Customer Success Story
Mit Shareflex Invoice beschleunigt New Flag den Rechnungsfreigabe-Prozess und gewinnt volle Kontrolle
Partner Emrich Consulting und Portal Systems machen Rechnungsdurchläufe effizienter und transparenter.
New Flag wächst stark: Prozesse werden zum Engpass
Die New Flag GmbH befand sich nach Jahren dynamischer Expansion in einer Phase, in der die internen Strukturen mit der Unternehmensentwicklung kaum noch Schritt halten konnten. „Die Herausforderung war das sehr, sehr schnelle Wachstum“, beschreibt Christian Engl, Associate Director IT Product & Operations bei New Flag, rückblickend. Eine Entwicklung, die nicht nur zu einer steigenden Mitarbeiterzahl führte, „sondern auch zu einer massiven Zunahme an Eingangsrechnungen“. Die bisherigen Prozesse, stark geprägt vom traditionellen Umlauf physischer Unterschriftenmappen, wurden damit zunehmend zum Engpass. Spätestens mit der Pandemie zeigte sich, dass dieses System „ausgedient hatte, weil die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice waren und auch danach nicht dauerhaft zurückkamen“.
Die New Flag GmbH ist ein 2010 gegründetes Unternehmen mit Sitz in München, das sich als Distributor und Markenentwickler im Beauty-Bereich positioniert. Es betreibt nicht nur den klassischen Vertrieb, also an Drogerien und Parfümerien, sondern auch einen Professional-Bereich für Friseure sowie Direktvertrieb an Endkunden online. Mittlerweile ist New Flag international aufgestellt mit mehreren Tochtergesellschaften und agiert in zahlreichen Ländern wie Frankreich, Niederlande, Polen, Spanien, Tschechien, Großbritannien und den USA. Mit mehr als 300 Mitarbeitenden bündelt das Unternehmen Marketing, Logistik, Vertrieb und Marktentwicklung unter einem Dach und bringt so Beauty-Marken gezielt in den Markt.
Rechnungsfreigaben erfordern neues Rechnungsprüfungs-Tool
Parallel stiegen gleichermaßen die Komplexität und die kritische Bedeutung schneller und transparenter Rechnungsfreigaben. Ad-hoc-Lösungen wie E-Mail-Freigaben erwiesen sich schnell als unzureichend, denn „in der Größenordnung und der Frequenz war das nicht mehr darstellbar“, erinnert sich Christian Engl. Für New Flag wurde dadurch zweierlei deutlich: Es brauchte einerseits eine neue Lösung für die Eingangsrechnungsprüfung, bei der es sich andererseits nicht um eine bloße Prozessoptimierung handeln würde: „Das Unternehmen war am Limit der Leistungsfähigkeit eines seiner Kernprozesse angekommen“, so Engl weiter. Zugleich wirkte sich die Corona-Pandemie als „Beschleuniger“ aus. Eine Entwicklung, die die Einführung eines professionellen Eingangsrechnungsprüfungs-Tools unvermeidlich machte.
New Flag wünscht Lösung für gesamten Rechnungsprozess
New Flag formulierte klare und praxisnahe Anforderungen an die neue Softwarelösung. Diese ließen sich vollständig aus den realen Engpässen des bisherigen Prozesses ableiten. „Zentral war dabei eine hohe Automatisierungsleistung, insbesondere beim Auslesen von PDF-Rechnungen“, wie Christian Engl erläutert, „sodass Attribute wie Beträge, Lieferanten oder Kostenstellen ohne manuellen Aufwand übernommen werden können.“ Ebenso wichtig sei eine vollständig digitale, nahtlose Lösung gewesen, die den gesamten Prozess vom Rechnungseingang bis zur Freigabe abbildet und die Zettel- und E-Mail-Workarounds endgültig ersetzt.
Software muss individuellen internen Workflow flexibel abbilden
Überdies benötigte New Flag ein System, das den individuellen internen Workflow flexibel abbilden kann, inklusive verschiedener Freigabestufen, Verantwortlichkeiten und Eskalationen. „Die Software musste zudem eine integrierte Archivierung bieten, damit Rechnungen nicht nur geprüft, sondern auch revisionssicher im Dokumentenmanagement-System abgelegt werden können“, nennt Engl eine weitere wichtige Funktion. Da es sich um einen „auditrelevanten“ Prozess handelt, war Compliance-Fähigkeit ein zwingendes Kriterium. Ergänzend verlangte New Flag eine saubere Integration in das bestehende ERP-System, damit Rechnungen „vorbereitet ins ERP importiert“ und dort ohne Zusatzaufwand weiterverarbeitet werden können.
Emrich Consulting bereits zuvor IT-Partner von New Flag
Die Zusammenarbeit mit Shareflex-Partner Emrich Consulting und in der Folge mit Shareflex-Hersteller Portal Systems ergab sich bei New Flag auf natürliche Weise aus der bestehenden IT-Historie des Unternehmens. Bevor New Flag eine interne IT-Abteilung aufbaute, hatte Emrich Consulting über Jahre hinweg de facto die gesamte IT-Funktion übernommen. „Emrich Consulting war im Endeffekt die IT von New Flag“, beschreibt Christian Engl. Die Zusammenarbeit war ursprünglich im ERP-Kontext entstanden und hatte sich zu einer umfassenden IT-Partnerschaft entwickelt, bei der Emrich Consulting zunehmend auch als technischer „Landscape-Berater“ fungierte. „Als der Bedarf einer digitalen Rechnungsprüfungs-Lösung offensichtlich wurde, brachte Emrich Consulting jene Anbieter ins Spiel, mit denen bereits gute Erfahrungen vorlagen, darunter Portal Systems“, so Engl weiter.
Shareflex auf SharePoint-Basis: passend zur New-Flag-Strategie
Wichtige Faktoren für die Entscheidung zugunsten der Rechnungs-Lösung Shareflex Invoice von Portal Systems waren daher zum einen das Vertrauen in Emrich Consulting als langjähriger Partner und die bestehende Kompetenz, die der Partner bereits eingebracht hatte. Zum anderen erfüllte die Lösung von Portal Systems sämtliche funktionalen Anforderungen, die New Flag zuvor definiert hatte. „Ebenso hatte eine strategische Grundsatzentscheidung großen Einfluss“, verrät Christian Engl, „denn New Flag wollte seine IT-Landschaft künftig weitestgehend in Microsoft-Anwendungen konsolidieren“. Da Shareflex auf dem SharePoint von Microsoft basiert, passte das technologisch perfekt in diese Ausrichtung und stärkte die Entscheidung zusätzlich.
Gute Zusammenarbeit: New Flag, Emrich und Portal Systems
Die Zusammenarbeit zwischen New Flag, Emrich Consulting und Portal Systems entwickelte sich von Beginn an vertrauensvoll und zielgerichtet. „In der Einführungsphase fungierte Emrich Consulting als zentraler Ansprechpartner und übernahm die Koordination mit Portal Systems im Hintergrund“, beschreibt Christian Engl die Arbeitsorganisation und führt aus: „Diese Struktur entlastete New Flag und beschleunigte den Projektstart.“ Mit dem Ausbau der internen IT und der Einführung eines eigenen Product Owners für Shareflex verlagerte sich die Zusammenarbeit zunehmend in eine direkte, konstruktive Partnerschaft mit Portal Systems. „Gemeinsam wurden nach dem erfolgreichen Go-Live in Deutschland weitere Länder ausgerollt und zusätzliche Shareflex-Produkte integriert“, zeigt sich Engl zufrieden.
New Flag: Eng abgestimmte Kooperation in turbulenten Zeiten
Trotz der dynamischen Unternehmenssituation, geprägt von starkem Wachstum, vielen parallelen Projekten und intensiver Veränderung, blieb die Zusammenarbeit zwischen allen Beteiligten stets lösungsorientiert. „Die größten Herausforderungen lagen weniger im Miteinander mit den Partnern, sondern vielmehr darin, interne Anforderungen bei New Flag während einer Phase hoher Schlagzahl sauber zu priorisieren“, macht Christian Engl deutlich. Sobald diese Klarheit gegeben war, „waren wir gut unterwegs“, wie er betont. Insgesamt beschreibt er das Projekt rückblickend als eng abgestimmte Kooperation, die auch in turbulenten Zeiten verlässlich funktionierte und Schritt für Schritt zu einer stabilen, gemeinschaftlich getragenen Systemlandschaft führte.
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New Flag über Portal Systems: effizient und verlässlich
Die Zusammenarbeit mit Portal Systems zeichnete sich bei New Flag besonders durch Pragmatismus, Effizienz und Verlässlichkeit aus. Christian Engl hebt hervor, dass das Team von Portal Systems „immer auf der Suche nach pragmatischen Lösungen und sehr effizienten Umsetzungen“ war, wodurch auch komplexe Anforderungen zügig adressiert werden konnten.
Schnelle und gute Unterstützung durch Portal Systems
Darüber hinaus überzeugte der kompetente Support: „Wenn es mal eng wird, werden wir schnell und gut unterstützt“, betont Engl. Auch die Produktkenntnisse der Ansprechpartner bei Portal Systems wurden als sehr tiefgehend erlebt, sodass nicht nur kurzfristige Lösungen gefunden, sondern nachhaltige, stabile Systeme aufgebaut werden konnten. Insgesamt führte dies zu einer Zusammenarbeit, die sowohl lösungsorientiert als auch vertrauensvoll verlief und New Flag half, die Digitalisierung ihres Rechnungsprüfungsprozesses erfolgreich umzusetzen.
Große Verbesserungen durch Shareflex Invoice bei New Flag
Die größten Vorteile der neuen Lösung Shareflex Invoice liegen für New Flag vor allem in Transparenz, Effizienz und Kontrolle. „Seit dem Einsatz Anfang 2022 hat sich die Durchlaufzeit der Rechnungsfreigaben deutlich verbessert, auch wenn vorherige Prozesse so unstrukturiert waren, dass sich konkrete Zahlen kaum vergleichen lassen“, sagt Christian Engl. Besonders wertvoll ist die neu gewonnene Transparenz über den gesamten Workflow. „Das Finance-Team sieht jetzt auf einen Blick, welche Rechnungen in welchen Abteilungen hängen, welche bereits überfällig, aber noch nicht freigegeben sind, und welche automatisch über Follow-up-Nachrichten erinnert werden.“
Shareflex Invoice: verlässliche, nachvollziehbare Rechnungsbearbeitung
Darüber hinaus unterstützt das System das Vier-Augen-Prinzip und stärkt das Kostenbewusstsein, da Rechnungen und Budgettreiber jederzeit sichtbar sind. Auch die Stabilität und Auditfähigkeit des Prozesses hat deutlich zugenommen: „Wir können wirklich nachweisen, wer den Workflow wann angefasst und freigegeben hat“, betont Christian Engl.
„Insgesamt ermöglicht Shareflex Invoice eine effizientere, verlässlichere und nachvollziehbare Rechnungsbearbeitung, die New Flag sowohl organisatorisch als auch finanziell stärkt.“
Shareflex bringt neu gewonnene Transparenz und Prozessstabilität
Die Shareflex-Lösung wird bei New Flag von rund 150 Anwender:innen genutzt, die alle in unterschiedlichen Rollen am Rechnungsprüfungsprozess beteiligt sind, von der Factual Validation über die Approval-Ebene bis hin zum C-Level-Approval. Christian Engl berichtet, dass die Software „sehr schnell und gut aufgenommen wurde, insbesondere von den leitenden Mitarbeitern, die die neu gewonnene Transparenz und Prozessstabilität schätzen“. Insgesamt gilt das Projekt jedoch als eines der „einfacheren Change-Projekte, da die Vorteile der Lösung schnell für die breite Nutzergruppe sichtbar wurden“. Die Einführung unterstützte New Flag durch Schulungen und Onboarding-Videos, sodass alle Anwender:innen die Funktionen der Software schnell effizient nutzen konnten.
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New Flag plant weitere Zusammenarbeit mit Partnern
New Flag plant, die Zusammenarbeit mit Portal Systems und Emrich Consulting auch in Zukunft fortzusetzen. Aktuell liegt der Fokus darauf, die bestehenden Lösungen weiter zu nutzen, insbesondere Shareflex Invoice, Contract (Vertragsmanagement) und Documents (Dokumentenmanagement). Christian Engl erklärt, dass man den Prozess rund um Verträge künftig wieder effizienter gestalten möchte, da dieser sich intern „ein Stück verwässert“ habe. Ziel ist es, alle Verträge systematisch über das Tool zu archivieren und so die Vorteile der stabilen Ablage und Nachverfolgbarkeit sicherzustellen, „anstatt dass Dokumente irgendwo verloren gehen oder nur halbformal unterschrieben werden“.
Langfristige und verlässliche Zusammenarbeit
Abgesehen von dieser Optimierung sind derzeit keine weiteren Projekte mit den beiden Partnern geplant. Auch wenn New Flag die Zusammenarbeit als verlässlich und langfristig einschätzt. Aktuell liegt der Schwerpunkt allerdings auf der Konsolidierung und Effizienzsteigerung bestehender Prozesse.
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Patrick Carl
Vorstand Vertrieb
E-Mail: info[at]portalsystems.de
