Warum Shareflex ECM Online für Microsoft 365?
Mit unserer in Microsoft 365 integrierten DMS- bzw. ECM-Produktsuite Shareflex ECM Online stellen wir Ihnen SaaS-Lösungen für dokumentenzentrierte Geschäftsanwendungen bereit.
07.12.2022 – Frank von Orlikowski
Der Markt für klassisches Enterprise Content Management (ECM) bzw. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) existiert seit über 30 Jahren und wird von wenigen international aufgestellten Unternehmen wie OpenText, Hyland oder Box dominiert. Dazu kommen viele mittelständische Anbieter – vornehmlich aus der DACH-Region – wie zum Beispiel ELO, DocuWare, d.velop, EASY oder SER. Aufgrund dieser langen Historie haben die vielen zehntausend Kunden dieser Anbieter funktional sehr ausgereifte, damit aber auch außerordentlich komplexe Systeme im Einsatz – und dies zumeist auch noch auf eigenen IT-Infrastrukturen mit Applikationsservern, Datenbanken und Storage-Systemen.
Angetrieben durch die Corona-Krise, den zunehmenden Digitalisierungsdruck und den anhaltenden IT-Fachkräftemangel, wird es für diese Kunden allerdings immer schwieriger, solche DMS- bzw. ECM-Infrastrukturen am Laufen zu halten – geschweige denn neue Prozesslösungen darauf aufzusetzen und zu etablieren.
Die Lösung ist schnell gefunden: Wir gehen in die Cloud! Aber was bedeutet das?
Das Angebot sieht häufig so aus: Das DMS bzw. ECM-System wird in einem Rechenzentrum, alternativ in Microsoft Azure oder den Amazon Web Services (AWS), durch einen Dienstleister oder direkt durch den Anbieter gehostet und betrieben. Da fast alle klassischen DMS- bzw. ECM-Anbieter den Spagat zwischen einer Vielzahl an historisch vorhandenen On-Premises-Bestandsinstallationen und dem „neuen“ Cloud/SaaS-Hosting hinbekommen müssen, sind die Cloud-Architekturen – wenn überhaupt vorhanden – meistens nicht mit denen reiner Cloud/SaaS-Anbieter vergleichbar.
Der Dienstleister kümmert sich bestenfalls als Full-Service-Anbieter um die Bereitstellung und Konfiguration der gebuchten Anwendungen, notwendige Updates sowie die regelmäßigen Anpassungen an der Infrastruktur. Dazu gehört auch die Bereitstellung von Speicherplatz für die GoBD-konforme, revisionssichere Verwaltung und die Sicherung der Kundendokumente sowie deren Metadaten. Wie gesagt, bestenfalls. Das Problem dabei ist unter anderem, dass der Dienstleister in dieser Konstellation zum umfassenden Auftragsdatenverarbeiter für den Kunden wird.
Aber was heißt das genau? Konkret bedeutet es, dass der Dienstleister sehr viel Personal und Aufwand benötigt, um die Vielzahl der Kundensysteme betreuen zu können. Updates – vor allem in den Fällen, wo auch noch Systemkomponenten auf den Arbeitsplatzrechnern der Kunden installiert werden müssen – können aufgrund der kundenspezifischen (sprich individuellen) Anpassungen häufig nicht durchgehend automatisiert durchgeführt werden. Das wiederum führt dazu, dass neue Funktionen und Releases nicht zeitnah zur Verfügung stehen.
Zudem ist der Kunde auch nicht mehr „Herr “ seiner eigenen Daten und Dokumente, weil er ausschließlich über das jeweilige DMS bzw. ECM-System des Dienstleisters auf diese zugreifen kann. Wird der Vertrag mit dem Dienstleister nun beendet, muss dieser die Daten und Dokumente – häufig leider auch für den Kunden kostenpflichtig – zurück liefern. Diese Art der DMS- bzw. ECM-Systembereitstellung ist sehr teuer und ineffizient. Doch was ist die Alternative dazu?
Viele Unternehmen haben parallel zu ihrem klassischen DMS bzw. ECM-System auch Microsoft 365 eingeführt und nutzen beispielsweise Teams für Video-Konferenzen und Zusammenarbeit, Microsoft Office für die Dokumentenerstellung, die Power Platform für datengetriebene Prozesslösungen und SharePoint sowie OneDrive für die Ablage von halb- bzw. unstrukturierten Dokumenten und deren Metadaten. Über die vielfältigen Möglichkeiten im Microsoft 365 Compliance & Security Center (Microsoft Purview) werden verschiedene Sicherheitsrichtlinien verwaltet und angewendet. Trotzdem finden Integrationen mit dem DMS bzw. ECM-System typischerweise nicht statt, weil die Systeme nicht – oder nur sehr eingeschränkt – miteinander interagieren können.
Mit Microsoft 365 und SharePoint Online haben viele Unternehmen bereits eine DMS- bzw. ECM-Infrastruktur im Einsatz, ohne, dass es ihnen überhaupt bewusst ist. Microsoft nennt das die Microsoft 365 Content Services. Diese umfassen u.a. Dokumentenmanagement-Funktionen, wie zum Beispiel eine optimale Office-Integration mit dem gemeinsamen Bearbeiten von Dokumenten, ein Versionsmanagement oder die integrierte Metdaten- und Volltextverwaltung. In Kombination mit der Power Platform und ihren unzähligen (KI-)Konnektoren sowie der Integration all dieser Anwendungen in Teams, stellt Microsoft 365 einen wirklich mächtigen Werkzeugkasten zur Verfügung.
Dennoch hören wir in Gesprächen immer wieder: Das geht doch alles gar nicht! Denn einige Mythen halten sich einfach sehr hartnäckig in der DMS- bzw. ECM-Branche.
Mythos #1: Aus verschiedenen Ecken des klassischen ECM-Marktes hört man regelmäßig , dass die dort angebotene und beworbene GoBD-konforme, revisionssichere Archivierung nicht durch Microsoft gewährleistet werden kann. Diese Aussage ist allerdings falsch, denn mithilfe der in Microsoft 365 integrierten Aufbewahrungsrichtlinie (englisch: Label), oder additiv mit der Datensatzverwaltung, kann das problemlos umgesetzt und durch eine Verfahrensanweisung testiert werden.
Mythos #2: Auch beim Thema „Massendaten“ wird immer wieder argumentiert, dass das mit SharePoint nicht funktionieren kann. SharePoint Online lässt sich allerdings sehr wohl hinsichtlich der Anzahl der Dokumente, des Speichervolumens und der Einzelberechtigungen skalieren – wenn man weiß, wie es geht. Somit ist es also auch möglich Massendatenablagen zu verwalten, wie sie zum Beispiel bei der Anbindung von ERP- und CRM-Systemen mit entsprechenden Angeboten, Aufträgen, Bestellungen, Verträgen und Rechnungen entstehen.
Mythos #3: SharePoint Online bietet keine vorgefertigten DMS- bzw. ECM-Fachanwendungen, vor allem keine Aktenlösungen. Das stimmt. Dies überlässt Microsoft gerne seinen hierauf spezialisierten Partnern – zum Beispiel der Portal Systems AG mit Shareflex.
Wenn Sie ein klassisches DMS bzw. ECM-System im Einsatz haben, darüber hinaus aber ebenfalls Microsoft 365 Kunde sind, dann haben Sie mindestens zwei Systeme mit ähnlichen Funktionalitäten im Haus. Sie zahlen somit nicht nur doppelt, sondern haben auch den doppelten Aufwand für die Betreuung der Systeme. Eine Alternative dazu stellt die auf Microsoft 365 basierende Lösung Shareflex dar. Mit ihr nutzen Sie die hochfunktionale DMS- bzw. ECM-Infrastruktur von Microsoft 365 und erhalten darüber hinaus maßgeschneiderte, dokumentenzentrierte Geschäftsanwendungen.
Wir bieten mit unserer Produktsuite Shareflex ECM Online klassische Aktenlösungen (Angebots-, Auftrags-, Bestell-, Kunden- und Lieferantenakten) mit ERP- und CRM-Integrationen (z.B. Dynamics 365) sowie Lösungen für das Vertragsmanagement, die Eingangsrechnungsverarbeitung oder die Dokumentenlenkung im Rahmen des Qualitätsmanagements. Alle Shareflex-Anwendungen bieten eine einheitliche, an Microsoft 365 angepasste User Experience, wobei die Anwendungen an die jeweiligen individuellen Bedürfnisse der Kunden angepasst werden können.
Alle durch Shareflex verwalteten Daten und Dokumente werden sicher in Ihrem Microsoft 365- bzw. Ihrem SharePoint Online Tenant abgelegt und bei Bedarf revisionssicher archiviert. Sie liegen also dort, wo alle Ihre anderen Daten und Dokumente aus Teams, OneDrive und SharePoint Online auch liegen. Somit bleiben Sie jederzeit „Herr“ Ihrer eigenen Daten und Dokumente. Zudem befinden sich alle Akten, Verträge, Rechnungen usw. an einem zentralen Ort, sodass sie miteinander interagieren können – sei es in Workflows, in Geschäftsprozessen, in Reports via Power BI oder in der Integration in OneDrive oder Teams.
Microsoft 365 wird zusammen mit Shareflex ECM Online zu einer effizienten Plattform für dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse – und das zu deutlich geringeren Gesamtkosten gegenüber den klassischen DMS- bzw. ECM-Anbietern. Somit gibt es jetzt endlich eine echte Alternative für alle, die vorwärts und nicht rückwärts denken und ihr Unternehmen effizient, flexibel und sicher in die Zukunft bringen möchten. Wir helfen Ihnen gern dabei, sprechen Sie uns an!
Hamburg, 07. Dezember 2022
Autor: Frank von Orlikowski
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