• Wolkenhimmel mit dem Logo der Shareflex Online Solutions
  • Sommerhimmel mit leichten Wolken als Symbol für die Shareflex-Online-Unternehmenslösungen in der Microsoft-365-Cloud

Flexible Lösungen für Microsoft Office 365 und SharePoint Online – Shareflex® Online


Die Produktfamilie „Shareflex Online“ umfasst alle cloudbasierten Softwarelösungen der Portal Systems AG. Hierzu gehören fertige Geschäftsanwendungen, wie das Vertragsmanagement „Shareflex Contract Online“, aber auch maßgeschneiderte Individuallösungen. Und mit „Shareflex ECM Online“ bieten wir Ihnen jetzt auch eine moderne, ganzheitliche Alternative zu klassischen ECM-Systemen. All diese Lösungen basieren zu 100% auf SharePoint Online und integrieren sich nahtlos in Ihre Microsoft-365-Umgebung. Dadurch bieten Sie alle Vorteile einer modernen Cloud-Architektur.

Wann kommt Shareflex Online zum Einsatz?

Mit Microsoft 365 (ehemals Office 365) erhalten Sie bereits im Standard eine breite Palette an Funktionen und Werkzeugen für das Dokumenten-Management und die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen. Dazu gehören z.B. Microsoft Power Automate, Power Apps oder Power BI. Zudem bieten Microsoft Teams, OneDrive und SharePoint Online den Endanwendern die Möglichkeit, jederzeit und ortsunabhängig an Prozessen teilzunehmen oder Dokumente zu bearbeiten.

Shareflex Online hingegen ermöglicht ganzheitliche Geschäftsanwendungen mit einem hohen Anspruch an Benutzerfreundlichkeit und Bedienbarkeit sowie vorgefertigter Prozesslogik. Shareflex-Anwendungen werden innerhalb von Fachbereichen und/oder unternehmensweit eingesetzt und können jederzeit an die individuellen fachlichen Anforderungen angepasst werden.

Dabei arbeiten Shareflex Online und die Microsoft-365-Werkzeuge „Hand in Hand“. Denn das Shareflex-Produktmanagement achtet penibel darauf, dass sich die Funktionalitäten beider Systeme nahtlos ergänzen. So können wir uns ganz darauf konzentrieren, mit Shareflex all die Funktionen und Werkzeuge zu liefern, die zusätzlich für ganzheitliche Geschäftsanwendungen benötigt werden.

Gleichzeitig stehen neue Microsoft-365-Funktionen allen Shareflex-Kunden immer sofort zur Verfügung.

Geschäftsfrau auf Wolke vor Business-Daten als Symbol für Shareflex ECM Online.

Enterprise Content Management


  • Office 365 / Microsoft 365 und SharePoint Online

  • Ganzheitliches Enterprise Content Management

  • Cloudbasiert (SaaS, Microsoft Azure)

  • Moderne Benutzeroberflächen (Modern UI)

  • Die echte Alternative zum klassischen ECM

Mann sitzt auf Wolke

Vertragsmanagement in der Cloud


  • Office 365 / Microsoft 365 und SharePoint Online

  • Verträge einfach erstellen, bearbeiten und verwalten

  • Online oder hybrid

  • Alle wichtigen Termine und Fristen immer im Blick

  • Benutzerfreundlich, flexibel und effizient

Geschäftsmann mit Marker beim Prüfen einer Eingangsrechnung

Rechnungsbearbeitung Online


  • Office 365 / Microsoft 365 und SharePoint Online

  • Financial Accounting entlang der gesamten Prozesskette

  • Automatische Belegerkennung

  • Rechnungen digital erfassen, freigeben und bearbeiten

  • Standardschnittstellen zur ERP-Integration

Zwei Qualitätsmanager beim Prüfen von Dokumenten auf einem Tablet.

Dokumentenlenkung Online


  • Office 365 / Microsoft 365 und SharePoint Online

  • QM-Dokumente lenken und verwalten

  • Online oder hybrid

  • Bequeme Einbindung des QM-Handbuchs

  • Nahtlose Integration in vorhandenes IMS

Software as a Service – „Shared“ oder „Dedicated“

Alle Lösungen aus der Shareflex Online-Produktfamilie werden als „Software as a Service” (SaaS) angeboten. Sie können kostengünstig in einer Multi-Tenant-Umgebung oder alternativ in einer separaten „dedicated“-Umgebung betrieben werden.

Einfach ausgedrückt ist „Shareflex SaaS“ der „Motor“ für alle Geschäftsanwendungen. Denn im Gegensatz zu SharePoint On-Premises können auf SharePoint Online keine Programme mehr direkt installiert werden. Shareflex-Kunden müssen daher lediglich die „Shareflex App“ in Ihrer Microsoft-365-Umgebung registrieren. So können sie nach der Freischaltung und Bereitstellung von Shareflex sofort produktiv starten.

Dokumente sicher online verwalten

Shareflex SaaS basiert, genau wie Microsoft 365, ausschließlich auf der Microsoft Azure Plattform. Und alle mit den Shareflex-Online-Lösungen erfassten Daten und Dokumente werden grundsätzlich im Microsoft-365-Tenant Ihres Unternehmens gespeichert. Shareflex speichert lediglich die Konfigurationen der jeweiligen Geschäftsanwendung. Somit ist gewährleistet, dass Ihre Daten und Dokumente „das Haus niemals verlassen“.

(Fast) grenzenlose Kapazitäten

In der Vergangenheit waren es vor allem die technischen Grenzen und Beschränkungen der SharePoint On-Premises-Umgebungen, die gegen einen breiten und ganzheitlichen Einsatz sprachen, wie zum Beispiel als Plattform für Enterprise Content Management.

SharePoint Online hingegen bietet mit 30 Millionen Dokumenten pro Dokumentbibliothek, 25 Terabyte Kapazität pro Websitesammlung und 12,5 Exabyte Kapazität pro Mandanten eine herausragende Basis, um auch große Daten- und Dokumentenmengen zu verwalten.

Grafische Darstellung dokumentenzentrierter Prozesse in einem DMS oder ECM, wie Microsoft 365.

Whitepaper: Dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse mit Microsoft 365


Dieser Artikel und das dazugehörige Whitepaper zeigen, was ECM genau bedeutet und geben Antworten auf folgende Fragen: Welche Vorteile bietet ECM? Wann und warum ist ECM notwendig? Ist Microsoft 365 die richtige Plattform für ECM? Jetzt kostenfrei herunterladen!

Portrait von Frank von Orlikowski

Sie haben Fragen zu Shareflex Online? Ich beantworte sie Ihnen gern persönlich!

Frank von Orlikowski
CEO und Vertrieb
Tel. +49 40 226040 12
info@portalsystems.de