Welche E-Mails müssen archiviert werden und was sind die gesetzlichen Grundlagen?
Die Antwort auf die Frage, welche E-Mails laut Gesetzgeber denn nun aufbewahrt werden müssen, lautet: Es kommt darauf an. Grundlage für die Regeln zur E-Mail-Archivierung stellen die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) dar, die sich wiederum insbesondere auf das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) beziehen. Neben diesen Gesetzen können, je nach Branche und Rechtsform des Unternehmens, aber noch weitere Gesetze, wie zum Beispiel das Umsatzsteuergesetz (UstG) oder das Aktiengesetz (AktG), greifen. Ein spezielles Gesetz explizit zur Archivierung von E-Mails gibt es hingegen nicht.
Vorgaben laut Abgabenordnung
Voraussetzung für die Archivierungspflicht von E-Mails ist die Einstufung einer E-Mail als Geschäfts- bzw. Handelsbrief. Ob eine E-Mail einem Handelsbrief entspricht, hängt jedoch wiederum von deren Inhalt und Zweck ab. Laut AO müssen alle E-Mails archiviert werden, bei denen eine steuerrechtliche Relevanz vorliegt. Das ist bei Unterlagen mit folgendem Inhalt der Fall:
- Jahresabschlüsse, Handelsbücher, Lageberichte, Inventare, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
- Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe
- Wiedergaben der versandten Handels- oder Geschäftsbriefe
- Buchungsbelege
- Sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung relevant sind
Vorgaben laut Handelsgesetzbuch
Das HGB hingegen stuft alle E-Mails (inklusive Dateianhängen) als Handelsbrief ein, die als Geschäftskorrespondenz eines Unternehmens verstanden werden können. Als geschäftlich relevant werden zum Beispiel E-Mails mit folgendem Inhalt angesehen:
- E-Mails zu durchgeführten Geschäften und deren Abschlüssen, inklusive Verträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen, Lieferpapiere und Zahlungsbelege
- E-Mails zu aufgehobenen oder vorbereiteten Geschäften, inklusive Auftragsänderungen, Reklamations-Schreiben und Kontakt zu (potenziellen) Kunden durch den Vertrieb
Zusammengefasst bedeutet das, dass alle E-Mails mit steuerlicher oder geschäftlicher Relevanz der Aufbewahrungspflicht unterliegen und archiviert werden müssen. Dabei ist es egal, ob es sich um empfangene oder versendete E-Mails handelt. Im Umkehrschluss heißt das aber auch, dass alle E-Mails ohne steuerrechtlichen oder geschäftlichen Bezug nicht archiviert werden müssen. Dazu zählen unter anderem Newsletter, nicht erfolgreiche Angebote, Prospekte, Werbeflyer oder Spam-Mails.
Achtung: Nicht alle E-Mails im Unternehmen dürfen archiviert werden. E-Mails, die der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) unterliegen, bedürfen einer ausdrücklichen Zustimmung des jeweiligen Mitarbeiters und dürfen nicht ohne weiteres im Archivsystem abgelegt werden.
