Customer Success Story
BPD Immobilienentwicklung GmbH: mit Shareflex zum zukunftssicheren Vertragsmanagement
Standardisiert, integriert, compliant – Shareflex Contract ist die digitale Basis für Vertragsprozesse.
BPD-Wunsch: Vertragsmanagement als Ergänzung zum DMS
Als Immobilienentwickler ist BPD häufig standortübergreifend in Wohnbauvorhaben eingebunden. Diese erfordern eine Vielzahl unterschiedlicher Vertragsarten, von Grundstückskaufverträgen über Bau- und Planungsverträge bis hin zu Verträgen mit Investoren und Endkunden.
Sicheres, strukturiertes Vertragsmanagement für effiziente Prozesse
Zu diesem Zweck ist ein sicheres, strukturiertes Vertragsmanagement notwendig, um in diesem vielschichtigen Umfeld den Überblick zu behalten. Auf diese Weise lassen sich rechtliche Risiken minimieren und Prozesse effizienter gestalten. Besonders bei großen Wohnquartieren mit zahlreichen Partnern und Beteiligten ist die Verwaltung und Nachverfolgbarkeit von Verträgen entscheidend, um einheitliche Standards zu etablieren und die Zusammenarbeit intern wie extern transparent und nachvollziehbar zu gestalten.
BPD Immobilienentwicklung GmbH (Bouwfonds Immobilienentwicklung) wurde 1946 in den Niederlanden gegründet und zählt heute zu den führenden Projekt- und Gebietsentwicklern für Wohnungsbau in Deutschland und den Niederlanden. In Deutschland ist das Unternehmen seit 1993 aktiv. Mit 6 Regionen von Hamburg bis München ist BPD mit insgesamt 14 Standorten in Deutschland flächendeckend in der Wohnimmobilienentwicklung präsent. Die Kompetenz von BPD reicht von innerstädtischen und gemischt genutzten Wohnimmobilienentwicklungen bis zu großen stadtteilbezogenen Gebietsentwicklungen. BPD ist ein Unternehmen der Rabobank.
SharePoint als DMS vorhanden und an älteres ERP gekoppelt
„Wir hatten bereits SharePoint als Dokumentenmanagement-System (DMS) bei BPD im Einsatz, gekoppelt mit einem älteren ERP-System“, blickt Dieter Luciano, Leiter IT bei BPD, zurück. „Das DMS hatten wir dabei allerdings nur als reine Dokumentenablage verwendet.“ Mit der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Business Central habe sich dann die Gelegenheit ergeben, das bestehende System inhaltlich zu übernehmen und gleichzeitig funktional weiterzuentwickeln. „Der Wunsch nach erweiterten Funktionen wie digitalen Unterschriften, automatisierter Vertragserstellung und verbesserten Workflows machte jedoch eine leistungsfähigere Lösung für das Vertragsmanagement erforderlich.“ Es begann eine interne Online-Recherche.
BPD startet Online-Recherche mit klaren Anforderungen
Die IT-Abteilung von BPD stellte klare Anforderungen an das neue Vertragsmanagementsystem, um die bisherigen Schwächen des eigenen ERP-Systems zu überwinden. „Besonders wichtig war die standardisierte und Compliance-konforme Vertragserstellung, die einheitlich in allen Regionen funktioniert“, nennt Dieter Luciano einen entscheidenden Aspekt. Weitere zentrale Anforderungen umfassten den automatisierten Zugriff auf aktuelle Stammdaten über Schnittstellen zu Business Central (BC) sowie die sichere Erstellung immer aktueller Vertragsdokumente.
Ziel: konsistente, versionierte Dokumentenbasis im Vertragsmanagement
Ziel war es, veraltete, lokal gespeicherte Vorlagen zu vermeiden und stattdessen eine konsistente, versionierte Dokumentenbasis bereitzustellen, die rechtlichen und organisatorischen Anforderungen jederzeit entspricht. Zudem sollte der Zugriff für alle Regionen einheitlich und zentral über Schnittstellen gewährleistet werden, um Fehlerquellen zu minimieren. Darüber hinaus war es wichtig, die Vertragserstellung effizienter zu gestalten und gleichzeitig Compliance-Aspekte strikt einzuhalten.
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BPD fällt Entscheidung für Shareflex Contract
„Im Zuge der Suche nach einem geeigneten Vertragsmanagementsystem sind wir bei BPD im Rahmen einer Online-Recherche auf Portal Systems gestoßen“, erinnert sich Dieter Luciano. Aufgrund der bereits bestehenden Nutzung von SharePoint lag es nahe, nach einer Lösung zu suchen, die sich nahtlos in die vorhandene Systemlandschaft integrieren lässt. „Die anschließenden Gespräche mit Portal Systems sowie unserem ERP-Implementierungspartner Kumavision verliefen sehr konstruktiv“, führt Luciano aus, „wobei der Fokus zunächst auf der technischen Machbarkeit und der Integration in das ERP-System (Business Central) lag.“ Letztlich überzeugten BPD vor allem die technische Kompatibilität, die Erweiterbarkeit der Lösung und die vertrauensvolle Zusammenarbeit mit den Partnern.
Shareflex: gut integrierbar und optimal auf IT-Landschaft abgestimmt
Nach den ersten positiven Eindrücken und der erfolgreichen technischen Abstimmung entschied sich BPD letztlich für das Shareflex-Vertragsmanagement von Portal Systems. Die Lösung war pragmatisch, einfach integrierbar und optimal auf die bestehende Systemlandschaft abgestimmt, insbesondere in Verbindung mit dem bereits genutzten Shareflex-DMS und Business Central.
Auftritt von Kumavision und Portal Systems: lösungsorientiert
Ausschlaggebend war außerdem der kompetente und lösungsorientierte Auftritt der Beteiligten: „Die können das“, sagt Dieter Luciano. Die Zusammenarbeit mit Shareflex-Partner Kumavision und Portal Systems verlief anschließend ausschließlich virtuell über Microsoft Teams, wobei regelmäßige Jour-fixe-Termine im Wochen- oder Zweiwochentakt stattfanden. „In diesen Runden, an denen alle Partner beteiligt waren, wurde der aktuelle Projektstand besprochen und die nächsten Schritte abgestimmt.“
Portal Systems: fair und realistische Aufwandsschätzung
Besonders an der Zusammenarbeit mit Portal Systems schätzte man bei BPD die pragmatische Herangehensweise, die hohe Umsetzungsgeschwindigkeit und die realistische, transparente Aufwandsschätzung.
„Portal Systems hat wirklich fair und lösungsorientiert agiert – ohne übertriebene Aufwände oder Verzögerungen.“
Hinzu kam, dass die Kommunikation „offen, ehrlich und partnerschaftlich“ war, was bei BPD für großes Vertrauen sorgte. „Mir hat es gut gefallen, dass man immer fair, ehrlich und offen mit uns umgegangen ist, also wirklich ganz toll.“
BPD: Einführung von Shareflex Contract durch Kumavision sehr schnell
Nach der Entscheidung für Shareflex Contract ging die Einführung bei BPD mithilfe des Shareflex-Partners Kumavision sehr schnell voran. Dieter Luciano schätzt ein: „Das System war bereits innerhalb weniger Wochen einsatzbereit, und das ohne nennenswerte Herausforderungen.“ Seit Februar des Vorjahres ist das Shareflex-Vertragsmanagement produktiv im Einsatz. Besonders spürbar ist für BPD der gewonnene Standardisierungsgrad: „Verträge werden nun einheitlich, auf aktuellen Vorlagen basierend und sowohl für Debitoren als auch Kreditoren zuverlässig erstellt.“ Die Integration in bestehende Systeme sorgt zusätzlich für Effizienz und Sicherheit.
Praktische Vorteile von Shareflex Contract steigern die Akzeptanz
Die Einführung der neuen Shareflex-Lösung stieß bei der Belegschaft von BPD zunächst, wie im Allgemeinen bei vielen digitalen Veränderungen in verschiedensten Unternehmen, auf Skepsis und Zurückhaltung. Doch schon nach kurzer Zeit erkannten die Mitarbeitenden die praktischen Vorteile, wie die schnelle Vertragserstellung und die höhere Sicherheit durch aktuelle Vorlagen und automatische Datenübernahme. „Dadurch wuchs die Akzeptanz spürbar“, weiß Dieter Luciano. Eine zusätzliche Herausforderung bestand darin, dass manche versuchten, alte Freiheiten bei der Vertragsgestaltung beizubehalten – etwa durch individuelle Klausel-Änderungen. „Das neue System setzt jedoch klare Standards, wodurch solche Sonderwege nun weitgehend ausgeschlossen sind.“
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- ✯ Alle Verträge über den gesamten Lebenszyklus verwalten
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Weitere digitale Prozesse mit Portal Systems und Kumavision
Das Fazit von BPD fällt sehr positiv aus: „Durch die neue Vertragsmanagement-Lösung wurden Arbeitsprozesse deutlich effizienter und sicherer gestaltet“, resümiert Dieter Luciano. „Die Zusammenarbeit mit Portal Systems und Kumavision werden wir weiterhin aktiv pflegen, da wir kontinuierlich an der Weiterentwicklung unserer digitalen Prozesse arbeiten.“
BPD plant digitale Unterschrift
Zukünftige Projekte umfassen unter anderem die Einführung digitaler Unterschriften, „um auf künftige Vertragsprozesse besser vorbereitet zu sein.“ Insgesamt blickt BPD optimistisch in die Zukunft und schätzt besonders die faire, konstruktive und verlässliche Partnerschaft mit Portal Systems und Kumavision.
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Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de
