud-Infrastrukturen. Dazu kommen, dank Shareflex, strukturierte und geordnete Daten und Dokumente, verbunden mit einem integrierten Berechtigungsmanagement. Und Aufbewahrungs- und Vertraulichkeitsbezeichnungen können das noch ergänzen. So kann sichergestellt werden, dass Dokumente rechtssicher und revisionssicher aufbewahrt werden und Informationen nicht unberechtigt abfließen können.
Frage: Welche Vorteile haben Unternehmen, wenn sie bei der Umsetzung auf Portal Systems als Partner setzen – gerade im Hinblick auf Sicherheit, Compliance und langfristige Zukunftsfähigkeit?
Patrick Carl: Microsoft ist der Wind, der für Wellen sorgt. Shareflex ist das Surfbrett, um auf den Wellen zu reiten. Somit profitieren unsere Kunden immer von den Investitionen und Möglichkeiten der Microsoft-Plattform. Microsoft investiert massiv in IT-Sicherheit und Datenschutz. Das gilt dann auch für die Dokumente, die mit Shareflex in M365 verwaltet werden. Wir selbst sind ISO 27001 zertifiziert und bieten unsere Dienste ausschließlich aus Microsoft Azure heraus an. Ich bin überzeugt, dass Microsoft immer eine überlegene Gesamtplattform anbieten wird. Auch wenn in manchen Nischen mal ein Wettbewerber weiter vorne ist, kann Microsoft sowas immer aufholen. Ein gutes Beispiel ist die enge Zusammenarbeit mit Open AI bezüglich künstlicher Intelligenz. Erstaunlich, wie schnell das in die eigenen Produkte integriert wurde.
Als erfahrener DMS-Spezialist auf Basis von Microsoft 365 unterstützt Portal Systems Unternehmen dabei, die Vorteile der Cloud zu nutzen und gleichzeitig Datensouveränität und Compliance sicherzustellen. Die Kombination aus technischer Expertise, Branchen-Know-how und dem Fokus auf Datenschutz und rechtliche Vorgaben macht Portal Systems zu einem verlässlichen Partner. Individuelle Beratung, passgenaue Implementierung und kontinuierlicher Support sorgen dafür, dass Unternehmen die Cloud effizient nutzen und gleichzeitig souverän bleiben können. So entsteht eine funktionale, rechtskonforme und zuverlässige DMS-Lösung.
Shareflex® Documents
Mit Shareflex Documents erhalten Sie eine maßgeschneiderte Lösung für das Vorgangs- und Dokumentenmanagement mit SharePoint und Microsoft 365.
Souveräne Cloud-Lösungen sind heute entscheidend, um Compliance, Datensicherheit und Kontrolle in Unternehmen zu gewährleisten. Die Anforderungen an Datenkonformität und IT-Sicherheit steigen kontinuierlich. Dies gilt besonders für Europa, mit Regulierungen wie der DSGVO und den GoBD in Deutschland und anderen branchenspezifischen Vorgaben in der gesamten EU. Microsoft-gestützte DMS-Lösungen bieten Unternehmen eine verlässliche Plattform für sichere, nachvollziehbare und effiziente Dokumentenverwaltung. Portal Systems ergänzt das mit individueller Beratung, passender Implementierung und verlässlichem Support. So profitieren Unternehmen von einer souveränen, rechtskonformen und zukunftssicheren Cloud-Nutzung.
Ja, Microsoft erfüllt die Anforderungen der DSGVO, unter anderem durch Verträge zur Auftragsverarbeitung, technische Sicherheitsmaßnahmen und transparente Compliance-Nachweise.
Die EU Data Boundary stellt sicher, dass personenbezogene Daten europäischer Kunden ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der EU gespeichert und verarbeitet werden.
Microsoft 365 ist eine Public-Cloud-Lösung, die mit hybriden Szenarien und mit On-Premises-Systemen kombiniert werden kann.
Microsoft speichert Kundendaten in regionalen Rechenzentren. Für europäische Unternehmen in der Regel innerhalb der EU, zum Beispiel in Deutschland, Österreich oder den Niederlanden.
Hamburg, 17. Februar 2026
Autor: Christian Mennrich-Ketelsen
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