Shareflex® Contract


Vertragsmanagement mit SharePoint Online und Microsoft 365

Mit Shareflex Contract bringen Sie Ordnung in Ihre digitale Vertragsverwaltung und behalten alle Fristen immer im Blick.

  • ✯ Alle Verträge über den gesamten Lebenszyklus verwalten
  • ✯ Integriertes Workflow- und Berechtigungsmanagement
  • ✯ Revisionssichere Archivierung

Shareflex Contract – Alle Verträge immer im Blick


Mit der Vertragsmanagement-Software Shareflex Contract und den integrierten Modulen verwalten Sie Ihre Verträge über den gesamten Lebenszyklus sicher und effizient. Die vorkonfigurierte Standardanwendung für professionelles Vertragsmanagement ist innerhalb von wenigen Minuten bereitgestellt und integriert sich nahtlos in Microsoft 365 und Ihre vorhandene SharePoint-Umgebung. Zudem lässt sich die Lösung jederzeit leicht an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen. So sichern Sie sich die größtmögliche Flexibilität – und das ganz ohne zusätzliche Programmierung.

Vertragserstellung


  • ✓ Benutzerfreundliche Oberfläche
  • ✓ Komfortable Vertragserfassung
  • ✓ Scannen & Erkennen
  • ✓ Microsoft Office Vorlagen-Verwaltung
  • ✓ Automatische Vertragserstellung aus Metadaten, externen Datenbanken / ERP-Systemen
  • ✓ Optionale Nutzung von Textbausteinen / Boiler Plates

Vertragsverwaltung


  • ✓ Termine & Fristen
  • ✓ Automatische Stichtagsberechnung
  • ✓ Konfigurierbare E-Mail-Benachrichtigungen (Einzel- und Sammel-E-Mails)
  • ✓ Abwesenheitsverwaltung
  • ✓ Herstellung von Vertragsbeziehungen
  • ✓ Flexible Suche über Metadaten und Volltext
  • ✓ Integriertes Dokumentenmanagement
  • ✓ Berechtigungsmanagement
  • ✓ Geschäftspartnermanagement

Prozesse und Workflows


  • ✓ Regelbasierte und Ad-hoc-Workflows
  • ✓ Geplante Workflows
  • ✓ Grafische Workflow-Konfiguration
  • ✓ Vertragsfreigabe- und Genehmigungsprozesse
  • ✓ Automatische Aktualisierung der Kündigungsstichtage

KI-Funktionen


  • ✓ Automatische Vertragsaktenanlage
  • ✓ Automatische Zusammenfassung von Daten
  • ✓ Automatisierte Übersetzung

ERP-Anbindung & Integrationen


  • ✓ Vertragsakten in Outlook
  • ✓ ERP-Integration (SAP, Microsoft Dynamics (365), …)
  • ✓ Integration in Microsoft Teams
  • ✓ Stammdatenabgleich
  • ✓ Integration von Drittsystemen

Analyse & Reporting


  • ✓ Listen, Gruppierungen, Summen
  • ✓ Grafische Ansichten und Diagramme
  • ✓ Reporting über Microsoft Power BI
  • ✓ Excel-Export
  • ✓ Individuell konfigurierbar

Archivierung


  • ✓ GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung
  • ✓ Konfiguration über Microsoft Purview
  • ✓ Verfahrensdokumentation möglich

Diese und zahlreiche weitere Unternehmen verwalten ihre Dokumente bereits erfolgreich mit Shareflex®


Portrait von Susanne Hayek.

„Mein Ansprechpartner bei Portal Systems bekommt von mir aus zweiter Hand die Anforderungen, die ich intern sammele. Beim Zuhören behält er die technische Möglichkeit der Umsetzung im Hinterkopf, fasst alles einmal kurz zusammen und sagt mir dann, wie er die Anforderungen umsetzen würde und wie viele Arbeitsstunden dafür anfallen.“

Portrait von Rashu Singla, IT Project Manager bei der Schleich GmbH.

„Wir müssen also keiner dritten Partei vertrauen, sondern nur der Expertise von Portal Systems. Falls Probleme auftreten, können wir uns direkt an Portal Systems wenden, um diese zu beheben. Das ist ein großer Vorteil, weil man sehr schnell Rückmeldung vom Hersteller bekommt. Dieses Gesamtpaket und die Software an sich waren es, was uns überzeugt hat.“

Shareflex Contract kennenlernen und live erleben


Sie möchten sich ein eigenes Bild von Shareflex Contract machen? Dann buchen Sie am besten gleich einen Termin für Ihre persönliche Live-Demo. Dort erfahren Sie alles Wissenswerte über das Vertragsmanagement mit SharePoint und Microsoft 365. In ca. 60 Minuten individuell und direkt im System präsentiert von unseren Shareflex-Experten.

Eine Übersicht der Funktionen von Shareflex Contract.

Whitepaper: Verträge rechtskonform verwalten


DSGVO und das Vertragsmanagement

Unsere Vertragsmanagement-Software unterstützt Sie jetzt auch bei der Umsetzung der Europäischen Datenschutzgrundverordnung (EU DSGVO) und den International Financial Reporting Standards 15 und 16 (IFRS 15, IFRS 16). Wie genau das funktioniert, erfahren Sie in unserem kostenfreien Whitepaper.

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Portrait von Patrick Carl, Vorstand Vertrieb der Portal Systems AG.

Patrick Carl
Vorstand Vertrieb

E-Mail: info[at]portalsystems.de