Vorlagen- und Klauselmanagement

Wer in einem Unternehmen arbeitet, hat sicher schon einmal diese Frage gehört: „Gibt es für dieses Dokument eine Vorlage?“, oder auch „Wo finde ich diese Dokumente?“ und „Welche Klauseln gehören eigentlich in diesen Vertrag?“.

Im Arbeitsalltag ist Effizienz ein wichtiger Faktor. Die wenigsten Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter haben Zeit und Muße, stundenlang nach Dokumenten zu suchen oder häufig benötigte Dokumente immer wieder neu zu erstellen. Als Lösung für dieses Problem hat sich in den letzten Jahren die Verwaltung von Vorlagen und Klauseln, das sogenannte Vorlagen- und Klauselmanagement, immer mehr durchgesetzt.

In diesem Artikel haben wir für Sie aufgeschlüsselt, was Klauseln und Vorlagen überhaupt sind, warum ein Vorlagen- und Klauselmanagement sinnvoll ist und welche Art des Managements uns durch seine Effizienz am meisten überzeugt.

Blaue Kachel mit dem Schriftzug "Vorlagen- und Klauselmanagement" über dem Portal Systems Globe.

Inhalt

Was ist eine Vorlage?

Was sind Klauseln?

Wie wird Vorlagen- und Klauselmanagement definiert?

Welche Vorteile bietet ein Vorlagen- und Klauselmanagement?

Lösungen für die Verwaltung von Vorlagen und Klauseln

Was ist eine Vorlage?

Unter einer Vorlage (engl.: Template) versteht man eine Art Musterdatei, sozusagen eine „Schablone“, die zur Erstellung von Dokumententeilen oder ganzen Dokumenten verwendet wird. Die Vorlage bildet dabei ein Grundgerüst, das u.a. die optische Gestaltung (z.B. das Layout) und die Inhalte (z.B. auswählbare Textbausteine) eines Dokuments vorgibt und somit immer zu einem einheitlichen Ergebnis führt. Werden nun weitere Informationen und fehlende Angaben in einer Vorlage ergänzt, entsteht das vollständige Dokument.

Mithilfe einer Vorlage können Dokumente einfacher und schneller erstellt werden. Es ist jedoch wichtig, dass die Dokumentenvorlage selbst immer unverändert bleibt, um als Grundlage für weitere Dokumente zu dienen. Änderungen oder Ergänzungen müssen immer in der jeweiligen Arbeitsdatei vorgenommen werden. Dokumentvorlagen werden in der Regel in Programmen wie Microsoft Excel, PowerPoint und Word erstellt und können beispielsweise für einfache Geschäftsbriefe, PowerPoint-Präsentationen, Monatsberichte und Forecasts, aber auch für komplexe Geschäftsprozesse wie das Vertragsmanagement verwendet werden.

Hinweis: Dokumentvorlagen können nur auf Dokumente des gleichen Typs angewendet werden. Ein Arbeitsvertrag unterscheidet sich deutlich von anderen Verträgen, wie z. B. einem Mietvertrag oder einem Dienstleistungsvertrag. Dementsprechend müssen auch die Vorlagen für diese Verträge unterschiedlich gestaltet sein.

Beispiel: Arbeitsvertrag

Die Firma ABC Solutions AG möchte die Bewerberin Sandra Müller zum 01.01. des Jahres als neue Mitarbeiterin einstellen. Dazu muss zunächst noch ein schriftlicher Arbeitsvertrag aufgesetzt werden. Zur Vereinfachung hat die Personalabteilung der ABC Solutions AG eine Vorlage für neue Arbeitsverträge erstellt. Dank der Vorlage muss die zuständige Personalsachbearbeiterin oder der zuständige Personalsachbearbeiter nur noch Daten wie den Namen, das Gehalt und die zukünftige Position von Sandra Müller eingeben und als Arbeitsdatei abspeichern, zum Beispiel als „Arbeitsvertrag Sandra Müller“. Die Arbeitsvertragsvorlage bleibt im Prozess unverändert und kann für den nächsten neuen Mitarbeiter oder die nächste neue Mitarbeiterin verwendet werden. Es existiert also eine Kopie der Vorlage, die mit individuellen Informationen gefüllt ist.

Was sind Klauseln?

Klauseln sind einzelne Bestimmungen und Bedingungen, die in einem Regelwerk enthalten sind und einen rechtlichen Zweck erfüllen. Dabei finden Klauseln vor allem in Verträgen und juristischen Vereinbarungen ihre Anwendung, weshalb sie auch allgemein als Vertragsklauseln bezeichnet werden. Eine Vertragsklausel besteht aus einem schriftlichen Teil, der die Aufgabe hat, mögliche Unklarheiten in einem Vertrag zu beseitigen. Sie kann zum Beispiel eine bestimmte Anforderung oder Dienstleistung, ein Recht, ein Privileg oder eine Frist beschreiben.

Es gibt eine Vielzahl unterschiedlicher Klauseln, je nach Art und Inhalt des Vertrages. Die wohl bekanntesten Klauseln sind unter anderem Allgemeine Geschäftsbedingungen, Haftungsbeschränkungen oder Geheimhaltungsklauseln, die es verbieten, über den Vertragsinhalt zu sprechen. Auch die salvatorische Klausel findet sich häufig am Ende eines Vertrags, zum Beispiel in Arbeitsverträgen. Weil es sich bei diesen Klauseln um Rechtstexte handelt, sind sie für Laien oft schwer verständlich und häufig negativ besetzt, da ihre Nichtbeachtung nachteilige Rechtsfolgen nach sich ziehen kann.

Gesetzlich vorgeschriebene und unzulässige Klauseln

Für bestimmte Vertragsarten gibt es gesetzlich vorgeschriebene Klauseln. Bei Arbeitsverträgen sind dies insbesondere der Arbeitsort und der Beginn des Arbeitsverhältnisses. Demgegenüber werden in Verträgen häufig Klauseln verwendet, die unzulässig und daher unwirksam sind. Dazu gehört zum Beispiel die in Arbeitsverträgen weit verbreitete Klausel, dass Überstunden mit dem Gehalt abgegolten sind. Diese Klausel verstößt bei Vollzeitverträgen gegen § 3 Arbeitszeitgesetz und § 612 BGB und ist damit unwirksam.

Wie wird Vorlagen- und Klauselmanagement definiert?

Vorlagen und Klauseln sind wichtige Instrumente, um Geschäftsprozesse in Unternehmen rechtssicher und effizient zu gestalten. Allerdings gibt es heute eine Vielzahl an Möglichkeiten, um Vorlagen und Klauseln zu speichern, zu nutzen und abzurufen. Diese reichen von analogen Papierdokumenten, in die Informationen per Hand eingetragen werden, über Excel-Listen bis hin zu intelligenten, KI-gestützten Systemen.

Häufig werden Vorlagen oder Klauseln jedoch nicht gemeinsam verwaltet. Viele Unternehmen entscheiden sich nur für eine Teilkomponente, also entweder für die Verwaltung von Vorlagen oder Klauseln. Dabei ist die Ebene der Verwaltung oft flach gehalten, nicht übergreifend und beschränkt sich beispielsweise bei Vorlagen auf das Handling einfacher Office Word-Dateien, die in Ordnern abgelegt werden.

Werden dagegen Vorlagen und Klauseln zusammen softwaregestützt gepflegt und verwaltet, zum Beispiel in intelligenten Dokumentenmanagement-Systemen, so spricht man von echtem Vorlagen- und Klauselmanagement. Dabei werden Klauseln und Vorlagen mit Hilfe einer Software systematisch verwaltet. Das bringt enorme Vorteile mit sich, die jedoch von der Art und Weise des Vorlagen- und Klauselmanagements abhängen.

Welche Vorteile bietet ein Vorlagen- und Klauselmanagement?

Wird das Vorlagen- und Klauselmanagement softwaregestützt genutzt, bringt das für Unternehmen große Vorteile mit sich. Der für Unternehmen wohl wichtigste Faktor ist dabei immer der effiziente Einsatz der eigenen Ressourcen: Geld, Zeit, Arbeitskraft usw. Werden Vorlagen im Arbeitsalltag eingesetzt, kann das zum Beispiel viel Zeit einsparen, da Dokumente mit wenigen Klicks und Handgriffen erstellt und weiterverarbeitet werden können. Ein in den Vertragserstellungsprozess integriertes Klauselmanagement ermöglicht es, die für den jeweiligen Vertrag benötigten Klauseln mit einem Klick an- oder abzuwählen. Dadurch werden die Dokumente vereinheitlicht und Doppelarbeit sowie Fehler vermieden.

Ein weiterer Vorteil eines Vorlagen- und Klauselmanagements besteht darin, dass durch vorher festgelegte Vorlagen eine einheitliche Corporate Identity geschaffen wird, da sich Design und Layout der Vorlagen nicht unterscheiden. Auch kostenintensive Schulungen für andere Mitarbeitende fallen praktisch weg. Weitere Vorteile ergeben sich bei der Nutzung einer Cloud-Lösung. So stehen mit einer cloudbasierten Lösung die Dokumente, Verträge, Klauseln und Vorlagen jederzeit und überall jedem Mitarbeitenden zur Verfügung. Insgesamt entsteht durch ein effektives Vorlagen- und Klauselmanagement mehr Ordnung, Übersichtlichkeit sowie eine bessere Gesamtstruktur der vorhandenen Dokumente.

Lösungen für die Verwaltung von Vorlagen und Klauseln

So wie es eine Vielzahl an Varianten des Vorlagen- und Klauselmanagements gibt, gibt es auch zahlreiche Anbieter, die diesen Service im Portfolio haben. Anstatt allerdings ausschließlich in Systeme zu investieren, die sich nur auf ein Vorlagen- und Klauselmanagement beschränken, kann es sinnvoll sein, verschiedene Geschäftsbereiche im Unternehmen miteinander zu verbinden. Warum sollten zum Beispiel Verträge, Rechnungen, Anschreiben oder Lieferscheine nicht mit den Vorlagen und Klauseln verknüpft sein?

Wir von Portal Systems haben mit unseren Lösungen Shareflex Contract, Shareflex Invoice, Shareflex Quality Documents und Shareflex Documents die Möglichkeit geschaffen, die Informationen aus den jeweiligen Lösungen in Office Word-Vorlagen zu übernehmen. Darüber hinaus können individuelle Informationen wie Geschäftspartner, Anschrift, Namen, Vertragsbeginn usw. aus verschiedenen Systemen wie dem ERP oder dem Vertragsmanagement etc. in die Vorlage eingesetzt werden. Auch Vertragsklauseln können einfach an- oder abgewählt werden. Sobald die Vorlage als Arbeitsdatei gespeichert wird, ist das Dokument wieder in der Shareflex-Lösung sichtbar, befüllt mit den individuellen Daten.

Der Vorteil unserer Lösungen für das Vertragsmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung, QM / Dokumentenlenkung und das Dokumentenmanagement ist, dass sie auf Microsoft 365 und SharePoint Online basieren und dadurch sowohl (revisions-)sicher als auch versioniert sind. So behalten Sie stets den Überblick über ihre Dokumente und können gleichzeitig die Effizienz im Arbeitsalltag steigern. Wenn Sie mehr über uns und unsere Lösungen erfahren möchten, kommen Sie gerne auf uns zu. Wir helfen Ihnen dabei, die richtigen Lösungen zu finden, um Ihr Unternehmen digital zu unterstützen und voranzubringen.