Warum Shareflex ECM Online für Microsoft 365? Weil wir wissen, dass Ihr Microsoft 365 mehr kann!

Folge 2: Shareflex ECM Online – Strategie und Positionierung

In der zweiten Folge unserer Blog-Reihe richten wir den Fokus auf die konkrete Strategie hinter Shareflex und die entsprechende Positionierung im ECM-Umfeld. Zudem beantworten wir die Frage, warum der DMS- und ECM-Markt eine Lösung wie Shareflex benötigt und welchen Nutzen die Lösung für Kunden, aber auch Vertriebspartner hat.

27.02.2024 – Frank von Orlikowski

In der ersten Folge unserer Blog-Reihe „Weil wir wissen, dass Ihr Microsoft 365 mehr kann“ haben wir Ihnen den Unterschied zwischen klassischen DMS-/ECM-Systemen und Microsoft 365 erläutert. Wir haben uns dabei den seit über 30 Jahren etablierten Markt mit den verschiedenen Anbietern angeschaut, einen Vergleich der Architekturen und des Systembetriebs vorgenommen und einen ersten Einblick in die DMS-Möglichkeiten von Microsoft 365 gegeben. Außerdem sind wir auf einige gängige Mythen eingegangen, die sich immer noch hartnäckig in der DMS- bzw. ECM-Branche halten. Im Folgenden nehmen wir die Strategie hinter Shareflex und die Positionierung der Produktsuite im ECM-Umfeld in den Blick.

DMS ist langweilig – Stimmt das?

Den Markt für Enterprise Content Management (ECM) bzw. Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) gibt es seit über 30 Jahren und seit jeher geht es mehr oder weniger um die gleichen Themen: Akten- und Dokumentenmanagement, ERP- und CRM-Integration, revisionssichere Archivierung, Vertragsmanagement, Rechnungseingangsbearbeitung, Dokumentenlenkung, Posteingangsbearbeitung, Vorgangsbearbeitung, Dokumentenerstellung über Klauseln und Vorlagen und vieles mehr.

Unternehmen entscheiden sich meist dann für ein DMS-System, wenn es darum geht:

Gesetzliche Anforderungen zu erfüllen, z.B. GoBD-konforme Archivierung
Suchen zu beschleunigen / Kosten zu sparen
Geschäftsprozesse zu digitalisieren
Umweltschutz / Papier reduzieren
Standortübergreifenden Zugriff zu gewährleisten

Durch die technische Weiterentwicklung und neue Herausforderungen, wie z.B. durch die Pandemie oder die zunehmende Bedrohung durch Hacker, kommen auch immer wieder neue Themen hinzu. Hierzu gehören zum Beispiel:

Datenschutz und sicherer Betrieb von IT-Umgebungen
Cloud-Betrieb
Mobiles Arbeiten
Zusammenarbeit, Kollaboration, Teilen von Informationen
Informationsaustausch intern/extern
Dokumente gemeinsam bearbeiten
Digitale Signatur
Einsatz künstlicher Intelligenz

Die Anforderungen an DMS- und ECM-Systeme sind damit in den letzten Jahren deutlich anspruchsvoller geworden – und damit auch die Anforderungen an die Produkthersteller.

Nicht zuletzt durch Microsoft 365 werden immer mehr neue, spannende Funktionen und der Cloud-Betrieb zu einer „Must-have“-Anforderung, auf die viele Entscheider in den Unternehmen bei der Systemauswahl achten und im Rahmen ihrer Modernisierung und Transformation nicht verzichten wollen.

Microsoft 365 – Die Content AI Platform

Viele dieser DMS-Anforderungen werden von Microsoft 365 standardmäßig abgedeckt. Die weltweite Verbreitung, die Vielzahl an Apps, Funktionen und Konnektoren, die unglaubliche Marktpräsenz, die Bereitstellung einer vertrauenswürdigen Cloud-Plattform sowie die Selbstverpflichtung zur Einhaltung der DSGVO haben Microsoft 365 zu einem festen Bestandteil im Alltag vieler Unternehmen gemacht.

Microsoft 365 bezeichnet sich selbst als die leistungsstärkste Content AI Plattform der Welt. Täglich werden mehr als 1,6 Milliarden Dokumente (Stand Juni 2023) von zig Millionen Nutzern in Microsoft 365 und damit in SharePoint Online abgelegt. Microsoft 365 bietet dabei eine Cloud-Plattform, die von der Dokumentenerstellung und -bearbeitung, über das E-Mail-Management, die Zusammenarbeit / Kollaboration, die Prozessautomatisierung, das Reporting, eine übergreifende KI-Unterstützung und die individuelle Erweiterbarkeit und Anpassbarkeit nahezu alle Bereiche abdeckt. Darüber hinaus werden alle hinterlegten Daten und Dokumente sicher und rechtskonform in der Microsoft Cloud gespeichert. Microsoft 365 ist somit eine mächtige Content AI Plattform, mit der – richtig konfiguriert und angepasst – Unternehmen eine Vielzahl ihrer DMS-Anforderungen umsetzen können.

Was jedoch fehlt, sind fertige, schnell einsetzbare Lösungen für dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse wie das Aktenmanagement, das Vertragsmanagement, die Dokumentenlenkung oder die Eingangsrechnungsverarbeitung.

Shareflex ECM Online – Dokumentenzentrierte Lösungen

Microsoft liefert mit Microsoft 365 eine umfassende Content AI Platform – aber keine fertigen und schnell einsetzbaren Lösungen.

Und genau hier positioniert sich die Lösungssuite Shareflex ECM Online. Um das zu veranschaulichen, machen wir zunächst einen kleinen Exkurs in die Welt der dokumentenzentrierten Geschäftsprozesse:

Dokumentenzentrierte Anwendungen wie z.B. ein Vertragsmanagement benötigen im Backend zwingend einen skalierbaren Applikationsserver, eine Datenbank und ein Storage für die gesetzeskonforme Ablage der Dokumente. Darüber hinaus wird eine Office-Integration für die Erstellung und gemeinsame Bearbeitung der Dokumente, Möglichkeiten zum Teilen dieser Dokumente mit Kolleg*innen oder externen Stakeholdern sowie eine Engine für die Bereitstellung von Management-Reports benötigt. Auch das Thema KI-Unterstützung hält Einzug in die Vertragsabteilungen, z.B. bei der automatischen Klassifizierung und Extraktion der wesentlichen Vertragsmetadaten eines Vertrages oder bei der inhaltlichen Prüfung, z.B. von Vertragsrisiken.

Der Clou: All diese Funktionen bietet Microsoft 365 bereits im Standard und als Microsoft-Kunde bezahlen Sie bereits dafür!

Und genau auf dieser Infrastruktur baut Shareflex auf. Mit Shareflex erhalten Sie fertige und schnell einsetzbare dokumentenzentrierte Lösungen, die sich nahtlos in die bestehende Microsoft-365-Umgebung integrieren:

Zudem können die Shareflex-Lösungen jederzeit problemlos erweitert werden:

Integration bestehender ERP- oder CRM-Systeme wie Dynamics 365 oder SAP
Anbindung digitaler Signaturen wie DocuSign oder Adobe Sign
Dokumentenerstellung (Klauseln und Vorlagen)
DMS-Dienste wie OCR, Barcode, Split and Merge, Invoice Reader

Der Lösungsmotor: Die Shareflex Add-Ons

Alle Shareflex-Lösungen bauen auf den sogenannten Shareflex Add-Ons auf – auch Shareflex „Lösungsmotor“ genannt. Jede Shareflex-Lösung ist auf Basis der Add-Ons vorkonfiguriert und kann über das Modul „Provisioning“ in der Microsoft-365-Umgebung des Kunden bereitgestellt werden.

Darüber hinaus können die Shareflex-Lösungen mithilfe der Add-Ons auch an die jeweiligen – zum Teil individuellen – Anforderungen der Fachbereiche im No-Code- oder Low-Code-Verfahren angepasst werden.

Die moderne Plattform für dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse – Effizient, flexibel und kostengünstig

Microsoft 365 wird zusammen mit Shareflex ECM Online zu einer effizienten Plattform für dokumentenzentrierte Geschäftsprozesse – und das zu deutlich geringeren Gesamtkosten gegenüber den klassischen DMS- bzw. ECM-Anbietern. Somit gibt es jetzt endlich eine echte Alternative für alle, die vorwärts und nicht rückwärts denken und ihr Unternehmen effizient, flexibel und sicher in die Zukunft bringen möchten. Wir helfen Ihnen gern dabei, sprechen Sie uns an!