Reporting

Unter Reporting, zu Deutsch „Berichtswesen“, versteht man der Definition nach in erster Linie die Mittel und Maßnahmen, um Informationen innerhalb eines Unternehmens zu sammeln, zu verarbeiten, zu speichern und darzustellen. Beim Reporting geht es zudem darum, das Komplexe auf das Wesentliche zu reduzieren und Daten somit vereinfacht für bestimmte Zielgruppen und Stakeholder zugänglich zu machen. Das kann sowohl intern als auch extern sein. Hierzu werden die Informationen, die sich auf das Unternehmen und seine Umwelt beziehen, in Form von Berichten aufbereitet, daher auch die Bezeichnung „Berichtswesen“. Die Art der Berichte kann dabei vielfältig sein, häufig werden jedoch Tabellen und Diagramme zur Darstellung genutzt. Wichtig ist, dass die Daten den Nutzern auf verständliche und übersichtliche Weise zur Verfügung stehen.

Was ist Reporting?

Wenn es um das Thema Reporting geht, fallen oft die Begriffe Controlling und Monitoring. Meistens ist die Abgrenzung jedoch nicht klar. Das liegt daran, dass alle drei Termini häufig synonym benutzt werden. Allerdings gibt es hier elementare Unterschiede: Das Monitoring ist vor allem eine Überwachung verschiedener Vorgänge und kann als Ergebnis zum Beispiel einen Alarm auslösen. Das Reporting hat die Berichterstattung zum Ziel und soll informieren. Das Monitoring und das Reporting laufen dabei parallel zueinander ab und beschreiben zwei unterschiedliche Vorgänge. Das Controlling wiederum beschreibt die Steuerung im Unternehmen und stützt sich auf die vorhandenen Daten. Das Reporting ist somit Grundlage für das Controlling und wird diesem Bereich dahingehend auch zugeordnet.

Warum ist Reporting wichtig?

Für das Controlling, und damit auch für die Unternehmenssteuerung, ist es von essenzieller Bedeutung, dass die Unternehmensdaten gut aufbereitet zur Verfügung stehen. Das hat verschiedene Gründe. Einerseits stellt das Reporting einen Wissenstransfer innerhalb des Unternehmens dar. Mitarbeiter anderer Abteilungen oder in Führungspositionen, ebenso wie das Top-Management, können durch effizientes Reporting schnell ein Verständnis für ihnen weniger vertraute Geschäftsprozesse entwickeln, da die Daten vorher fachgerecht gesammelt und in Reports aufbereitet wurden. Somit vermindern Reports Informationsverluste in einer Organisation.

Andererseits ist das Reporting im Unternehmen generell ein gutes Mittel zur Analyse. Es stellt die Ausgangsbasis für effektive und effiziente Auswertungen dar, auf denen wiederum die Steuerung und Entwicklung von Strategien beruhen. Somit unterstützen Reports auch direkt die operative und strategische Unternehmensführung und Entscheidungen müssen nicht „aus dem Bauch heraus“ getroffen werden. Ein Reporting kann zum Beispiel Aufschluss darüber geben, ob der Marketing-Mix mit konkreten Maßnahmen wie Social Media Plänen, Website-Aktivitäten oder den neuesten Kampagnen zur Zielerreichung beiträgt und in welchem Maße.

Erreicht wird dies, da durch Reports Rückschlüsse auf die veröffentlichten Inhalte und das damit verbundene User-Verhalten sowie die allgemeinen Aktivitäten des Unternehmens über einen längeren Zeitraum getroffen werden können. Das macht die teilweise schwer zu erfassenden Maßnahmen quantifizierbar und qualifizierbar. Vereinfacht gesagt: Die Fragen „Macht das, was ich tue, überhaupt Sinn?“ und „Wie erfolgreich bin ich damit?“, können fundiert beantwortet werden.

Was muss ein Reporting enthalten?

Das Reporting kann in jedem Unternehmen unterschiedlich aussehen, je nachdem, wofür es verwendet wird. Zu den Standard-Reports gehören Typen wie das Marketing-Reporting, das Finanz-Reporting, das Vertriebs-Reporting, das Management-Reporting, das Personal-Reporting, das Einkaufs-Reporting oder das IT-Reporting. Meistens werden dort dann Bereiche wie Bilanzen, Gewinn- und Verlustrechnungen und weitere wichtige Kennzahlen, z.B. aus dem Social-Media-Marketing, verwendet. Dadurch entsteht eine Fülle an verschiedenen Möglichkeiten zur Darstellung dieser Reports. Damit ein Reporting eine hohe Aussagekraft hat und anderen Stakeholdern einen Nutzen stiftet, muss es bestimmte Kriterien erfüllen.

Das Reporting…

… sollte auf die Zielgruppe, die damit arbeitet, zugeschnitten sein. Alle Angaben müssen inhaltlich korrekt sein und von allen Personen verstanden werden. Zudem muss das Reporting aus objektiver Sicht verfasst werden.
… muss einheitlich sein. Hierzu sollten immer gleiche Begrifflichkeiten verwendet werden und der Aufbau darf sich nicht verändern.
… sollte auf ein oder mehrere Ziele ausgelegt sein. Nur mit dem Hintergrund der Zielformulierung können klare Steuerungsinformationen für den Empfänger entstehen.
… muss schnell und einfach zu erstellen sein. Sobald die Grundstruktur steht, sollte für tägliche, wöchentliche oder monatliche Auswertungen nicht viel Zeit in Anspruch genommen werden.
… darf nur die für die Ziele erforderlichen Kennzahlen (KPIs) enthalten. Es gilt hier, sich auf das Wesentliche zu beschränken und nicht alle vorhandenen Kennzahlen abzubilden.

Best Practice: Reporting & Analyse im Bereich „Social Media“

Zur Veranschaulichung folgt nun ein beispielhafter Bericht eines fiktiven, bereits bestehenden User-Kontos, wobei als Basis die Plattform Instagram dient. Die Abkürzung „KW“ steht dabei für die einzelne Kalenderwoche im Jahr. In diesem Beispiel wird in der KW 1 das erste Mal ein Reporting erstellt, weshalb noch keine Metriken hinsichtlich der Steigerung/des Verlusts im Vergleich zur Vorwoche existieren (siehe „Zuwachs der letzten 7 Tage“).

Verdeutlicht werden soll, wie ein Reporting in tabellarischer Form aussehen kann. Der Bericht stellt jedoch nur eine sehr vereinfachte, reduzierte Form eines Reportings dar und behandelt die für Social Media typischen Key Performance Indicators (KPIs) Impressionen, erreichte Konten, Profilaufrufe, Follower und Engagement.
Als zusätzliche Auswertung und Hilfe zur späteren Analyse sind bereits die prozentualen Veränderungen der KPIs im Vergleich zur Vorwoche berechnet. Dadurch können erste qualifizierte Aussagen getroffen werden:

Ein Reporting in Tabellenform zu Instagram KPIs.

Anhand dieser Tabelle kann man gut die Veränderung der Kennzahlen über den Zeitraum von vier Kalenderwochen sehen. Fast alle Bereiche sind kontinuierlich gestiegen. Das gibt einen ersten Indikator dafür, dass die eingesetzten Marketing-Maßnahmen wirkungsvoll sind. Letztlich hängt der Erfolg aber von mehreren Faktoren und KPIs ab und wird anhand des Grades der Zielerreichung gemessen. Wenn das Ziel in diesem Beispiel eine Steigerung der Reichweite (Impressionen + erreichte Konten) über die Gesamtlaufzeit der vier Wochen war, dann wurde dieses Ziel erreicht.

Ereignisse schnell identifizieren

Allerdings fällt auch auf, dass die Anzahl der Follower in KW 3, im Vergleich zur Vorwoche, deutlich heruntergegangen ist, obwohl die Impressionen, die erreichten Konten, die Profilaufrufe und besonders die Engagement-Rate gestiegen sind. Hier ist es angebracht, einen Blick auf den veröffentlichten Content zu werfen. Vielleicht hat den Usern ein Beitrag nicht gefallen oder es gab sogar einen Shitstorm. So etwas wirkt sich in jedem Fall auf die Kennzahlen aus und macht sich spätestens beim Reporting bemerkbar.

An der Reporting-Tabelle und den farblich markierten Feldern kann zudem sehr deutlich festgemacht werden, dass sich Extrema, im Positiven wie im Negativen, häufig erst mit einer Verzögerung bemerkbar machen. So sind die Auswirkungen aus KW 3 in der Tabelle erst in KW 4 deutlich zu sehen. Optimalerweise sollten gravierende Ereignisse, wie beispielsweise ein Shitstorm, jedoch nicht erst im Reporting bemerkt werden.

Kennzahlen richtig interpretieren

Einbrüche bei den Kennzahlen können aber auch andere Ursachen als den eigenen Content haben, sowohl auf Social Media als auch in anderen Bereichen. Für KPIs aus Google zum Beispiel ist meistens die Website-Performance entscheidend. Launcht Google ein neues Update und verändert seinen Algorithmus, kann es passieren, dass die eigene Homepage plötzlich nicht mehr indexiert wird. Das kann sich ebenfalls in schlechten Zahlen im Reporting oder im verwendeten Reporting-Tool bzw. Reporting-System bemerkbar machen:

Diagramm mit der Anzahl an Klicks auf einer Website.

Mitte November hat Google ein Core-Update gelauncht. In diesem Beispiel sind die Klickzahlen auf der Website dadurch massiv eingebrochen.

Reporting mit SharePoint und Microsoft 365

Außer Frage steht, dass das Reporting ein wichtiger Bestandteil im Unternehmen ist. Allerdings kann das manuelle Erstellen von Reports nicht nur mühsam, sondern auch zeitaufwendig sein. Besonders bei großen Unternehmen, mit einem entsprechend hohen Datenaufkommen (Stichwort „Big Data“), ist es ratsam, diese Daten in Systemen zu verwalten.

Diese sogenannten „Reporting-Systeme“ sind oft in Dokumentenmanagementsysteme (DMS) oder Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP-Systeme) eingebettet. Das heißt, dass sich dort die Datengrundlage befindet, aus der sich das Reporting-System seine Informationen ziehen kann.

Daten visualisieren mit Reporting-Systemen

Reporting-Systeme haben dabei die Aufgabe, die in der Organisation erfassten Daten vollautomatisch und visuell aufbereitet darzustellen. Das können unter anderem Tabellen sein, wie in unserem Social Media Beispiel, oder auch Diagramme und Dashboards. Diese visualisierten Daten verhelfen dann zu mehr Transparenz, setzen Personalressourcen frei und schaffen einen guten, auf Fakten basierenden Überblick über die aktuellen Geschäftsprozesse in den jeweiligen Geschäftsbereichen. Außerdem wird so auch die Problematik von Datensilos umgangen und alle wichtigen Informationen finden Berücksichtigung.

Eine Möglichkeit, automatisiertes Reporting zu betreiben, bietet Microsoft 365 mit seiner Power Plattform. Die in Microsoft 365 verfügbare Business Intelligence Software (BI-Software) „Power BI“ eignet sich hervorragend, um Daten aus unterschiedlichen Systemen, wie ERP- und DMS-Systemen, zu sammeln, aufzubereiten und aussagekräftige Reports zu erstellen. Die dort erstellten und veröffentlichen Reports können dann direkt in SharePoint Online allen Nutzern zur Verfügung gestellt werden. So können unter anderem Auftragseingänge, Kunden-Akquisen, die Planung des Geschäftsjahres und vieles mehr in SharePoint Online durch Power-BI dargestellt werden.

Berichte einfach erstellen in Shareflex

Die wertvollen Daten in den Shareflex-Lösungen von Portal Systems können problemlos mithilfe von Power-BI genutzt und in Reports aufbereitet werden. Vom Vertrags- über das Dokumentenmanagement bis hin zur Eingangsrechnungsverarbeitung basieren alle Lösungen, innerhalb der Produktsuite Shareflex ECM Online, auf SharePoint Online und Microsoft 365. Wenn Sie mehr über unsere Lösungen und das Reporting mit Power-BI in Microsoft 365 wissen möchten, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir helfen Ihnen dabei, die richtigen Lösungen zu finden, um Ihr Unternehmen digital zu unterstützen und voranzubringen.